Connecter Xero

Xero est un connecteur terminé. Une facture approuvée devient une facture fournisseur dans votre organisation Xero, imputée au contact, au compte et à l’immeuble que vous avez choisis, et inletAP enregistre l’identifiant de facture Xero sur le document — donc la question « où a-t-elle abouti? » trouve une réponse plutôt qu’une recherche.

Deux points à bien comprendre avant d’y consacrer du temps. inletAP n’est pas une application certifiée Xero et ne figure pas dans le Xero App Store : vous ne le trouverez donc pas en y cherchant; la connexion se fait à partir d’inletAP. Et les factures fournisseurs vont dans un seul sens, d’inletAP vers vos livres. Rien n’est réécrit sur vos factures, sauf l’identifiant de la facture fournisseur créée.

Xero et QuickBooks Online sont des connecteurs distincts, et vous pouvez avoir les deux. Si les deux sont connectés et activés, une facture approuvée est comptabilisée dans chacun — une facture fournisseur dans chacun. La référence des exportations explique ce qui se passe quand un logiciel comptable accepte une facture fournisseur et que l’autre la refuse.

Avant de commencer

• Ayez le rôle Administration. La connexion, les interrupteurs de destination, les correspondances et la déconnexion sont tous réservés au rôle Administration, et l’API les refuse quoi que l’écran propose. Une personne du rôle Contrôle et approbation ou Commis aux comptes fournisseurs voit la commande grisée, avec la raison affichée dessus. Lancer ensuite l’exportation revient au rôle Administration ou Contrôle et approbation.
• Ayez un identifiant de connexion Xero pour l’organisation où vont les factures fournisseurs. inletAP ne voit jamais votre mot de passe Xero.
• Sachez quel forfait a cette organisation. Le forfait Early de Xero limite le nombre de factures fournisseurs qu’une organisation peut approuver en un mois, et répond à la suivante par une erreur plutôt que par un avertissement. C’est la limite de Xero, pas la nôtre. L’étape 4 explique comment la gérer.
• Ayez déjà vos fournisseurs et vos codes de grand livre dans inletAP. L’étape 5 associe ce que vous avez à ce que Xero a; elle n’invente ni l’un ni l’autre. Importer vos données les charge à partir d’une feuille de calcul.

La connexion prend quelques minutes. L’association prend le temps que demande votre liste de fournisseurs.

1. Lancer la connexion

Ouvrez Paramètres → Connecteurs. La carte Xero affiche « Pas encore connecté » et dit ce que fait le bouton avant que vous appuyiez dessus. Appuyez sur Connecter Xero.

Le même bouton se trouve dans Exportations → Configuration comptable tant qu’aucun logiciel comptable n’est connecté. Les deux fonctionnent, et vous revenez à l’écran d’où vous êtes parti.

2. Autoriser dans Xero

inletAP vous envoie vers Xero. Vous vous y connectez et choisissez ce que vous autorisez. Xero accorde le consentement par personne plutôt que par organisation, donc une seule connexion peut renvoyer plus d’un ensemble de livres.

inletAP demande cinq portées, et rien de plus : offline_access, pour continuer à comptabiliser sans vous renvoyer vers Xero toutes les demi-heures; accounting.invoices, pour créer la facture fournisseur; accounting.contacts, pour trouver la fiche de contact du fournisseur; accounting.settings, pour lire le plan comptable, les taux de taxe et les catégories de suivi; et accounting.attachments, pour joindre le document source. Elles sont rappelées sur la carte de la connexion, ce qui vous permet de vérifier ce qui a été accordé plutôt que de vous en souvenir.

Où vous arrivez. De retour sur l’écran d’où vous êtes parti. Si la connexion a renvoyé un seul ensemble de livres, un message Xero connected apparaît et la carte nomme l’organisation, son pays et son forfait. Si elle en a renvoyé plusieurs, il n’y a volontairement aucun message de réussite : rien n’est encore envoyé nulle part, et vous arrivez au sélecteur de l’étape suivante.

