Imputation des factures

Imputer une facture, c’est enregistrer à quoi elle sert, dans les termes de vos propres livres : quel compte de grand livre elle touche, quel immeuble la porte, à quel centre de coûts elle appartient. L’extraction lit ce que le fournisseur a écrit; l’imputation décide où la facture aboutit. Les deux sont séparées parce que le fournisseur ne sait pas comment votre plan comptable est organisé, et n’a aucune raison de le savoir.

Ce guide impute une facture à la main. Le faire une fois, c’est le travail; le faire trois fois, c’est le signal qu’il vaut mieux écrire une règle.

Où aboutit l’imputation : une classe QuickBooks, une option de suivi Xero

L’imputation est enregistrée avec les mots d’inletAP — immeuble, code de grand livre, centre de coûts — et chacun devient un champ de la facture fournisseur au moment où elle est comptabilisée.

• QuickBooks Online. Chaque ligne porte le compte auquel son code de grand livre correspond — ou votre compte de charges par défaut — et son immeuble sous forme de classe quand le dossier suit les classes. La classe est un champ par ligne sur une facture fournisseur QuickBooks, ce qui permet à une seule facture de porter plusieurs immeubles.
• Xero. Chaque ligne porte le code de compte auquel son code de grand livre correspond — ou votre compte de charges par défaut — plus l’immeuble sous forme d’option de suivi si vous utilisez le suivi. La limite vient de Xero : une organisation définit au plus deux catégories de suivi au total, donc vos immeubles doivent être l’une des deux que vous utilisez déjà.

Aucun de ces noms n’est saisi sur la facture. Les comptes, les classes et les options de suivi sont associés une seule fois à vos propres enregistrements, dans Exportations → Configuration comptable, et les champs ci-dessous nomment l’enregistrement inletAP qui y correspond au moment de l’exportation.

Avant de commencer

• Une facture à imputer. Ouvrez-en une depuis la Boîte de réception. Tout ce que le traitement automatique veut faire regarder par une personne est aussi regroupé dans À examiner, et les deux ouvrent le même écran du document.
• Le bon rôle. Une personne du rôle Administration, Contrôle et approbation ou Commis aux comptes fournisseurs peut imputer une facture. Le rôle Lecture seule — celui des personnes externes qui approuvent — ne peut en modifier aucune. Consultez rôles et permissions.
• L’immeuble et le fournisseur déjà dans inletAP. Les deux sont des listes de choix, et elles n’offrent que les enregistrements que votre espace de travail contient, donc vous ne pouvez pas inventer un immeuble en regardant la facture. Ajoutez-le d’abord dans Immeubles, ou chargez tout le portefeuille d’un coup — consultez importer vos données.
• Deux valeurs qui ne vous seront pas demandées. L’entité vient de la fiche de l’immeuble, et la classe est résolue à l’exportation à partir de votre correspondance entre immeubles et classes. Ni l’une ni l’autre n’est un champ de la facture.

1. Ouvrir la facture et lire ce qui a été extrait

Le document d’origine est à gauche, les champs qu’il a produits sont à droite, et chaque champ porte son propre score de confiance. Lisez les deux côte à côte avant de changer quoi que ce soit. Un score bas est un indice, pas un verdict : il vous indique quel champ regarder, et le document reste à vous de corriger, quel que soit le score.

2. Régler d’abord le fournisseur et le total

Ils se trouvent au-dessus des champs d’imputation à l’écran, et ils passent en premier pour trois raisons. Le fournisseur fournit le compte de grand livre par défaut quand rien d’autre ne l’a fait. Le total est ce qui sert à associer la facture à un palier d’approbation. Et une répartition, si vous en faites une, est équilibrée par rapport au total moins les taxes, donc corriger l’un ou l’autre chiffre après coup oblige à revérifier la répartition.

Si les lignes de facture ne correspondent pas au total indiqué, l’écran le signale avec l’écart. Cela arrête la facture fournisseur à l’exportation plutôt qu’à l’examen, donc votre logiciel comptable ne reçoit jamais un total que les lignes ne justifient pas.

3. Remplir la section Imputation

Quatre cases, et les remplir de haut en bas est le bon ordre.

