inletAP
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Fonctionnement

Une facture arrive. Elle repart vérifiée, imputée et approuvée.

Chaque facture fournisseur est comparée, en cours de route, à ce que ce fournisseur a facturé auparavant pour cet immeuble, et à vos seuils d’approbation. Tout ce qui est décrit ici est ce que le produit fait aujourd’hui, pas ce qui est prévu.
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Le forfait gratuit traite 25 factures par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, ne demande aucune carte de crédit et n’expire pas. Vous recevez votre propre adresse de réception à la fin de la configuration.

inletAPÀ examinerexceptions seulementCourriel du fournisseurPDF, fichier image ou texteAdresse de réceptionyou.inlet-ap.comExtractionchamps + confianceRèglesimputer + acheminerApprobationpar palierVotre logiciel comptableQBO, Xero ou CSVJournal d’activité en ajout seulement à chaque étape

Étape par étape

Ce qui se passe à chaque étape. Et, là où cela compte, ce qu’il ne fait pas, délibérément.

  1. 01

    Les fournisseurs envoient la facture par courriel

    DeBright Green Landscaping
    Àharborview@yourco.inlet-ap.com
    Pièce jointeINV-4417.pdfReçue
    En détail

    Chaque organisation reçoit son propre domaine de réception.

    Donnez l’adresse à vos fournisseurs, ou transférez automatiquement depuis la boîte de réception que vous utilisez déjà — la facture arrive par courriel, exactement comme aujourd’hui.

    • Une adresse générale, plus une adresse de courriel dédiée par immeuble
    • Pièces jointes PDF, fichiers image, photos et fichiers Office, et factures dans le corps du courriel
    • Un même message qui arrive deux fois est refusé à l’entrée selon une clé fondée sur l’identifiant du message et son contenu brut; la correspondance sur le fournisseur, le numéro, la date et le montant se fait après l’extraction
    • Transférez automatiquement une adresse existante vers une adresse dédiée à un immeuble, et l’acheminement suit cette adresse
  2. 02

    Les champs sortent avec un indice de confiance

    FournisseurBright Green Landscaping99 %
    Facture n°441799 %
    Total1 595,00 $ US99 %
    Date de facture15 juill.98 %
    En détail

    Le fournisseur, le numéro de facture, les dates, les totaux, les taxes et les lignes de facture sont extraits champ par champ — chacun avec un indice de confiance et le passage d’où il vient.

    • Une confiance par champ, pas un seul indice pour tout le document
    • « Pourquoi cette valeur? » montre le texte que le modèle a lu
    • Les totaux des lignes sont comparés au total indiqué et l’écart est signalé
    • Tout ce dont le modèle n’est pas sûr est confié à une personne au lieu d’être deviné
  3. 03

    Les règles imputent la facture au compte de grand livre et l’acheminent

    Règle 2 · Aménagement paysagerCorrespond
    Sile fournisseur est Bright Green Landscaping
    Alorsdéfinir le compte de grand livre : Aménagement paysager
    ImmeubleHarborview Apartments
    En détail

    Associez une adresse d’expéditeur à un fournisseur, un fournisseur à un compte de grand livre par défaut et un seuil de montant à une personne qui approuve.

    Essayez une règle en brouillon sur un ensemble de vos factures récentes avant de l’activer; vous voyez ce que la règle leur ferait aujourd’hui.

    Quand une facture couvre plusieurs immeubles, elle est répartie ici plutôt que ressaisie dans une feuille de calcul.

    • Conditions sur le fournisseur, le montant, l’immeuble, l’expéditeur et la confiance
    • Les actions définissent l’imputation, attribuent l’approbation, approuvent automatiquement ou mettent en quarantaine
    • Les règles s’appliquent dans l’ordre et chaque correspondance est expliquée sur le document
    • Simuler se fait en lecture seule — rien n’est acheminé pendant votre essai
    • Une facture se répartit entre plusieurs immeubles selon le montant, un pourcentage, des parts égales, le nombre de logements ou la superficie en pieds carrés, et la répartition s’enregistre comme modèle réutilisable
  4. 04

    Une personne ne voit que les exceptions

    Facture n°441799 %
    Total1 595,00 $ US99 %
    Taxe0,00 $ US?40 %
    Tout le reste est correctÀ examiner
    En détail

    Les documents sans problème passent directement à l’approbation.

