Une automatisation des comptes fournisseurs qui vérifie la facture, pas seulement la reçoit
Le forfait gratuit traite 25 factures par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, ne demande aucune carte de crédit et n’expire pas. Vous recevez votre propre adresse de réception à la fin de la configuration.
- Facturer à
- Harborview Apartments
- Service
- Entretien du terrain, mensuel
- Montant dû
- 1 595,00 $ US
- Imputation
- Harborview · Aménagement paysager
Bright Green Landscaping facture exactement 1 450,00 $ US à Harborview Apartments chaque mois depuis novembre.
- Habituel
- 1 450,00 $ US
- 9 dernières factures, nov. à juill.
- Celle-ci
- 1 595,00 $ US
- +145,00 $ US (+10,0 %)
Ceci ne retient pas la facture et ne communique pas avec le fournisseur.
La réception des factures est un problème réglé. La vérification qui suit ne l’est pas.
Tous les outils de comptes fournisseurs du marché savent sortir une facture d’une boîte de réception, et QuickBooks Online le fait gratuitement. La question à poser à un éditeur, c’est ce que son logiciel fait de la facture une fois qu’il l’a.
inletAP compare chaque facture qui arrive à trois choses que vous possédez déjà : ce que ce fournisseur a facturé auparavant pour cet immeuble, les seuils d’approbation que vous avez déjà établis, et toutes les factures que vous avez déjà de ce fournisseur.
Votre propre échelle, pas une règle générique
La référence est ce que ce fournisseur a facturé pour cet immeuble (jamais une moyenne sur tout le portefeuille) et l’échelle d’approbation que vous avez déjà établie. Aucun éditeur qui vend à prix publié à un portefeuille de cinq immeubles ne détient l’une ou l’autre.
Un constat ne retient pas la facture
Il ne communique jamais avec le fournisseur non plus. La seule exception est un doublon de premier niveau, qui ne peut pas être exporté avant qu’une personne décide.
Quand il n’est pas sûr, il demande
La confiance est évaluée champ par champ. Un document dont les champs clés obtiennent moins de 70 % va dans une file d’examen plutôt que chez une personne qui approuve, et une règle peut mettre un expéditeur en quarantaine d’emblée.
La réception est un mécanisme, pas l’argument de vente
Les documents arrivent comme ils arrivent déjà : une adresse de réception destinée aux fournisseurs, un téléversement ou un transfert depuis la boîte de courriel que vous utilisez aujourd’hui. L’adresse n’est pas votre boîte de courriel, donc rien d’autre dans votre courrier n’est visible pour inletAP.
Ce que coûte un processus manuel de comptes fournisseurs, et les quatre composantes de tout outil
Un processus manuel de comptes fournisseurs est une suite de petites transcriptions. Quelqu’un ouvre une boîte de courriel partagée, télécharge une pièce jointe, lit un total sur une page et le saisit dans un logiciel comptable.
Puis cette personne décide à quel compte et à quel immeuble la facture appartient, la transfère à la personne qui doit l’approuver, et attend.
Ardent Partners évalue le coût moyen complet de cette suite d’étapes à 9,84 $ US par document, contre 2,65 $ US pour les meilleures équipes de comptes fournisseurs et 12,42 $ US pour toutes les autres (State of ePayables 2025).
La moitié mécanique, ce sont quatre capacités qui travaillent ensemble. La réception, pour que le document arrive sous une forme structurée. L’extraction, pour que les champs sortent sans être saisis. L’imputation, pour que le compte de grand livre vienne d’une règle et que l’immeuble soit lu sur la facture. L’acheminement, pour que l’approbation soit une politique plutôt qu’un fil de courriels.
La comptabilisation dans le logiciel comptable est la dernière étape et la plus facile. Tout cela est le minimum attendu, et rien de cela n’est une raison d’acheter.
Les portails transfèrent le travail aux fournisseurs, qui n’ont aucune raison de les adopter, et la saisie du papier le transfère à votre propre personnel. Le courriel reste donc le mécanisme sensé, mais c’est un mécanisme, pas un élément distinctif.
