Répartir une facture entre plusieurs immeubles

Un paysagiste tond la pelouse de cinq de vos immeubles et envoie une seule facture. Un couvreur facture deux immeubles sur une même page parce qu’ils sont dans la même rue. Ce guide vous montre comment imputer correctement cette facture — chaque immeuble porte sa propre part, au cent près — au lieu de tout mettre sur le plus gros immeuble et de corriger plus tard dans le logiciel comptable.

Trois mots ont un sens fixe ici et sur toutes les autres pages :

• Une part est une tranche d’une facture imputée à un immeuble.
• Une répartition est l’ensemble des parts qui appartiennent à une ligne imprimée, ou à tout le document.
• Équilibrée veut dire que la répartition totalise exactement le montant de la ligne. Aucun écart, pas « à un cent près ».

Le nom que lui donne votre logiciel comptable : une classe dans QuickBooks, le suivi dans Xero

Une répartition arrive dans vos livres comme une dimension sur chaque ligne de la facture fournisseur, et le champ qui la reçoit porte un nom différent dans chaque logiciel comptable.

• QuickBooks Online. inletAP envoie l’immeuble comme classe sur chaque ligne de la facture fournisseur. Dans QuickBooks, la classe est un champ de ligne, et c’est ce qui permet à une facture de porter plusieurs immeubles. L’emplacement (Location) est un champ d’en-tête de la facture, un seul par facture : il vient de l’entité propriétaire visée par cette facture et ne peut pas changer d’un immeuble à l’autre dans une même facture — des immeubles tenus comme emplacements QuickBooks ne peuvent pas être répartis du tout.
• Xero. Xero place le suivi sur chaque ligne, donc une facture Xero peut porter un immeuble différent sur chaque ligne. Il n’y a aucune dimension d’en-tête où rester coincé : le problème des emplacements QuickBooks n’existe pas ici. La limite vient de Xero : une organisation définit au plus deux catégories de suivi au total, donc vos immeubles doivent être l’une des deux que vous utilisez déjà.

Dans les deux cas, la répartition elle-même demande le même travail, sur le même écran. L’endroit où se fait chaque correspondance est décrit dans connecter QuickBooks et connecter Xero.

Avant de commencer

• Votre rôle. Les rôles Administration, Contrôle et approbation et Commis aux comptes fournisseurs peuvent tous imputer une facture. Le rôle Lecture seule ne le peut pas : l’API refuse toute écriture de ce rôle, donc le panneau de répartition ne s’enregistre pas pour ces personnes.
• La facture est dans l’espace de travail et porte un total. Une répartition de tout le document est comparée au sous-total de la facture — le total indiqué moins la taxe indiquée — donc une facture sans montant saisi est refusée avec le message « Cette facture n’a pas encore de total, donc il n’y a rien à répartir. »
• La facture n’a pas été exportée. Une fois la facture fournisseur comptabilisée, son imputation ne peut plus être changée ici. Le produit vous dit de modifier la facture dans votre logiciel comptable, ou de l’annuler et de l’exporter de nouveau.
• Les immeubles existent comme immeubles dans inletAP. Ajoutez-les d’abord sous Immeubles, ou chargez-les tous d’un coup en suivant importer vos données. Une répartition par logements ou par superficie demande aussi ce chiffre sur la fiche de chaque immeuble.
• Dix minutes pour la première. La deuxième facture du même fournisseur prend un clic, parce que vous enregistrerez cette répartition comme modèle.

Quand vous avez terminé, la facture porte une rangée par immeuble, la pastille au-dessus de la grille indique Équilibrée et le plan d’exportation dit en combien de factures fournisseurs elle sera transformée.

1. Ouvrir la facture et trouver la répartition de l’imputation

Ouvrez la facture depuis la boîte de réception, ou depuis À examiner si elle attend une personne. L’écran du document montre l’original d’un côté et les champs extraits de l’autre, et Imputation répartie est une section distincte sous Lignes de facture.

