Récupération des coûts

Certaines factures ne sont pas seulement à vous de payer. Un locataire casse une fenêtre. Une personne occupante se retrouve à la porte à minuit. La facture d’eau est partagée par tous les logements de l’immeuble. La récupération des coûts vise la partie d’une facture fournisseur qu’une personne occupante ou un copropriétaire doit au propriétaire qui l’a payée.

Ce que fait inletAP avec elle :

• Il marque la partie d’une facture que votre locataire ou votre copropriétaire doit.
• Il transmet à votre logiciel de gestion immobilière un relevé des montants dus prêt à inscrire, avec la facture jointe.
• Il classe les dépenses récupérables dans vos regroupements de frais d’exploitation et en fait le total.

Le propriétaire paie quand même le fournisseur en entier. La facture dans votre logiciel comptable reste au montant total du fournisseur. Une somme à récupérer est un dossier distinct qui indique qui en doit une partie, et elle ne réduit jamais ce que vous devez au fournisseur.

La récupération des coûts est offerte dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit. Aucuns frais par somme à récupérer.

Les cinq cas, et la limite de chacun

Chaque cas repose sur la même idée : une partie ou la totalité d’une facture fournisseur approuvée est due par quelqu’un d’autre. inletAP gère les cinq. Chacun a une limite, et cette limite est indiquée ici pour que vous sachiez où votre propre jugement fait encore le travail.

Avant de commencer

• Votre rôle. Les rôles Administration, Contrôle et approbation et Commis aux comptes fournisseurs peuvent ajouter, confirmer et abandonner une somme à récupérer. Le rôle Lecture seule peut voir les sommes à récupérer d’une facture qu’il peut ouvrir, mais ne peut pas les modifier.
• La facture est lue et imputée à un immeuble. Une somme à récupérer est prélevée sur un coût, donc le coût doit d’abord être imputé. Une facture sans immeuble est refusée avec « Imputez cette facture à un immeuble avant de noter qui en doit une partie. » Une facture qui est encore en lecture, en suspens, filtrée, en quarantaine ou marquée comme doublon ne peut pas encore porter de somme à récupérer.
• Le logement existe. Une somme à récupérer est toujours adressée à un logement. Ajoutez des logements dans Logements et locaux, ou chargez-les en suivant importer vos données. Un logement retiré est refusé.
• Pour un copropriétaire, le type de l’immeuble est Copropriété. Réglez le type de l’immeuble dans Immeubles. Un immeuble n’a pas de type tant que personne ne lui en donne un.

1. Ajouter une somme à récupérer sur l’écran de la facture

Ouvrez la facture depuis la Boîte de réception. Le panneau Montants dus se trouve sous Imputation répartie. Ajoutez-y une somme à récupérer et remplissez :

• D’où elle vient. La facture entière, une ligne imprimée, ou une tranche de la répartition.
• Le logement. Seuls les logements de l’immeuble auquel le coût est imputé sont proposés. Une tranche imputée à un immeuble ne peut pas être due par un logement d’un autre immeuble.
• Qui le doit. La personne occupante, ou le copropriétaire. Le copropriétaire n’est proposé que pour un immeuble dont le type est Copropriété. Pour tout autre immeuble, la réponse est « Réglez d’abord le type de cet immeuble à Copropriété. »
• Le motif. Dommages causés par un locataire, un appel de service, des services publics, un montant dû par un copropriétaire, ou autre chose.
• Un montant ou un pourcentage. Un pourcentage est calculé au cent près sur le coût dont il est tiré, arrondi à la demie supérieure.
• Une référence facultative. Un nom de locataire ou un numéro de bail, si votre logiciel de gestion en a besoin. inletAP la conserve telle que vous l’avez tapée et ne la compare jamais à quoi que ce soit.
• Des frais, seulement si votre espace de travail les utilise. Les frais sont désactivés tant qu’une personne du rôle Administration ne les active pas. Des frais sont gardés à part du coût, dans leur propre colonne, pour qu’aucun rapport ne confonde des frais avec un coût.

Une pastille indique Owed back $X of $Y : le total des sommes à récupérer qui ne sont pas abandonnées, par rapport au coût. Le total dû peut être inférieur au coût, car le propriétaire garde le reste. Il ne peut pas être supérieur. La pastille devient ambre, et l’enregistrement est refusé, quand le total dépasse le coût.

Noter ce qui est dû ne rouvre pas l’approbation de la facture. La personne qui approuve a accepté de payer le fournisseur, et cela n’a pas changé.

Tout ce que suggère inletAP commence comme proposé. Une personne confirme chaque somme à récupérer. Rien n’est confirmé à votre place.

