Référence des exportations
L’exportation est la dernière étape : les factures approuvées quittent inletAP et deviennent des factures fournisseurs dans votre logiciel comptable, ou des lignes dans un fichier que votre logiciel comptable peut importer. Cette page décrit ce qui est envoyé, ce que signifient les états et ce qui se passe quand un envoi échoue.
L’exportation est un geste volontaire. Approuver une facture la marque comme prête, rien de plus; une personne — ou, plus tard, un calendrier — lance le lot.
Types de connecteurs
| Type | Ce que c’est | Disponibilité |
|---|---|---|
quickbooks_online | Une connexion directe à une entreprise QuickBooks Online. Les factures approuvées sont créées comme factures fournisseurs (Bills). | Tous les forfaits, y compris le forfait gratuit |
xero | Une connexion directe à une organisation Xero. Les factures approuvées sont créées comme factures fournisseurs ACCPAY, avec le PDF source joint quand la facture est arrivée avec un PDF. | Tous les forfaits, y compris le forfait gratuit — offert de façon limitée tant qu’il est nouveau |
csv | Un CSV dont vous définissez vous-même les colonnes, téléchargé depuis le lot d’exportation. | Tous les forfaits |
sftp | Le même CSV, déposé vers une destination SFTP. Nous le configurons avec vous — il n’existe pas encore d’écran libre-service pour le faire. | Pro et plus |
Le connecteur Xero est offert de façon limitée tant qu’il est nouveau. Aucun forfait ne l’exclut, mais inletAP est une application Xero non certifiée et Xero plafonne le nombre de connexions que nous pouvons détenir, donc une nouvelle connexion peut être refusée pour une raison qui tient à nous plutôt qu’à vous. Si cela arrive, on vous le dit en toutes lettres, au moment où vous essayez de connecter Xero, au lieu de vous envoyer chez Xero pour une autorisation que nous ne pourrions pas utiliser.
Il existe une deuxième limite de votre côté, et nous ne pouvons pas la voir : une organisation Xero peut connecter au plus deux applications non certifiées à la fois. Si Xero refuse lui-même la connexion et indique que vous avez atteint cette limite, déconnectez une application que vous n’utilisez plus — dans Xero, sous Settings → Connected apps — puis réessayez. Votre espace de travail inletAP n’a aucun problème, et reconnecter seul ne réglera pas la situation.
Combien de logiciels comptables peuvent recevoir des factures fournisseurs
Connecter un logiciel comptable n’est jamais limité. Activer Comptabiliser ici les factures fournisseurs approuvées l’est, et la limite se compte pour QuickBooks et Xero ensemble :
| Forfait | Logiciels comptables qui peuvent être activés |
|---|---|
| Gratuit | 2 |
| Starter | 3 |
| Growth | 5 |
| Pro, Enterprise | Illimité |
Au-delà de la limite, l’activation est refusée avec une phrase qui nomme votre forfait. Désactivez un logiciel comptable, ou passez à un forfait supérieur, puis activez le suivant.
Il n’existe aucun connecteur pour un logiciel de gestion immobilière. Pour AppFolio, Buildium, Yardi et Rent Manager, rien n’est construit : aucun connecteur, et aucun jeu de colonnes prêt à l’emploi pour l’un ou l’autre non plus. Vous avez plutôt un CSV générique : vous réglez une fois les colonnes pour qu’elles correspondent à ce que l’importation de votre logiciel attend. C’est moins magique qu’un connecteur direct et ça fonctionne partout, ce qui, tout compte fait, est un échange raisonnable.
Ce paragraphe porte sur l’exportation — les factures fournisseurs qui quittent inletAP vers un autre logiciel. Les données qui vont dans l’autre sens sont une chose distincte et fonctionnent autrement : à la configuration, vous pouvez téléverser un fichier exporté de votre propre logiciel et y charger vos immeubles, logements, fournisseurs et entités, en faisant une fois la correspondance entre vos colonnes et les nôtres. Voir importer vos données. Cela reste un fichier que vous produisez vous-même, pas une connexion — il n’y a aucun lien en direct avec un logiciel de gestion immobilière, dans un sens comme dans l’autre.
