Regroupements de frais d’exploitation

Dans un immeuble commercial, une partie de ce que vous dépensez est récupérable auprès des locataires : l’entretien des aires communes, les taxes foncières, les assurances. Le bail précise quels coûts, et la part de chaque locataire est calculée une fois par année. inletAP aide à la première moitié de ce travail.

Classe les dépenses récupérables dans vos regroupements de frais d’exploitation et en fait le total.

Un regroupement est une étiquette posée sur l’imputation d’un coût. Il n’ajoute aucune ligne à la facture, et la facture dans votre logiciel comptable ne change pas.

Les regroupements de frais d’exploitation sont offerts dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.

Ce qu’est un regroupement

Un regroupement est un groupe nommé de coûts récupérables dans un immeuble. Utilisez les noms de vos baux, par exemple « Frais d’exploitation », « Taxes foncières », « Assurances » ou « Services publics - aires communes ». Les baux récupèrent souvent ces coûts séparément, avec des plafonds distincts : c’est pourquoi un regroupement a un nom et n’est pas un simple oui ou non.

Chaque regroupement a :

• Un nom, unique dans cet immeuble.
• Des codes de grand livre par défaut. Un coût imputé à l’un de ces codes de grand livre dans cet immeuble va par défaut dans le regroupement. Un code de grand livre ne peut mener par défaut qu’à un seul regroupement actif par immeuble, donc la valeur par défaut n’a jamais à deviner.
• Actif ou hors service. Un regroupement hors service garde son historique, n’est plus proposé, et n’est jamais choisi comme valeur par défaut.

Les regroupements sont proposés pour les immeubles dont le type est Commercial ou Usage mixte. Pour tout autre immeuble, y compris un immeuble dont le type n’est pas défini, la création d’un regroupement vous demande d’abord une confirmation : ainsi, un regroupement de frais d’exploitation dans un immeuble résidentiel est une décision et non une erreur. Un immeuble peut compter jusqu’à 20 regroupements actifs. Les regroupements hors service ne comptent pas, et la remise en service d’un regroupement vérifie de nouveau la limite.

Un regroupement qui n’a jamais servi peut être supprimé. Un regroupement qui contient des dépenses classées peut seulement être mis hors service, car le supprimer réduirait en silence les totaux passés.

Les rôles Administration et Contrôle et approbation créent, modifient, mettent hors service et suppriment les regroupements. Les personnes du rôle Commis aux comptes fournisseurs peuvent les voir et y classer des dépenses.

Classer les dépenses dans la répartition

Chaque rangée de la répartition sur l’écran de la facture porte un regroupement. Consultez répartir une facture pour la répartition elle-même.

Le sélecteur de regroupement d’une rangée affiche l’une de trois choses :

• Par défaut : Frais d’exploitation (code de grand livre 6100). La rangée suit la valeur par défaut : le regroupement actif de cet immeuble dont les codes de grand livre par défaut comprennent le code de grand livre de la rangée. Si aucun regroupement ne prend ce code, il indique « Par défaut : non récupérable ».
• Un regroupement choisi par une personne. Choisissez un autre regroupement du même immeuble. Un regroupement doit appartenir à l’immeuble auquel la rangée est imputée.
• Non récupérable (choisi par une personne). Choisissez cette option pour garder volontairement la rangée hors de tout regroupement.

Comment le choix est conservé :

• Le choix d’une personne est conservé quand la répartition est enregistrée de nouveau, tant que la rangée garde sa ligne, son immeuble, son logement et son code de grand livre. Pour l’annuler, choisissez de nouveau l’option « Par défaut ». C’est la seule façon de revenir à la valeur par défaut.
• Une rangée qui suit la valeur par défaut continue de la suivre. Quand un regroupement est créé ou remis en service, ou qu’un code de grand livre lui est ajouté, inletAP applique la nouvelle valeur par défaut à ces rangées sur les factures de cet immeuble qui ne sont pas encore exportées, y compris les factures approuvées. Mettre un regroupement hors service ou retirer un code de grand livre ne change que les factures qui ne sont pas encore approuvées; les factures approuvées et exportées gardent le regroupement qu’elles avaient. L’écran des regroupements indique combien de rangées et de factures ont changé, et combien de rangées sur des factures approuvées ont gardé leur regroupement. Rien de cela ne renvoie une facture à l’examen, car aucun montant et aucun compte ne changent.
• Une modification que vous faites dans la répartition est enregistrée avec la répartition. Elle est consignée dans la piste de vérification comme toute modification d’imputation. Comme toute modification de la répartition, elle renvoie une facture approuvée à l’examen, et elle est impossible une fois la facture exportée.

Un regroupement est une étiquette posée sur une rangée de la répartition. Une facture imputée à un immeuble sans rangée de répartition compte dans les dépenses de cet immeuble, mais elle ne peut pas faire partie d’un regroupement tant qu’elle n’a pas de rangée de répartition.

La facture dans le logiciel comptable ne change pas. Le montant, le compte, la classe ou le suivi et le nombre de lignes de la facture sont les mêmes avec ou sans regroupement.

Le rapport des frais d’exploitation

Le rapport des frais d’exploitation totalise les dépenses classées par immeuble, par regroupement et par mois.

• Ce qu’il compte. Les dépenses avant taxes sur les factures approuvées ou exportées, selon le mois de réception de la facture, sur les rangées de répartition classées dans un regroupement. Une facture encore à l’examen n’est pas encore comptée.
• La période. Les douze derniers mois par défaut. Un rapport couvre au plus 24 mois.
• Le détail. Ouvrez n’importe quel total pour voir les factures qui le composent, pour ce regroupement et ce mois.
• CSV. Téléchargez le rapport en fichier CSV avec une ligne par immeuble, regroupement et mois, et une ligne de part récupérable par immeuble.

L’exportation CSV peut aussi indiquer le regroupement de chaque rangée de répartition. Consultez la source de colonne allocation_recovery_pool dans la référence des exportations.

Part récupérable

La part récupérable d’un immeuble correspond aux dépenses avant taxes classées dans un regroupement de cet immeuble, divisées par toutes les dépenses avant taxes imputées à cet immeuble, sur les factures approuvées ou exportées reçues pendant la période. Quand un immeuble n’a eu aucune dépense pendant la période, la part est laissée vide plutôt qu’affichée comme zéro.

C’est la partie des dépenses de l’immeuble que vos baux peuvent vous permettre de récupérer, selon le classement fait. Ce n’est pas ce que doit un locataire.

Ce qu’inletAP ne fait pas

inletAP ne fait pas l’ajustement de fin d’année que fait votre gestionnaire de baux ou votre outil de frais d’exploitation. Les parts proportionnelles, les années de base, les seuils de dépenses, les plafonds, la majoration selon l’occupation, les exclusions, les frais de gestion et l’ajustement par rapport aux estimations sont tous des clauses de bail, et inletAP ne détient pas vos baux.

Ce qu’inletAP fournit à ce travail, ce sont les données d’entrée : des totaux correctement classés, appuyés par des preuves, où chaque total remonte aux factures qui le composent.

Pour aller plus loin

• Récupération des coûts — la partie d’une seule facture qu’une personne occupante ou un copropriétaire doit.
• Répartir une facture entre plusieurs immeubles — les rangées de répartition sur lesquelles un regroupement est posé.
• Référence des exportations — les sources des colonnes CSV, y compris le regroupement.