FAQ
Les questions qu’on pose vraiment avant d’acheter
Y compris celles dont la réponse ne nous aide pas. Si quelque chose ici écarte inletAP pour vous, c’est un meilleur résultat que de l’apprendre à la troisième semaine.
Si vous préférez essayer plutôt que lire, envoyez une de vos propres factures au test de boîte de réception et lisez les champs qu’il renvoie, avec un indice de confiance pour chacun. Aucun compte et aucune carte.
Le produit
Qu’est-ce qu’inletAP?
Une automatisation des comptes fournisseurs pour les sociétés de gestion immobilière, qui vérifie chaque facture fournisseur au lieu de seulement la saisir. inletAP extrait les champs de la facture avec un indice de confiance par champ, rattache la facture à un immeuble, définit le compte de grand livre selon vos règles et l’achemine pour approbation — puis la compare à ce que ce fournisseur a déjà facturé pour cet immeuble, à vos propres seuils d’approbation et à chaque facture de ce fournisseur que vous avez déjà, et vous dit ce qu’il a trouvé. Les factures approuvées sont comptabilisées dans votre logiciel comptable : QuickBooks Online et Xero par des connecteurs directs, ou un CSV dont vous définissez vous-même les colonnes. Le prix est publié, chaque forfait comprend un nombre illimité d’utilisateurs, et le forfait gratuit accepte 25 documents chaque mois. Les documents arrivent comme ils arrivent déjà — une adresse pour vos fournisseurs sur votre propre domaine de réception, un transfert automatique ou un téléversement.
Remplace-t-il mon logiciel de gestion immobilière ou mon logiciel comptable?
Non, et il est conçu pour ne pas le faire. inletAP n’est pas un logiciel de gestion immobilière ni un grand livre général. Il automatise le traitement des factures fournisseurs entrantes en amont de ce que vous utilisez déjà et vous remet des factures fournisseurs terminées, imputées et approuvées.
À qui s’adresse-t-il?
Aux sociétés de gestion immobilière où les factures des fournisseurs arrivent par courriel et doivent être imputées à un immeuble et approuvées par une personne qui ne fait pas partie de la comptabilité. En pratique, ce sont les commis aux comptes fournisseurs, les contrôleurs, les gestionnaires immobiliers qui approuvent les dépenses de leurs immeubles et le dirigeant qui répond des contrôles.
inletAP rapproche-t-il les factures des bons de commande?
Oui. inletAP rapproche les factures fournisseurs des bons de commande. Il lit le numéro de bon de commande sur la facture, trouve le bon de commande (importé d’une feuille de calcul, saisi à la main, ou lu depuis QuickBooks Online ou Xero), vérifie le fournisseur et le montant par rapport à ce qui reste sur le bon et envoie un écart à l’examen. Un bon de commande peut aussi être un bon de travail, une soumission ou un contrat. C’est offert avec chaque forfait, y compris Gratuit, et cela ne fait rien tant que vous n’avez pas ajouté votre premier bon de commande. Il ne vérifie pas les biens ou les travaux reçus.
Pour quoi n’est-il pas fait?
Pour les entreprises qui ont besoin d’un moyen de payer les factures, d’une vérification des factures par rapport aux biens reçus dans un système d’approvisionnement, ou d’un connecteur natif vers un logiciel de gestion immobilière. inletAP n’offre rien de cela aujourd’hui.
Réception par courriel et configuration
Combien de temps prend la configuration?
L’inscription crée l’espace de travail et vous donne votre première adresse de réception dans la même séance, pour que vous puissiez transférer tout de suite une vraie facture de fournisseur. Il n’y a pas de projet d’implantation, pas de mandat de services professionnels et pas de frais de mise en place. Les correspondances de fournisseurs, les imputations par défaut et les paliers d’approbation s’ajoutent au fur et à mesure au lieu d’être configurés avant que vous puissiez commencer.
inletAP peut-il recevoir le courriel envoyé au domaine de mon entreprise?
Non, et aucun autre fournisseur de logiciel ne le peut. L’acheminement d’un domaine qui vous appartient relève de votre DNS et de votre fournisseur de courriel. inletAP reçoit le courriel sur des domaines qu’il contrôle — le sous-domaine d’inlet-ap.com de votre organisation. Pour faire entrer une adresse que vous publiez déjà, configurez un transfert automatique chez votre propre fournisseur vers l’adresse inletAP qui doit la traiter. C’est l’adresse de destination qui décide de l’acheminement, alors une adresse propre à un immeuble peut être transférée vers l’adresse de cet immeuble.
