Application iPhone
Approuvez les factures et consignez ce que vous avez vu dans le logement, depuis votre iPhone. Bientôt.
Bientôt dans l’App Store pour iPhone
L’app inletAP met les décisions dans le téléphone : approuver une facture, la part d’une facture qui revient à un membre du conseil, et ce que la personne qui inspecte les travaux a vu sur place, avec photos. Le travail de bureau reste sur le Web.
En bêta privée sur TestFlight. Pas encore dans l’App Store, il n’y a donc rien à télécharger. Vous y ouvrez une session avec votre compte inletAP.
Pour la personne qui approuve
L’approbation des factures depuis une notification, la facture sous les yeux
Pour le contrôle financier, les gestionnaires d’immeubles et les propriétaires qui signent. Les mêmes règles d’approbation que sur le Web : l’app montre ce qui vous attend, et rien d’autre.
- Une notification poussée quand une facture vous attend, et une autre quand une facture dépasse son échéance d’approbation. Elle ouvre cette facture.
- La page de la facture est en haut : vous n’approuvez jamais à partir d’un résumé. Ouvrez-la en plein écran et zoomez.
- Le bouton d’approbation affiche le montant, par exemple 1 595,00 $ US, jamais un simple « Approuver ». Activez Face ID pour approuver si vous voulez une étape de plus.
- Pas de glissement du doigt pour approuver. Un refus exige un commentaire, et la personne qui a envoyé la facture reçoit une notification poussée avec ce commentaire.
- Les constats de Second Look (notre deuxième lecture de vos factures), un doublon possible et les autres personnes qui ont signé sont sur la facture, avec les mêmes mots que sur le Web.
- Demandez une correction au fournisseur, ou envoyez une facture à l’approbation, depuis la facture.
Pour le membre du conseil
Les membres du conseil approuvent la part de leur immeuble, depuis une notification
Un membre du conseil d’une copropriété, un propriétaire ou toute personne externe qui approuve se joint avec le rôle Lecture seule : en lecture seule, et seulement pour les immeubles qui lui sont confiés. Comment fonctionnent les approbations par immeuble.
- Quand une facture couvre plusieurs immeubles, chaque membre du conseil voit la part de son immeuble, par exemple 4 000,00 $ US d’une facture de 12 480,00 $ US, et approuve cette part.
- Chaque membre ne voit que ses propres immeubles. Pas de boîte de réception, pas d’imputation, pas de chiffres d’autres immeubles.
- La notification nomme le fournisseur, le montant et l’immeuble, et ouvre la facture. Un lien dans un courriel inletAP ouvre la même facture dans l’app.
- Pas de mot de passe sur un petit écran : la session reste ouverte, et Face ID ouvre l’app.
Pour la personne qui inspecte les travaux
Constats sur place : consignez les dommages avant l’arrivée de la facture
La personne qui gère l’immeuble ou le concierge voit les dommages dans le logement, souvent des jours ou des semaines avant que la facture du fournisseur existe. Un constat sur place les consigne sur le moment, avec photos, pour que la preuve attende la facture.
- Dans le logement : choisissez l’immeuble et le logement, prenez des photos et dites ce qui s’est passé. La note est étiquetée pour ce qu’elle est : seule votre équipe la voit.
- Indiquez de quoi il semble s’agir (dommages, appel de service, services publics, montant dû par un copropriétaire) et le fournisseur, si vous le connaissez.
- Pas de réseau au sous-sol? Le constat et ses photos attendent dans le téléphone et sont envoyés quand il y a du réseau et que l’app est ouverte.
- Quand la facture du fournisseur pour ce logement arrive dans les 60 jours, le constat y est suggéré, et vous recevez une notification poussée.
- Une personne décide. Le bouton qui reprend ce constat remplit la note, le logement et les photos d’un montant à récupérer, et rien n’est dû tant que quelqu’un ne l’a pas enregistré.
- Les photos sont gardées telles quelles : le fichier d’origine, pas une copie réduite.
La récupération des coûts sur le téléphone
Les montants dus, consignés là où les travaux ont eu lieu
Les constats sur place sont le point de départ de la récupération des coûts : la part d’une facture fournisseur qu’une personne occupante ou un copropriétaire doit rembourser. Le propriétaire paie quand même le fournisseur en entier, et c’est dans votre logiciel de gestion immobilière que le montant est porté au compte.
- Sur n’importe quelle facture, la section des montants dus montre ce qui y est consigné, avec la facture à son plein montant à côté.
- Ajoutez qui en doit une part, avec la note et les photos du logement. Dictez la note avec le micro du clavier.
- Un montant à récupérer élevé attend une deuxième personne, qui reçoit une notification poussée.
- Une personne confirme chaque montant à récupérer. Rien n’est envoyé à un locataire ni à un copropriétaire, et inletAP ne reçoit aucun paiement.
Tout ce qu’elle fait d’autre
Les factures papier, la boîte de réception et les notifications
Pour les personnes qui envoient des factures et en suivent le parcours.
Photographier une facture papier
Un fournisseur vous remet une facture papier sur place. Photographiez chaque page, et elles deviennent un seul PDF. Il attend dans le téléphone qu’il y ait du réseau, puis passe par la même lecture et les mêmes vérifications qu’une facture reçue par courriel.