    L’écran d’examen place la facture d’origine à côté des champs modifiables : une correction demande un coup d’œil et deux frappes au clavier plutôt que de ressaisir la facture.

    • Écran partagé : le document affiché à gauche, les champs modifiables à droite
    • Les modifications sont suivies par rapport à ce que le modèle a proposé
    • ⌥S répartit une ligne sans quitter le clavier; ⌘K mène à n’importe quel écran
    • Barre d’actions fixe : enregistrer, marquer comme doublon, demander des renseignements, envoyer en approbation ou approuver
    • Demandez au fournisseur une facture corrigée depuis l’écran d’examen; quand il répond, elle arrive dans le même espace de travail, liée à la facture qu’elle corrige
  5. 05

    Les approbations suivent une politique écrite

    Jusqu’à 2 500 $ US → Gestionnaire immobilier1 595,00 $ US
    Plus de 2 500 $ US → Contrôle et approbation
    Inscrit au journal de vérificationEn attente d’approbation
    En détail

    Les seuils décident qui approuve.

    Les personnes qui approuvent voient pourquoi une facture leur est parvenue, approuvent en lot ce qui est courant, et chaque décision est inscrite au journal d’activité avec le commentaire joint.

    • Paliers de montant et personnes qui approuvent par immeuble, les documents à faible confiance étant retenus à l’examen avant d’atteindre l’échelle d’approbation
    • Délais de service (SLA), avec un seul avis de retard par facture envoyé à toutes les personnes qui s’y sont abonnées
    • Approbation en lot, avec un commentaire obligatoire en cas de refus
    • Chaque décision est attribuable, et modifier l’imputation d’une facture signée la renvoie à l’approbation
  6. 06

    Les factures approuvées sont comptabilisées dans votre logiciel comptable

    QuickBooks Online · Facture fournisseurComptabilisée
    FournisseurBright Green Landscaping
    Montant1 595,00 $ US
    Classe · GLHarborview · Aménagement paysager
    ID externeinscrit sur le document
    En détail

    Les factures approuvées sont comptabilisées dans les livres que vous tenez déjà — QuickBooks Online et Xero par des connecteurs directs, ou un fichier CSV dont vous définissez vous-même les colonnes pour tout le reste.

    Les lots en échec disent ce qui a échoué et se relancent sans créer de doublons.

    • Factures QuickBooks Online avec le fournisseur, la classe de l’immeuble et le compte de grand livre
    • Factures Xero avec le fournisseur comme contact, un code de compte et sa propre taxe sur chaque ligne, et le PDF source joint quand la facture est arrivée avec un PDF
    • Une facture répartie dont les immeubles ont des livres séparés est comptabilisée comme une facture par entreprise ou organisation, et l’aperçu de l’exportation indique combien avant que vous lanciez l’exportation
    • Une exportation CSV que vous configurez vous-même : sept colonnes par défaut, jusqu’à 64, au niveau du document ou de la répartition
    • Les identifiants externes sont enregistrés pour qu’un lot puisse être rapproché de chaque document
    • Les nouvelles tentatives sont idempotentes — une nouvelle tentative ne peut pas comptabiliser une facture deux fois

Pour voir les étapes 01 et 02 sur une de vos propres factures, envoyez une facture fournisseur par courriel à l’Invoice Inbox Test et lisez les champs qui reviennent. Aucun compte et aucune carte de crédit.

Avant la première facture — facultatif

Configurez le portefeuille à partir d’un fichier. Sans tout retaper.

Rien de tout cela n’est requis pour commencer. Immeubles, logements, fournisseurs et entités, 5 000 lignes par fichier — aucune facture et aucun historique.

1 · Faites correspondre vos colonnes

Prop CdCode

HV01 · MC02 · LS03

Trois valeurs tirées de votre fichier

2 · Lisez l’aperçu

  • CréerImmeuble · Lakeshore
  • ModifierBright Green Landscaping · Conditions de paiementNet 15 jours → Net 30 jours
  • Erreur« Apex Plumbing » correspond à deux enregistrements : Apex Plumbing Inc. et Apex Plumbing LLC

L’aperçu n’enregistre rien.

L’importation s’appuie toujours sur les mêmes clés : téléverser le même fichier de nouveau met à jour ce qui existe au lieu de le créer en double.

