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Imputation des factures

Ce qu’est l’imputation des factures, et pourquoi c’est l’étape lente

L’imputation des factures est l’étape où vous indiquez à quoi correspond une facture, dans les termes de vos propres livres : le compte de grand livre, l’immeuble, le traitement fiscal. Rien de cela n’est imprimé sur la facture.
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Le forfait gratuit traite 25 factures par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, ne demande aucune carte de crédit et n’expire pas. Vous recevez votre propre adresse de réception à la fin de la configuration.

Ce que le fournisseur a envoyé

Rapid Rooter Plumbing840,00 $

Remplacer le robinet d’arrêt, 14 Harbor St

Ce que l’imputation ajoute

Compte de grand livre
6120 Réparations et entretien
Écrit par une règle
Immeuble
Harborview Apartments
Associé à un alias
Entité propriétaire
Harborview LLC
Suit l’immeuble

Un code repris par défaut du fournisseur reçoit la valeur 0,5, sous le seuil d’examen de 0,7, alors il attend qu’une personne l’examine.

Un exemple. Aucune des trois valeurs imputées n’est imprimée sur la facture.

La définition, et la distinction qui compte

L’imputation est l’étape de traduction entre un document écrit par quelqu’un d’autre et un grand livre que vous devez pouvoir défendre. L’extraction lit ce que le fournisseur a écrit. L’imputation décide où cela aboutit.

Même document, décision différente

Un plombier envoie la même facture, que vous la comptabilisiez dans Réparations et entretien ou dans Améliorations immobilisées, pour un immeuble ou pour quatre. La décision dépend de faits que le fournisseur ne pouvait pas connaître.

Bien la lire ne suffit pas

Un code de grand livre n’est pas imprimé sur une facture fournisseur et ne l’a jamais été. Vous pouvez lire un document parfaitement et ne pas savoir à quel compte il appartient.

D’où vient un code ici

Dans inletAP, l’extraction n’essaie pas du tout de lire les codes de grand livre sur la page. Un code vient d’une règle que vous avez écrite, d’une valeur par défaut sur le fournisseur ou l’immeuble, ou d’une personne qui le saisit, et la source est enregistrée.

Pourquoi les entreprises l’automatisent en premier

La plupart des factures d’un mois viennent des mêmes fournisseurs qui font les mêmes choses dans les mêmes immeubles. Un système mérite sa place en traitant celles-là sans bruit et en étant honnête sur les nouvelles, pas en devinant pour les deux.

Capacités

Ce que porte vraiment une facture imputée

Les valeurs qui composent un document imputé, et d’où vient chacune. C’est la forme du travail dans n’importe quel système de comptes fournisseurs.

Le compte de grand livre

La ligne de votre plan comptable à laquelle le coût appartient, et la valeur à partir de laquelle votre état des résultats est construit. Il n’est jamais imprimé sur la facture.

L’immeuble, et l’entité derrière lui

L’immeuble auquel le coût appartient : l’indice d’immeuble sur le document, comparé aux alias que vous tenez, ou à défaut l’adresse de réception par laquelle il est arrivé. L’entité propriétaire est héritée de l’immeuble.

Fournisseur, taxe et centre de coûts

Le fournisseur est reconnu à partir du nom extrait ou du domaine de l’expéditeur. Le code de taxe vient de la valeur par défaut de votre espace de travail quand la facture indique une taxe, ou vous le saisissez. Un centre de coûts est toujours saisi.

Les postes, et quand ils ont besoin de leur propre code

Les lignes sont lues sur la facture. Une facture que vous n’avez pas répartie comptabilise chaque ligne dans le code de grand livre du document lui-même. Un couvreur qui facture les matériaux et la main-d’œuvre sur des lignes distinctes : c’est à cela que sert la répartition d’une ligne.

Répartitions entre immeubles

Une facture qui couvre cinq immeubles devient cinq répartitions (à parts égales, selon le nombre de logements, selon la superficie, en pourcentage ou par montants saisis), chacune portant sa part au cent près.

