Documentation
Tout sur la gestion des comptes fournisseurs avec inletAP : faire fonctionner votre adresse de réception, lui apprendre votre façon d’imputer les factures et faire entrer les factures fournisseurs terminées dans votre logiciel comptable.
Si vous partez de zéro, lisez le guide de démarrage. Il prend environ quinze minutes et se termine par une vraie facture dans votre logiciel comptable, ce qui convainc mieux que n’importe quel texte.
Pour commencer
- Démarrage rapideUne vraie facture dans votre logiciel comptable en une quinzaine de minutes : téléversez-la ou envoyez-la, vérifiez, imputez, approuvez, exportez.
- Comment fonctionne inletAPLe parcours d’une facture, du courriel du fournisseur à une facture imputée et approuvée dans votre logiciel comptable, et où une personne doit intervenir
- Adresses de réceptionCe qu’est une adresse de réception, pourquoi elle est sur un sous-domaine d’inletAP et non sur votre domaine, comment la vérifier, quand en ajouter.
- Transférer votre boîte de réception actuellePourquoi inletAP ne reçoit pas le courriel de votre propre domaine, et comment transférer l’adresse de vos fournisseurs : Gmail, Outlook.com et M365.
- Inviter votre équipeAjoutez une personne qui approuve, un ou une gestionnaire, un teneur ou une teneuse de livres ou un propriétaire externe, avec le bon des quatre rôles.
- Importer vos donnéesD’une feuille de calcul exportée à vos immeubles, logements, fournisseurs et entités : associez les colonnes, lisez l’aperçu, importez, vérifiez.
- Ce que vous pouvez envoyerLes vingt types de fichiers acceptés, la limite de 20 Mo, ce qui arrive à un fichier illisible, et quand téléverser, envoyer par courriel ou transférer.
Guides
- Votre première règle d’imputationFaites une règle d’une imputation décidée trois fois, simulez-la avant de l’enregistrer, et prouvez par la piste de vérification qu’elle s’est déclenchée.
- Concevoir les paliers d’approbationCréez un palier d’approbation : champs, rôle et forfait requis, ce que chaque champ impose, et comment prouver que l’échelle retient bien les factures.
- Connecter XeroUne personne du rôle Administration connecte Xero, choisit les livres qui reçoivent les factures, associe contacts et comptes, teste la première facture.
- Connecter QuickBooks OnlineUne personne du rôle Administration autorise QuickBooks Online, l’active, associe fournisseurs et comptes, et vérifie la première facture comptabilisée.
- Imputation des facturesImputez une facture sur l’écran du document : quoi remplir et dans quel ordre, ce qui est résolu pour vous, et comment prouver que l’imputation tient.
- La routine d’exportation de fin de moisLa clôture dans l’ordre : videz la file d’examen, relancez les approbations en retard, exportez, vérifiez ce qui est comptabilisé, conciliez.
- Adresses de courriel dédiées par immeubleDonnez à un immeuble sa propre adresse de réception pour que ses courriels s’imputent seuls, et sachez quand une adresse commune et des alias suffisent.
- Répartir une facture entre des immeublesImputer une facture à plusieurs immeubles : où est l’éditeur de répartition, laquelle des cinq bases choisir, comment équilibrer au cent près.
- Modèles de répartitionEnregistrez une répartition équilibrée comme modèle et appliquez-la en un clic le mois suivant : fixe ou calculé, modifier, désactiver, limite de 200
- Travailler dans la liste des facturesLes barres d’outils de la boîte de réception et de la file À examiner : six vues intégrées, vos vues, filtres, tris, lien, CSV et raccourcis clavier.
- Demander une facture corrigéeDemandez une facture corrigée à un fournisseur depuis inletAP : ce que dit le courriel, où arrive la réponse, ce qui arrive à l’original, et les limites.
- Récupération des coûtsMarquez la part d’une facture qu’un locataire ou un copropriétaire doit, confirmez-la, et remettez un relevé des montants dus à votre logiciel de gestion.
- Regroupements de frais d’exploitationClassez les dépenses commerciales en regroupements de frais d’exploitation par immeuble, puis totalisez-les par mois pour l’ajustement de fin d’année.
- Profils de récupérationRépartissez la part des personnes occupantes d’une facture récurrente de services publics entre les logements, confirmez l’occupation, proposez les parts.
- Parts facturables dans votre comptabilitéEnvoyer une part confirmée à QuickBooks Online ou à Xero comme ligne facturable, pour qu’une personne la mette sur la facture client dans ce logiciel.