C’est un fichier, lu une seule fois à la configuration — pas une connexion à votre logiciel de gestion immobilière. Vous pouvez aussi sauter tout cela et ajouter les immeubles et les fournisseurs à mesure que les factures arrivent.

Toutes les étapes
  • Exportez votre liste d’immeubles, de logements, de fournisseurs ou d’entités de ce que vous utilisez aujourd’hui — ou téléchargez le modèle inletAP, qui décrit chaque colonne et montre une ligne d’exemple remplie.
  • Téléversez-la en .csv, ou en classeur .xlsx, que votre navigateur convertit en CSV avant l’envoi.
  • Faites correspondre vos colonnes aux champs d’inletAP une seule fois. Trois vraies valeurs tirées de votre propre fichier s’affichent sous chaque nom de colonne, pour que « Prop Cd » soit reconnaissable avant que vous le confirmiez.
  • Lisez l’aperçu. Chaque ligne indique si elle créerait un enregistrement ou en modifierait un, et une modification énumère chaque champ avec l’ancienne valeur à côté de la nouvelle.
  • Une ligne qui correspond à deux enregistrements existants est signalée par une erreur qui nomme les deux, jamais devinée. Une colonne requise qu’aucune colonne n’alimente fait des lignes des erreurs qui la nomment, plutôt que de refuser votre fichier.
  • Puis importez. L’importation s’appuie toujours sur les mêmes clés : téléverser le même fichier de nouveau met à jour ce qui existe au lieu de le créer en double.
  • 5 000 lignes par fichier. Immeubles, logements, fournisseurs et entités seulement — aucune facture et aucun historique.

L’aperçu de l’importation n’enregistre rien. Il nomme chaque ligne qu’il créerait, chaque ligne qu’il modifierait et, pour une modification, l’ancienne valeur à côté de la nouvelle — et une ligne qu’il ne peut pas placer, ou qu’il pourrait placer de deux façons, est signalée en erreur avec le nom des deux fiches plutôt que devinée. C’est la même promesse que fait ce produit à l’autre bout du processus : l’aperçu de l’exportation nomme les sociétés et les montants avant que vous cliquiez sur Exporter.

La plupart des logiciels de gestion immobilière exportent au moyen d’un générateur de rapports, si bien qu’aucune exportation ne ressemble à une autre — c’est pourquoi l’étape de correspondance des colonnes est la fonction, plutôt qu’une liste de logos. Vous associez chaque colonne de votre fichier au champ qu’elle alimente, avec trois vraies valeurs de votre propre fichier affichées sous chaque nom de colonne, et un en-tête non reconnu est ignoré plutôt que bloquant. Ce que ce n’est pas : une connexion à votre logiciel de gestion immobilière. inletAP lit un fichier que vous avez exporté vous-même, une fois, et rien n’est maintenu en concordance par la suite — voyez quel sens est lequel.

La part honnête

Ce qu’inletAP ne peut pas faire, dit d’entrée de jeu. Où il commence, et où il s’arrête.

  1. Le courrier adressé à votre propre domaine

    Votre DNS et votre fournisseur de messagerie l’acheminent, pas nous. Transférez-le automatiquement vers une adresse de courriel inletAP.

  2. inletAP

    Recevoir, lire, vérifier, imputer, approuver, comptabiliser

  3. Votre logiciel comptable

    QuickBooks Online, Xero ou un fichier CSV

  4. Paiement

    Aucun circuit de paiement ACH ni par chèque, par choix. Le paiement se fait là où il se fait aujourd’hui.

L’écran d’examen

L’extraction n’est pas parfaite pour chaque fournisseur. L’écran d’examen montre donc quel champ est incertain.

Si un document arrive à une personne, le but est que la correction prenne quelques secondes.
Écran d’examen d’inletAP : une facture d’entretien paysager de GreenLeaf Landscaping affichée à gauche, des champs extraits à droite notés 99 % pour le numéro de facture, 98 % pour la date d’échéance, 97 % pour le bon de commande, 99 % pour le total et 99 % pour la taxe, avec une mention indiquant que les postes totalisent 12 480,00 $ US et correspondent au total de l’en-tête — et, en dessous, une section d’imputation où l’immeuble est à 58 % et le compte de grand livre à 0 %.
Marquée « À examiner » parce que deux champs sont incertains, pas le document entier. La facture couvre trois immeubles, donc une seule hypothèse d’immeuble est à 58 %, et rien n’appuie le compte de grand livre.Touchez l’image pour l’ouvrir en plein format.