Des règles, pour les décisions que vous avez déjà prises

Une règle se déclenche selon le courriel source, le fournisseur, le montant, un mot-clé dans l’objet du courriel, un alias d’immeuble ou l’adresse de réception. Elle peut définir le code de grand livre, attribuer l’examen, mettre en quarantaine ou marquer la facture comme prête pour l’approbation.

D’où vient chaque valeur, en détail
  • Le compte de grand livre est écrit par une règle, repris par défaut du fournisseur ou de l’immeuble, ou saisi, et chaque source reçoit un niveau de confiance différent, pour qu’une valeur par défaut n’ait jamais l’air d’une décision.
  • Comme l’entité propriétaire est héritée de l’immeuble plutôt qu’imputée facture par facture, changer l’entité d’un immeuble entraîne avec elle toutes les factures futures. Une entité est un attribut d’un immeuble, pas d’une facture.
  • Un fournisseur porte ses propres alias d’imputation et son compte par défaut. Un centre de coûts n’est jamais lu sur le document; un immeuble peut en avoir un par défaut, pour votre propre référence.
  • Comptabiliser chaque ligne dans le code de grand livre du document lui-même convient à la grande majorité des factures. Une ligne porte son propre compte une fois qu’elle est répartie.
  • Une facture répartie affiche quand même un seul immeuble principal dans la boîte de réception, celui qui porte la plus grande répartition, pour qu’une file reste lisible.
  • Les conditions d’une règle se combinent avec ET. Les règles s’appliquent à tout l’espace de travail; pour agir sur un immeuble, faites correspondre cet immeuble.

Pourquoi celui-ci

Les limites, dites clairement

L’automatisation de l’imputation est l’endroit où cette catégorie promet le plus, alors voici ce qu’inletAP ne fait pas. Chaque ligne est une vraie limite du produit livré, pas une note de feuille de route.
  • Une règle peut définir le code de grand livre. Elle ne peut pas définir l’immeuble, le fournisseur, la classe ni le code de taxe. Il y a exactement quatre actions de règle : définir l’imputation, attribuer l’examen, mettre en quarantaine ou marquer comme prête pour l’approbation.
  • Marquer un document comme prêt pour l’approbation, ce n’est pas l’approuver. Une personne approuve toujours. Rien dans le moteur de règles ne peut payer ou comptabiliser une facture de lui-même.
  • Les règles sont définies au niveau de l’espace de travail. Une règle ne peut pas être limitée à un seul immeuble; si vous voulez un comportement propre à un immeuble, vous écrivez une condition qui correspond à cet immeuble, par alias d’immeuble ou par l’adresse de réception par laquelle la facture est arrivée.
  • Une condition par mot-clé lit seulement l’objet du courriel. Elle ne cherche pas dans le texte du PDF, et une règle écrite en comptant là-dessus ne correspondra à rien.
  • Les conditions se combinent seulement avec ET. Il n’y a pas de OU, pas d’imbrication, pas d’expressions régulières, et pas de condition sur une date, une devise ou un poste.
  • L’extraction ne lit pas les codes de grand livre sur le document. Tout ce qui prétend lire votre plan comptable sur une facture fournisseur décrit autre chose.
  • Pour répartir une facture QuickBooks Online entre des immeubles, il faut le suivi par classe sur la ligne. Les immeubles modélisés comme des emplacements (Locations) QuickBooks ne peuvent pas être répartis, parce qu’un emplacement est un champ d’en-tête de la facture plutôt qu’un champ de ligne.
  • Aucune de ces limites ne s’applique à Xero, qui porte le suivi sur la ligne.
  • Aucun taux de précision publié pour l’imputation automatique, ni le nôtre ni celui de quiconque. La justesse de l’imputation dépend de votre plan comptable et de vos propres décisions passées, alors un pourcentage publié par un fournisseur décrirait un jeu de test plutôt que vos livres.

