Notifications par courriel

inletAP envoie sept courriels. Chacun nomme quelque chose qui se passe déjà dans un espace de travail dont vous êtes responsable — une facture qui attend votre signature, une exportation qui s’est arrêtée, une facture fournisseur qui a dépassé son échéance —, et chacun est activé par défaut pour chaque membre.

Ce choix par défaut est délibéré, pas paresseux. Un message que personne n’a activé est un contrôle que personne n’a : les interrupteurs ne seraient alors que de la décoration, et le produit resterait muet jusqu’à ce que quelqu’un aille chercher un écran dont il n’avait aucune raison de connaître l’existence. Le prix de l’activation par défaut, c’est un courriel dont vous ne vouliez pas, et en désactiver un prend deux clics et ne touche personne d’autre que vous.

Aucun de ces courriels ne fait de publicité, et aucun n’est une infolettre.

Les sept courriels

Six des sept sont envoyés parce que quelque chose s’est produit. Le dernier est le seul qui arrive selon un horaire.

Ce que dit chacun

« Une facture dépasse son délai de traitement (SLA) ». Toutes les quinze minutes, une vérification cherche les factures qui ont dépassé l’échéance que leur palier d’approbation leur a attribuée et qui attendent encore une personne. Un seul courriel couvre tout ce qui est passé en retard lors de ce passage : fournisseur, numéro de facture, montant, nombre d’heures de retard, échéance en UTC et — pour une facture répartie — les immeubles qui n’ont pas encore répondu, pour que les deux personnes qui ont déjà signé ne soient pas relancées pour une décision qu’elles ont déjà prise. Vingt factures sont énumérées par leur nom, et les autres sont comptées. Pour une seule facture en retard, le lien mène directement à elle; pour plusieurs, il mène à la Boîte de réception.

« Une facture attend mon approbation ». Envoyé quand la signature est demandée, et adressé à la personne sollicitée plutôt qu’annoncé à tout l’espace de travail. Pour une facture répartie, le courriel indique la part pour laquelle cette personne signe — « 4 000,00 $ d’une facture de 12 480,00 $ — Maple Court » —, parce que lui envoyer le total du document lui demanderait d’approuver un montant qu’elle n’a peut-être pas le droit de voir. Une personne responsable de trois immeubles reçoit un seul courriel qui énumère trois parts, pas trois courriels. Une facture non répartie sans personne désignée pour l’approuver va aux personnes qui peuvent l’approuver pour n’importe qui : les membres Administration et Contrôle et approbation de l’espace de travail. Cela comprend une facture qu’une règle ou une lecture jugée fiable envoie directement à l’approbation.

« Un lot d’exportation échoue ». La destination, l’identifiant du lot, combien d’éléments ont échoué et sur combien, et l’erreur renvoyée par votre logiciel comptable. Le courriel dit clairement que rien n’est relancé automatiquement tant que la cause n’est pas corrigée, ce que les gens supposent souvent à l’inverse. Il mène aux Exportations. Voir échecs d’exportation.

« Une conciliation trouve des écarts ». Combien de factures fournisseurs concordent, combien ne concordent pas, le résumé d’une ligne de l’exécution elle-même et jusqu’à cinq exemples, chacun lié à la facture qu’il concerne. Seule une exécution qui a trouvé des écarts en envoie un; une exécution sans écart et une exécution qui a échoué n’envoient rien. Voir conciliation.

« Une règle met un document en quarantaine ». Fournisseur, numéro de facture, montant et nom de la règle qui l’a retenu — « mise en quarantaine par Expéditeurs inconnus de plus de 5 000 $ » est la seule partie de ce message sur laquelle quelqu’un peut agir. Un courriel par document, avec un lien vers le document. Voir la référence des règles.

« Un fournisseur doit être associé ». Un fournisseur qui n’a pas d’équivalent dans le logiciel comptable connecté — QuickBooks Online ou Xero — ne peut pas y faire comptabiliser ses factures. Le courriel est associé au fournisseur plutôt qu’à la facture : dix factures bloquées d’un même fournisseur représentent donc une seule association manquante et un seul message. Son bouton s’intitule Associer ce fournisseur et ouvre l’écran Exportations, pas Fournisseurs : la liste des fournisseurs n’a aucune commande d’association, et les lignes de correspondance se trouvent dans l’onglet Configuration comptable de l’écran Exportations, un logiciel comptable à la fois. Vous devrez peut-être ouvrir cet onglet vous-même.