• Immeuble. L’immeuble visé par cette facture, choisi parmi vos immeubles. La photo, le code et la ville de l’immeuble apparaissent au-dessus de la liste, et un coup d’œil en vaut la peine : un portefeuille qui compte un Cedar Ridge et un Cedar Court est à deux lettres d’une erreur coûteuse.
• Compte de grand livre. Le compte que la facture fournisseur touche. Saisissez-le, ou acceptez ce qu’une règle ou un défaut y a déjà mis. L’extraction ne lit jamais un code de grand livre sur la page — un fournisseur ne connaît pas votre plan comptable, donc il n’y a rien à lire sur la facture.
• Centre de coûts. Saisi sur la facture, jamais lu sur celle-ci.
• Mémo. Une note qui reste sur le document. Elle n’est pas envoyée à votre logiciel comptable, et corriger seulement un mémo est considéré comme sans importance : cela ne fait pas de vous la personne qui a préparé la facture.

L’imputation vit sur le document, pas sur le fournisseur. Le plombier qui travaille dans tout votre portefeuille n’a pas à être trois fournisseurs distincts pour que l’imputation fonctionne.

4. Répartir la facture, si elle couvre plus d’un immeuble

Sautez cette étape si ce n’est pas le cas. Une facture d’aménagement paysager qui couvre cinq immeubles est imputée en cinq répartitions dans la grille Imputation répartie — à parts égales, selon le nombre de logements, selon la superficie, en pourcentage ou par montants saisis — et chaque immeuble porte sa propre part au cent près. Une ligne peut aussi être répartie de sorte que chaque partie porte son propre compte de grand livre, et c’est ainsi que les matériaux et la main-d’œuvre d’un couvreur atteignent deux comptes sur une seule facture fournisseur.

Une facture répartie affiche quand même un seul immeuble principal dans la boîte de réception, celui qui détient la plus grande répartition, pour qu’une liste de factures reste lisible. Le portrait complet est sur le document. Consultez répartir une facture.

5. Enregistrer

Appuyez sur Enregistrer. Dans une file, le bouton s’appelle Enregistrer et suivant, qui enregistre et ouvre la facture suivante; à la fin de la file, il devient Enregistrer et terminer et vous ramène à la liste. Appuyer sur Envoyer pour approbation ou Approuver avec des modifications non enregistrées les enregistre d’abord, et l’écran le signale avant de le faire, pour que la personne qui approuve voie l’imputation que vous avez corrigée plutôt que celle produite par l’extraction.

Ce que vous devriez voir maintenant : la même facture, avec vos valeurs dans la section Imputation et une confiance de 100 % sur chaque champ que vous avez défini. Ce n’est pas une fioriture — une valeur saisie par une personne est stockée avec une confiance complète et user comme source, et c’est ce qui distingue une décision d’une supposition plus loin dans le traitement.

6. Prouver que l’imputation a été conservée

Deux vérifications, et elles répondent à des questions différentes.

Sur le document. Rechargez-le. Les champs gardent vos valeurs et affichent 100 %. Si un champ est revenu à sa valeur d’avant, l’enregistrement n’a pas abouti — l’écran le signale sur le moment, et il ne déclare jamais un enregistrement qu’il n’a pas fait.

Dans la piste. Ouvrez le Journal d’activité et collez l’identifiant du document dans le filtre d’enregistrement. Votre modification s’y trouve sous Champs mis à jour, avec l’ancienne valeur barrée à côté de la nouvelle; ouvrir l’entrée affiche l’acteur, le champ et l’horodatage. C’est la réponse à « qui a imputé cette facture, et quand », et c’est pour cela que l’enregistrement existe — pas pour surveiller, mais pour vous permettre de démontrer en fin d’exercice qu’une personne nommée a pris une décision d’imputation un jour précis.

Ce qui est saisi ici, et ce qui est résolu ailleurs

Seule une partie d’un document imputé est saisie sur le document.

