Votre première règle d’imputation

Une règle est une consigne permanente : quand une facture ressemble à ceci, imputez-la comme cela. Le but n’est pas d’automatiser pour automatiser. Le but, c’est que vous n’ayez jamais à prendre deux fois la même décision d’imputation, et que cette décision soit écrite quelque part où vos collègues peuvent la lire — plutôt que de rester dans la tête de la personne qui traite habituellement les factures et de partir en vacances avec elle.

À la fin de cette page, vous aurez une règle enregistrée, simulée et confirmée en action sur de vrais courriels.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le rôle Administration ou Contrôle et approbation. Une personne du rôle Commis aux comptes fournisseurs voit toute la liste et un bouton Nouvelle règle grisé, avec la raison affichée à côté.
• Il vous faut un forfait payant. Les règles et les paliers d’approbation forment une seule fonction, et elle n’est pas incluse dans le forfait gratuit, où les factures sont traitées et imputées à la main. Donc si vous payez déjà et que le bouton reste grisé, demandez le rôle plutôt qu’un forfait supérieur.
• Partez d’une décision déjà prise. La meilleure première règle n’est pas hypothétique : un fournisseur dont vous avez imputé les factures de façon identique trois fois de suite, et le code de grand livre que vous leur avez donné.
• Sachez qui doit l’examiner. Si la règle attribue une personne responsable de l’examen ou une personne qui approuve, cette personne doit déjà être membre de l’espace de travail. Le générateur propose vos propres membres, et un nom auquel personne ne répond donne une règle qui, sans bruit, n’attribue rien.

1. Choisir la décision, et lui fixer un plafond

Ouvrez la Boîte de réception et trouvez le fournisseur. Le cas classique est un entrepreneur paysagiste : chaque facture va au même immeuble et au même compte d’entretien des terrains, et c’est ainsi depuis la signature du contrat.

Décidez ensuite du montant au-dessus duquel vous ne voulez pas que la règle agisse. Sans plafond, le jour où les paysagistes envoient une facture de 40 000 $ pour réaménager le terrain, elle est imputée à l’entretien courant et traitée comme une tonte de gazon. Un plafond est une assurance peu coûteuse contre la facture inhabituelle, et c’est la facture inhabituelle qui fait mal.

2. Ouvrir Règles et appuyer sur Nouvelle règle

Les règles se trouvent à l’écran Règles, dans la navigation de gauche. Nouvelle règle est en haut à droite. Ce bouton vide le générateur et vous le dit — rien n’a encore été écrit.

La colonne de gauche montre l’ordre des règles, et elle explique ce que cet ordre veut dire : le plus petit numéro de priorité s’exécute en premier, et les règles qui partagent une priorité s’exécutent de la plus ancienne à la plus récente.

3. Écrire les conditions

Le panneau des conditions du générateur a pour titre Si toutes ces conditions sont vraies. Les conditions se combinent avec ET, donc chaque condition ajoutée resserre la correspondance. Ajouter une condition ajoute une autre ligne.

Une règle compare ces six champs, et seulement ceux-là. Chacun ne comprend que les opérateurs indiqués en regard (l’écran les affiche en anglais) :

Deux d’entre eux méritent qu’on s’y arrête.

Il n’y a pas de champ de domaine. Pour viser tout le domaine d’un fournisseur, on écrit Source email contains "@greenacreland.com", ce qui semble un peu étrange la première fois et qui est tout à fait juste : la condition attrape billing@, accounts@ et toute nouvelle adresse que leur teneur de livres commencera à utiliser le printemps prochain.

« Keyword in document » lit l’objet du courriel. Pas le corps du message, pas le PDF. C’est utile pour les fournisseurs dont l’objet porte un numéro de travail ou un nom d’immeuble, et inutile pour tout ce qui est imprimé dans la facture. Le nom promet plus que ce que fait la condition : planifiez selon ce qu’elle fait.

Pour le paysagiste, deux conditions :

Source email  contains       @greenacreland.com
Amount        is less than   2500

4. Choisir les actions

Le panneau des actions a pour titre Alors faire ceci, et Ajouter une action en ajoute une autre. Il y en a cinq (l’écran affiche leur nom en anglais) :

Pour le paysagiste :

Set coding        6300
Assign reviewer   Priya Raman

Assign reviewer et Assign approver choisissent tous deux parmi les personnes de votre espace de travail : le générateur ne peut donc pas vous proposer quelqu’un qui n’y figure pas. Le nom est comparé à vos propres membres quand la règle s’exécute, et s’il ne correspond à personne, le document reste sans attribution et personne n’est sollicité — jamais confié à un inconnu au nom semblable. Ce sont deux tâches différentes : la personne responsable de l’examen vérifie et impute la facture, la personne qui approuve l’autorise.