« Second Look m’envoie un résumé hebdomadaire, même lors d’une semaine tranquille ». Le lundi à 11 h UTC, soit l’heure du déjeuner à New York, avec ou sans l’heure avancée. C’est le seul message planifié des sept et le seul qui arrive quand rien n’a mal tourné : « Nous avons vérifié 34 factures cette semaine. Rien ne méritait un second regard. » Ce nombre est compté à partir des documents que votre espace de travail a réellement fait passer dans le traitement, jamais estimé, et c’est ce qui donne de la valeur au message d’une semaine tranquille : une personne qui le reçoit depuis un mois sait ce que veut dire notre silence. Une semaine avec des constats, ceux-ci sont énumérés en commençant par la plus grande valeur, avec « et N autres, plus petits » pour le reste. Un espace de travail qui n’a reçu aucune facture et n’a rien trouvé ne reçoit aucun message. Voir Second Look.

Chaque fait est signalé une seule fois

Un envoi est enregistré avant que quoi que ce soit parte, avec une clé formée de l’espace de travail, de l’événement et du fait qu’il nomme. Une facture qui passe en retard est signalée une seule fois, peu importe le nombre de passages de la vérification; un message de file livré deux fois envoie un seul courriel. Le compromis est dit plutôt que caché : si le système tombe entre l’enregistrement et l’envoi, ce courriel est perdu plutôt qu’envoyé en double. Un message manqué se rattrape à partir de l’écran vers lequel il aurait pointé; un double inexpliqué, non.

Le doublon ferme n’a pas son propre courriel

Le seul constat bloquant de Second Look — un doublon ferme, la seule chose dans le produit qui retient une facture fournisseur hors d’une exportation — n’a aucun type de notification. Il est plutôt intégré à la demande d’approbation, au-dessus des détails de la facture, et il modifie l’objet de ce courriel pour qu’il commence par « Doublon possible : ».

C’est une décision de conception, pas un oubli. La personne qui lit une demande d’approbation regarde déjà cette facture et décide déjà au sujet de cet argent : le constat ne coûte donc aucun nouveau message, aucun nouvel interrupteur et aucune deuxième visite dans la boîte de réception. Un doublon arrivé après l’envoi du courriel d’approbation retient quand même la facture fournisseur à l’exportation; c’est la carte de doublon sur le document qui l’indique.

Vos interrupteurs vous appartiennent, et ils sont propres à chaque espace de travail

Les interrupteurs appartiennent à votre adhésion, pas à l’espace de travail. Une personne qui coupe les échecs d’exportation les coupe pour elle seule : ses collègues continuent de les recevoir, et aucun chemin du produit ne permet de modifier les interrupteurs de quelqu’un d’autre. Personne ne peut couper vos courriels, et vous ne pouvez couper ceux de personne.

Ils sont aussi propres à chaque espace de travail. Si vous êtes membre de deux espaces de travail, vous avez deux ensembles, et en désactiver un à un endroit laisse l’autre tel quel.

Désactiver un interrupteur change le courriel et rien d’autre. Une approbation pour laquelle vous avez coupé les courriels reste à donner par vous, reste dans Approbations et reste en retard quand elle l’est.

Avant de commencer

• Vous devez être connecté ou connectée. Tous les rôles peuvent le faire, y compris une personne externe qui approuve avec un accès en lecture seule : une personne bénévole non rémunérée qui ne peut pas réduire les rappels finira par classer le produit dans ses pourriels.
• Vous n’en avez besoin que pour vous-même. Il n’y a rien à demander à une personne de l’administration, et rien qu’elle puisse faire ici à votre place.
• Décidez quel courriel vous voulez arrêter. Couper le résumé hebdomadaire coupe aussi le message de semaine tranquille sans constat, qui est la moitié du résumé qui donne un sens à notre silence.

1. Ouvrir vos préférences de notification

Ouvrez le menu du profil en haut à droite — votre nom et votre avatar — et choisissez Notifications par courriel. C’est la seule façon d’y accéder dans l’application, à toutes les largeurs d’écran; sur un téléphone, ce sont les deux mêmes touchers.

Vous devriez maintenant voir une carte intitulée M’envoyer un courriel quand, avec sept lignes et un interrupteur sur chacune, au-dessus d’une ligne qui nomme l’adresse qu’ils touchent.