Ce que l’écran vous donne

  • Le document affiché à gauche, avec zoom et navigation entre les pages.
  • Les champs modifiables à droite, groupés en fournisseur, en-tête, montants et imputation.
  • Un indicateur de confiance sur chaque champ qui en a un.
  • « Pourquoi cette valeur? » montre le texte d’où la valeur a été lue.
  • Les totaux des postes vérifiés par rapport au total indiqué, avec l’écart nommé.
  • Les modifications suivies par rapport à ce que le modèle avait proposé, pour que les corrections soient visibles.
  • Barre d’actions fixe : enregistrer, marquer comme doublon, demander des renseignements, envoyer en approbation, approuver.
  • ⌥S divise une ligne sans quitter le clavier.

Quand une facture couvre plusieurs immeubles

La répartition se fait sur le document. Pas dans une feuille de calcul.

Calculée à l’étape 03, conservée pendant l’approbation, et réglée à l’étape 06.

GreenLeaf Landscaping · entretien du terrain

12 480,00 $ US

Une facture, trois immeubles.

  • Harborview Apartments5 200,00 $ USLivres : Harborview LLC
  • Maple Court4 160,00 $ USLivres : Maple Court LP
  • Lakeshore3 120,00 $ USLivres : Lakeshore Holdings

Égale le total de la facture12 480,00 $ US

L’enregistrement n’est possible que lorsque le montant restant est exactement de 0,00 $ US. Quand les immeubles ont des livres distincts, elle comptabilise une facture fournisseur par société.

Comment la répartition est calculée
  • Les immeubles nommés dans le texte de la facture sont comparés à vos alias d’immeubles et proposés sous forme de lignes préremplies, chacune avec le texte exact d’où elle a été lue.
  • La répartition se calcule par montant, pourcentage, parts égales, nombre de logements ou superficie, et l’enregistrement n’est possible que lorsque le montant restant est exactement de 0,00 $ US.
  • Le cent de trop d’une répartition en trois parts est attribué à une ligne précise selon le plus grand reste, et il est indiqué, plutôt qu’abandonné ou étalé.
  • La répartition s’enregistre comme modèle nommé, lié au besoin à ce fournisseur, donc le mois prochain se règle en une action.
  • Une approbation peut être limitée à la part d’un immeuble, pour qu’un gestionnaire immobilier signe pour son propre immeuble.
  • À l’exportation, les immeubles qui ont des livres distincts produisent une facture fournisseur QuickBooks par société, et l’aperçu indique combien avant que vous cliquiez.

Le fonctionnement détaillé de la répartition — les cinq bases, la règle d’arrondi, et la seule configuration QuickBooks où rien de cela n’est possible.

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TarifsForfaits publiés, du gratuit à 249 $ US/mois, utilisateurs illimités, tarifs de dépassement par facture.ConnecteursVotre logiciel comptable, votre logiciel de gestion immobilière par fichier CSV, et la configuration de la réception par courriel.Sécurité et vérificationLe contrôle d’accès, la piste de vérification, et le traitement des documents.

