Forfaits et limites

inletAP facture les documents, pas les personnes. Cette page présente ce que comprend chaque forfait, ce qui compte comme une facture traitée et ce qui arrive quand vous dépassez votre volume inclus — ce qui, sur le forfait gratuit, est un état visible dans la boîte de réception plutôt qu’une surprise sur une facture.

Les forfaits

Il n’y a pas d’essai gratuit. Le forfait gratuit est l’essai — 25 documents par mois, la même extraction et les mêmes connecteurs, aussi longtemps que vous le voulez.

La facturation annuelle vous donne deux mois gratuits — vous payez dix mois et en obtenez douze. Chaque forfait, y compris le gratuit, comprend utilisateurs, immeubles, fournisseurs et entités juridiques en nombre illimité.

Les prix sont en dollars américains et excluent la taxe de vente, qui est ajoutée là où elle s’applique. Certains États américains taxent les abonnements à des logiciels et d’autres non, donc le montant dépend de l’adresse de facturation que vous entrez au paiement, et il y est affiché avant que quoi que ce soit soit facturé.

Ce dernier point est voulu, et pas par générosité. Une tarification par siège pousse les entreprises à rationner les personnes qui approuvent, et celle que vous laissez de côté pour économiser une licence est généralement la ou le gestionnaire immobilier qui sait si le travail a été fait. Une tarification par entité pénalise justement la clientèle pour laquelle nous sommes conçus : celle qui a une société par immeuble.

Il n’y a ni contrat, ni durée minimale, ni frais d’implantation. Les forfaits se changent ou s’annulent dans Paramètres → Facturation et forfait.

Ce qui compte comme une facture traitée

Un document de facture dont inletAP a extrait les champs. Par document, pas par courriel.

Le comptage se fait à l’extraction, qui est l’étape coûteuse, et il se fait une seule fois par document. Un document qui repasse par l’examen, qui est extrait de nouveau ou qui est relancé après un échec n’est quand même compté qu’une fois.

Le courrier jugé comme n’étant pas une facture est détourné vers la vue filtered avant l’extraction, donc il ne touche jamais au volume inclus. C’est pourquoi la vérification « ce n’est pas une facture » se trouve à cet endroit : la déplacer d’une étape plus loin voudrait dire vous facturer vos propres infolettres.

Un cas passe facilement inaperçu. Une facture que le modèle n’a pas pu lire du tout — la photo d’un bon écrit à la main, par exemple — est comptée quand une personne a fini de la saisir et la fait avancer. Sinon, les documents qui coûtent le plus d’effort à votre équipe seraient les seuls gratuits, ce qui serait un drôle d’incitatif à construire.

L’importation de vos données de base n’est pas mesurée du tout. Les immeubles, les logements, les fournisseurs et les entités sont illimités sur chaque forfait, et en charger mille à partir d’une feuille de calcul ne coûte rien sur votre volume inclus — le volume inclus compte les documents de facture à l’extraction, et une ligne importée n’est pas un document. Les limites propres à l’importation sont les mêmes sur chaque forfait : 5 000 lignes et 2 Mio (2 097 152 octets) par fichier; les fichiers plus gros sont divisés en parties. Voyez importer vos données.

Dépasser le volume inclus

Sur un forfait payant, rien ne s’arrête. Les documents supplémentaires sont traités et facturés au tarif de dépassement du forfait, et l’utilisation est visible dans Paramètres → Facturation et forfait avant que la facture arrive.

Le forfait gratuit, lui, impose un plafond strict au lieu d’une facture. Rien n’est facturé, et les documents au-delà du vingt-cinquième sont mis de côté avec le statut held_quota.

En suspens ne veut pas dire perdu

Un document en suspens a déjà été reçu, conservé et analysé. Ce qui n’a pas eu lieu, c’est l’extraction. Le texte source est au dossier, donc en libérer un ne coûte que la lecture.

La boîte de réception affiche une bannière qui compte les documents en suspens. Ils sont libérés de deux façons :

• Vous passez à un forfait supérieur. Tout ce qui est en suspens est libéré, parce qu’un forfait payant n’a pas de plafond strict qui le retiendrait.
• La période se renouvelle. Un nouveau mois civil apporte un nouveau volume inclus, et les documents en suspens y sont libérés, jusqu’à concurrence de ce qui en reste.

Le deuxième cas mérite d’être dit clairement : si vous avez vingt documents de trop sur un forfait de 25 documents, le renouvellement libère ce qui entre et garde le reste en suspens. Le plafond serait décoratif s’il fonctionnait autrement.

Les documents en suspens restent listés tout le temps. Rien n’est supprimé, et rien n’est abandonné en silence à votre place.

Ce qui diffère encore entre les forfaits

Le volume est l’axe principal, mais pas le seul.

La livraison par SFTP n’est pas un interrupteur que vous pouvez activer vous-même. La livraison elle-même est construite — elle envoie le même CSV à votre destination — mais aucun écran ne crée la destination, donc sur les forfaits Pro et Enterprise nous la mettons en place avec vous, par espace de travail, sur demande.