- Rapprochement des bons de commandeRapprochez les factures des bons de commande par le numéro de BC, vérifiez fournisseur et montant par rapport au solde, et envoyez un écart à l’examen.
Référence
- Statuts des facturesLes treize statuts qu’un document peut avoir, ce qui l’y fait entrer, ce qui l’en fait sortir, et lesquels sont comptés dans votre volume mensuel inclus
- Référence des règlesLes champs de condition et opérateurs exacts du moteur de règles, ce que font les actions, comment les conditions se combinent, et l’ordre des règles
- Confiance de l’extractionPourquoi la confiance est notée par champ, pas seulement par document, le seuil qui envoie une facture à l’examen, et les exceptions malgré une note élevée
- Référence des exportationsConnecteurs et états, limite du forfait, exécutions et lots, ce qui est écrit dans QuickBooks et Xero, le contenu du CSV et le fonctionnement des relances
- Rôles et permissionsLes quatre rôles d’un espace de travail, ce que chacun peut modifier, comment le pouvoir d’approbation s’applique, et pourquoi la liste est courte exprès
- Piste de vérificationCe que le journal d’activité enregistre, pourquoi il est en ajout seulement, ce que l’écran charge et ce qu’une exportation lit, et son usage à la clôture
- Forfaits et limitesCe qu’est une facture traitée, ce que comprend chaque forfait, la facturation du dépassement, le plafond du forfait gratuit et les limites de QuickBooks
- Sécurité et donnéesComment les espaces de travail et les entités sont séparés, le rôle de la quarantaine, la conservation des données et les certifications non détenues
- Comptabiliser dans plusieurs entreprisesUne facture fournisseur appartient à une seule comptabilité, donc une facture répartie entre des entités propriétaires qui tiennent des livres séparés est comptabilisée sous forme d’une facture fournisseur par entreprise ou organisation : l’acheminement d’une entité vers un grand livre, les valeurs par défaut, la bannière de division, partially_exported, et ce qu’inletAP ne fait pas
- Arrondi des répartitionsLa règle exacte du cent de trop dans une répartition : plus fort reste, cents entiers, quelle rangée prend le cent, et pourquoi l’équilibre au cent près
- Approbations par immeubleComment une facture répartie est acheminée aux personnes responsables de chaque immeuble, pourquoi une personne reçoit une seule tâche plutôt qu’une par immeuble, et les deux paramètres qui régissent l’approbation automatique par part et ce que voit chaque personne qui approuve
- Second Look : deuxième lecture des facturesLa vérification appliquée à chaque facture fournisseur : ce qu’elle compare, l’historique dont elle a besoin avant de pouvoir comparer quoi que ce soit, ce que veut dire chaque constat, les deux verbes, comment mettre un fournisseur en sourdine, et les valeurs par défaut avec leurs chiffres en toutes lettres
- Détection des doublonsComment une facture est comparée aux factures que vous avez déjà de ce fournisseur — les règles de correspondance en langage clair, les garde-fous qui empêchent qu’une facture mensuelle normale soit traitée comme une copie, ce qu’un doublon ferme bloque et quoi faire d’un relevé de compte
- Référence des indicateursCe que compte chaque nombre de la page des rapports, dans les mots que le serveur envoie avec lui, et les mesures qu’inletAP choisit de ne pas rapporter
- Notifications par courrielLes sept courriels d’inletAP, ce qui déclenche chacun et qui le reçoit, pourquoi tous sont activés par défaut, et comment en désactiver un pour soi.
- Référence de l’importationLa configuration par importation en détail : chaque colonne et ses graphies acceptées, les règles de correspondance, les limites et l’importation par lots.
- Votre compteChangez votre mot de passe ou votre adresse de connexion : le code par courriel, les autres sessions, et ce que l’administration ne peut faire pour vous
- ConciliationLa relecture nocturne qui compare ce qu’inletAP a comptabilisé à votre logiciel comptable : quels forfaits l’incluent, ce qu’est un écart, quoi faire.
Dépannage
- Pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas?Un ordre de diagnostic pour une facture manquante : où chercher dans l’application, adresse de réception, transfert, doublons, filtrage, quota, quarantaine
- Problèmes d’extractionChamps faux ou manquants, numérisations floues, mises en page inhabituelles, plusieurs factures par courriel, lignes qui ne balancent pas : quoi faire
- Échecs d’exportationPourquoi un lot finit en failed_export (destination, connecteur, fournisseurs ou comptes manquants, doublons, refus) et comment relancer sans risque