3. Indiquer les livres qui reçoivent les factures fournisseurs

Une connexion n’est pas une destination. L’autorisation permet à inletAP d’écrire dans un ensemble de livres; un interrupteur distinct décide s’il le fait.

• Une seule organisation, et c’est votre première connexion Xero. Elle est activée pour vous. Un espace de travail dont la seule connexion Xero n’a rien comptabilisé paraîtrait défectueux plutôt que prudent.
• Tous les autres cas — plusieurs ensembles de livres renvoyés par une seule connexion, ou une connexion Xero que vous aviez déjà — arrivent à l’état inactive, sous le titre « Which Xero organizations should receive bills? ». Cochez celles dans lesquelles les factures approuvées doivent être envoyées et appuyez sur Enregistrer. Décider plus tard est une vraie réponse, et l’écran le dit : l’espace de travail reste exactement tel quel.

Vous pouvez changer cette réponse quand vous voulez, avec l’interrupteur Comptabiliser ici les factures fournisseurs approuvées sur chaque carte de connexion. Autoriser n’est pas le même geste qu’accepter d’écrire dans les livres de quelqu’un.

Avec plus d’un ensemble de livres activé, marquez l’un d’eux Les factures fournisseurs sans destination vont ici. Une facture qui ne nomme aucune entité propriétaire doit aboutir dans un seul ensemble de livres, et sans valeur par défaut marquée, inletAP ne devine pas : la facture est mise de côté avec no_default_ledger plutôt que de comptabiliser deux fois la même dépense. L’envoi d’une entité propriétaire vers une organisation précise se règle dans Paramètres → Imputation répartie — voyez comptabiliser dans plusieurs entreprises.

4. Choisir comment arrivent les factures fournisseurs

Comment arrivent les factures fournisseurs, sur la carte de la connexion, accepte l’une de trois réponses : envoyer comme brouillon, envoyer en attente d’approbation, ou envoyer comme approuvée.

inletAP y répond pour vous au moment de la connexion, en lisant le forfait de l’organisation elle-même : un forfait qui limite les approbations mensuelles est réglé sur brouillon, et tout autre forfait sur approuvée. Cette valeur est écrite une seule fois, tant que le réglage est encore vide, et n’est jamais remplacée ensuite — une reconnexion ou une lecture nocturne des capacités ne peut pas annuler sans bruit un choix que vous avez fait.

Changez-la si votre comptable veut avoir le dernier mot dans Xero. Une facture fournisseur en brouillon et une facture fournisseur en attente d’approbation laissent toutes deux intact le quota mensuel d’approbations; une facture fournisseur approuvée en utilise une. Quand l’organisation limite les approbations, la carte le dit avant votre première exportation plutôt qu’après une facture fournisseur refusée, et elle nomme le réglage qui l’évite.

5. Associer les contacts, les comptes et les taux de taxe

Une facture fournisseur ne peut pas être comptabilisée sans contact ni compte, donc un fournisseur sans correspondance est une facture bloquée, et non une liste mal rangée.

Ouvrez Exportations → Configuration comptable. Si vous avez plus d’une connexion, choisissez celle-ci dans la barre Vous modifiez en haut : tout ce qui se trouve dessous appartient au logiciel comptable qui y est nommé. Appuyez sur Lire les listes de Xero pour charger les contacts, comptes, taux de taxe et catégories de suivi de l’organisation. Les rangées dont le nom correspond sont associées pour vous; les égalités sont laissées à une personne, car deviner entre deux comptes semblables est le genre d’aide dont personne ne veut. Afficher les écarts seulement limite les tableaux à ce qui reste à régler.

