L’automatisation des comptes fournisseurs pour les sociétés de gestion immobilière
Le forfait gratuit traite 25 factures par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, ne demande aucune carte de crédit et n’expire pas. Vous recevez votre propre adresse de réception à la fin de la configuration.
- Harborview Apartments1 constat
harborview@yourcompany.inlet-ap.com
Bright Green Landscaping1 595,00 $
- Cedar PointEn attente d’approbation
cedarpoint@yourcompany.inlet-ap.com
Allied Plumbing980,00 $
- Elm Row TownhomesComptabilisée
elmrow@yourcompany.inlet-ap.com
Metro Electric412,80 $
Pourquoi la gestion immobilière fait échouer les logiciels de comptes fournisseurs génériques
Tous les outils de comptes fournisseurs savent imputer une facture à un compte de charges. Très peu savent répondre à « quel immeuble, quel propriétaire, et qui sur place doit l’approuver », ce qui est toute la question en gestion immobilière.
La dimension d’imputation est un immeuble
Dans la plupart des entreprises, la question est : quel service? Ici, c’est quel immeuble, souvent quel logement, puis quelle entité propriétaire. Un outil qui traite l’immeuble comme une note en texte libre renvoie ce travail à une personne.
La personne qui approuve est sur place
La personne qui sait si un supplément pour un appel d’urgence est légitime est le ou la gestionnaire de cet immeuble : pas en comptabilité, sans identifiant de connexion au logiciel comptable, souvent en visite sur un site. L’acheminement des approbations doit donc fonctionner par immeuble.
Les fournisseurs forment une longue traîne
Des centaines de petits corps de métier, de services publics et de fournisseurs, dont la plupart n’adopteront jamais un portail fournisseurs, et dont certains envoient la photo d’un bon de travail écrit à la main. La réception par courriel gagne ici; la réception par portail échoue sans bruit.
L’aspect économique
Ardent Partners évalue le coût moyen complet d’une facture à 9,84 $ US, contre 2,65 $ US pour les meilleures équipes de comptes fournisseurs et 12,42 $ US pour toutes les autres (State of ePayables 2025). À 500 factures par mois, cet écart est l’argument.
Plus de détails sur chacun des quatre
La même société de gestion peut tenir des livres distincts pour une douzaine de propriétaires et de coentreprises, et c’est pourquoi l’entité propriétaire fait partie de l’imputation.
L’écran d’approbation doit avoir du sens pour une personne qui autorise une dépense plutôt que pour une personne qui passe une écriture de journal.
La réception par portail échoue parce que, pour un fournisseur qui n’utilise pas votre portail, la solution de repli est que quelqu’un saisisse quand même sa facture à la main.
500 factures par mois, c’est un portefeuille de taille moyenne, pas un grand portefeuille.
Capacités
Les composantes conçues expressément pour les portefeuilles
Une adresse de courriel dédiée par immeuble
Une adresse de réception pour tout le portefeuille, plus des adresses par immeuble et par coentreprise sur votre propre sous-domaine de réception. Les fournisseurs qui servent un immeuble écrivent à l’adresse de cet immeuble, et l’imputation part du bon pied.
L’immeuble et l’entité comme vrais champs
L’immeuble, l’entité et le compte de grand livre sont des champs du document. L’immeuble est lu sur la facture ou déduit de l’adresse de réception, le compte de grand livre est défini par une règle, chacun peut être corrigé à l’examen, et ils sont répartis lorsqu’une facture couvre plusieurs immeubles; la classe QuickBooks suit l’immeuble à l’exportation.
Une facture répartie entre plusieurs immeubles
Une facture d’aménagement paysager qui couvre cinq immeubles est répartie sur le document (par montant, par pourcentage, à parts égales, selon le nombre de logements ou selon la superficie) et équilibrée au cent près. Lorsque ces immeubles tiennent des livres distincts, elle est comptabilisée comme une facture par entreprise.
Des approbations qui joignent le personnel sur place
Acheminez par immeuble au ou à la gestionnaire responsable de cet immeuble. La file montre le document, le montant, l’immeuble et le temps restant, et fonctionne dans un navigateur mobile.
Comptabilise là où sont vos livres
Des factures QuickBooks Online avec le fournisseur, la classe et le compte de grand livre associés, ou un fichier CSV configurable pour les livres propres à un propriétaire et les logiciels de gestion immobilière sans connecteur direct.
Contrôle des doublons sur une longue traîne
Après l’extraction, chaque facture est comparée aux factures que vous avez déjà selon neuf règles et six garde-fous : empreinte de la pièce jointe, fournisseur, numéro, date et montant. Une correspondance de premier niveau est retenue hors de l’exportation jusqu’à ce qu’une personne décide.
Pourquoi celui-ci
Ce que vous obtenez et qu’un outil de comptes fournisseurs généraliste ne vous donnera pas
- Une réception séparée par immeuble dès l’entrée, pour que l’imputation ne reparte pas de zéro à chaque facture.
- Une facture répartie entre plusieurs immeubles, selon cinq bases, équilibrée au cent près et enregistrée comme modèle pour le mois suivant.
- Une facture comptabilisée comme plusieurs factures lorsque les immeubles tiennent des livres distincts, ce que le segment PME de ce marché ne fait pas du tout.
- L’acheminement des approbations au ou à la gestionnaire de l’immeuble qui sait vraiment si la charge est juste.
- Une séparation multientités pour les livres de propriétaires et de coentreprises qui sont vraiment distincts.
- Une correspondance CSV assez souple pour les livres propres à un propriétaire qui sont tenus hors de votre fichier principal.
- Aucune obligation de remplacer Yardi, AppFolio, Buildium, Rent Manager ou le logiciel que vous utilisez aujourd’hui.
Tarifs
Tarifé selon les factures, pas selon les portes ni selon les personnes
Comptez ce que votre boîte de courriel des comptes fournisseurs a reçu le mois dernier. Moins de 25 : gratuit; 150 : 39 $ US; 500 : 99 $ US; 1 500 : 249 $ US.
Les portes et les logements n’entrent pas en ligne de compte, donc un portefeuille de petits immeubles n’est pas pénalisé parce qu’il est fragmenté. L’effectif non plus, car les utilisateurs sont illimités sur tous les forfaits.
Ce sont les fournisseurs qui envoient les factures, donc ce sont les factures que vous payez.
Prices are in US dollars and exclude sales tax, which is added where it applies.
Paid plans renew automatically at the price shown — every month, or every 12 months on annual billing — until you cancel. Cancel any time in billing settings: the next renewal stops and you keep the period you have already paid for.
Comptes fournisseurs en gestion immobilière : questions fréquentes
Qu’est-ce qui distingue les comptes fournisseurs en gestion immobilière des comptes fournisseurs ordinaires?
inletAP peut-il répartir une facture entre plusieurs immeubles?
Chaque immeuble peut-il avoir sa propre adresse de courriel pour les factures?
Fonctionne-t-il avec Yardi, AppFolio, Buildium ou RealPage?
Comment traite-t-il les factures de services publics et les factures récurrentes?
Nous sommes une petite société de gestion. Est-ce trop pour nous?
À lire aussi
Essayez-le sur un immeuble avant de le déployer
Créez un espace de travail, ajoutez une adresse de courriel dédiée pour un seul immeuble et donnez-la à quelques fournisseurs de cet immeuble. Le forfait gratuit couvre 25 factures par mois, ce qui suffit pour voir si l’imputation tient la route.