Choisi ou saisi sur la facture : l’immeuble, le fournisseur, le compte de grand livre, le centre de coûts et le mémo. L’immeuble est suggéré en premier — à partir d’une indication d’immeuble sur la facture comparée à vos alias, sinon à partir de l’adresse de réception où elle est arrivée — et le fournisseur est reconnu à partir du nom extrait ou du domaine de l’expéditeur. Les deux sont des suggestions que vous confirmez ou remplacez.

Hérité de l’immeuble : l’entité. C’est un attribut d’un immeuble, pas d’une facture, donc elle découle de l’immeuble auquel le document est imputé. Changez l’entité d’un immeuble, et toutes ses factures futures suivent.

Résolu à l’exportation : la classe. Elle vient de votre correspondance entre immeubles et classes, ligne par ligne, au moment où la facture fournisseur est construite, ce qui permet à une facture répartie d’atteindre plusieurs immeubles sur une seule facture fournisseur.

Par défaut, ou choisi par une personne : le code de taxe. Quand une facture indique des taxes sans nommer de code, inletAP lui donne un code de taxe par défaut. Vous pouvez aussi choisir le code vous-même sous Code de taxe dans la section Imputation de l’écran de la facture. La liste qui s’y trouve contient les codes de taxe de votre propre logiciel comptable. Vous définissez les valeurs par défaut à côté des autres valeurs par défaut comptables, sur l’écran Exportations : un code de taxe d’achat par défaut pour l’espace de travail et, si vous le souhaitez, un code pour chaque province ou État où vous avez des immeubles. inletAP choisit la valeur par défaut ainsi :

• La province ou l’État de l’immeuble a son propre code : ce code.
• Il n’en a aucun, et tous vos immeubles sont dans une seule province ou un seul État : la valeur par défaut de l’espace de travail.
• Il n’en a aucun, et vos immeubles sont dans plus d’une province ou d’un État : aucune valeur par défaut. Une personne choisit le code de taxe sur l’écran de la facture. Une facture qui n’a pas encore d’immeuble ne reçoit pas de valeur par défaut non plus.

Un code de taxe choisi par une personne ne change jamais. Une valeur par défaut peut changer : si vous déplacez la facture vers un immeuble d’une autre province ou d’un autre État, la valeur par défaut suit le nouvel immeuble. Une facture fournisseur déjà comptabilisée ne change pas. Sous le code, l’écran de la facture indique sa provenance : choisi par une personne, valeur par défaut d’une province ou d’un État, ou valeur par défaut de l’espace de travail. Sans code de taxe, une facture taxée attend sur l’écran Exportations plutôt que d’être comptabilisée en sous-payant votre fournisseur. Là, Choisir un code de taxe ouvre la facture au code de taxe. Choisissez-en un, puis relancez l’exportation. Set a default tax code, juste à côté, aide les factures qui suivront; il ne change pas une facture qui attend déjà.

Lu sur la facture : les lignes de facture. Imputer une ligne à son propre compte se fait en répartissant la ligne.

Les valeurs par défaut sont marquées comme des suppositions

Quand un code de grand livre vient par défaut d’un fournisseur ou d’un immeuble plutôt que d’être lu sur la page, il reçoit une confiance de 0,5.

Ce nombre est voulu. Une règle qui nomme un code l’écrit à 1,0, tout comme une personne qui en saisit un; le seuil d’examen est fixé à 0,7. Un code par défaut se lit donc comme « supposé, veuillez confirmer » plutôt que « quelqu’un a décidé ceci », et il ne passe pas grâce à une confiance qu’il n’a pas méritée. Il n’est pas non plus près de zéro, et c’est tout aussi voulu : vous avez configuré cette valeur par défaut, donc c’est une instruction permanente plutôt qu’une devinette, et un 0,1 s’afficherait à l’examen comme si le traitement automatique était brisé.

Deux limites à la répartition, et les deux viennent de QuickBooks Online

Une répartition atteint QuickBooks par la classe de chaque ligne de facture fournisseur, donc une entreprise QuickBooks qui ne suit pas les classes par ligne n’a nulle part où mettre le deuxième immeuble. Les immeubles gérés comme emplacements (Locations) QuickBooks ne peuvent pas du tout être répartis, parce qu’un emplacement est un champ d’en-tête de la facture fournisseur. Aucune de ces limites n’existe dans Xero, qui porte le suivi sur la ligne — consultez connecter Xero. Comptabiliser dans plusieurs entreprises traite des deux, et de ce qui se passe quand les immeubles appartiennent à des entités qui tiennent des livres distincts.

