Démarrage rapide

Le but de cette page est de faire passer une vraie facture d’un bout à l’autre d’inletAP — d’un fichier sur votre bureau ou d’un message dans votre boîte de courriel jusqu’à une facture fournisseur imputée et approuvée, déposée dans votre logiciel comptable. Comptez environ quinze minutes, dont la plus grande partie à attendre que votre système comptable y réfléchisse.

Utilisez une vraie facture. Des données de test rassurent et ne prouvent rien; tout l’intérêt est de découvrir comment inletAP gère le fouillis particulier que vos fournisseurs vous envoient.

Avant de commencer

Il vous faut trois choses :

• Une vraie facture. Un PDF sur votre ordinateur est le plus rapide, parce que vous pouvez le téléverser dans les prochaines minutes sans rien demander à personne. Une facture reçue par courriel fonctionne tout aussi bien, tout comme la photo d’une facture papier ou une facture tapée dans le corps d’un message.
• Un accès à QuickBooks Online ou à Xero, si vous voulez que la dernière étape comptabilise la facture automatiquement. Si vous n’utilisez ni l’un ni l’autre, vous pouvez quand même suivre ce guide jusqu’au bout — l’exportation produit alors un fichier CSV.
• Une quinzaine de minutes. Il n’y a pas de projet de mise en œuvre, pas de mandat de services professionnels et personne de notre côté qui doit participer à un appel.

1. Créer votre espace de travail

L’inscription compte six courtes étapes — vos coordonnées, votre espace de travail, votre première adresse de réception, vos données, votre forfait, terminé. Deux d’entre elles vous demandent un choix que vous ne pourrez plus changer ensuite.

Votre sous-domaine de réception. Votre espace de travail réserve un sous-domaine de inlet-ap.com : le yourcompany de yourcompany.inlet-ap.com. Il est proposé à partir du nom d’espace de travail que vous tapez, vous pouvez le modifier, et l’écran vérifie au fur et à mesure qu’il est libre. Choisissez-le avec le soin que vous accorderiez à un nom de domaine — une fois l’espace de travail créé, le champ est verrouillé, il ne peut plus être changé, et chaque adresse de réception que vous publierez s’y rattache.

Votre première adresse de réception. Vous tapez la partie qui précède le @. La valeur par défaut est ap, et invoices ou bills conviennent tout aussi bien; l’écran vous montre l’adresse complète pendant que vous tapez :

ap@yourcompany.inlet-ap.com

Cette adresse fonctionne dès que l’étape est terminée. Vous pouvez lui envoyer une facture avant d’avoir configuré quoi que ce soit d’autre, et c’est précisément ce que nous allons faire. Comme le sous-domaine, elle est permanente : une adresse de réception ne peut être ni renommée ni supprimée, alors relisez-la avant de continuer. Voir adresses de réception.

Les autres étapes ne vous retardent pas. « Vos données » propose l’importation à partir d’une feuille de calcul — passez-la pour l’instant, elle a sa propre page. « Forfait » vous fait commencer avec le forfait gratuit, sans carte.

Le dernier écran affiche votre adresse de réception avec un bouton pour la copier, et elle figure ensuite sous Paramètres → Adresses de réception.

2. Faire entrer une facture

Il y a deux portes d’entrée, et elles mènent à la même chaîne de traitement. Utilisez la première maintenant, parce qu’elle ne dépend que de vous.

La téléverser — la façon la plus rapide de voir le tout fonctionner

Ouvrez la Boîte de réception et appuyez sur Téléverser une facture. Glissez le fichier dans la boîte de dialogue ou parcourez vos dossiers pour le trouver. Vous pouvez en ajouter plusieurs à la fois.

Un téléversement n’est pas une voie de second ordre. Le fichier est transformé en message, celui qu’une facture envoyée par courriel aurait produit, et il passe par les mêmes étapes d’analyse, d’extraction, d’imputation, d’examen et d’exportation. Rien en aval ne peut faire la différence, et rien n’a à être réglé d’avance du côté d’un fournisseur, d’un fournisseur de messagerie ou d’une règle de transfert.

Trois choses à savoir avant d’appuyer sur le bouton :

• PDF, photos, fichiers Word, feuilles de calcul et texte brut, jusqu’à 20 Mo chacun. Vingt extensions acceptées en tout — voir ce que vous pouvez envoyer.
• Chaque fichier est envoyé séparément et reçoit sa propre réponse. Un fichier refusé reste dans la boîte de dialogue avec la raison inscrite dessus, et les autres partent quand même.
• Le même fichier envoyé deux fois est refusé, avec « Ce fichier a déjà été téléversé ». La vérification porte sur le contenu binaire, donc une copie renommée du même fichier reste le même fichier.