L’authentification unique fonctionne de la même façon, et la promesse est plus étroite que ce que la rangée laisse croire. Il n’y a ni réglage libre-service ni écran : sur les forfaits Pro et Enterprise, nous configurons l’authentification unique avec vous, à la main, par espace de travail. Si l’authentification unique est une exigence d’approvisionnement avec une date fixée, demandez-nous avant d’acheter plutôt qu’après.

La précision n’est pas une fonction réservée à un forfait, et l’exportation non plus. Un espace de travail gratuit reçoit la même extraction et les mêmes connecteurs qu’un espace payant. Restreindre la partie qui prouve que le produit fonctionne ne vous apprendrait rien d’utile à son sujet.

Le forfait Enterprise existe pour un volume sur mesure, une entente de soutien et la paperasse dont un plus gros acheteur a besoin, et son prix se fixe par la discussion plutôt que par un tableau. L’authentification unique est offerte sur demande et configurée avec vous. Demandez-nous où en est une entente de traitement des données et nous vous le dirons plutôt que de le tenir pour acquis.

Limites de la répartition de l’imputation

Répartir une facture entre plusieurs immeubles comporte trois plafonds. Ce sont des garde-fous contre une feuille de calcul collée plutôt que des limites comptables, et aucune vraie répartition de portefeuille ne s’en approche.

Le plafond par facture est volontairement plus bas que 150 multiplié par le nombre de lignes d’une facture. Chaque part devient une ligne de facture fournisseur dans votre logiciel comptable, une tranche d’approbation à acheminer et une rangée à relire plus tard, et une facture de quatre mille lignes n’est pas une fonction que quelqu’un a demandée. Voyez répartir une facture.

Limites de la récupération des coûts

La récupération des coûts et les regroupements de frais d’exploitation sont offerts sur chaque forfait, y compris le forfait gratuit. Aucun forfait ne les désactive, et rien n’est facturé par somme à récupérer. Une somme à récupérer est enregistrée sur une facture déjà comptée, donc elle n’utilise pas votre volume inclus.

Ces plafonds sont des garde-fous, comme ceux de la répartition de l’imputation ci-dessus :

Un mémo qui dépasse la limite est refusé, jamais tronqué. Fixez une limite de mémo plus basse quand votre logiciel de gestion immobilière accepte moins de caractères sur un montant dû.

Limites imposées par votre logiciel comptable, que nous ne contrôlons pas

Deux limites de QuickBooks Online déterminent comment un portefeuille peut être représenté, et il vaut mieux les connaître avant de concevoir vos livres plutôt qu’après.

QuickBooks Plus permet 40 classes et emplacements combinés. Pas 40 de chaque — 40 au total. QuickBooks Advanced retire cette limite.

La conséquence est brutale : un portefeuille de 41 immeubles ou plus ne peut pas représenter chaque immeuble par une classe sur QuickBooks Plus. Comme la répartition par immeuble arrive dans le logiciel comptable par la classe de chaque ligne de facture, c’est un fait que la clientèle doit connaître avant de s’y heurter. Les façons de contourner la limite sont les sous-clients, qui sont illimités et aussi par ligne, ou QuickBooks Advanced.

QuickBooks Plus plafonne aussi le plan comptable à 250 comptes, une limite que les portefeuilles atteignent pour une autre raison — une structure de grand livre qui met l’immeuble dans le nom du compte plutôt que dans une dimension.

Un client parent peut contenir des sous-clients jusqu’à quatre niveaux, donc l’entité, l’immeuble et le logement entrent sans problème dans une hiérarchie. Un client qui est un projet QuickBooks ne peut pas contenir de sous-clients du tout.

Ce sont les limites d’Intuit sur le produit d’Intuit. inletAP lit ce que l’entreprise connectée permet et dit ce qu’il peut et ne peut pas en faire, au lieu de comptabiliser une imputation que le logiciel comptable laissera tomber. Voyez comptabiliser dans plusieurs entreprises.

Périodes de facturation et utilisation

L’utilisation est comptée par mois civil en UTC, et le chiffre courant est affiché dans Paramètres → Facturation et forfait. Passer à un forfait supérieur en cours de mois change le volume inclus qui sert de mesure à partir de ce moment; cela ne change pas après coup le prix des documents déjà traités.

Si un paiement échoue, l’espace de travail continue de fonctionner pendant que la carte est réessayée. Paramètres → Facturation et forfait affiche l’abonnement comme en souffrance, et ce sont les courriels de l’émetteur de votre carte et du service de traitement des paiements qui vous joindront — nous n’envoyons pas de message de relance distinct aujourd’hui. Nous préférons relancer une carte plutôt que d’arrêter de lire les factures d’un client ou d’une cliente en pleine clôture mensuelle.

Pour aller plus loin

• Statuts des factures — y compris held_quota et filtered dans leur contexte.
• Pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas? — la vérification du volume inclus est l’une des six choses à écarter.
• Sécurité et données — ce qui arrive aux documents qui vous sont facturés.
• Démarrage rapide — si vous n’avez pas encore fait passer une seule facture.