Une facture. Cinq immeubles. Aucune feuille de calcul entre les deux.

Oui — sous forme d’une facture par entreprise. Une facture QuickBooks est limitée à un seul fichier d’entreprise et l’API comptable de QuickBooks Online ne permet aucune écriture entre entreprises, donc une facture dont les immeubles ont des livres séparés devient deux factures, chacune portant seulement la part de son entreprise et chacune liée au même document d’origine. L’aperçu de l’exportation vous dit combien de factures vous allez créer, et dans quelles entreprises, avant que vous appuyiez sur Exporter. Ce n’est pas un journal intersociétés : inletAP n’inscrit aucune écriture à payer / à recevoir entre sociétés et ne tente aucune consolidation.

Alors cette fonction ne peut pas fonctionner pour vous dans l’état actuel des choses, et il vaut mieux le savoir maintenant qu’après une exportation qui échoue. A QuickBooks bill carries one Location for the whole document, and classes and customers on each line. So properties tracked as QuickBooks Locations cannot be split across a single bill at all — only properties tracked as classes can. inletAP checks which one your company uses and says so before the export runs, not after it. Faire passer les immeubles des emplacements aux centres de coûts est un changement à votre plan comptable que personne d’autre que vous ne peut faire. Si vous le faites, tout ce qui est sur cette page s’applique; sinon, inletAP impute et exporte quand même un immeuble par facture.

Exactement, chaque fois. L’argent est tenu en cents entiers du moment où la répartition est calculée jusqu’au moment où la facture est écrite, et le cent restant d’une répartition en trois est attribué à une ligne précise par la méthode du plus fort reste, plutôt que d’être abandonné ou étalé. Rien ne peut être enregistré tant que le montant restant n’est pas exactement zéro — pas un cent de tolérance, parce que douze répartitions décalées chacune d’un demi-cent font six cents d’argent réel, et une tolérance assez large pour l’absorber est assez large pour absorber une véritable erreur d’imputation.

De la facture elle-même. Les alias d’immeubles — les adresses de service et les noms d’immeubles que vous associez déjà à chaque immeuble — sont comparés au texte du document, et chaque ligne suggérée indique un degré de confiance et la ligne de texte d’où elle a été lue. Rien n’est enregistré à partir d’une suggestion tant qu’une personne ne l’accepte pas, et cette preuve est inscrite dans la piste de vérification, donc la réponse à « pourquoi Elm Terrace a-t-il reçu cette ligne? » est un enregistrement plutôt qu’un souvenir.

Oui. Toute répartition s’enregistre comme modèle de répartition nommé, lié au besoin à un fournisseur, et l’appliquer à la facture du mois prochain du même fournisseur se fait en une seule action. Les modèles calculés selon le nombre de logements ou la superficie conservent les chiffres sur lesquels ils ont été bâtis, donc quand la superficie d’un immeuble change, le modèle vous dit qu’il s’est écarté au lieu de répartir en silence selon les chiffres de l’an dernier.

Par la personne qui, selon votre politique, approuve les dépenses de cet immeuble. Une approbation peut être limitée à la part d’un seul immeuble, donc la personne qui gère l’immeuble signe pour sa propre part plutôt que pour une facture de 12 000 $ qui appartient surtout à quelqu’un d’autre, et vous choisissez si les personnes qui approuvent voient tout le document ou seulement leur propre part. Par défaut, l’approbation automatique est évaluée selon le total du document et non selon chaque part — sinon, une facture de 60 000 $ coupée en douze parts de 4 999 $ passerait douze fois sous un seuil de 5 000 $ sans que personne la regarde.

150 répartitions sur une seule ligne imprimée et 200 sur l’ensemble du document. Ce sont nos limites, pas celles de QuickBooks, et elles existent parce que quelqu’un finit toujours par coller une feuille de calcul dans la grille. Une répartition à l’échelle d’un portefeuille est loin de l’un comme de l’autre.

Non. inletAP ne déplace pas d’argent — le produit n’a aucun moyen de décaissement par ACH ou par chèque — donc une facture répartie produit des factures correctement imputées et approuvées, et le paiement continue de se faire là où il se fait aujourd’hui. Si ce qu’il vous faut vraiment, c’est trois chèques tirés de trois comptes bancaires, c’est une fonction de paiement, et ce n’en est pas une.