inletAP
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Pour le contrôle et la direction financière

Chaque facture comparée à vos propres paliers, et une clôture que vous pouvez défendre

Chaque facture est comparée à l’historique de ce fournisseur pour cet immeuble et aux seuils d’approbation que vous avez mis par écrit. L’imputation va dans des règles, les approbations dans une politique, et chaque changement dans un journal en ajout seulement.
Commencer gratuitementVoir comment ça fonctionne

Le forfait gratuit traite 25 factures par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, ne demande aucune carte de crédit et n’expire pas. Vous recevez votre propre adresse de réception à la fin de la configuration.

Bluepoint HVAC · Lakeshore Commons22 000,00 $ US

PALIERS D’APPROBATION

  • Moins de 2 500 $ US1 approbation
  • De 2 500 $ US à 15 000 $ US2 approbations
  • Plus de 15 000 $ USCette facture3 approbations

PISTE DE VÉRIFICATION · AJOUT SEULEMENT

  1. 9 h 12Règle appliquée : CVC de plus de 10 000 $ US vers Contrôle et approbationRègles
  2. 9 h 40Date d’échéance modifiée : 14 oct. → 21 oct.J. Rivera
  3. 10 h 05Approuvée, 1 sur 3D. Okafor
  4. 11 h 30Approuvée, 2 sur 3M. Chen
  5. SuivantEn attente de l’approbation 3 sur 3
Une facture d’exemple. Les paliers sont ceux que vous fixez; chaque ligne porte une personne et une heure.

Le travail aujourd’hui

Où va le temps aujourd’hui. Et ce qui change.

Aujourd’hui

  • Les normes d’imputation vivent dans la mémoire d’une seule personne et dans une feuille de calcul.
  • Les approbations passent par courriel et par Slack, sans trace de qui a vu quoi, et quand.
  • La clôture est une reconstitution : quelles factures ont été comptabilisées, lesquelles ont échoué, lesquelles sont en double.
  • Chaque mois, les mêmes reprises pour les mêmes fournisseurs que personne n’a associés.
  • L’auditeur demande qui a approuvé une facture de CVC de 22 000 $ US, et la réponse prend un après-midi.
  • Les livres distincts des propriétaires obligent à retoucher des CSV à la main, hors du logiciel comptable principal.
  • Un nouveau système oblige à ressaisir chaque immeuble, logement et fournisseur à partir de la feuille de calcul.

Ce que inletAP vous enlève

  • Chaque facture comparée, dès la première. À l’historique de ce fournisseur pour cet immeuble et à vos propres seuils d’approbation, sans rien à configurer.
  • L’imputation dans des règles, pas dans la mémoire. Les règles s’exécutent une fois le document extrait, et la règle appliquée est consignée sur le document.
  • Des approbations par paliers écrits. Les factures à faible confiance passent par l’examen avant de pouvoir monter, et chaque facture porte une échéance d’entente de service selon son palier.
  • Un journal qui répond. Qui, quoi, quand, avant et après, sans que personne ait à reconstituer quoi que ce soit.
  • Les doublons avant le paiement. La détection a lieu avant le paiement, pas pendant la conciliation.
  • Des exportations que vous pouvez concilier. Les lots portent des identifiants externes et se relancent de façon idempotente quand quelque chose bloque.
  • Les livres des propriétaires et des coentreprises restent séparés. La séparation des entités fait partie du modèle, donc ils restent séparés par défaut, et la réception peut être séparée par immeuble dès l’adresse de courriel, avant l’imputation.
  • Les factures partagées réparties une seule fois. Au cent près, sur une base consignée, au lieu d’être refaites chaque mois dans une feuille de calcul et arrondies autrement chaque fois.
  • Le portefeuille vient de votre feuille de calcul. Immeubles, logements, fournisseurs et entités s’importent d’un fichier que vous exportez vous-même. L’aperçu n’enregistre rien et nomme chaque ligne qu’il créerait ou modifierait, l’ancienne valeur à côté de la nouvelle.

Second Look, notre deuxième lecture

Huit façons dont une facture fournisseur vous échappe. Chacune vérifiée par rapport à vos propres chiffres.

Dès votre premier jour

  • Doublon possible

    Neuf règles de correspondance et six garde-fous

  • Juste sous un seuil d’approbation

    Moins de 5 % sous le seuil, plus d’une fois en 90 jours

  • Un travail, plusieurs factures

    Chacune sous le seuil, ensemble au-dessus

  • Première facture de ce fournisseur

    Une note, pas un avertissement

Une fois l’historique constitué

  • Contrat au montant exact modifié

    3 factures nécessaires

  • Plus élevé que d’habitude

    5 factures nécessaires

  • Semble être un changement de tarif

    5 factures nécessaires

  • Jamais vu aussi élevé

    9 factures nécessaires

Chaque constat, acceptation et contestation est consigné dans la piste de vérification avec une personne et un horodatage : le contrôle se montre au lieu de s’affirmer. Comment fonctionnent les vérifications

Pourquoi vos propres chiffres

La comparaison se fait avec vos propres chiffres, pas avec une règle générique : ce que ce fournisseur a facturé pour cet immeuble auparavant — jamais la moyenne de ce fournisseur sur tout le portefeuille — et l’échelle d’approbation que vous avez déjà écrite. Rien n’a besoin d’être configuré pour que cela fonctionne : les valeurs par défaut sont publiées sur la page, tout comme le seul chiffre que vous pouvez modifier.