Comparaison

Trois façons dont un code de grand livre arrive sur une facture

Ce n’est pas un tableau comparatif de concurrents. Ce sont les trois sources qu’inletAP accepte pour un code de compte, et elles ne sont volontairement pas traitées comme également fiables.
Les niveaux de confiance sont un comportement du produit, pas du marketing : un code écrit par une règle ou saisi reçoit 1,0, une valeur par défaut du fournisseur ou de l’immeuble 0,5, et le seuil d’examen est de 0,7. Le seuil est fixe et n’est pas un paramètre.
 Saisi par une personneÉcrit par une règlePar défaut, du fournisseur ou de l’immeuble
Confiance enregistréeComplète : quelqu’un a décidéComplète : vous avez décidé d’avance0,5, soit une hypothèse plutôt qu’une décision
Franchit le seuil d’examen de 0,7OuiOuiNon : il s’arrête pour qu’une personne le voie, et c’est à cela que sert le chiffre
Appliqué quandÀ l’examen, sur la factureAprès l’extraction, sur chaque document correspondantEn dernier, après l’extraction et les règles, pour ne jamais écraser ni l’une ni les autres
Utile pourLa facture vraiment nouvelleLe fournisseur sur lequel vous avez déjà pris une décision permanenteUn point de départ raisonnable qui se voit comme une supposition
Enregistré dans la piste de vérificationOui, avec la personne et l’heureOui, avec le nom de la règleOui, comme valeur par défaut

Les niveaux de confiance sont un comportement du produit, pas du marketing : un code écrit par une règle ou saisi reçoit 1,0, une valeur par défaut du fournisseur ou de l’immeuble 0,5, et le seuil d’examen est de 0,7. Le seuil est fixe et n’est pas un paramètre.

Tarifs

Les règles d’imputation sont offertes dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit

Les règles, les valeurs par défaut des fournisseurs et des immeubles, la répartition entre immeubles et l’imputation par ligne ne sont réservées à aucun forfait. Le forfait gratuit couvre 25 documents par mois, ne demande aucune carte de crédit et a le même comportement d’imputation que les forfaits payants.

Prices are in US dollars and exclude sales tax, which is added where it applies.

Paid plans renew automatically at the price shown — every month, or every 12 months on annual billing — until you cancel. Cancel any time in billing settings: the next renewal stops and you keep the period you have already paid for.

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Imputation des factures : questions fréquentes