États des connecteurs
| État | Signification | Que faire |
|---|---|---|
connected | Fonctionne. Les lots peuvent être comptabilisés. | Rien. |
action_required | La connexion a été rejetée et ne peut pas être renouvelée d’elle-même — en général parce que l’autorisation enregistrée a été révoquée ou a expiré du côté du logiciel comptable. | Reconnectez l’entreprise. Rien n’est comptabilisé tant que ce n’est pas fait. |
disconnected | Aucune connexion active. | Connectez-le, ou exportez par CSV en attendant. |
Un lot que vous dirigez vers un logiciel comptable précis est refusé avant d’être mis en file d’attente si cette connexion n’est pas connected — ou, pour QuickBooks, si l’entreprise à l’autre bout ne peut pas du tout contenir de factures fournisseurs. Une connexion qui n’est pas connected est entièrement exclue d’une exécution ordinaire. Une phrase claire au moment du clic vaut mieux qu’un lot plein de factures en attente vingt minutes plus tard.
Exécutions, lots et éléments
Une exportation est une exécution. Une exécution contient un lot par destination : comptabilisez dans QuickBooks et dans Xero ensemble et cette exécution compte deux lots, chacun avec son propre état. Dans un lot, il y a un élément par facture et par destination, et c’est l’élément qui porte un résultat — l’identifiant que le logiciel comptable a donné à la facture fournisseur créée, ou la raison pour laquelle elle ne l’a pas été.
L’historique des exportations affiche chaque lot et l’exécution à laquelle il appartient, et offre deux relances. Relancer rejoue ce seul lot. Relancer toute l’exécution remet en file d’attente seulement les lots de l’exécution qui ont échoué, donc un logiciel comptable qui a déjà reçu la facture fournisseur n’est jamais sollicité deux fois.
États d’exportation
Les lots et les éléments qu’ils contiennent partagent les mêmes quatre états.
| État | Signification |
|---|---|
pending | En file d’attente. Couvre aussi les intervalles entre les tentatives prévues, donc un lot en attente peut avoir une comptabilisation en cours. |
processing | Un processus de traitement l’exécute en ce moment. |
succeeded | Chaque facture fournisseur a été comptabilisée, et chacune au montant qu’indique la facture. |
failed | Le lot ne s’est pas terminé. Ses documents passent à failed_export. |
failed veut dire « une personne doit intervenir », pas « rien n’a été comptabilisé ». Un lot affiche failed quand une facture est en attente, quand une comptabilisation attend encore une nouvelle tentative, et quand une facture fournisseur a été comptabilisée mais que le logiciel comptable l’a enregistrée à un total différent de celui de la facture. Ce dernier cas est une facture fournisseur comptabilisée : le lot le dit, la ligne nomme les deux montants, et la comptabilisation de la facture fournisseur n’est pas annulée.
Chaque exécution d’un lot enregistre une tentative, avec son heure de début, son heure de fin et les données d’erreur, s’il y en a. Un lot qui a échoué deux fois a deux tentatives à son nom, et c’est ainsi que vous distinguez « il a échoué une fois, puis a fonctionné » de « il échoue depuis une semaine ».
Ce qui est écrit dans un logiciel comptable
Chaque document approuvé devient une facture fournisseur dans chaque logiciel comptable où il est comptabilisé. Les champs diffèrent selon le logiciel comptable, donc chaque page de connecteur a son propre tableau : celui ci-dessous est pour QuickBooks, et connecter Xero contient le tableau Xero, dans sa section « À quoi ressemble une facture fournisseur comptabilisée ».
Une facture fournisseur QuickBooks
| Sur la facture fournisseur | Tiré de la facture |
|---|---|
| Fournisseur | Votre fournisseur, par sa correspondance avec un fournisseur QuickBooks |
| Date de transaction et date d’échéance | La date de la facture et sa date d’échéance |
| Numéro de document | Le numéro de facture, tronqué à la longueur que QuickBooks permet |
| Lignes | Les postes extraits, chacun imputé au compte de grand livre auquel correspond son code; si l’extraction n’a trouvé aucun poste, une ligne bâtie à partir du total du document |
| Centre de coûts (classe QuickBooks) | L’immeuble, si l’entreprise QuickBooks fait le suivi des classes |
| Taxe | Hors des États-Unis, le code de taxe d’achat du document, quand la taxe y est indiquée. Aux États-Unis, une ligne supplémentaire décrite « Sales tax », imputée à votre compte de charge de taxe de vente ou au compte de la plus grande ligne |
| Note privée | Un marqueur qui identifie le document inletAP d’où elle provient |
| Compte fournisseurs | Votre compte fournisseurs associé, quand il est défini |
| Devise | La devise de la facture, envoyée seulement quand elle diffère de la devise de base de l’entreprise |
| Le document lui-même | Le PDF source, téléversé dans QuickBooks et joint à la facture fournisseur |
Le document enregistre l’identifiant externe qui revient, donc la question « où cela a-t-il abouti? » a toujours une réponse. L’inverse est aussi vrai : le marqueur écrit dans la note privée de la facture fournisseur identifie le document inletAP, et c’est ce qui rend la conciliation possible dans les deux sens.