Les références sont tenues par fournisseur ET par immeuble. Un doublon possible est comparé à un maximum de 200 de vos factures récentes de ce fournisseur.

Ce que vous obtenez

Les parties du produit conçues pour ce rôle

Des règles pour l’imputation et l’acheminement

Si le fournisseur est X et le montant dépasse Y, fixer le compte de grand livre et attribuer l’examen, ou mettre le document en quarantaine.

Plus
Explicable sur le document, avec un aperçu en lecture seule avant de l’activer.

Des paliers d’approbation que vous mettez par écrit

Moins de 2 500 $ US : une approbation en un jour; de 2 500 $ US à 15 000 $ US : deux approbations; au-delà : trois.

Plus
Une facture dont l’extraction a obtenu moins de 70 % passe par l’examen avant de pouvoir monter. Les factures approuvées sont exportées quand vous lancez l’exportation.

Une piste de vérification en ajout seulement

Auteur, horodatage et valeurs avant et après pour les modifications de champs, plus les décisions d’acheminement, les approbations et les exportations réussies.

Plus
Filtrable à l’écran, avec un CSV des entrées affichées.

Échéances d’entente de service et avis de retard

Chaque facture porte une échéance d’entente de service selon son palier. Les factures en retard apparaissent dans le tableau de bord et déclenchent un courriel quand l’échéance est passée.

Plus
Ainsi, des frais de retard sont une décision plutôt qu’une surprise.

Des exportations conciliables

Les factures approuvées sont comptabilisées dans QuickBooks Online avec l’identifiant externe consigné. Les lots en échec indiquent la cause et se relancent sans double comptabilisation.

Les coûts partagés répartis une fois, et consignés

Une facture sur plusieurs immeubles, selon le montant, le pourcentage, des parts égales, le nombre de logements ou la superficie, équilibrée au cent près et enregistrée comme modèle.

Plus
Le mois suivant, c’est une seule action. Chaque répartition garde la base et les chiffres qui la justifient : « pourquoi Elm Terrace a-t-il reçu 33,33 %? » trouve sa réponse dans le journal des événements.

Comment on vous évalue

Les chiffres qu’on demande à ce rôle, et où inletAP aide

Respect de l’échéance d’approbation

La part des approbations rendues dans leur délai, jour par jour et par immeuble, dans la page des rapports. Il mesure notre échéance d’approbation, pas les conditions de paiement du fournisseur.

Plus
Les factures en retard restent groupées en haut de la file et font l’objet d’un courriel, les plus anciennes d’abord, de sorte que le pourcentage et la liste de travail concordent.

Taux de traitement automatique

Parmi les factures arrivées à l’approbation ou à l’exportation dans une période, la part qui y est arrivée sans aucune modification humaine, semaine par semaine dans la page des rapports. Ce n’est pas l’inverse du taux d’exception.

Plus
Appuyer sur Approuver est une décision, pas une modification : une facture que vous avez lue et signée sans la changer compte quand même. Une facture envoyée à l’examen, lue et approuvée sans changement compte dans les deux.

Taux d’exception par fournisseur

Vos fournisseurs classés selon la fréquence à laquelle leurs factures ont demandé une personne, sur les factures arrivées dans la période plutôt que sur celles dans la file aujourd’hui.

Plus
Souvent, la solution est une règle de correspondance plutôt que plus de temps d’examen, et la liste dit quelle règle écrire d’abord. Les factures que nous n’avons pas pu associer à un fournisseur ont leur propre ligne, parce que ne pas savoir de qui vient la facture explique souvent qu’elle soit à examiner.

Comment chacun est calculé, y compris les mesures que nous ne publions pas, par choix : la référence des indicateurs.

Bon à savoir

Des réponses franches avant votre évaluation

Le cadre commercial

Le prix est publié, les utilisateurs sont illimités dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit, vous payez par document plutôt que par utilisateur, et le forfait gratuit se renouvelle : 25 factures traitées chaque mois, pour toujours, sans carte.

Récupérez vos données quand vous le voulez

Une seule demande produit un ZIP de tout l’espace de travail : chaque table en NDJSON et en CSV, avec les fichiers de factures d’origine, la piste de vérification et un rapport de couverture qui nomme tout ce qui est laissé de côté.

inletAP ne déplace pas d’argent

Le produit n’a aucun moyen de paiement par virement ACH ou par chèque. Il produit des factures approuvées et imputées dans votre logiciel comptable, et le paiement se fait là où il se fait aujourd’hui.

C’est une limite voulue, pas un manque de la feuille de route que nous taisons.