Si la facture est approuvée, ou déjà envoyée pour approbation, le panneau vous le dit avant que vous n’y touchiez : changer l’imputation renvoie la facture à l’examen, et l’approbation doit être donnée de nouveau.

2. Choisir ce que vous répartissez

Une rangée de pastilles court en haut du panneau : Toute la facture avec le sous-total, puis une pastille par ligne imprimée avec le montant de cette ligne. Choisissez celle que vous voulez. Une pastille qui porte une répartition enregistrée affiche le nombre de parts, et une pastille qui porte du travail tapé mais pas encore enregistré affiche un point.

Répartissez par ligne quand les lignes diffèrent. Une ligne d’entretien des terrains couvre le portefeuille, une ligne de nettoyage après tempête couvre un seul immeuble, un supplément carburant couvre les immeubles où le camion est passé — et une seule distribution sur toute la facture serait juste sur le total et fausse sur chaque ligne. Répartissez toute la facture quand elle n’a pas de lignes imprimées, ou quand la distribution s’applique vraiment à l’ensemble.

Une facture sans aucune part n’est pas touchée par tout cela. Elle porte un seul immeuble, et l’exportation impute à partir de cet immeuble.

3. Commencer la répartition

Appuyez sur Répartir entre des immeubles, ou sur ⌥S. La grille s’ouvre en parts égales : deux rangées à 50 % chacune, déjà équilibrée, que vous pouvez retaper. Ajouter un immeuble (aussi ⌥S) ajoute une rangée, et une nouvelle rangée prend une part de ce qui n’a pas encore été tapé.

Deux raccourcis peuvent remplir la grille pour vous avant que vous tapiez quoi que ce soit :

• Immeubles détectés. Quand le texte de la facture nomme des immeubles, une carte au-dessus de la grille indique « 3 immeubles détectés » et liste chaque immeuble, le montant proposé pour lui et les mots de la facture qui l’ont trouvé. Acceptez-les un par un, ou cliquez sur Tout accepter. Une suggestion n’est enregistrée que lorsque vous l’acceptez, et la preuve est inscrite dans la piste de vérification avec la suggestion — ainsi, « pourquoi Elm Terrace a-t-il reçu le tiers de cette facture? » a une réponse au dossier. Ce sont les alias d’immeubles qui font fonctionner la détection; voyez imputer des factures.
• Une répartition enregistrée pour ce fournisseur. Tant que la grille est vide, tout modèle lié au fournisseur de cette facture est proposé sous forme de bouton à un clic, avec ses parts affichées dessus. Ce sont les modèles de répartition, et c’est là que ce guide aboutit.

Chaque rangée demande un immeuble, un logement (facultatif), un pourcentage, un montant et un code de grand livre. La cellule de l’immeuble filtre vos immeubles par nom, par code et par entité propriétaire pendant que vous tapez.

4. Choisir comment l’argent est divisé

Cinq boutons se trouvent sous la grille. Par pourcentage vient en premier parce que c’est ainsi que parlent les gestionnaires immobiliers — « soixante-quarante », pas « 7 488 $ et 4 992 $ » — et c’est la base dans laquelle s’ouvre une nouvelle répartition.

Appuyer sur un bouton calcule la répartition sur le serveur et l’enregistre, donc les cents à votre écran sont les cents qui seront comptabilisés.

Par montant, c’est vous qui décidez, pas nous. Tapez 4 000,00 / 3 200,00 / 2 400,00 et inletAP enregistre ces cents au lieu de les recalculer à partir d’un pourcentage. Toutes les autres bases calculent les cents à partir de poids et les arrondissent; le cent restant est marqué sur la rangée qui l’a reçu. Voyez l’arrondi des répartitions.

Un chiffre manquant entraîne un refus, pas une supposition. Si un immeuble n’a pas de superficie sur sa fiche, ce bouton n’est pas offert et la raison nomme l’immeuble. Un zéro n’attribuerait rien à cet immeuble et ferait payer trop, sans bruit, à tous les autres — le genre d’erreur qui survit des années parce que le total de chaque colonne reste juste.