Comment amener les fournisseurs à utiliser la nouvelle adresse?
La plupart des entreprises procèdent en deux temps : elles mettent l’adresse inletAP sur les nouveaux bons de commande et dans l’accueil des fournisseurs, et elles transfèrent automatiquement la boîte courriel partagée existante pour que rien ne soit manqué pendant que les fournisseurs mettent leurs dossiers à jour. Les deux chemins aboutissent dans une adresse inletAP, donc les deux sont bien acheminés dès le premier jour.
Puis-je importer mes immeubles et mes fournisseurs?
Oui — immeubles, logements, fournisseurs et entités propriétaires, à partir d’un fichier que vous exportez de ce que vous utilisez aujourd’hui. C’est un téléversement ponctuel de mise en place, pas une connexion : inletAP lit le fichier que vous produisez, rien n’est récupéré dans votre logiciel de gestion immobilière et rien ne lui est renvoyé. Téléchargez notre modèle de feuille de calcul, ou apportez votre propre exportation et dites-nous une fois quelle colonne est laquelle — des valeurs tirées de votre propre fichier s’affichent à côté de chaque choix, parce que chaque outil de rapports nomme ses colonnes autrement. L’aperçu n’écrit rien : il liste chaque ligne avec ce qu’il ferait et, pour un enregistrement que vous avez déjà, les champs qui changent, ancienne valeur à côté de la nouvelle. Les lignes qui correspondent à deux enregistrements existants sont signalées plutôt que devinées. Ensuite, vous importez, et comme la correspondance se fait chaque fois sur les mêmes clés, réimporter le même fichier met à jour au lieu de créer des doublons. Jusqu’à 5 000 lignes par fichier. Les modèles de DoorLoop, Rentec Direct et TenantCloud sont reconnus d’emblée; tout le reste passe par le modèle générique et l’étape de correspondance des colonnes.
Chaque immeuble peut-il avoir sa propre adresse?
Oui. En plus d’une adresse générale pour le portefeuille, vous pouvez créer une adresse par immeuble, par entité ou par coentreprise, chacune acheminée par défaut vers cet immeuble, chacune indiquant combien de messages elle a reçus et quand le dernier est arrivé.
Extraction, imputation et règles
Quels formats de fichier peut-il lire?
Les PDF, les photos et images de factures papier, les documents Office courants et les factures tapées dans le corps d’un courriel sans pièce jointe. Les pièces jointes sont extraites de la structure MIME côté serveur.
Quelle est la précision de l’extraction?
Assez précise pour être utile, imparfaite sur les mises en page rares de fournisseurs et — surtout — explicite sur ce dont elle n’est pas sûre. La confiance est notée par champ plutôt que par document, et tout document dont le fournisseur, le numéro, la date ou le total obtient moins de 70 % est envoyé à une personne, tout comme un fichier que nous n’avons pas pu lire et une facture qui ne nomme pas un seul immeuble. Une règle de quarantaine garde un fichier dans son propre état. Un fournisseur sans correspondance ou un total des lignes qui ne correspond pas au total indiqué est repéré à l’exportation, où la facture fournisseur est mise de côté au lieu d’être comptabilisée.
Repère-t-il les factures en double?
Oui. Une copie renvoyée du même courriel n’entre jamais — le serveur de courriel refuse une deuxième livraison du même message. Juste après l’extraction, chaque document est comparé à chaque facture de ce fournisseur que vous avez déjà, selon neuf règles de correspondance et six garde-fous — ce sont les garde-fous qui empêchent qu’une facture mensuelle ordinaire à prix stable, une demande de paiement progressif ou un relevé de fournisseur soit présenté comme une copie. Un doublon confirmé retient alors cette facture hors de toute exportation jusqu’à ce qu’une personne décide : elle reste approuvée et part dans l’exportation suivante dès que quelqu’un répond à la fiche, et les autres factures de l’exportation ne sont pas touchées. Cette retenue est la seule chose dans le produit qui bloque quoi que ce soit.