Auto-approve est une option à activer, et il vaut la peine d’y réfléchir. Une première utilisation raisonnable vise les petites factures, à confiance élevée, d’un fournisseur que vous avez associé — celles qui seraient arrivées dans la file d’approbation de toute façon, seulement plus lentement. Vous choisissez Oui ou Non; le générateur propose les deux réponses plutôt qu’une case à remplir.

5. La nommer, et laisser la priorité telle quelle

Tapez un Nom de la règle qu’un collègue comprendrait dans un an. Laissez Activée en marche, et laissez Priorité à sa valeur par défaut de 100 pour votre première règle. La case accepte les nombres entiers de 0 à 1 000, et vous n’en avez besoin que lorsqu’une règle doit vraiment fixer un champ avant qu’une autre règle le lise.

6. Simuler avant d’enregistrer

Appuyez sur Simuler. Le brouillon est envoyé au serveur, qui le rejoue sur les factures que votre espace de travail contient déjà et répond sous Simulation : combien de factures correspondent, sur combien il en a lu, et un tableau des correspondances qui montre la facture, le fournisseur, le montant et ce que votre règle lui ferait. Chaque ligne mène au vrai document, ce qui vous permet d’en ouvrir un et de vérifier la règle sur celui-ci.

La simulation ne change rien. Aucune facture n’est imputée, acheminée ou retenue, aucune entrée n’est ajoutée à la piste de vérification, et le nombre de correspondances d’aucune règle ne bouge. C’est une lecture : une personne du rôle Commis aux comptes fournisseurs, qui ne peut pas enregistrer de règle, peut quand même en simuler une et apporter le résultat à la personne du rôle Administration ou Contrôle et approbation qui, elle, le peut. Les règles font partie d’un forfait payant : dans le forfait gratuit, le bouton est donc désactivé et en donne la raison.

Quatre choses sont bonnes à savoir sur la réponse avant d’agir.

Elle lit une fenêtre, pas tout votre historique. La simulation prend vos factures les plus récentes, des plus récentes aux plus anciennes, et la ligne de résultat indique combien elle en a réellement lu et les dates qu’elles couvrent. Une facture plus ancienne que cette règle viserait n’a peut-être tout simplement pas été lue. Quand il y a plus de correspondances que le tableau ne peut en lister, il montre les plus récentes et précise à partir de combien il les a réduites. La référence des règles donne les limites exactes.

Elle ne lit que ce que lit le moteur de règles. Un document qui attend encore l’extraction, et un document déjà mis de côté parce qu’il n’est pas une facture, sont tous deux ignorés — le moteur ne les voit pas non plus. Une facture devient admissible dès que l’extraction a fini de la traiter. Un espace de travail dont tous les courriels sont arrivés dans les dernières minutes a donc des factures, mais toujours rien à simuler, et la carte le dit en toutes lettres plutôt que d’annoncer zéro correspondance. Si votre accès est limité à certains immeubles, la simulation couvre vos propres immeubles, soit les mêmes factures que vous voyez dans la Boîte de réception.

Zéro correspondance est un résultat, et souvent le bon. Une règle écrite pour des courriels que vous n’avez pas encore reçus ne trouve rien aujourd’hui et se déclenchera quand même à leur arrivée. Lisez donc zéro comme un fait sur cette fenêtre plutôt que comme un échec — puis vérifiez quand même les erreurs habituelles : un domaine tapé sans son @, une comparaison de montant à l’envers, une condition de mot-clé qui s’attend à lire le corps du document.

Une correspondance n’est pas une règle qui se déclenche. Votre brouillon est évalué parmi les règles activées, par ordre de priorité, à la place qu’il occuperait si vous l’enregistriez. La quarantaine arrête la chaîne : une règle de quarantaine activée qui s’exécute avant la vôtre et vise la même facture empêche donc la vôtre de s’y appliquer. La ligne le dit — « Jamais atteinte », avec le nom de la règle qui met d’abord la facture en quarantaine — et le résumé compte combien de vos correspondances ne se déclencheraient jamais. La solution est un plus petit numéro de priorité, qui place votre règle plus tôt. C’est la seule chose que des factures d’exemple ne pourraient pas vous apprendre, et c’est la raison même de simuler.