Le bouton qui correspond à la base sur laquelle la répartition est enregistrée reste enfoncé, donc la question « sur quelle base est cette répartition? » trouve sa réponse à l’écran.

5. L’équilibrer au cent près

Une pastille au-dessus de la grille affiche l’une de trois choses : Équilibrée, Reste : X $ quand une partie de la ligne n’est pas encore imputée, ou Dépassement : X $ quand les rangées totalisent plus que la ligne.

Rien ne s’enregistre tant qu’elle n’indique pas Équilibrée, et la vérification exige une concordance exacte. Une répartition qui peut avoir un cent d’écart par rangée peut avoir six cents d’écart sur douze rangées, et une tolérance assez large pour absorber cela est assez large pour absorber une vraie erreur d’imputation.

Vous avez rarement à faire le calcul. Les rangées où vous n’avez rien tapé partagent ce qui reste, et le panneau dit en mots combien de rangées le font. Quand chaque rangée porte un montant que vous avez tapé, un bouton apparaît à côté de la pastille et nomme l’immeuble et le montant — « Mettre 0,02 $ sur Elm Terrace » — et ⌘⏎ fait la même chose sur la rangée active.

Deux autres règles s’appliquent à l’enregistrement, et les deux sont indiquées sur le bouton d’enregistrement avant que vous appuyiez :

• Chaque rangée indique un immeuble. Une part sans immeuble n’est pas une part imputée.
• Chaque rangée va dans le même sens que la facture. Un -400.00 parmi cinq rangées positives totalise quand même juste, tout en payant un immeuble pour qu’il soit facturé. La note de crédit est l’exception légitime : là, chaque part est négative.

6. L’enregistrer, et prouver que c’est fait

Appuyez sur Enregistrer la répartition. La confirmation indique le nombre et le montant — « 3 immeubles sur 9 600,00 $ ».

Vous devriez maintenant voir une grille dont la pastille indique Équilibrée, avec Enregistrer la répartition grisé et le message « Cette répartition est déjà enregistrée. ». Trois autres vérifications règlent la question :

• La pastille de la ligne où vous étiez porte maintenant le nombre de parts, donc un coup d’œil sur les pastilles montre quelles lignes sont imputées.
• La liste de la boîte de réception montre la facture sous son immeuble principal — celui qui porte la plus grosse part. Une facture répartie reste facile à trouver dans une liste; le portrait complet est sur le document.
• Ouvrez le journal d’activité et filtrez l’action sur Allocation Updated (répartition mise à jour). L’entrée porte votre nom, l’heure, ainsi que le nombre de parts et les totaux avant et après. L’application d’un modèle est inscrite à part, sous Allocation Template Applied (modèle de répartition appliqué), avec le modèle et les poids qu’il a calculés.

Si la facture était approuvée ou en attente d’approbation, la confirmation est plutôt un avertissement orangé : la répartition est enregistrée et la facture est retournée à l’examen, parce que l’approbation avait été donnée pour l’imputation précédente.

Un exemple complet

GreenLeaf Landscaping, facture INV-88213, 12 480,00 $ sur trois lignes : entretien mensuel des terrains 9 600,00 $, nettoyage après tempête à Elm Terrace 2 180,00 $ et un supplément carburant de 700,00 $.

La ligne 1 est répartie par pourcentage, selon les 41,6667 / 33,3333 / 25,0000 convenus par les propriétaires. La ligne 2 n’est pas répartie du tout — c’était le travail d’un seul immeuble, donc elle est imputée à Elm Terrace et laissée telle quelle. La ligne 3 est répartie à parts égales, et 700,00 $ en trois ne se divise pas : trois fois 233,33 $ donne 699,99 $, donc une rangée reçoit le cent de plus et la répartition totalise exactement 700,00 $.