Comment ça marche — questions fréquentes

Comment les fournisseurs savent-ils où envoyer leurs factures?
Vous le leur dites, comme vous leur avez donné l’adresse actuelle. La plupart des entreprises le font en deux temps : elles inscrivent l’adresse inletAP sur les nouveaux bons de commande et dans l’accueil des nouveaux fournisseurs, et elles transfèrent automatiquement la boîte de réception partagée existante, pour que rien ne soit manqué pendant que les fournisseurs mettent leurs dossiers à jour. Transférez-la vers l’adresse de courriel dédiée qui doit la traiter, et l’acheminement suit cette adresse.
Pourquoi inletAP ne peut-il pas simplement recevoir le courrier envoyé à factures@monentreprise.com?
Parce que l’acheminement du courrier d’un domaine qui vous appartient est contrôlé par votre DNS et par votre fournisseur de messagerie, pas par nous. Aucun tiers ne peut l’intercepter. Ce qu’inletAP peut faire, c’est recevoir le courrier sur les domaines qu’il contrôle — le sous-domaine *.inlet-ap.com de votre organisation. Configurez un transfert automatique vers l’une de ces adresses, et une adresse que vous publiez déjà continue de fonctionner, l’adresse de destination décidant où va la facture.
Quels formats inletAP peut-il lire?
Des PDF, des photos et images de factures papier, les documents Office courants, et les factures tapées dans le corps d’un courriel, sans aucune pièce jointe. Les pièces jointes sont extraites de la structure MIME sur le serveur, donc personne ne télécharge ni ne téléverse quoi que ce soit de nouveau.
Que veut dire « confiance » en pratique?
Chaque champ extrait porte son propre indice de confiance, plutôt qu’un seul indice pour tout le document. Tout document dont le fournisseur, le numéro, la date ou le total obtient un indice inférieur à 70 % est envoyé à une personne — un seuil fixe plutôt qu’un réglage à ajuster —, et une valeur que le modèle a déduite plutôt que lue est plafonnée sous ce seuil, de sorte qu’une valeur devinée ne peut pas le franchir seule. Deux autres cas vont à l’examen, quel que soit l’indice : un fichier que nous n’avons pas pu lire du tout, et une facture dont les indices sur l’immeuble étaient trop faibles pour l’imputer. Une règle qui met un fichier en quarantaine le retient dans son propre état plutôt que dans la file d’examen. Un fournisseur non associé et des postes dont la somme ne correspond pas au total indiqué sont repérés plus tard, à l’exportation, où la facture fournisseur est mise de côté au lieu d’être comptabilisée.
Une règle peut-elle approuver une facture sans qu’une personne la voie?
Pas le moteur de règles — son action « approuver automatiquement » envoie un document directement dans la file d’approbation au lieu de la file d’examen, donc une personne la signe quand même. Ce qui peut approuver sans personne, c’est un seuil d’approbation automatique par immeuble : fixez un montant en dollars pour un immeuble, et la part de cet immeuble sur une facture sous ce montant est approuvée par le système lorsque la facture est envoyée en approbation; la décision est inscrite au journal de vérification avec le système comme auteur.
Nous avons des centaines d’immeubles et de logements. Devons-nous les saisir à la main?
Non. Exportez la liste des immeubles, des logements, des fournisseurs ou des entités du système que vous utilisez déjà — ou remplissez le modèle de feuille de calcul inletAP, qui décrit chaque colonne — et importez le fichier. Vous faites correspondre vos colonnes aux nôtres une seule fois, parce que la plupart des logiciels de gestion immobilière exportent au moyen d’un générateur de rapports et qu’aucune exportation ne ressemble à une autre. C’est un fichier que vous exportez vous-même et que nous lisons une fois, à la configuration. Ce n’est pas une connexion à votre logiciel de gestion immobilière, et rien ne reste aligné sur lui par la suite.
Et si la feuille de calcul contient des erreurs?
Vous le voyez avant que cela compte. L’aperçu de l’importation n’enregistre rien : il nomme chaque ligne qu’il créerait, chaque ligne qu’il modifierait et, pour une modification, l’ancienne valeur à côté de la nouvelle. Une ligne qu’il ne peut pas placer — ou qu’il pourrait placer de deux façons — est signalée par une erreur qui nomme les deux enregistrements plutôt que d’être devinée, et un en-tête que nous ne reconnaissons pas est indiqué et ignoré plutôt que de servir de raison pour refuser le fichier. Corrigez la feuille de calcul et téléversez-la de nouveau aussi souvent que vous le voulez. L’importation enregistre par lots de 100 lignes : si un lot échoue en cours de route, le rapport indique où elle s’est arrêtée, et les lignes précédentes restent enregistrées — téléverser le même fichier de nouveau termine le travail plutôt que de le dupliquer, parce que l’importation s’appuie toujours sur les mêmes clés.
Que se passe-t-il si l’extraction se trompe?
Vous corrigez la valeur à l’écran d’examen, et la modification est suivie par rapport à ce que le modèle avait proposé. Des corrections répétées pour le même fournisseur indiquent qu’il faut ajouter une règle d’association, ce qui est généralement une correction unique plutôt qu’un coût permanent.

Vous hésitez encore? Lisez le point de vue de la direction financière, le point de vue des propriétaires ou la FAQ complète, y compris les réponses qui excluent inletAP.

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