Une ligne apparaît dans la liste dès qu’un fichier quitte votre navigateur, et elle se remplit au fur et à mesure que la facture est lue.

Ou l’envoyer à votre adresse de réception — la porte pour le vrai volume

Transférez la facture à l’adresse que le dernier écran d’inscription vous a montrée, que vous retrouvez en tout temps sous Paramètres → Adresses de réception.

Transférez-la, ne la retapez pas. inletAP lit la structure MIME du message, extrait les pièces jointes côté serveur et lit aussi le texte du corps du message — ainsi, un fournisseur qu’on ne parvient pas à convaincre de joindre un PDF est quand même pris en charge.

C’est la porte qui compte une fois la première semaine passée, parce que personne n’a rien à faire pour qu’elle fonctionne : le fournisseur envoie, et la facture est dans la liste. Le téléversement sert quand la facture vous est arrivée sous forme de fichier, ou quand quelqu’un vous remet du papier. Plus tard, vous pourrez rediriger votre boîte de courriel des comptes fournisseurs existante vers votre adresse de réception, pour que les fournisseurs qui n’ont jamais entendu parler d’inletAP continuent de fonctionner comme avant — c’est le transfert de courriels.

La regarder arriver

Ouvrez la Boîte de réception. Le document est mis en file d’attente dès que le téléversement ou le courriel est accepté, puis il change d’état au fil du traitement. Une courte facture en texte est habituellement rapide; un gros PDF numérisé prend plus de temps. Nous ne promettons aucun délai de traitement.

L’étiquette de la boîte de réception utilise un vocabulaire plus court que le statut sous-jacent : tout ce qui précède l’examen s’affiche comme « Nouvelle ». Voir statuts des factures pour la liste complète.

Vérifier que ça a fonctionné : votre facture figure dans la liste de la Boîte de réception sous le nom du fournisseur. Si elle n’y est pas une minute plus tard, la page Pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas? passe en revue les raisons dans l’ordre où elles se révèlent habituellement être la bonne réponse.

Envoyez la même facture deux fois par courriel et vous obtenez deux documents. Exactement le même courriel livré deux fois est fusionné à l’entrée, mais un nouveau transfert à partir d’une autre boîte de courriel est un nouveau document. inletAP le compare à vos factures existantes après l’extraction et affiche une carte sur la plus récente; la marquer comme doublon est votre décision, pas la nôtre. Voir détection des doublons.

3. Examiner ce qui a été lu

Ouvrez le document à partir de la liste de la Boîte de réception — tout ce que le système veut faire vérifier par une personne est aussi regroupé dans la file À examiner. Vous verrez les champs extraits à côté de l’original, chacun avec son propre indice de confiance.

Un indice est aussi calculé pour le document entier — le plus bas des quatre champs obligatoires, et jamais plus élevé que l’indice global du modèle lui-même — et c’est à ce nombre que s’applique le seuil d’examen de 0,7.

C’est voulu. « Cette facture est exacte à 82 % » n’est pas une information sur laquelle on peut agir. « Le total est certain et le numéro de facture est une supposition » vous dit exactement où regarder, et c’est la seule forme utile que cette information peut prendre.

Tout ce qui obtient un indice sous le seuil d’examen est acheminé à une personne, tout comme un fichier intercepté par une règle de quarantaine — cette décision l’emporte entièrement sur l’extraction. Les lignes dont la somme ne correspond pas au total indiqué sont affichées dans l’écran du document avec l’écart, et elles bloquent la facture fournisseur à l’exportation plutôt qu’à l’examen : votre logiciel comptable ne reçoit jamais un total que les lignes ne justifient pas.

Corrigez ce qui doit l’être. Chaque modification est enregistrée avec votre nom, ce qui peut sembler inquiétant, mais c’est simplement ainsi que fonctionne la piste de vérification.

4. L’imputer à un immeuble

Indiquez l’immeuble, le compte de grand livre et le centre de coûts. L’entité et la classe ne se tapent pas ici : l’entité vient de la fiche de l’immeuble, et la classe est déterminée à l’exportation à partir de votre correspondance entre immeubles et classes.

Ce sont des champs du document, pas des attributs soudés au fournisseur, donc une facture qui couvre trois immeubles peut être répartie entre trois immeubles — également, selon le nombre de logements, selon la superficie, en pourcentage ou selon des montants tapés. Voir répartir une facture. Le plombier qui travaille dans tout votre portefeuille n’a pas besoin d’être trois fournisseurs distincts pour que l’imputation fonctionne.

