Connecteurs
Les factures approuvées vont dans les livres que vous tenez déjà
Les factures approuvées sont comptabilisées sous forme de factures fournisseurs dans QuickBooks Online ou Xero par des connecteurs directs, ou vont dans un CSV dont vous définissez vous-même les colonnes.
Le forfait gratuit traite 25 factures par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, ne demande aucune carte de crédit et n’expire pas. Vous recevez votre propre adresse de réception à la fin de la configuration.
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Harborview Apartments · Aménagement paysager1 595,00 $
- Connecteur direct
QuickBooks Online
Une facture avec le fournisseur, la classe et le compte de grand livre
- Connecteur direct
Xero
Une facture avec le code de compte et la taxe sur chaque ligne
- Fichier que vous configurez
Exportation CSV
Vos en-têtes, vos champs
invoice_no,
vendor, due_date, amount, property, gl_code, status
Où vont les factures approuvées
Trois destinations, construites et livrées. Un connecteur écrit une facture et sa pièce jointe, rien d’autre.
QuickBooks Online
Connecteur direct
- Une facture avec le fournisseur, la classe et le compte de grand livre établis à partir de votre imputation.
- Le PDF d’origine joint, et l’identifiant externe enregistré avec le document.
- Une facture par entreprise quand une répartition touche des livres distincts.
Ne crée jamais de fournisseurs, de comptes, de classes ni de codes de taxe, ne modifie jamais une facture existante, ne paie jamais rien.
Dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
Xero
Connecteur direct
- Une facture avec le fournisseur associé à un contact Xero.
- Un code de compte et sa propre taxe sur chaque ligne, et le suivi là où vous l’utilisez.
- Le PDF d’origine joint lorsque la facture est arrivée avec un PDF.
Ne modifie jamais une facture existante, ne paie jamais rien.
Pas de certification Xero, et absent du Xero App Store.
Exportation CSV
Fichier que vous configurez
- Sept colonnes par défaut, jusqu’à 64.
- Au niveau du document ou de la répartition.
- Vous choisissez chaque en-tête et le champ correspondant.
Générique à dessein : il n’existe aucun modèle propre à un produit, donc vous adaptez une fois le fichier au format d’importation de votre logiciel comptable.
Dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit. La livraison par SFTP est offerte avec les forfaits Pro et Enterprise, configurée avec nous.
AppFolio, Buildium, Yardi et Rent Manager : Pas construits. Aucun connecteur et aucun profil d’importation testé. Aucune date n’est fixée. Ils sont prévus dans notre feuille de route, et les premiers clients de chaque système décideront lequel nous construirons en premier.
Pourquoi pas, et quoi utiliser à la place
Il n’existe ni code de connecteur, ni profil d’importation, ni correspondance testée pour aucun d’eux, et nous n’allons pas promettre de date.
Tout cela concerne les factures approuvées qui SORTENT vers eux. Configurer inletAP à partir d’une feuille de calcul exportée par l’un d’eux est la direction inverse, décrite plus bas.
Aucun d’eux n’est non plus accessible « par le CSV ». Le CSV est un fichier que vous adaptez à ce que votre système importe, pas un connecteur nommé pour un produit.
inletAP se place en amont de votre logiciel de gestion immobilière plutôt que de le remplacer. La partie coûteuse des comptes fournisseurs vient avant l’écriture : ouvrir le courrier, lire le PDF, trouver l’immeuble et la personne qui approuve.
Si un connecteur direct pour votre système est le facteur décisif, dites-le-nous. Nous préférons le savoir plutôt que de gagner l’évaluation sur une affirmation que nous ne pouvons pas soutenir.
Quand un logiciel comptable refuse
Une exportation échouée se corrige, sans grand ménage. Une nouvelle tentative ne peut pas comptabiliser une deuxième facture.
- Chaque logiciel comptable est essayé séparément. Un refus dans l’un n’annule pas l’autre, et le document indique « partiellement exportée » plutôt que « comptabilisée ».
- Chaque lot enregistre ce qu’il contenait, ce qu’il a créé et ce sur quoi il a échoué. Ce qui est déjà comptabilisé est reconnu par son identifiant externe et sauté.