Une facture répartie sur une facture fournisseur
Quand une facture a été répartie entre plusieurs immeubles, la facture fournisseur porte une ligne par part plutôt qu’une ligne par poste imprimé :
- Le compte de grand livre est le code propre à la part.
- Le centre de coûts est l’immeuble de la part, sur cette ligne. Dans une facture fournisseur QuickBooks, la classe est un champ propre à chaque ligne, et c’est ce qui rend possible la répartition entre immeubles.
- La description est le texte de ligne du fournisseur, accompagné du nom de l’immeuble, pour qu’une personne qui ouvre la facture fournisseur dans QuickBooks voie à quel immeuble correspond chaque ligne.
- L’emplacement, si vous utilisez les emplacements, est un champ d’en-tête qui vaut pour toute la facture fournisseur et ne peut pas varier d’une ligne à l’autre.
Quand les immeubles appartiennent à des entités propriétaires qui ont des entreprises distinctes, le document est comptabilisé comme une facture fournisseur par entreprise. Voir comptabiliser dans plusieurs entreprises.
Plusieurs vérifications ont lieu avant tout appel réseau, et chacune met la facture en attente plutôt que d’envoyer quelque chose d’erroné :
- Le fournisseur n’a aucune correspondance QuickBooks.
- Un code de grand livre ne correspond à aucun compte.
- La somme des postes ne donne pas le sous-total de la facture.
- La facture indique une taxe, l’entreprise est hors des États-Unis, et aucun code de taxe n’est associé pour la porter.
- La facture fournisseur serait comptabilisée à un montant autre que le total indiqué.
- La facture est dans une devise que l’entreprise QuickBooks ne peut pas contenir.
Chacune est mise en attente avec un message qui nomme les montants en cause. Comptabiliser une facture fournisseur à laquelle il manque la taxe, c’est le genre d’erreur que personne ne trouve avant qu’un fournisseur réclame le solde.
Ce que contient le CSV
Les colonnes par défaut sont celles que la plupart des logiciels comptables demandent :
"invoice_no","vendor","due_date","amount","property","gl_code","status"
Chaque cellule est entre guillemets, y compris la ligne d’en-tête, ce qui empêche un nom de fournisseur contenant une virgule de devenir deux colonnes.
La correspondance est configurable. Une colonne a un en-tête, écrit tel quel à la première ligne, et une source : la fiche du document — son identifiant, son état, son fournisseur ou son immeuble — ou n’importe quel champ extrait, par son nom. Cette dernière option est la porte de sortie qui empêche la liste d’être fermée : si votre logiciel comptable veut le numéro de bon de commande dans la troisième colonne, il peut l’avoir.
Modifiez la correspondance dans Exportations → Correspondance CSV pour qu’elle suive le modèle d’importation de votre logiciel comptable, plutôt que de retoucher les fichiers après coup. Un CSV qui s’importe proprement du premier coup en fin de mois vaut bien dix minutes de configuration pendant une semaine tranquille.
Une ligne par facture, ou une ligne par part
Le nombre de lignes que devient une facture répartie est un paramètre : Lignes de l’exportation CSV, dans Paramètres → Imputation répartie. Il compte dès que vous répartissez une facture entre plusieurs immeubles. Ses deux choix sont ci-dessous, avec entre parenthèses la valeur qu’utilisent les échanges de données et l’API.
| Paramètre | Ce qu’est une ligne | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
One row per invoice (document) | Une ligne par facture | Par défaut, et correct pour tout espace de travail qui ne répartit pas. |
One row per property (allocation) | Une ligne par part | Vous répartissez des factures et votre logiciel comptable a besoin de la part de chaque immeuble sur sa propre ligne. |
La valeur par défaut est document pour qu’une importation existante en aval continue de fonctionner octet pour octet. La fin de mois de personne ne casse parce qu’un nouveau paramètre est apparu.