Faire reconnaître les immeubles

Presque toute la friction de l’imputation est en réalité une friction de reconnaissance des immeubles, et elle se règle à un seul endroit : les alias.

Un alias d’immeuble est tout nom qu’un fournisseur pourrait vraisemblablement utiliser pour un immeuble. Donnez-en plusieurs à chaque immeuble — le nom commercial, l’adresse civique, l’abréviation que votre équipe d’entretien écrit sur les fiches de travail, la faute d’orthographe qu’un entrepreneur utilise depuis six ans et dont personne ne réussira à le dissuader :

Lakeshore Court
Lakeshore Ct
123 Lake Shore Drive
LSC

Les alias se trouvent sur la page de chaque immeuble, dans Immeubles : ouvrez l’immeuble et ajoutez-les sous Alias d’imputation. Dix minutes consacrées aux alias en font plus pour la justesse de l’imputation que n’importe quel nombre de règles, parce que les alias améliorent chaque facture plutôt que seulement celles qu’une règle reconnaît.

Quand corriger à la main et quand écrire une règle

Corrigez à la main quand c’est un cas isolé : une facture inhabituelle, un fournisseur que vous utilisez deux fois par année, une véritable erreur d’extraction.

Écrivez une règle quand vous remarquez que vous faites la même correction pour la troisième fois. Trois est un seuil raisonnable — deux fois, c’est une coïncidence, trois fois, c’est une tendance, et une règle écrite après un seul cas se trompe habituellement sur ce qu’était vraiment la tendance.

Ajoutez un alias de fournisseur quand le problème est la reconnaissance plutôt que l’imputation. Les alias sont créés de façon explicite; corriger un document n’enseigne pas la correspondance en silence, et c’est un choix voulu. Déduire une configuration permanente d’une seule correction faite à la hâte, c’est ainsi que les systèmes acquièrent des comportements que personne ne se souvient d’avoir demandés.

Questions fréquentes sur l’imputation des factures

Qu’est-ce qu’un code de grand livre?

L’identifiant d’un compte de votre grand livre général, par exemple un compte pour les réparations ou pour les services publics. Imputer une facture à un code de grand livre, c’est ce qui la fait apparaître sur la bonne ligne d’un état des résultats. Dans inletAP, le code de grand livre est un champ du document, et l’extraction ne le lit jamais sur la page.

L’imputation des factures peut-elle être automatisée?

En partie, et il vaut la peine de préciser quelles parties. Une règle peut définir le compte de grand livre. L’immeuble est résolu à partir d’une indication sur la facture, d’un alias d’immeuble ou de l’adresse de réception où la facture est arrivée. Le code de taxe vient de vos valeurs par défaut quand la facture indique des taxes : le code de la province ou de l’État de l’immeuble, ou la valeur par défaut de l’espace de travail quand tous vos immeubles sont dans une seule province ou un seul État. Les lignes de facture sont lues sur la facture. Tout ce qu’une règle n’a pas défini reste à confirmer par vous, et une valeur venue par défaut d’un fournisseur ou d’un immeuble reçoit une confiance de 0,5 pour se lire comme une supposition plutôt que comme une décision.

Que se passe-t-il si une facture est mal imputée?

Vous la corrigez sur le document, ouvert depuis la Boîte de réception, et la correction est enregistrée avec le nom de la personne qui l’a faite et le moment. Corriger une facture à la main ou écrire plutôt une règle : la réponse se trouve plus haut, dans quand corriger à la main et quand écrire une règle.

Pour aller plus loin

• Répartir une facture — une facture, plusieurs immeubles.
• Votre première règle d’imputation — cessez de prendre deux fois la même décision.
• Confiance de l’extraction — pourquoi un champ est passé à l’examen.
• Connecter QuickBooks Online et connecter Xero — comment l’imputation devient une facture fournisseur comptabilisée.
• Piste de vérification — ce qui est enregistré, et comment le relire.