2. Désactiver celui dont vous ne voulez pas

Appuyez sur l’interrupteur de cette ligne. Chaque interrupteur s’enregistre seul, immédiatement, et un court message indique Paramètres de notification enregistrés. Il n’y a pas de bouton Enregistrer à presser ensuite, ni d’étape de confirmation.

Si l’enregistrement échoue, l’interrupteur revient à sa position précédente et le message l’indique. Vous ne restez pas devant un paramètre qui n’a jamais été enregistré.

3. Vérifier qu’il est resté désactivé

Rechargez l’écran. La ligne que vous avez changée devrait toujours être désactivée.

Cela vaut trente secondes, parce que l’échec que cette fonction ne doit pas avoir, c’est un interrupteur qui semble changé et qui envoie quand même. Les interrupteurs sont relus depuis le serveur, pas depuis le navigateur : un rechargement est donc une vraie vérification, et non un coup d’œil à la même mémoire.

Si l’écran indique plutôt qu’il n’a pas pu charger vos paramètres de notification, les lignes sont affichées à leur valeur par défaut — tout activé — et chaque interrupteur est désactivé. C’est la façon honnête d’afficher « nous ne pouvons pas modifier cela pour l’instant », et non l’affirmation que vos choix ont été réinitialisés.

Le seul interrupteur qu’un espace de travail peut imposer

Le résumé hebdomadaire de Second Look est la seule ligne qu’un paramètre de tout l’espace de travail peut trancher à votre place. Le résumé peut être désactivé pour tout le monde sous Paramètres → Second Look, et dans ce cas, personne dans l’espace de travail n’en reçoit, peu importe la position de son propre interrupteur. La ligne affiche ce résultat — désactivée, grisée, avec le nom du paramètre qui en a décidé — plutôt que de dessiner un interrupteur vert qui n’envoie rien.

Si vous êtes une personne externe qui approuve avec un accès en lecture seule, votre navigateur n’a pas du tout le droit de lire le paramètre de l’espace de travail, alors votre écran ne peut pas le savoir. Il le dit dans une phrase plutôt que de deviner.

Il n’y a aucun lien de désabonnement, et c’est voulu

Ce sont des messages transactionnels. Chacun nomme quelque chose qui ne va déjà pas dans un espace de travail dont la personne qui le lit est responsable, et aucun ne fait de publicité : ni adresse postale ni option de retrait n’y sont donc exigées.

Un bouton de désabonnement serait aussi pire qu’inutile ici. Une personne qui l’aurait pressé dans un avis d’échec d’exportation cesserait, sans le savoir, d’être prévenue que ses factures sont bloquées, et n’aurait aucune idée de la commande qu’elle a utilisée. Chaque message porte plutôt une ligne qui dit que vous le recevez parce que les notifications par courriel sont activées pour votre compte, ainsi qu’un lien vers l’écran décrit ci-dessus, qui dit honnêtement ce qu’il désactive. Notre identité postale est imprimée en dessous, pour qu’un courriel inattendu qui prétend que vos factures sont en retard puisse être vérifié auprès d’un expéditeur.

Un courriel que nous avons envoyé il y a des mois pointe vers une adresse qui n’est plus un onglet des paramètres. Elle redirige, sans rien dire, vers le même écran de préférences, parce qu’une personne qui suit ce lien veut les interrupteurs plutôt qu’une explication d’un changement dont elle n’a jamais entendu parler.

Une chose que les interrupteurs ne couvrent pas : si votre adresse a produit un rejet définitif ou si vous avez classé nos messages comme pourriels, elle est mise en liste de suppression et rien ne lui est envoyé. Ce n’est pas une façon de désactiver ces courriels — c’est une adresse morte, et la solution est de corriger l’adresse plutôt que de vous passer des courriels.

Voir aussi

• Second Look — ce que résume le résumé hebdomadaire, et le paramètre de résumé pour tout l’espace de travail.
• Détection des doublons — le constat qui voyage dans la demande d’approbation plutôt que d’avoir son propre courriel.
• Paliers d’approbation — d’où vient l’échéance du SLA indiquée dans le courriel de dépassement.
• Échecs d’exportation — quoi faire quand le courriel d’exportation arrive.
• Votre compte — l’adresse à laquelle ces courriels sont envoyés, et comment la changer.