Qu’est-ce que l’imputation des factures?
L’imputation des factures est l’étape des comptes fournisseurs où vous indiquez à quoi correspond une facture fournisseur, dans les termes de vos propres livres : le compte de grand livre auquel elle appartient, l’immeuble ou le service auquel elle se rapporte et le traitement fiscal qui s’applique. Le fournisseur écrit ce qu’il a fait et ce que cela coûte. L’imputation décide où ce montant aboutit dans votre plan comptable, pour que la facture puisse être comptabilisée, figurer dans les rapports et être fermée. C’est du jugement comptable appliqué au document de quelqu’un d’autre.
Que veut dire imputer une facture dans les comptes fournisseurs?
Cela veut dire rattacher vos propres dimensions comptables à un document qui est arrivé sans aucune d’elles. La facture d’un plombier dit ce qui a été réparé et ce que cela a coûté. L’imputer, c’est dire que les 840 $ appartiennent au compte 6120 Réparations et entretien, pour l’immeuble Harborview, détenu par l’entité propriétaire de Harborview, sans taxe de vente à récupérer. Aucun de ces quatre faits ne figure sur la page envoyée par le plombier, et aucun ne peut y être lu. Ils viennent de la façon dont vos livres sont organisés, et c’est pourquoi l’imputation est une décision plutôt qu’une transcription.
Qu’est-ce que l’imputation dans le traitement des factures?
Le traitement des factures est tout le parcours d’une facture, de son arrivée jusqu’à son paiement et sa comptabilisation. L’imputation est une étape de ce parcours : elle vient après la saisie et avant l’approbation. La saisie lit le document. L’imputation le classe. L’approbation l’autorise. L’exportation le comptabilise. Il vaut la peine de garder ces étapes séparées, parce qu’elles échouent de façons différentes : une erreur de saisie est un mauvais chiffre que vous pouvez voir sur la page, et une erreur d’imputation est un bon chiffre classé au mauvais endroit, invisible jusqu’à ce que quelqu’un lise un rapport et ne le reconnaisse pas.
L’imputation des factures, est-ce la même chose que l’extraction des données?
Non, et confondre les deux est l’erreur la plus courante dans cette catégorie. L’extraction lit ce que le fournisseur a écrit : le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant, les postes. L’imputation décide où ces valeurs vont dans vos livres. Un code de grand livre n’est pas imprimé sur une facture fournisseur et ne l’a jamais été, alors aucune précision de lecture ne peut en produire un. Dans inletAP, l’extraction ne lit pas du tout les codes de grand livre sur la page. Un code vient d’une règle que vous avez écrite, d’une valeur par défaut sur le fournisseur ou l’immeuble, ou d’une personne qui le saisit.
Qui impute les factures?
Dans une petite entreprise, c’est habituellement la personne responsable de la tenue de livres ou de la gestion du bureau, souvent la même qui ouvre le courrier. Dans une plus grande, un ou une commis aux comptes fournisseurs impute les factures, et un contrôleur ou une contrôleuse fixe la norme et fait des vérifications ponctuelles. Ce travail est peu populaire pour une raison structurelle, pas par paresse : il est assez répétitif pour sembler mécanique, mais il exige un vrai jugement, alors on ne peut pas simplement le confier à la personne la moins expérimentée de l’équipe. C’est cet écart qui fait de l’imputation l’étape que la plupart des entreprises cherchent à automatiser en premier.
Peut-on automatiser l’imputation des factures?
La partie répétitive, oui. Le jugement, non, et un produit qui prétend le contraire décrit une démo. La méthode fiable, c’est que les décisions permanentes que vous avez déjà prises s’appliquent sans vous : ce fournisseur va toujours à ce compte, le courrier envoyé à cette adresse concerne toujours cet immeuble. Ce qui ne peut pas être automatisé, c’est la première facture d’un nouveau fournisseur, une facture qui couvre deux travaux sans lien, ou toute chose sur laquelle personne n’a jamais pris de décision. Un système utile impute la majorité ennuyeuse, marque le reste comme non confirmé et montre clairement ce qui est quoi.
Qu’est-ce qu’un code de grand livre sur une facture?
Un code de grand livre, parfois appelé compte de grand livre ou compte de charges, est la ligne de votre plan comptable à laquelle le coût appartient : Réparations et entretien, Aménagement paysager, Services publics, Améliorations immobilisées. C’est la décision d’imputation qui a le plus de conséquences, parce que c’est à partir d’elle que votre état des résultats est construit. C’est aussi celle qui dérive le plus facilement : la même facture d’aménagement paysager comptabilisée dans Entretien des terrains en mars et dans Réparations en avril rend toute comparaison d’une année à l’autre insignifiante, et personne ne le remarque avant la fermeture.
Comment impute-t-on une facture qui touche plusieurs immeubles?
On la répartit. Une facture d’aménagement paysager qui couvre cinq immeubles est imputée en cinq répartitions, à parts égales, selon le nombre de logements, selon la superficie, en pourcentage ou par montants saisis, et chaque immeuble porte sa part au cent près. Une ligne peut aussi être répartie pour porter son propre code de grand livre : c’est ainsi que la facture d’un couvreur, avec les matériaux sur une ligne et la main-d’œuvre sur une autre, est comptabilisée dans deux comptes à partir d’une seule facture. Une facture que vous n’avez pas répartie comptabilise chaque ligne dans le code du document lui-même.
Que se passe-t-il quand le logiciel ne sait pas comment imputer quelque chose?
Dans inletAP, il le dit, avec un chiffre plutôt qu’un haussement d’épaules. Un code de grand livre écrit par une règle ou saisi par une personne reçoit une confiance complète. Un code qui vient d’une valeur par défaut sur le fournisseur ou l’immeuble reçoit 0,5, ce qui se lit comme une hypothèse à confirmer plutôt qu’une décision prise par quelqu’un. Le seuil d’examen est à 0,7, alors un code par défaut ne peut pas passer grâce à une confiance qu’il n’a pas méritée : il s’arrête pour qu’une personne le voie. Ce seuil est fixé à 0,7 et n’est pas un paramètre.

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