Me dites-vous quand un fournisseur augmente son prix?
Oui, dès qu’il y a assez d’historique pour comparer. Les montants de chaque fournisseur sont suivis par immeuble, parce que le même paysagiste peut être à contrat fixe dans un immeuble et à taux horaire et matériaux dans un autre. Une facture d’au moins 10 % et d’au moins 50 $ au-dessus du montant habituel est notée, et devient une constatation quand une deuxième facture la confirme — une facture élevée est un événement, deux sont un nouveau prix. Un fournisseur qui a facturé un montant identique chaque mois est traité comme un contrat, où tout écart de plus de 25 $ ou de 1 % mérite une ligne. Il faut d’abord environ cinq factures d’un fournisseur pour un immeuble, et la fiche le dit. Les factures qui varient pour de vraies raisons — services publics, déchets, télécommunications et tout fournisseur dont les montants n’ont jamais été stables — ne font l’objet d’aucune vérification de prix. Rien n’est retenu et rien n’est envoyé au fournisseur.
Une facture peut-elle être répartie entre plusieurs immeubles?
Oui, et c’est une fonction à part entière plutôt qu’un effet secondaire des champs d’imputation. L’immeuble, le logement, l’entité propriétaire, le compte de grand livre et le centre de coûts sont des champs du document plutôt que des attributs fixés au fournisseur, et la classe est déduite de l’immeuble à l’exportation; de plus, une répartition se calcule par montant, par pourcentage, à parts égales, selon le nombre de logements ou selon la superficie; l’argent est tenu en cents entiers pour que les lignes totalisent exactement le total de la facture, le cent en trop d’une répartition en trois étant attribué à une ligne nommée plutôt que perdu; les immeubles nommés dans le texte de la facture sont proposés automatiquement avec le texte d’où ils ont été lus; la répartition s’enregistre comme modèle réutilisable lié à ce fournisseur; et une approbation peut être limitée à la part d’un seul immeuble.
Pouvez-vous répartir une facture entre deux entreprises QuickBooks?
Oui — sous forme d’une facture fournisseur par entreprise. Une facture fournisseur QuickBooks appartient à un seul fichier d’entreprise et l’API comptable de QuickBooks Online ne permet nulle part de comptabiliser une écriture entre entreprises, alors une facture dont les immeubles tiennent des livres distincts devient deux factures fournisseurs, chacune ne portant que la part de cette entreprise et chacune reliée au même courriel d’origine. L’aperçu de l’exportation nomme les entreprises et les montants avant que vous appuyiez sur Exporter. inletAP ne comptabilise pas d’écritures interentreprises de sommes à recevoir et à payer — la consolidation relève du grand livre général, et inletAP n’est pas un grand livre général.
Et si mes immeubles sont des emplacements QuickBooks plutôt que des classes?
Alors une facture fournisseur ne peut porter qu’un seul de vos immeubles, et la répartition vous est impossible sans changer votre plan comptable. Une facture QuickBooks porte un seul emplacement (Location) pour tout le document, et des classes et des clients sur chaque ligne. Les immeubles suivis comme emplacements QuickBooks ne peuvent donc pas du tout être répartis sur une même facture — seuls les immeubles suivis comme classes le peuvent. inletAP vérifie lequel des deux votre entreprise utilise et le dit avant l’exportation, pas après. Mieux vaut le vérifier avant d’évaluer quoi que ce soit d’autre sur cette page, parce que c’est la seule configuration où la moitié du produit consacrée à l’imputation répartie ne peut pas vous aider.
Les règles peuvent-elles approuver des factures automatiquement?
Pas par une règle. L’action « approuver automatiquement » d’une règle envoie le document directement dans la file d’approbation plutôt que dans la liste À examiner, alors une personne la signe quand même. La véritable approbation automatique est un seuil en dollars par immeuble : fixez-en un sur un immeuble, et la part de cet immeuble d’une facture sous ce seuil est approuvée automatiquement quand la facture est envoyée pour approbation, ce qui est inscrit au journal d’activité avec le système comme auteur.
Tarifs et forfaits
Combien ça coûte?
