Problèmes d’extraction

L’extraction lit une facture et produit des champs, chacun avec une note de confiance. Elle est assez exacte pour être utile, mais elle n’est pas parfaite, surtout sur les mises en page rares de la longue traîne des fournisseurs. Cette page porte sur les cas où elle se trompe, et sur le choix entre corriger un seul document et changer le traitement de tous les futurs documents de ce fournisseur.

Commencez par les notes de confiance, pas par les totaux

Chaque champ porte sa propre note, et le document porte une note dérivée — la plus basse des quatre champs exigés. Ouvrez le document et regardez les notes par champ avant de vérifier quoi que ce soit à la main.

C’est toute la différence entre « cette facture est exacte à 82 % », qui ne vous dit rien sur quoi agir, et « le total est sûr et le numéro de facture est une supposition », qui vous dit où regarder. Un document avec un seul champ faible demande un coup d’œil, pas une nouvelle saisie complète.

Les champs portent aussi leur provenance. Le panneau des éléments probants d’un champ montre d’où vient la valeur et, quand il existe, l’extrait du texte source d’où elle a été lue. Si une valeur n’apparaît pas mot pour mot dans la source, le panneau le dit, et c’est un champ à vérifier contre l’original avant d’approuver.

Tout ce qui est sous le seuil d’examen va automatiquement à l’examen, tout comme un document intercepté par une règle de quarantaine — cette décision l’emporte sur l’extraction. Un fournisseur sans correspondance et des lignes qui ne donnent pas le total sont traités plus tard, à l’exportation, où la facture est mise de côté plutôt qu’envoyée.

Un champ est faux ou manquant

Corrigez-le sur le document. Chaque modification consigne votre nom, le champ et la nouvelle valeur, et marque la source du champ comme user, si bien qu’un champ corrigé n’est pas un écrasement silencieux. Voir la piste de vérification.

Posez-vous ensuite une question : ce fournisseur va-t-il refaire la même chose le mois prochain?

Corriger un document n’est pas du travail perdu, mais le faire douze fois, c’est une décision que vous avez choisi de ne pas prendre.

Corrections et correspondance des fournisseurs

La reconnaissance des fournisseurs se fait à partir de vos fiches fournisseurs et de leurs alias, d’abord avec le nom de fournisseur extrait, puis avec le domaine de l’expéditeur.

La correction durable pour « inletAP ne reconnaît toujours pas ce fournisseur » est donc habituellement un alias plutôt qu’une modification. Ajoutez l’orthographe que la facture emploie vraiment — « Bluepoint HVAC Ltd », « BLUEPOINT H.V.A.C. » — et le domaine d’envoi comme alias dans la fiche du fournisseur, et les factures suivantes trouveront leur correspondance sans qu’une personne s’en occupe. C’est vous qui ajoutez les alias, délibérément; rien n’est déduit d’une seule correction, parce qu’une correspondance de fournisseur devinée à partir d’une seule faute de frappe serait pire que pas de correspondance du tout.

Une fois le fournisseur associé, son compte de grand livre par défaut peut être appliqué automatiquement. Une valeur d’imputation qui vient d’une valeur par défaut du fournisseur ou de l’immeuble reçoit volontairement une confiance moyenne; à l’examen, elle se lit donc comme « supposée, veuillez confirmer » plutôt que « vue sur la page ». Imputer des factures décrit les valeurs par défaut en détail.

Documents numérisés de mauvaise qualité et photos

Certains documents ne peuvent être lus, peu importe l’ingéniosité. La photo prise au téléphone d’un bordereau écrit à la main, la télécopie d’une télécopie, un document numérisé de biais et mal éclairé — ils sont quand même montrés au modèle, parce que la photo d’une facture est une facture, et ils arrivent à l’examen quand la lecture revient faible ou que le modèle refuse carrément. Ils comptent bel et bien dans votre forfait : le quota est décompté avant la tentative de lecture; un document illisible coûte donc autant qu’un document propre.