Les questions de ce poste

Comment empêcher l’imputation de varier d’une personne à l’autre?
Mettez-la dans des règles plutôt que dans la tête des gens. Une règle s’applique selon le fournisseur, le courriel d’origine, l’adresse de réception, le montant, un mot-clé du document ou un alias d’immeuble, et son action fixe le compte de grand livre, attribue l’examen, adresse l’approbation à une personne nommée, envoie la facture directement à l’approbation sans examen, ou la met en quarantaine. Les règles s’exécutent une fois le document extrait, et le document garde la règle appliquée, de sorte qu’une décision d’imputation s’explique encore des mois plus tard. Vous fixez la priorité de chaque règle dans l’éditeur (un nombre entier de 0 à 1 000, 100 par défaut) et les règles s’exécutent du plus petit nombre au plus grand; à priorité égale, la plus ancienne passe d’abord.
Puis-je tester une règle avant qu’elle touche des documents réels?
Oui. Simuler, dans l’écran des règles, applique la règle que vous modifiez aux documents récents que votre espace de travail contient déjà et montre ceux qu’elle viserait et ce qu’elle ferait à chacun. Une simulation ne change rien : aucun document n’est imputé, acheminé ou approuvé, aucune entrée n’est ajoutée à la piste de vérification, et le compteur de correspondances de la règle ne bouge pas. Elle utilise les correspondances de fournisseurs et les alias d’immeubles d’aujourd’hui; elle vous dit donc ce que la règle ferait à ces factures maintenant, pas ce qu’elle aurait fait à leur arrivée. Une correspondance n’est pas toujours une règle qui s’exécute : une règle antérieure qui met la facture en quarantaine passe avant, et la ligne le dit. Le nombre de documents lus est affiché à l’écran et dans la référence des règles.
Que consigne vraiment la piste de vérification?
Chaque changement d’état d’un document, avec son auteur et l’horodatage : les modifications de champs avec la valeur avant et après, les règles appliquées, les décisions d’acheminement, les approbations, les refus avec leur commentaire et les exportations. Une exportation en échec figure aussi dans la piste, avec le lot, la destination et la raison donnée par le logiciel comptable, tout comme une nouvelle tentative, avec la personne qui l’a lancée. La seule exception est une facture que votre logiciel comptable contient déjà : elle a été comptabilisée, donc aucun échec n’est consigné contre elle. La piste est en ajout seulement : aucune modification n’est possible, alors on ne vous demande pas de croire que personne ne l’a réécrite.
Comment les approbations sont-elles encadrées?
Par une politique écrite plutôt que par l’habitude. Les paliers de montant fixent le nombre d’approbations, un immeuble peut avoir sa propre personne qui approuve, et une facture dont l’extraction n’était pas sûre va dans la file À examiner avant de pouvoir être envoyée pour approbation, quel que soit le montant. Une seule échéance d’entente de service est fixée quand une facture est envoyée pour approbation, selon son palier; la file est groupée selon le temps restant, et un courriel part pour chaque facture une fois son échéance passée. Un refus exige un commentaire.
Les livres distincts par propriétaire ou par coentreprise sont-ils pris en charge?
La séparation des entités fait partie du modèle de données, et les adresses de réception par immeuble séparent les factures dès leur arrivée. Les exportations peuvent aller vers QuickBooks Online (plusieurs fichiers d’entreprise par espace de travail, chaque entité propriétaire acheminée vers sa propre entreprise) ou vers un CSV dont vous choisissez les colonnes, avec une colonne d’entité par répartition quand les livres d’un propriétaire sont hors de votre fichier principal.
Si une facture est répartie entre des immeubles, peut-on l’approuver part par part?
Oui, et le réglage par défaut est prudent, par choix. Une approbation peut viser la part d’un seul immeuble, pour que la personne qui gère cet immeuble signe pour cet immeuble, et vous choisissez si la personne qui approuve voit tout le document ou seulement sa part. L’approbation automatique, elle, est évaluée par défaut sur le total du DOCUMENT plutôt que sur chaque part : sinon, une facture de 50 000 $ US coupée en douze parts de 4 999 $ US passerait douze fois sous un seuil de 5 000 $ US sans que personne ne la lise. L’approbation automatique par part existe comme réglage, et elle est désactivée par défaut pour cette raison précise.
Que se passe-t-il quand une exportation échoue à la clôture?
Le lot indique ce qui a bloqué (un compte de grand livre inactif, un fournisseur qui n’existe plus) et peut être relancé sans créer de doublon. Les exportations sont idempotentes et gardent l’identifiant externe qu’elles ont créé : une facture comptabilisée se retrace jusqu’au document d’origine, et une nouvelle tentative ne peut pas la comptabiliser deux fois.

Le reste de l’équipe

Chaque personne qui touche à la facture a sa propre vue. Voici la leur.

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25 factures par mois, utilisateurs illimités, aucune carte de crédit. Envoyez les factures fournisseurs de ce mois-ci et regardez chacune être vérifiée, imputée et comptabilisée dans vos livres.

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