Gratuit pour 25 factures traitées par mois, sans carte de crédit et avec les connecteurs QuickBooks Online et Xero. Ensuite, 39 $ US pour 150 factures, 99 $ US pour 500 et 249 $ US pour 1 500. Chaque forfait comprend un nombre illimité d’utilisateurs — les approbateurs, les gestionnaires immobiliers et votre teneur de livres externe n’apparaissent jamais sur la facture. Les factures au-delà du volume inclus coûtent 0,35 $ US, 0,25 $ US ou 0,18 $ US selon le forfait. La facturation annuelle vous donne deux mois gratuits — vous payez dix mois au lieu de douze. Les prix sont en dollars américains et excluent les taxes de vente, qui s’ajoutent là où elles s’appliquent. Les forfaits payants se renouvellent automatiquement au prix affiché — chaque mois, ou tous les 12 mois en facturation annuelle — jusqu’à ce que vous les annuliez. Annulez en tout temps dans les paramètres de facturation : le prochain renouvellement n’a pas lieu et vous gardez la période déjà payée.
Qu’est-ce qui compte comme une facture traitée?
Un document de facture dont inletAP a extrait les champs — par document, et non par courriel. Un courriel qui contient trois factures compte pour trois; un courriel sans facture extractible ne compte pour aucune.
Que se passe-t-il si je dépasse mon forfait?
Avec un forfait payant, les factures supplémentaires sont facturées au tarif de dépassement du forfait et le traitement continue. Le forfait gratuit est un plafond strict : rien n’est facturé, et les factures supplémentaires sont mises en suspens au lieu d’être traitées. Les factures en suspens ne sont pas perdues — elles restent listées et sont traitées dès que vous passez à un forfait supérieur ou que la période se renouvelle.
Y a-t-il un contrat ou une durée minimale?
Aucun minimum annuel et aucuns frais d’implantation. Les forfaits payants sont facturés au mois ou à l’année, et vous pouvez annuler en tout temps dans les paramètres de facturation — et y changer aussi de forfait ou de fréquence de facturation. Changer de forfait ou de période de facturation se fait en libre-service : le nouveau forfait s’applique immédiatement, et la différence est calculée au prorata sur votre prochaine facture.
Sécurité, données et portée
Que consigne la piste de vérification?
Chaque changement d’état, avec l’auteur, l’horodatage et la source : modifications de champs, règles appliquées, décisions d’acheminement, approbations, refus avec leur commentaire et exportations réussies, chacun avec la valeur qui a été écrite. Les changements de statut, de répartition et de rôle portent aussi la valeur précédente. Les exportations échouées et relancées sont consignées sur le lot d’exportation plutôt qu’au journal d’activité. Le journal est en ajout seulement — aucun rôle ne peut modifier ni supprimer une entrée.
Avez-vous SOC 2?
Non. inletAP est un produit jeune et ne détient actuellement aucune certification de sécurité par un tiers, et nous n’allons pas présenter cela comme « prêt pour SOC 2 ». Nous remplirons honnêtement tout questionnaire de sécurité et vous dirons exactement quels contrôles sont en place et lesquels sont prévus. Si un rapport d’audit est une exigence d’approvisionnement pour vous, c’est une vraie raison de ne pas acheter tout de suite.
Comment mes données sont-elles séparées de celles des autres clients?
Le cloisonnement par client est appliqué au niveau des requêtes, de sorte que chaque lecture et chaque écriture est liée à l’organisation qui fait la demande, plutôt que de compter sur l’interface pour filtrer. La séparation de plusieurs entités au sein d’une organisation est modélisée explicitement, et c’est ce qui garde séparés les livres des propriétaires et des coentreprises.
inletAP déplace-t-il de l’argent?
Non. Il n’y a aucun moyen de décaissement par virement ACH ou par chèque. inletAP produit des factures fournisseurs approuvées et imputées dans votre logiciel comptable; le paiement continue de se faire là où il se fait aujourd’hui.
Pas de réponse ici?
Demandez-nous directement
L’assistance donne les moyens de nous joindre. Les questions sur les connecteurs et les exigences de sécurité sont particulièrement utiles — elles orientent ce que nous construisons ensuite.
Commencez gratuitement et faites-y passer vos propres factures
25 factures par mois, utilisateurs illimités, aucune carte de crédit. Envoyez les factures fournisseurs de ce mois-ci et regardez chacune être vérifiée, imputée et comptabilisée dans vos livres.