Définissez aussi le Compte de charges par défaut. C’est ce qu’utilise une ligne quand la facture ne porte aucun code de grand livre, et sans lui, une facture sans imputation ne peut pas être comptabilisée du tout; il est donc compté comme un écart bloquant plutôt que comme une préférence.

Il n’y a ici aucune rangée pour le compte fournisseurs ni pour le compte de charges de taxe de vente, et aucune de ces absences n’est un oubli. Une facture fournisseur Xero ne nomme pas de compte fournisseurs — Xero le déduit du type ACCPAY — et Xero a un vrai moteur de taxe d’achat dans chaque région, y compris aux États-Unis, donc la taxe est portée par un taux sur la ligne au lieu d’être inscrite comme une ligne de charge supplémentaire. Ces deux rangées existent pour QuickBooks, et aucune ne répond à une question propre à Xero.

6. Vérifier que cela fonctionne

Trois vérifications, dans l’ordre du temps qu’elles vous demandent.

La liste de contrôle. Exportations → Configuration comptable compte cinq étapes lues sur la connexion elle-même : application autorisée, avec les portées accordées; organisation choisie, par son nom; plan comptable lu, avec le nombre de comptes et l’heure de la dernière lecture; correspondances des contacts passées en revue; et facture fournisseur de test comptabilisée. Cette dernière étape se ferme seulement quand un lot a vraiment réussi — la comptabilisation d’une facture fournisseur de test à partir de ce bouton arrive dans une version ultérieure, donc la façon de la fermer est une vraie exportation.

Le panneau des correspondances. Quand rien ne reste à régler, il affiche « Tout ce qui est utilisé est associé. Les factures approuvées peuvent être comptabilisées dans votre logiciel comptable. » Tout autre élément est compté en haut du panneau, avec un lien vers la rangée qui le règle.

La piste de vérification. Le Journal d’activité contient une entrée Connector Connected qui nomme l’organisation, enregistrée au nom de Système plutôt que d’une personne. C’est voulu : le retour est une redirection du navigateur qui ne porte aucune session, et nommer quelqu’un que nous ne pouvons pas identifier serait pire que d’admettre que nous ne le pouvons pas.

Ensuite, envoyez quelque chose de réel. Approuvez une facture, ouvrez Exportations et appuyez sur Comptabiliser les factures approuvées. Un lot réussi nomme le logiciel comptable et la facture fournisseur; un lot échoué nomme la cause pour chaque facture et propose la correction à côté.

Ce que contient une facture fournisseur comptabilisée

La facture fournisseur est créée comme facture ACCPAY au nom du contact associé, avec une ligne par ligne de facture, ou une seule ligne quand la facture n’en a aucune. Une facture de plusieurs lignes est reprise ligne par ligne plutôt qu’en un seul bloc.

La date de la facture et la date d’échéance lues sur le document deviennent les dates de la facture fournisseur, et le numéro de facture propre au fournisseur devient la référence. Chaque ligne porte le code de compte associé à son code de grand livre — ou votre compte de charges par défaut — ainsi que l’immeuble comme option de suivi là où vous utilisez le suivi. La taxe indiquée est portée par le taux de taxe associé et répartie entre les lignes pour que les parts redonnent exactement la taxe de la facture. L’état est celui que vous avez choisi à l’étape 4, et la devise est celle de la facture, quand l’organisation peut la gérer.

Le document source est aussi téléversé, quand la facture est arrivée avec un document, et ce téléversement se fait au mieux, par conception. Un document arrivé sans fichier est envoyé sans pièce jointe. Un fichier qui dépasse le plafond de 10 Mo par requête de Xero est refusé avant le téléversement plutôt que de faire échouer toute la comptabilisation. Tout autre échec de téléversement est consigné et laissé tel quel : la facture fournisseur est alors déjà dans votre logiciel comptable, et rien n’est annulé.