Bright Green Landscaping
Une exportation · deux logiciels comptables
- QuickBooks OnlineFacture créée · identifiant externe enregistré1 595,00 $
- XeroRefusée : code de compte absent du plan comptable
Une nouvelle tentative saute la facture que QuickBooks Online contient déjà.
L’autre direction
Faire entrer vos données est une autre question que faire sortir les factures
Tout ce qui précède va vers l’extérieur : des factures approuvées qui quittent inletAP pour un logiciel comptable. La configuration de l’espace de travail va vers l’intérieur, se fait une seule fois et fonctionne autrement.
1 · Faites correspondre vos colonnes
- Nom de l’immeubleHarborview ApartmentsNom
- Rue410 Harbor WayAdresse (ligne 1)
- PropriétaireHarborview LLCEntité
- Portes48Nombre de portes
2 · Lisez l’aperçu
Ce fichier créerait 12 immeubles, en mettrait 3 à jour et en laisserait 40 inchangés. 1 ligne ne peut pas être importée.
- CréerLakeshore
- Mettre à jourMaple CourtPortes 24 → 26
- Non importéeLa ligne 9 correspond à deux immeubles
Un fichier que vous exportez, lu une fois, à la configuration
- Des listes d’immeubles, de logements, de fournisseurs et d’entités, depuis le système que vous utilisez aujourd’hui ou depuis le modèle inletAP. 5 000 lignes par fichier. Aucune facture et aucun historique.
- Quatre dispositions sont reconnues d’emblée : le modèle inletAP, DoorLoop, Rentec Direct et TenantCloud. C’est une liste de dispositions de feuilles de calcul, pas une liste de connecteurs.
- Il n’y a aucune connexion avec un logiciel de gestion immobilière, dans un sens comme dans l’autre. AppFolio, Buildium, Yardi et Rent Manager n’ont toujours pas de connecteur, et leurs exportations s’importent quand même ici, en faisant vous-même la correspondance des colonnes.
- L’aperçu vient d’abord. L’importation écrit ensuite par lots de 100 lignes, et le même fichier, importé de nouveau, termine une importation interrompue au lieu de créer des doublons.
Où arrivent les factures
Les factures arrivent à une adresse gérée par inletAP. Ou transférez celle que vos fournisseurs utilisent déjà.
- Votre propre sous-domaine, yourcompany.inlet-ap.com. Chaque adresse sur ce sous-domaine fonctionne dès que vous la créez.
- Une adresse générale pour le portefeuille, plus une adresse par immeuble, entité ou coentreprise.
- Des PDF, des photos et images de factures papier, des documents Office, ainsi que des factures tapées dans le corps du courriel.
- Une copie renvoyée du même courriel est refusée dès l’arrivée. La détection des doublons s’exécute juste après l’extraction.
Une limite, dite simplement
inletAP ne peut pas recevoir le courrier envoyé à votre propre domaine; votre DNS et votre fournisseur de courriel le contrôlent, pour chaque fournisseur. Configurez plutôt un transfert automatique, ce qui prend quelques minutes dans Google Workspace ou Microsoft 365.
À lire aussi
Automatisation des comptes fournisseurs pour QuickBooksLe processus QuickBooks Online en détail, du début à la fin.XeroCe que contient une facture comptabilisée dans Xero, et ce qui ne passe pas de QuickBooks à Xero.FonctionnementLes six étapes entre le courriel du fournisseur et la facture comptabilisée.Sécurité et vérificationComment sont traités les documents, les accès et la piste de vérification.
Questions sur les connecteurs
inletAP a-t-il un connecteur pour QuickBooks Online?
Oui. Les factures approuvées sont comptabilisées dans QuickBooks Online sous forme de factures fournisseurs, avec le fournisseur, la classe et le compte de grand livre établis à partir de l’imputation faite dans inletAP. L’identifiant externe renvoyé par QuickBooks est enregistré avec le document : une facture comptabilisée remonte donc jusqu’au courriel et à la pièce jointe d’origine.
Et si mon logiciel comptable n’est ni QuickBooks ni Xero?