Une réserve vaut pour toute la réponse : la correspondance utilise les associations de fournisseurs et les alias d’immeubles d’aujourd’hui. La simulation vous dit donc ce que cette règle ferait à ces factures maintenant, et non le résultat qu’elle aurait eu à leur arrivée. Un fournisseur que vous avez associé ce matin compte comme associé pour toutes les factures de la fenêtre, y compris celles arrivées avant que vous l’associiez.

7. L’enregistrer

Appuyez sur Enregistrer la règle. Une confirmation vous dit que la règle a été créée. Si l’API refuse une condition ou une action, le message précise laquelle plutôt que d’échouer sans rien dire.

Vous devriez maintenant voir la liste des règles avec votre règle, qui affiche sa priorité et « correspondances au total : 0 », et le générateur qui contient toujours ce que vous avez tapé.

8. Vérifier qu’elle s’est vraiment déclenchée

Une règle enregistrée n’est pas une règle qui fonctionne. Revenez le jour ouvrable suivant et vérifiez trois choses.

1. Le nombre de correspondances sur la ligne de la règle. Si vous avez écrit une règle ce matin et qu’elle n’a rien trouvé d’ici demain, c’est la règle qui a tort, pas le reste du monde. Les coupables habituels sont une condition de mot-clé qui s’attend à lire le corps du document, un domaine tapé sans son @, et une condition de montant dans le mauvais sens. Ce nombre est un total depuis la création de la règle : il ne fait donc qu’augmenter.
2. Le document. Ouvrez une des factures du fournisseur depuis la Boîte de réception. Le code de grand livre devrait y être, sans nom de personne à côté, et la personne responsable de l’examen que vous avez nommée devrait y être attribuée.
3. Le Journal d’activité. Il enregistre, pour chaque document, chaque règle qui s’est déclenchée sur lui, et le code de grand livre lui-même garde la trace de la règle qui l’a fixé. Un document imputé d’une façon que personne n’attendait peut être retracé jusqu’à la consigne qui l’a imputé — c’est aussi ainsi que vous répondrez, trois semaines plus tard, à « pourquoi celle-ci est-elle passée automatiquement? ».

Comment les règles se combinent

Chaque règle qui correspond est appliquée, par ordre de priorité : le plus petit numéro d’abord, et pour un même numéro, la plus ancienne d’abord. Écrivez chaque règle pour qu’elle soit juste à elle seule, et ne vous servez du numéro que si l’ordre compte vraiment.

La quarantaine arrête la chaîne. Rien ne s’exécute après elle, et c’est voulu — un document retenu pour une raison de sécurité ne devrait pas être ensuite approuvé automatiquement par une règle suivante qui n’a regardé que le montant.

Tout le reste s’additionne. Une règle générale qui fixe le code de grand livre et une règle précise qui attribue une personne responsable de l’examen s’appliqueront toutes les deux, pourvu que les deux correspondent.

Une deuxième règle : celle de l’adresse de réception

Si vous avez donné à un immeuble sa propre adresse de réception, une règle peut agir en fonction de celle-ci :

Intake mailbox  contains  lakeshore@

Utilisez contains avec la partie locale plutôt que de taper l’adresse complète. La règle résiste alors à un changement du sous-domaine de réception, ce que ne fait pas une adresse complète.

Vous n’aurez peut-être pas besoin de cette règle du tout. Une adresse de réception créée avec un immeuble impute déjà à cet immeuble les courriels qui y arrivent quand la facture ne nomme rien que vos alias reconnaissent. Tournez-vous vers la règle quand l’adresse doit aussi fixer un code de grand livre, attribuer l’examen à une personne précise, ou ne s’appliquer qu’à une partie des courriels qui y arrivent.

Pour aller plus loin

• Référence des règles — chaque champ, opérateur et action en détail.
• Paliers d’approbation — qui doit dire oui, et dans quel délai.
• Imputer les factures — ce que vous fixez vraiment quand vous imputez.
• Adresses de réception par immeuble — quand une adresse est un meilleur outil qu’une règle.