Le calcul est vérifié avant tout envoi. Les lignes sont avant taxes et le montant de la facture est le total général, donc les lignes doivent donner le total moins la taxe, à un cent près, et le montant auquel Xero réglerait la facture fournisseur doit être égal au total de la facture. Si l’une de ces vérifications échoue, l’élément est retenu avec les deux montants nommés, plutôt que de comptabiliser une facture fournisseur qui se règle au mauvais montant.

Une taxe indiquée sans taux de taxe associé attend aussi, et elle attend dans tous les pays. Une ligne Xero exprime la taxe par son taux de taxe et rien d’autre; les autres options seraient donc de laisser tomber la taxe et de payer le fournisseur en moins, ou de laisser Xero appliquer le taux par défaut du compte — un montant que personne n’a affirmé. Les deux sont pires que d’attendre une personne.

Le suivi, et ce qui ne passe pas de QuickBooks à Xero

Xero place le suivi sur chaque ligne, donc une facture fournisseur Xero peut porter un immeuble différent sur chaque ligne. Il n’y a aucune dimension au niveau de l’en-tête où se faire piéger : c’est le problème des emplacements QuickBooks, et il n’existe pas ici.

Le plafond est celui de Xero : une organisation définit au plus deux catégories de suivi en tout, donc vos immeubles doivent être l’une des deux que vous utilisez déjà.

Deux notions de QuickBooks n’ont pas d’équivalent ici et ne sont pas imitées : imputer une ligne à un logement comme sous-client, et un service ou un emplacement d’en-tête. Les deux sont propres à QuickBooks, et inventer un substitut à l’une ou l’autre utiliserait sans bruit l’autre place de suivi.

L’identifiant qui revient

Quand une facture fournisseur est créée, inletAP enregistre l’identifiant de facture Xero sur le document, avec la clé d’idempotence utilisée pour la comptabiliser.

Cette clé est créée avant la première tentative et réutilisée à chaque nouvelle tentative de la même comptabilisation, donc une connexion interrompue rejoue la comptabilisation plutôt que de créer une deuxième facture fournisseur. Quand Xero ne dit pas ce qu’il est advenu de la première requête, inletAP cherche la facture fournisseur dans Xero et adopte celle qui s’y trouve déjà, et ne crée une nouvelle tentative qu’une fois certain qu’il n’y en a aucune.

inletAP ne fait jamais de mise à jour partielle d’une facture fournisseur Xero. Dans Xero, une mise à jour partielle supprime les lignes omises, donc une mise à jour envoie la facture complète, ou n’est pas envoyée du tout.

La vérification nocturne

À partir du forfait Starter, inletAP relit une fois par nuit les factures fournisseurs qu’il a comptabilisées dans chaque logiciel comptable connecté — Xero comme QuickBooks Online — et enregistre ce que chacune contient maintenant. Une facture fournisseur modifiée ou supprimée par la suite devient un écart visible plutôt qu’un désaccord silencieux. La vérification lit; elle n’écrit jamais.

Le forfait gratuit ne la comprend pas. Un espace de travail gratuit comptabilise les factures fournisseurs exactement comme décrit plus haut et ne relit rien.

Quand une facture fournisseur ne peut pas être comptabilisée

Le lot enregistre la raison dans les mots employés par Xero et propose une nouvelle tentative. Un refus ne laisse jamais une demi-facture : la facture fournisseur existe en entier, ou elle n’existe pas.

Les autres cas, dont une taxe indiquée sans taux associé et une organisation qui ne peut pas gérer une facture fournisseur en devise étrangère, sont décrits dans échecs d’exportation.

Pour aller plus loin

• Xero — ce que fait le connecteur, en une page.
• Référence des exportations — lots, états et correspondance CSV.
• Échecs d’exportation — quand une facture fournisseur ne peut pas être comptabilisée.
• Comptabiliser dans plusieurs entreprises — une facture, plusieurs ensembles de livres, une facture fournisseur dans chacun.
• Imputer les factures — l’imputation qui devient le compte et le suivi.