La raison de le changer est simple : une ligne au niveau du document a une seule cellule d’immeuble, et une répartition en trois a trois immeubles. Une seule cellule ne peut pas honnêtement les contenir, donc elle reçoit la valeur littérale MULTIPLE et le lot porte un avertissement qui indique quelles factures l’ont reçue — un CSV erroné qui s’importe proprement est pire qu’un CSV qui ne s’importe pas. Au niveau allocation, chaque part devient sa propre ligne, qui répète les valeurs au niveau de la facture : c’est la forme que l’importation de tout logiciel comptable attend pour une ventilation. Une correspondance peut compter jusqu’à 64 colonnes, et seule une personne ayant le rôle Administration ou Contrôle et approbation peut la modifier.
Au niveau des parts, ces sources de colonnes s’ajoutent à celles du document :
| Source | Ce qu’elle écrit |
|---|---|
allocation_property | L’immeuble auquel cette ligne est imputée. |
allocation_entity | L’entité propriétaire de cet immeuble. |
allocation_gl_code | Le code de grand livre de cette part. |
allocation_amount | Le montant de cette part. |
allocation_percent | Sa proportion de la ligne qu’elle répartit. |
allocation_seq | Sa position dans la répartition. |
allocation_of | La ligne imprimée à laquelle appartient la répartition. |
Le fichier produit est conservé avec le lot et reste téléchargeable, y compris quand une livraison SFTP échoue par la suite.
Relances
Seul un lot en échec peut être relancé. Un lot en attente, en traitement ou déjà réussi est refusé, avec la raison.
Une relance rejoue l’envoi; ce n’est pas un deuxième envoi. La clé d’idempotence créée pour la première tentative est réutilisée, donc le logiciel comptable reconnaît la répétition et renvoie la facture fournisseur d’origine au lieu d’en créer une autre. C’est le comportement le plus important de tout le processus d’exportation : la défaillance qu’il empêche, c’est de payer un fournisseur deux fois. L’API de Xero elle-même ne refuse pas un numéro de facture fournisseur répété, donc là, la protection repose entièrement sur nous — échecs d’exportation explique comment elle fonctionne.
Les erreurs passagères — limitation du débit, délai dépassé, erreur interne à l’autre bout — sont relancées après un délai croissant de quelques secondes, jusqu’à un petit nombre fixe de tentatives. Les erreurs qui ne peuvent pas réussir sans changement, comme une référence de compte rejetée, sont mises en attente immédiatement avec le code enregistré, parce que les relancer ne fait que consommer votre limite de débit.
Une exportation en échec laisse ses documents à failed_export. Corrigez la cause et relancez le lot : un document qui est comptabilisé passe directement à exported. Vous pouvez aussi remettre à la main une facture failed_export à approved, ce qui la place dans le prochain lot plutôt que dans celui-ci.
Un document peut atteindre plus d’une destination en une seule exécution — une facture fournisseur par logiciel comptable connecté et activé, et une facture fournisseur par entreprise quand une répartition couvre plusieurs entreprises d’un même type — et ces comptabilisations réussissent ou échouent indépendamment. Deux comptabilisées et une en attente, c’est l’état partially_exported. Aucune répartition n’est nécessaire : deux logiciels comptables suffisent. Une relance exécute de nouveau le lot, et une facture fournisseur qui porte déjà l’identifiant propre du logiciel comptable est sautée plutôt que comptabilisée de nouveau, donc seule la destination restante est tentée et celles qui ont réussi ne sont jamais touchées. Voir échecs d’exportation.
Pour aller plus loin
- Connecter QuickBooks — la connexion elle-même, étape par étape.
- Connecter Xero — la même chose, et ce que porte une facture fournisseur comptabilisée dans Xero.
- Exportation de fin de mois — la routine sur laquelle repose cette référence.
- Échecs d’exportation — quand un lot ne passe pas.
- États des factures — ce que
exported,partially_exportedetfailed_exportsignifient pour un document. - Comptabiliser dans plusieurs entreprises — une facture, plusieurs entreprises, plusieurs factures fournisseurs.