Chaque colonne totalise sa ligne et le grand total est celui de la facture. Quelle rangée reçoit le cent restant, et pourquoi il est enregistré sur la rangée au lieu d’être recalculé plus tard : c’est l’objet de l’arrondi des répartitions.

Le clavier

La grille est faite pour les personnes qui saisissent des factures toute la journée. Tab et Shift+Tab parcourent les cellules et passent à la rangée suivante, les flèches déplacent le focus, et Esc remet une cellule à ce qu’elle contenait avant que vous commenciez à taper. Voici les six qui valent la peine d’être appris :

Sur un grand écran, la même liste se trouve derrière le bouton ? à côté de la pastille Reste. Elle n’est pas affichée sur un téléphone, où aucune de ces touches n’existe.

⌃D recopie vers le bas un code de grand livre, un immeuble ou un logement. Il refuse de recopier un montant, parce que copier le montant d’un immeuble dans chaque rangée déséquilibre la répartition. Utilisez plutôt À parts égales ou ⌘⏎. Le préfixe = comprend +, -, *, / et les parenthèses, et rien d’autre — il n’y a ni références de cellules ni fonctions. L’annulation porte sur l’ensemble parce qu’une répartition est enregistrée comme un ensemble : la règle protégée est « ces rangées totalisent cette ligne », ce qui est une propriété de l’ensemble.

Ce qu’une répartition change en aval

• Les approbations sont acheminées par immeuble. Une personne qui couvre trois immeubles reçoit une seule tâche, pas trois. Voyez les approbations par immeuble.
• L’exportation peut produire plus d’une facture fournisseur. Une facture fournisseur appartient à un seul jeu de livres, donc quand les immeubles d’une facture appartiennent à des entités propriétaires dans des entreprises QuickBooks différentes, la facture se divise en une facture fournisseur dans chacune. Une bannière au-dessus de la grille nomme les entreprises et le montant envoyé à chacune, avant que vous appuyiez sur Exporter. Voyez comptabiliser dans plusieurs entreprises. Un espace de travail qui exporte aussi vers Xero est averti, dans le même panneau, qu’une facture fournisseur y est aussi produite.
• Certaines configurations QuickBooks ne peuvent pas porter l’imputation du tout. Si l’entreprise ne fait pas le suivi des classes sur les lignes de transaction, la facture fournisseur est comptabilisée en un seul bloc, sans imputation par immeuble. Si elle représente les immeubles comme emplacements, l’emplacement est un champ d’en-tête de la facture — un par facture, jamais un par ligne — donc une facture répartie ne peut pas porter un emplacement par immeuble. Les deux cas sont signalés par un avertissement au-dessus de la grille, au lieu d’être découverts après l’exportation.
• Le CSV peut être écrit à raison d’une rangée par part plutôt qu’une rangée par facture. Voyez la référence des exportations.

Annuler une répartition

L’icône de corbeille du panneau efface toutes les parts de la facture, pas seulement la ligne ouverte, et la confirmation indique leur nombre. La facture revient à l’imputation à son propre immeuble. L’effacement figure dans la piste de vérification avec votre nom, et les montants ne sont pas redistribués en silence. Comme pour toute autre réimputation, une facture qui avait été approuvée retourne à l’examen.

Limites

Une ligne imprimée peut être répartie en 150 parts au plus, et une facture peut porter 200 parts au total. Un espace de travail peut contenir jusqu’à 200 modèles enregistrés. Ce sont des garde-fous contre une feuille de calcul collée plutôt que des limites comptables, et elles sont les mêmes sur chaque forfait, y compris le forfait gratuit.

Pour aller plus loin

• Modèles de répartition — enregistrez la répartition que vous avez faite et cessez de la refaire.
• Arrondi des répartitions — la règle exacte pour le cent restant, et qui le reçoit.
• Approbations par immeuble — qui signe quelle part.
• Comptabiliser dans plusieurs entreprises — quand une facture devient deux factures fournisseurs.
• Imputer des factures — tout le reste que porte un document imputé.