Conditions d’utilisation

Avec qui vous contractez

Le service est fourni par 1001494310 ONTARIO INC., société constituée en Ontario (Canada), faisant affaire sous le nom de inletAP. Notre adresse est la suivante : 10 Macphail Ave, Toronto, ON, M4K 4A2, Canada.

Dans les présentes conditions, « inletAP » et « nous » désignent cette société. « Vous » désigne l’organisation titulaire de l’espace de travail, ainsi que les personnes qui l’utilisent pour le compte de cette organisation. Si vous acceptez les présentes conditions pour une organisation, vous confirmez avoir le pouvoir de la lier.

Votre compte

Vous êtes responsable de l’exactitude des utilisateurs et utilisatrices, des immeubles, des fournisseurs et des politiques d’approbation configurés dans votre espace de travail, ainsi que de la confidentialité des identifiants de connexion.

Les personnes qui administrent l’espace de travail décident qui y a accès et quels rôles chaque personne détient. Retirez rapidement l’accès d’une personne qui quitte votre organisation.

Utilisation acceptable

Utilisez le service pour les opérations de comptes fournisseurs de votre organisation. N’essayez pas de contourner les contrôles d’accès, de téléverser des fichiers malveillants ni d’utiliser le service pour traiter un contenu que vous n’avez pas le droit de traiter.

L’accès automatisé n’est permis que par les interfaces que nous fournissons.

Vos données

Vos factures, les champs extraits, les approbations et les registres de vérification vous appartiennent toujours. Nous les traitons pour exploiter le service, de la manière décrite dans notre Politique de confidentialité.

Vous pouvez nous demander à tout moment une copie des données de votre espace de travail, et nous la produirons — aujourd’hui, il s’agit d’une exportation manuelle que nous préparons pour vous, et non d’un bouton dans l’application. Les factures approuvées peuvent aussi être exportées vers votre logiciel comptable, ou dans un fichier CSV dont vous définissez vous-même les colonnes, à tout moment depuis l’écran Exportations.

Responsabilité comptable

inletAP aide à la saisie, à l’imputation, à l’acheminement et à l’exportation. inletAP ne remplace ni le jugement comptable de votre organisation, ni ses contrôles internes, ni son obligation d’examiner ce qui est approuvé et comptabilisé.

Les écritures approuvées et exportées devraient faire l’objet d’une conciliation dans votre logiciel comptable, dans le cadre de votre processus habituel de clôture.

Extraction automatisée et votre examen

inletAP lit les documents de facture au moyen d’une extraction automatisée, notamment par des modèles d’IA, et propose des champs comme le fournisseur, les dates, les montants, les taxes et l’imputation aux comptes de grand livre. Le texte et les images des pages du document sont transmis à cette fin à un fournisseur d’IA tiers; les fournisseurs que nous utilisons sont nommés dans notre Politique de confidentialité. L’extraction est une suggestion, et non une décision. Elle peut mal lire un document, et elle peut se tromper tout en ayant l’air sûre.

Chaque facture passe par votre examen et votre approbation avant d’atteindre votre logiciel comptable, et vous demeurez responsable de ce que vous approuvez. Rien de ce que produit le service ne constitue un conseil comptable, fiscal ou juridique, et nous ne garantissons pas qu’une valeur extraite est exacte ou complète.

Forfaits, facturation et renouvellement automatique

Les forfaits payants sont des abonnements dont le prix est établi en dollars américains, taxes de vente en sus. Les taxes sont calculées à partir de l’adresse de facturation que vous saisissez au moment du paiement, et elles sont affichées avant tout débit.

Les abonnements se renouvellent automatiquement. Un forfait mensuel se renouvelle chaque mois et un forfait annuel tous les douze mois, à la date anniversaire du jour de votre abonnement, jusqu’à ce que vous l’annuliez. À chaque renouvellement, nous débitons le mode de paiement enregistré pour une nouvelle période complète, au tarif alors en vigueur pour votre forfait. Le prix et la fréquence de renouvellement sont indiqués sur la page des tarifs, puis de nouveau sur la page de paiement avant que vous payiez, et la date de votre prochain renouvellement est indiquée dans les paramètres de facturation une fois l’abonnement souscrit.

Vous pouvez annuler à tout moment depuis les paramètres de facturation de l’application, qui ouvrent le portail de facturation. Il n’y a ni appel téléphonique à faire, ni courriel d’annulation à envoyer, ni délai de préavis. L’annulation empêche le prochain renouvellement; vous conservez l’accès jusqu’à la fin de la période que vous avez déjà payée, et nous ne remboursons pas la partie inutilisée de cette période, sauf si la loi l’exige.

Si nous modifions le prix d’un forfait, nous en aviserons par courriel les personnes qui administrent l’espace de travail avant que le nouveau prix s’applique à votre abonnement, afin que vous puissiez d’abord annuler.

Disponibilité et modifications

Nous visons à maintenir le service disponible en continu. Nous ne publions pas de page d’état du service pour le moment; lorsqu’une maintenance planifiée touchera la réception des documents ou les exportations, nous en aviserons à l’avance par courriel les personnes qui administrent l’espace de travail.

Nous pouvons modifier les fonctionnalités au fil du temps. Lorsqu’une modification réduit de façon importante une fonctionnalité sur laquelle vous comptez, nous en aviserons à l’avance les personnes qui administrent l’espace de travail.