Ce qui aide, par ordre d’efficacité :

• Demandez au fournisseur le PDF à partir duquel il a imprimé. La plupart en ont un.
• S’il faut une photo, demandez la page entière, à plat, à la lumière du jour.
• Préférez un document numérisé à une résolution normale plutôt qu’une image compressée.

Ce qui n’aide pas, c’est de renvoyer la même image en espérant. Si le texte source n’y est pas, il n’y est pas. C’est la limite honnête de la lecture d’une page à partir de pixels, peu importe ce qu’en dit la page marketing de qui que ce soit.

Mises en page inhabituelles

Les mises en page de la longue traîne — un relevé de fournisseur présenté comme un tableau de cinq factures, un bon de travail avec le total en pied de page, une facture de services publics conçue par quelqu’un qui a des idées bien arrêtées sur le design — sont là où la précision chute.

Deux choses à vérifier d’abord :

• Le total est-il le total de la facture, ou un solde reporté? Les relevés de compte sont le cas classique. Un relevé n’est pas une facture, et l’imputer comme si c’en était une comptera le mois en double.
• Le montant lu par le modèle est-il le montant à payer? Certaines mises en page impriment le sous-total plus gros que le total.

Si la mise en page d’un fournisseur est mal lue de façon constante, dites-nous de quel fournisseur il s’agit et envoyez un exemple. La couverture des mises en page s’améliore en voyant de vrais documents, et un seul échantillon représentatif vaut mieux qu’une description.

Courriels à plusieurs factures

Un courriel avec trois factures jointes devient trois documents, chacun avec ses propres champs, son imputation, son approbation et son exportation, et chacun étiqueté avec sa position dans le groupe pour que vous voyiez qu’ils sont arrivés ensemble.

C’est le comportement voulu, et c’est aussi la réponse honnête à « pourquoi mon utilisation indique-t-elle trois ». Chaque document extrait compte comme une facture traitée; voir forfaits et limites.

Là où ça se gâte, c’est avec un fournisseur qui joint un seul PDF contenant cinq factures imprimées l’une après l’autre. Pour le traitement, c’est un seul document, et il sera lu comme une seule facture. Séparez-le avant de le transférer, ou demandez au fournisseur d’envoyer les factures séparément, ce qu’il acceptera habituellement et fera même parfois.

Lignes de facture qui ne donnent pas le total

Quand les lignes de facture n’arrivent pas au total indiqué, l’acheminement ne change pas — c’est la note de confiance qui en décide —, mais l’écran du document montre le total des lignes à côté du total de l’en-tête, et l’écart entre les deux, et la facture est mise de côté à l’exportation plutôt qu’envoyée.

Causes habituelles, dans l’ordre où elles se présentent :

• Les taxes, le transport ou un supplément carburant figurent hors des lignes de facture.
• Une ligne d’escompte ou de crédit n’a pas été lue.
• Une ligne a été lue avec des chiffres inversés — 4 120 au lieu de 4 210.
• La facture ne s’additionne vraiment pas, ce qui arrive plus souvent que les fournisseurs aiment l’admettre.

Corrigez les lignes, ou corrigez l’en-tête si c’est l’en-tête qui est faux. Si la facture elle-même est fausse, c’est une conversation à avoir avec le fournisseur plutôt qu’un exercice de saisie, et la refuser avec un commentaire garde la raison attachée au document.

Quand écrire une règle à la place

Une règle vaut la peine d’être écrite quand la décision est mécanique et répétée. Les règles portent sur le courriel source, le fournisseur, le montant, un mot-clé dans l’objet du courriel, un alias d’immeuble et l’adresse de réception, et elles s’exécutent par ordre de priorité.

Les règles sont bonnes pour imputer, acheminer et retenir. Ce ne sont pas un mécanisme de correction : une règle ne peut pas faire lire correctement au modèle un total barbouillé. Si le problème est un nombre mal lu, la solution est une personne; si le problème est qu’une facture bien lue continue d’être imputée à la main, la solution est une règle. Voir la référence des règles.

Toujours pas de solution?

Écrivez à support@inlet-ap.com avec le document et, si possible, la pièce jointe originale. Les problèmes d’extraction sont difficiles à diagnostiquer à partir d’une description et habituellement évidents à partir du fichier.