Vous utilisez alors l’exportation CSV, et inletAP fait quand même tout le travail. Le CSV est générique plutôt que propre à un produit : sept colonnes utiles d’emblée, jusqu’à 64, au niveau du document ou de la répartition, et vous choisissez l’en-tête et le champ de chacune. Il n’existe aucun modèle prêt à l’emploi pour un système en particulier : prévoyez donc d’adapter une fois le fichier au format d’importation de votre logiciel comptable. QuickBooks Online a été le premier connecteur direct parce qu’il compte le plus grand nombre d’utilisateurs, et non parce qu’inletAP serait un produit QuickBooks.
Avez-vous un connecteur pour Xero?
Oui. Les factures approuvées sont comptabilisées dans Xero sous forme de factures fournisseurs : le fournisseur comme contact Xero, un code de compte et sa propre taxe sur chaque ligne, les catégories de suivi là où vous les utilisez, et le PDF d’origine joint à la facture lorsque la facture est arrivée avec un PDF. Deux choses que ce n’est pas. inletAP n’a pas la certification Xero et ne figure pas dans le Xero App Store : la certification exige des connexions actives que nous n’avons pas encore, et nous le dirons ici quand cela changera. Et ce n’est pas dans les deux sens : les factures vont dans un seul sens, vers Xero.
Une facture peut-elle être comptabilisée dans QuickBooks et Xero en même temps?
Oui. Connectez les deux, et une facture approuvée est comptabilisée dans chaque logiciel comptable connecté, à raison d’une facture dans chacun, en une seule exportation. Chaque logiciel comptable est essayé séparément : un refus dans l’un n’annule pas l’autre. Dans ce cas, le document indique « partiellement exportée » plutôt que « comptabilisée », nomme le logiciel comptable qui l’a acceptée et propose une nouvelle tentative pour celui qui l’a refusée. Les nouvelles tentatives sont idempotentes dans les deux logiciels comptables, donc une nouvelle tentative ne peut pas créer une deuxième facture.
Le connecteur Xero fait-il tout ce que fait celui de QuickBooks?
Non, et il vaut mieux connaître les différences avant d’acheter qu’après. Xero puts tracking on each line, so one Xero bill can carry a different property on every line. The ceiling is that a Xero organization defines at most two tracking categories in total, so properties have to be one of the two you already use. There is no Xero equivalent of coding a line to a unit as a sub-customer — that one stays QuickBooks-only, and we are not going to imply otherwise. La vérification nocturne, à partir du forfait Starter, relit les factures dans les deux logiciels comptables et enregistre ce que chacun contient réellement : sur ce point, les deux sont égaux.
Existe-t-il un connecteur pour Yardi, AppFolio, Buildium ou Rent Manager?
Non. Aucun d’eux n’est développé, et nous n’allons pas laisser entendre le contraire en les appelant des destinations CSV. Ce qui existe, c’est une exportation CSV dont vous définissez vous-même les colonnes, et que vous pouvez adapter à ce que l’importation de votre système attend : c’est un fichier que vous configurez, pas un connecteur testé pour l’un de ces produits. inletAP est conçu pour se placer en amont de votre logiciel de gestion immobilière plutôt que de le remplacer : la connexion qui compte le plus est donc celle du logiciel comptable dans lequel vous exportez les factures. Une chose que cette réponse semble souvent exclure, et qu’elle n’exclut pas : vous pouvez quand même configurer inletAP à partir d’un fichier exporté par l’un de ces produits. C’est la direction inverse (vos listes d’immeubles, de logements, de fournisseurs et d’entités qui ENTRENT une fois, à la configuration, avec vos colonnes associées aux nôtres), et cela ne demande de connecteur d’aucun côté.
Puis-je importer mes listes d’immeubles et de fournisseurs depuis le système que j’utilise aujourd’hui?
Oui, sous forme de fichier. Exportez la liste des immeubles, des logements, des fournisseurs ou des entités depuis le système que vous utilisez aujourd’hui, ou téléchargez le modèle inletAP, puis importez-la. Vous associez une fois vos colonnes aux champs d’inletAP. Quatre dispositions sont reconnues d’emblée (le modèle inletAP, DoorLoop, Rentec Direct et TenantCloud), et tout le reste est lu grâce à la correspondance des colonnes, ce qui couvre tous les systèmes plutôt qu’une courte liste. Disons-le simplement : c’est un fichier que vous avez exporté, lu une fois, à la configuration. Il n’y a aucune connexion avec votre logiciel de gestion immobilière, rien n’est interrogé et rien ne reste aligné par la suite. C’est aussi la direction inverse de la question sur les connecteurs plus haut, qui porte sur les factures approuvées qui sortent d’inletAP.