L’extraction sur les mises en page de la longue traîne de fournisseurs est vraiment difficile, et un système qui renvoie avec assurance un mauvais chiffre est pire qu’un système qui demande. L’écran d’examen additionne les lignes de facture, les compare au total indiqué et nomme tout écart.
Capacités
Ce qui s’exécute sur chaque facture, dans l’ordre où cela compte
Un second regard sur chaque facture
Huit vérifications par rapport à votre propre historique : un montant de contrat fixe qui a changé, un prix au-dessus de l’habitude pour cet immeuble, une facture juste sous un seuil d’approbation, plusieurs factures en une semaine qui franchissent ensemble un seuil, et un doublon possible.
Extraction : confiance par champ
Fournisseur, numéro de facture, dates, totaux, taxes et lignes de facture, chacun avec son propre indice et l’endroit d’où il a été lu. PDF, fichiers image, photos et documents Office.
Imputation : des règles, pas la mémoire
Associez une adresse ou un domaine d’expéditeur à un fournisseur, un fournisseur ou un immeuble à un compte de grand livre par défaut, et un document à une personne responsable de l’examen nommée. Les règles s’exécutent par ordre de priorité et chaque correspondance est expliquée sur le document.
Acheminement : une politique, pas des courriels
Paliers de montants, approbateurs ou approbatrices par immeuble, et délais de traitement (SLA) avec un avis de retard. Les extractions à faible confiance s’arrêtent dans la file d’examen avant de pouvoir atteindre une personne qui approuve. Les personnes qui approuvent voient pourquoi une facture leur est parvenue.
Contrôle des doublons
L’empreinte de la pièce jointe et une comparaison fournisseur / numéro / date / montant, exécutées après l’extraction : neuf règles de correspondance et six garde-fous. Une correspondance de premier niveau est retenue de l’exportation jusqu’à ce qu’une personne décide.
Bons de commande : rapprochement à deux volets avec suivi du solde
inletAP rapproche les factures des fournisseurs et les bons de commande. inletAP lit le numéro de bon de commande sur la facture, trouve le bon de commande (importé d’une feuille de calcul, saisi à la main ou lu depuis QuickBooks Online ou Xero), vérifie le fournisseur et le montant par rapport au solde restant, et envoie toute non-concordance à l’examen. Sur tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
Réception : un mécanisme, pas une promesse
Votre propre sous-domaine de réception avec une adresse pour toute l’organisation et des adresses de courriel dédiées par immeuble, actives dès leur création. Les pièces jointes sont extraites côté serveur; les factures tapées dans le corps du courriel fonctionnent aussi, tout comme un téléversement.
Exportation : traçable et idempotente
Des factures QuickBooks Online et Xero, ou un fichier CSV dont vous définissez vous-même les colonnes, avec les identifiants externes enregistrés pour qu’un lot se rattache au document d’origine et qu’une nouvelle tentative ne puisse pas comptabiliser deux fois.
Jusqu’où remontent les vérifications
Les références sont tenues par fournisseur ET par immeuble, parce que le même paysagiste peut être sous contrat à un immeuble et payé en temps et matériel à un autre.
La comparaison des doublons porte sur jusqu’à 200 de vos factures les plus récentes de ce fournisseur, sur deux ans, et le résultat est un constat sur le document.
Par ailleurs, le même message reçu deux fois est refusé à l’entrée grâce à une clé formée de l’identifiant du message et du contenu brut.
Pourquoi celui-ci
Ce qui distingue inletAP du reste de la catégorie
- Chaque facture est vérifiée par rapport à votre propre historique et à votre propre échelle d’approbation, dès la première facture, sans rien à configurer. La plupart des outils de la catégorie s’arrêtent à la réception et à l’imputation.
- L’imputation suit la forme immobilière : l’immeuble, le logement, l’entité propriétaire, le compte de grand livre et le centre de coûts sont des champs du document, et la classe QuickBooks est déduite de l’immeuble à l’exportation, et non du texte libre sur un dossier conçu pour une seule entreprise.