Vous faites ceci à la main une seule fois. Dans le guide suivant, vous transformez cette décision en règle et n’avez plus jamais à la reprendre.

Si vos immeubles et vos fournisseurs ne sont pas encore dans inletAP, vous pouvez les taper au fur et à mesure — ou les charger tous d’un coup à partir d’une feuille de calcul exportée de votre système actuel. C’est l’importation de vos données, et c’est un travail distinct de ces quinze minutes.

5. L’approuver

Dans le document, choisissez une Personne qui approuve et appuyez sur Envoyer pour approbation. La facture passe dans Approbations, où la personne qui approuve — peut-être vous — la signe.

Avec le forfait gratuit, chaque facture demande cette seule approbation. À partir du forfait Starter, les paliers d’approbation la classent selon le montant : un palier a un plancher, un délai de traitement (SLA) en heures et un nombre requis de personnes qui approuvent, si bien que « tout ce qui dépasse cinq mille demande deux personnes et une décision en moins d’une journée » est une règle que vous pouvez exprimer directement, au lieu de l’approximer avec une boîte de courriel partagée en croisant les doigts.

6. L’exporter

Connectez votre logiciel comptable sous Paramètres → Connecteurs — QuickBooks Online et Xero s’y trouvent tous les deux, et en connecter un est une action réservée au rôle Administration. Ouvrez ensuite Exportations et lancez le lot; c’est une action des rôles Administration ou Contrôle et approbation. La facture fournisseur est créée avec le fournisseur et le compte que vous avez imputés, et le document conserve l’identifiant externe reçu en retour, pour que vous puissiez toujours répondre à la question « où cette facture a-t-elle abouti? ».

Vérifier que ça a fonctionné : le lot figure dans Exportations avec votre facture, et le document lui-même affiche maintenant l’identifiant que votre logiciel comptable a donné à la facture fournisseur. Ouvrez cette facture dans QuickBooks ou Xero si vous voulez l’autre moitié de la preuve.

Ce sont les deux connecteurs directs — voir connecter Xero et connecter QuickBooks. Avec tout autre logiciel comptable, l’exportation produit plutôt un CSV. C’est vous qui définissez les colonnes — sept valeurs par défaut sensées d’emblée, jusqu’à 64 colonnes, par document ou par répartition — pour l’adapter à ce qu’attend l’importation de votre système. Il n’y a pas de préréglage par fournisseur et aucun connecteur pour AppFolio, Buildium, Yardi ou Rent Manager : vous établissez la correspondance des colonnes une fois. Cette dernière phrase concerne l’envoi des factures fournisseurs vers l’extérieur. Charger vos immeubles et vos fournisseurs dans inletAP lors de la mise en place est un autre travail, qui a sa propre page — voir importer vos données.

Ce qui vient de se passer

Vous avez fait tout le parcours : réception, analyse, extraction, examen, imputation, approbation, exportation. Une vraie facture est maintenant une facture fournisseur imputée et approuvée dans votre logiciel comptable, et vous devriez avoir sous les yeux un lot d’exportation qui la nomme.

Chaque étape a consigné qui a fait quoi et quand, et s’il s’agissait d’une personne ou du système. Quand une règle a pris la décision, la règle est nommée dans l’événement. Ouvrez le Journal d’activité et relisez les entrées de cette facture : analysée, extraite, les champs que vous avez corrigés avec leurs valeurs précédentes, l’approbation, l’exportation. Cette liste, ce sont les quinze minutes que vous venez de passer, consignées par le produit plutôt que par vous.

Rien de ce que vous avez fait n’était de la configuration. C’est la forme voulue du produit — vous commencez par traiter des factures, et la configuration s’accumule derrière vous, comme un sous-produit de décisions que vous preniez de toute façon.

Pour aller plus loin

• Ce que vous pouvez envoyer — les types de fichiers, la taille maximale et laquelle des trois portes utiliser.
• Importer vos données — chargez vos immeubles, vos logements, vos fournisseurs et vos entités à partir d’une feuille de calcul au lieu de les taper.
• Transférer votre boîte de courriel existante — pour que les fournisseurs qui n’ont jamais entendu parler de vous continuent de fonctionner comme avant.
• Votre première règle d’imputation — cessez de prendre deux fois la même décision d’imputation.
• Paliers d’approbation — définissez qui a le droit d’approuver quoi.
• Pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas? — pour quand l’étape 2 vous déçoit.