Partager vers inletAP
Envoyez un PDF, une photo ou une feuille de calcul à inletAP depuis Fichiers, Photos ou votre app de courriel, à l’adresse de l’immeuble que vous choisissez.
Les notifications que vous choisissez
Approbation requise, échéance d’approbation dépassée, facture lue, facture refusée, exportation en échec, deuxième personne requise, facture arrivée pour votre constat. Chacune peut être désactivée dans l’app.
La boîte de réception, avec recherche
Trouvez une facture par fournisseur, numéro, montant ou immeuble, et voyez ce que vous avez envoyé depuis ce téléphone et où il en est.
Second Look sur le téléphone
Marquez un constat comme correct ou à approfondir, avec les mots de la carte, et annulez si vous changez d’avis.
Face ID
Restez connecté, ouvrez l’app avec Face ID, et activez Face ID pour les approbations si vous le voulez là aussi.
Reste sur le Web
Le travail de bureau ne tient pas dans un téléphone : il reste au bureau
- Imputer une facture, l’imputation répartie entre immeubles, les règles et les importations.
- La connexion de QuickBooks Online ou de Xero, les paramètres d’approbation, l’équipe et le forfait.
- Les relevés des montants dus, les profils de récupération et les regroupements de frais d’exploitation.
- Là où une personne sur téléphone chercherait l’une de ces fonctions, l’app lui dit de le faire sur le Web et garde sa place.
- L’app n’affiche jamais de prix ni de bouton pour changer de forfait.
L’app iPhone : questions fréquentes
Quand l’app inletAP sera-t-elle dans l’App Store?
Bientôt, et nous ne donnerons pas de date tant qu’Apple n’aura pas approuvé la fiche. Aujourd’hui, l’app iPhone est en bêta privée dans TestFlight, le service de test d’Apple. Elle n’est pas dans l’App Store : il n’y a donc encore rien à télécharger. Cette page le dira le jour où elle y sera.
Puis-je essayer la bêta?
Écrivez à support@inlet-ap.com avec le nom de votre espace de travail et les personnes qui utiliseraient l’app : celles qui approuvent, les membres du conseil ou celles qui inspectent les travaux. La bêta est privée et petite : nous ne pouvons pas promettre une place.
Existe-t-il une version Android?
Elle est construite et elle n’est pas publiée. Elle n’est pas dans la boutique de Google, et nous ne la distribuons pas. Cette page changera quand ce sera le cas.
Me faut-il un compte distinct?
Non. L’app se connecte avec le même compte inletAP que sur le Web, et elle ne montre que ce que votre rôle et vos immeubles permettent. Un membre du conseil invité avec le rôle Lecture seule ne voit que les immeubles qui lui ont été confiés.
Faut-il du réseau pour approuver?
Oui. Une approbation est une décision qui touche de l’argent : l’app ne l’enregistre que lorsqu’elle peut joindre inletAP, et elle vous dit quand elle ne le peut pas. Elle ne montre jamais une décision comme enregistrée si elle ne l’est pas. Les photos de factures et les constats sur place, c’est différent : ils attendent dans le téléphone et sont envoyés quand il y a du réseau et que l’app est ouverte.
Un constat sur place veut-il dire que le locataire paie?
Non. Un constat sur place consigne ce qu’a vu la personne qui a inspecté les travaux, avec des photos et une remarque que seule votre équipe voit. Quand la facture du fournisseur pour ce logement arrive, le constat y est suggéré, et une personne décide ce qui est dû, s’il y a lieu. Rien n’est dû tant que cette personne n’a pas enregistré un montant à récupérer. inletAP n’envoie rien à un locataire ni à un copropriétaire et ne reçoit aucun paiement; c’est dans votre logiciel de gestion immobilière que le montant est porté au compte.
L’app lit-elle les factures papier?
Elle les photographie. Plusieurs pages deviennent un seul PDF, qui passe par la même lecture, les mêmes vérifications et le même acheminement pour approbation qu’une facture reçue par courriel. L’app vous dit quand il a été lu, avec le fournisseur et le montant, ou qu’une personne doit le regarder.
Qu’est-ce qui reste sur le Web?
Le travail de bureau : imputer une facture, l’imputation répartie, les règles, l’importation, la connexion de QuickBooks Online ou de Xero, les paramètres d’approbation, l’équipe, le forfait, les relevés des montants dus et les paramètres de récupération des coûts. Là où une personne sur téléphone chercherait l’une de ces fonctions, l’app lui dit de le faire sur le Web. L’app n’affiche jamais de prix ni de bouton pour changer de forfait.
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Récupération des coûts auprès des locataires et des propriétairesLa part d’une facture fournisseur qu’une autre personne doit : consignée, confirmée, transmise.Pour les gestionnaires d’immeublesLes factures, approbations et coûts de vos immeubles sans le demander à la comptabilité.Répartition des factures entre plusieurs immeublesComment une facture devient la part de chaque immeuble, équilibrée au cent près.Détection des factures en doubleSecond Look : les vérifications appliquées à chaque facture.FonctionnementDu courriel à la facture imputée dans votre logiciel comptable, étape par étape.
Commencez sur le Web dès aujourd’hui
L’app se connecte avec votre compte inletAP : un espace de travail créé maintenant sera prêt pour elle. Le forfait Gratuit couvre 25 factures par mois sans carte de crédit, et l’application Web fonctionne sur n’importe quel téléphone en attendant.