- Un immeuble porte ses propres valeurs par défaut de compte de grand livre et de centre de coûts, donc une nouvelle facture pour cet immeuble en hérite.
- La réception passe par le courriel, et nous la traitons comme le mécanisme qu’elle est. Il n’y a ni portail fournisseurs que vos fournisseurs ignoreront, ni papier que votre personnel devra saisir à la main.
- La confiance est évaluée par champ, donc vous corrigez la seule valeur incertaine au lieu de revérifier un document entier qui a obtenu 84 %.
- Les prix sont publiés, y compris un forfait gratuit : vous pouvez prouver que l’extraction fonctionne sur vos propres fournisseurs avant de parler à qui que ce soit.
- Il n’y a ni projet de mise en œuvre, ni mandat de services professionnels, ni minimum annuel. Voyez à quoi cela ressemble pour une petite société de gestion immobilière.
- inletAP ne cherche pas à être votre logiciel comptable ni votre logiciel de gestion immobilière, donc l’adopter n’est pas une migration.
Comparaison
Comment la catégorie est habituellement structurée
| inletAP | Suites de comptes fournisseurs pour grandes entreprises | Comptes fournisseurs généralistes pour PME | |
|---|---|---|---|
| Principal point de réception | Courriel à une adresse dédiée | Portail fournisseurs, saisie du papier, EDI | Courriel et téléversement |
| Conçu autour de | L’imputation par immeuble et par entité | Les achats et le rapprochement des bons de commande | Le logiciel comptable d’une seule entreprise |
| Visibilité des prix | Publiés, avec un forfait gratuit | Démonstration obligatoire | Habituellement publiés |
| Délai avant la première facture traitée | Même séance | Des semaines de mise en œuvre | Quelques jours |
| Moyens de paiement | Aucun : factures seulement | Inclus | Habituellement inclus |
| Acheteur type | Équipe financière d’une société de gestion immobilière | Service des achats | Finances de PME en général |
S’il vous faut des moyens de paiement, ou des factures vérifiées par rapport aux marchandises reçues dans un système d’approvisionnement, inletAP n’est pas le bon type de produit pour vous. Vous quittez Hubdoc? Voyez ce qu’inletAP couvre de ce périmètre et ce qu’il ne couvre pas.
Tarifs
Gratuit pour 25 factures par mois, chaque mois, puis de 39 $ US à 249 $ US
Prix par document de facture traité, par paliers, avec des dépassements à partir de 0,18 $ US. Les utilisateurs sont illimités sur tous les forfaits, y compris le forfait gratuit, donc les personnes qui approuvent ne sont jamais un poste de dépense.
Le forfait gratuit se renouvelle chaque mois et n’expire pas, donc une entreprise peut y faire toute une fermeture de fin de mois sans carte. Aucuns frais de mise en œuvre, aucun minimum annuel, et aucun appel nécessaire pour connaître le prix.
Si vous préférez tester l’extraction plutôt que de lire à son sujet, envoyez une facture par courriel à l’Invoice Inbox Test d’abord, sans compte et sans carte.
Prices are in US dollars and exclude sales tax, which is added where it applies.
Paid plans renew automatically at the price shown — every month, or every 12 months on annual billing — until you cancel. Cancel any time in billing settings: the next renewal stops and you keep the period you have already paid for.
Automatisation des comptes fournisseurs : questions fréquentes
Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs?
En quoi inletAP diffère-t-il des autres logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs?
L’automatisation des comptes fournisseurs remplace-t-elle mon logiciel comptable?
Quelle est la précision de l’extraction automatique des factures?
Combien de temps faut-il pour mettre en place l’automatisation des comptes fournisseurs?
Est-ce qu’il paie aussi les factures?
Commencez gratuitement et faites-y passer vos propres factures
25 factures par mois, utilisateurs illimités, aucune carte de crédit. Envoyez les factures fournisseurs de ce mois-ci et regardez chacune être vérifiée, imputée et comptabilisée dans vos livres.