Qu’est-ce qui empêche une mauvaise feuille de calcul d’abîmer nos données?
L’aperçu. L’aperçu n’enregistre rien : il nomme chaque ligne qu’il créerait, chaque ligne qu’il modifierait et, pour une modification, l’ancienne valeur à côté de la nouvelle. Une ligne qui correspond à deux fiches existantes est signalée en erreur avec les deux noms, plutôt que devinée. Corrigez le fichier et téléversez-le de nouveau. L’importation écrit ensuite par lots de 100 lignes : si un lot échoue en cours de route, le rapport indique où il s’est arrêté, et les lignes précédentes restent enregistrées. Téléverser de nouveau le même fichier termine l’importation au lieu de créer des doublons, parce qu’une importation fait la correspondance sur les mêmes clés chaque fois. Les importations sont ouvertes aux rôles Administration, Contrôle et approbation et Commis aux comptes fournisseurs; une personne en lecture seule ne peut pas en lancer.
Comment la réception par courriel se configure-t-elle concrètement?
À l’inscription, votre organisation obtient un sous-domaine d’inlet-ap.com et une première adresse de courriel sur ce sous-domaine. Ajoutez d’autres adresses par immeuble ou par coentreprise dans les paramètres; chacune indique combien de messages elle a reçus et quand le dernier est arrivé. Donnez les adresses à vos fournisseurs, ou configurez un transfert automatique depuis votre boîte de courriel actuelle.
Puis-je garder l’adresse de facturation que mes fournisseurs ont déjà?
Oui, par transfert. inletAP ne peut pas recevoir le courrier adressé à un domaine qui vous appartient : votre DNS et votre fournisseur de courriel contrôlent cet acheminement, et aucun tiers ne peut le changer. Configurez plutôt, chez votre fournisseur, un transfert automatique vers une adresse inletAP. Choisissez l’adresse qui correspond au traitement voulu, car c’est l’adresse de destination qui détermine l’acheminement; les adresses par immeuble peuvent chacune transférer vers la leur. Ensuite, une règle sur le courriel d’origine peut imputer la facture une fois qu’elle est arrivée.
Une facture peut-elle être comptabilisée dans plus d’une entreprise QuickBooks?
Oui, à raison d’une facture par entreprise. Plusieurs entreprises QuickBooks Online peuvent être connectées à un même espace de travail, et chaque entité propriétaire nomme l’entreprise où se trouvent ses livres. Une facture répartie entre des immeubles aux livres distincts devient donc une facture par entreprise, sans avoir à être saisie deux fois. L’API de QuickBooks Online ne permet aucune écriture entre entreprises (chaque écriture vise un seul fichier d’entreprise), donc cette répartition est la seule forme correcte, et l’aperçu de l’exportation nomme les entreprises et les montants avant que quoi que ce soit soit créé.
La répartition fonctionne-t-elle si nous suivons les immeubles comme emplacements QuickBooks?
Non, et c’est à vérifier avant toute chose. A QuickBooks bill carries one Location for the whole document, and classes and customers on each line. So properties tracked as QuickBooks Locations cannot be split across a single bill at all — only properties tracked as classes can. inletAP checks which one your company uses and says so before the export runs, not after it. Il n’y a pas de solution de contournement de notre côté : c’est la façon dont l’objet Bill est défini, pas une limite du connecteur. Xero n’a pas d’équivalent au niveau de l’en-tête (son suivi se trouve sur la ligne), donc ce piège est propre à QuickBooks.
Que se passe-t-il quand une exportation échoue?
Le lot enregistre la raison (un compte de grand livre inactif, un fournisseur qui n’existe plus dans le logiciel comptable) et propose une nouvelle tentative. Les nouvelles tentatives sont idempotentes et les identifiants externes sont enregistrés : une nouvelle tentative ne peut donc pas créer une deuxième facture pour la même facture d’origine.
Besoin de quelque chose qui n’est pas ici? Dites-nous dans quel logiciel vous comptabilisez : la priorité des connecteurs dépend de ce que les gens demandent vraiment.
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