Garanties et exclusions de garantie

Le service est fourni « tel quel » et « selon sa disponibilité ». Dans toute la mesure permise par la loi, nous excluons toute garantie qui n’est pas écrite dans les présentes conditions, y compris les garanties implicites de qualité marchande, d’adaptation à un usage particulier, de titre et d’absence de contrefaçon.

Nous ne garantissons pas que le service sera ininterrompu ou exempt d’erreurs, que l’extraction sera exacte, ni que le service satisfera à une exigence comptable, de vérification ou réglementaire particulière qui s’applique à vous.

Certains territoires n’autorisent pas ces exclusions. Dans ce cas, la présente section ne s’applique que dans la mesure permise par la loi, et elle ne vous retire pas les droits que la loi vous confère en tant que consommateur ou consommatrice.

Limitation de responsabilité

Ni l’une ni l’autre des parties n’est responsable envers l’autre des dommages indirects, accessoires, spéciaux, punitifs ou consécutifs, ni de la perte de bénéfices, de la perte de revenus, de la perte de données ou du coût de services de remplacement, même si cette éventualité était connue à l’avance.

Notre responsabilité totale à l’égard de l’ensemble des réclamations découlant des présentes conditions ou du service, ou s’y rapportant, prises ensemble, est limitée au plus élevé des deux montants suivants : a) le montant que vous nous avez payé pour le service au cours des douze mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation; b) trente-neuf dollars américains (39 $ US). Ce plancher s’applique afin que la limite corresponde à un montant réel même sur le forfait gratuit, pour lequel aucuns frais ne sont payés.

Rien dans les présentes conditions ne limite la responsabilité en cas de décès ou de préjudice corporel causé par la négligence, de fraude ou de fausse déclaration frauduleuse, de faute lourde ou de faute intentionnelle, ni pour toute autre chose qui ne peut légalement être limitée.

Il s’agit d’une répartition délibérée des risques, qui fait partie du prix. Les forfaits sont tarifés en partant du principe qu’inletAP automatise la boîte de réception des factures en amont de votre logiciel comptable et ne se porte pas garant de vos résultats comptables.

Résiliation

Chacune des parties peut mettre fin à la relation par avis écrit. Après la résiliation, les données de votre espace de travail sont conservées jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer; il suffit de le demander, et nous les supprimerons et le confirmerons par écrit. Nous ne les supprimons pas automatiquement, car pour la plus grande partie de notre clientèle, il s’agit du dossier comptable dont elle a encore besoin.

Droit applicable et règlement des différends

Les présentes conditions, ainsi que tout différend qui en découle ou qui découle du service, sont régis par les lois en vigueur en Ontario, Canada, sans égard aux règles de conflit de lois. La Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises ne s’applique pas.

Parlez-nous d’abord. Écrivez à legal@inlet-ap.com en décrivant le problème en détail, et nous tenterons de le régler à l’amiable; presque tout se règle à cette étape.

Si cela ne suffit pas, le différend sera réglé par un arbitrage dont la sentence lie les parties, devant un arbitre unique plutôt que devant les tribunaux, et chacune des parties renonce au droit à un procès devant jury. Si votre adresse de facturation se trouve aux États-Unis, le siège de l’arbitrage est situé aux États-Unis. La ville et l’institution qui administrera l’arbitrage sont en cours de confirmation avec nos avocats et seront indiquées ici avant que l’on se fonde sur la présente clause. Dans tous les autres cas, il est situé à Toronto (Ontario). Quel que soit le siège, le contrat est régi par le droit de l’Ontario.

Les réclamations sont présentées individuellement. Aucune des parties n’intentera d’action collective, d’action de groupe, d’action consolidée ou d’action en représentation, ni n’y participera, et l’arbitre ne peut pas en entendre.

Deux choses échappent à l’arbitrage : chacune des parties peut présenter une réclamation individuelle devant un tribunal des petites créances, et chacune peut demander à un tribunal une injonction pour protéger la propriété intellectuelle, des renseignements confidentiels ou la sécurité du service.

Modifications des présentes conditions

La date indiquée sous « Dernière mise à jour » en haut de cette page est la date d’entrée en vigueur de la version que vous lisez. Nous publions les modifications ici et changeons cette date.

Lorsqu’une modification réduit de façon importante vos droits, nous en informerons les personnes qui administrent l’espace de travail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur pour votre abonnement. Le fait d’utiliser le service après la date d’entrée en vigueur signifie que vous acceptez la modification; si vous ne l’acceptez pas, annulez avant cette date.

Langue des présentes conditions

Les présentes conditions existent en français et en anglais. Si le siège ou un établissement de votre organisation se trouve au Québec, nous vous remettons d’abord la version française, avant que vous les acceptiez.

Après avoir reçu la version française, vous pouvez plutôt choisir que la version anglaise vous lie. Ce choix constitue votre volonté expresse, et vous l’exprimez au moment de l’acceptation. Nous consignons la version que vous avez acceptée, sa langue et le moment de l’acceptation.

Chaque version est complète en elle-même et peut être comprise sans l’autre. Si vous êtes une cliente ou un client du Québec et que les deux versions diffèrent, vous pouvez invoquer l’une ou l’autre, comme le prévoit le droit québécois.

Nous joindre

Vous pouvez adresser vos questions sur les présentes conditions à legal@inlet-ap.com.

Tout avis formel à notre intention doit être envoyé à legal@inlet-ap.com, ou par la poste à 1001494310 ONTARIO INC., 10 Macphail Ave, Toronto, ON, M4K 4A2, Canada.