2. Rédiger la note et le mémo

Les deux champs de texte servent à des choses différentes, et leurs libellés disent lequel est lequel :

• Note (seule votre équipe la voit) — ce qui s’est passé et ce qui l’appuie. « Le locataire a appelé à 23 h, porte verrouillée; deuxième fois cette année. » « Photos dans le bon de travail 4471. » Elle reste dans inletAP et dans le dossier de preuves. Elle n’est pas une colonne du relevé des montants dus, sauf si vous l’ajoutez volontairement.
• Mémo sur le montant dû (votre logiciel de gestion immobilière peut le montrer au locataire) — le texte court qui accompagne le montant dû. Certains logiciels de gestion immobilière le montrent au locataire, alors rédigez-le pour que le locataire le lise. inletAP remplit une valeur par défaut : le motif, le fournisseur et le numéro de facture.

La note est obligatoire avant de confirmer un montant dû pour des dommages ou un montant dû par un copropriétaire. Le champ est marqué obligatoire dès le départ, et une confirmation sans note est refusée avec « Ajoutez une note qui explique ce qui s’est passé avant de confirmer un montant dû pour des dommages. » Elle est facultative pour les autres motifs.

Le mémo a un compteur. Il compte au plus 1 000 caractères, et une personne du rôle Administration peut fixer une limite plus basse pour l’espace de travail afin de correspondre à ce que votre logiciel de gestion accepte. Un mémo qui dépasse la limite est refusé. inletAP ne le raccourcit pas à votre place. La note compte au plus 5 000 caractères.

3. La confirmer

Une nouvelle somme à récupérer est proposée. Confirmez-la quand vous êtes d’accord que cette partie doit ce montant. La confirmation copie le code de montant dû associé à ce motif depuis les paramètres de l’espace de travail, sauf si la somme à récupérer en a déjà un.

Si vous changez le montant, le logement ou le motif d’une somme confirmée, elle redevient proposée et doit être confirmée de nouveau.

Pour en confirmer plusieurs à la fois, utilisez Confirmer plusieurs sommes… sur la facture, ou cochez des sommes proposées dans la liste Sommes à récupérer et appuyez sur Confirmer la sélection. Chacune est vérifiée comme si elle était confirmée seule; celles qui sont refusées restent proposées et indiquent pourquoi dans leur ligne.

Quand une deuxième personne doit confirmer

Un espace de travail peut exiger une deuxième personne pour les sommes importantes. C’est un réglage dans Paramètres → Sommes à récupérer, et seule une personne du rôle Administration peut le modifier.

• Il est désactivé tant qu’une personne du rôle Administration ne fixe pas un montant. inletAP ne suggère aucun chiffre. Le bon montant dépend de votre portefeuille, et une valeur par défaut serait un chiffre que nous aurions inventé.
• À partir de ce montant, la personne qui a ajouté la somme à récupérer ne peut pas la confirmer. Quelqu’un d’autre doit le faire, et cette personne doit avoir le rôle Administration ou Contrôle et approbation.
• La vérification se fait par somme à récupérer, pas sur le total de la facture.
• Une suggestion compte aussi. Pour une somme qu’inletAP a proposée, la première personne qui la modifie ou l’accepte compte comme la personne qui l’a ajoutée.
• La facture fournisseur n’est pas retenue. Payer le fournisseur et récupérer le coût sont des décisions distinctes. La somme à récupérer apparaît comme en attente d’une deuxième personne, et la facture fournisseur peut quand même être approuvée.

4. Décider s’il faut récupérer les taxes

Par défaut, une somme à récupérer comprend les taxes que le propriétaire a payées. C’est le coût que le propriétaire a réellement assumé.

• Trois niveaux. Une valeur par défaut de l’espace de travail, une dérogation facultative pour chaque immeuble, et une dérogation pour chaque somme à récupérer. La plus précise l’emporte.
• Désactivé veut dire avant taxes. Les taxes sont retirées en proportion du montant : montant × sous-total ÷ (sous-total + taxes), arrondi à la demie supérieure au cent près.
• Aucune taxe sur la facture. Si la facture n’a pas de montant de taxes, la désactivation des taxes est refusée avec « Cette facture n’a pas de montant de taxes; confirmez-le ou récupérez le coût total. » Une taxe absente n’est jamais lue comme zéro.
• La décision est conservée. Le choix est copié sur la somme à récupérer au moment du calcul, donc un changement ultérieur du réglage ne modifie jamais une somme déjà créée.

La question de savoir si le montant dû par le locataire porte ses propres taxes de vente se règle dans votre logiciel de gestion ou votre logiciel comptable, quand le montant est inscrit. inletAP ne le décide pas.

5. Choisir le mode de règlement

Chaque somme à récupérer indique comment votre logiciel de gestion doit la régler :

• Porter au compte maintenant — un montant porté au compte du locataire ou du copropriétaire. C’est le choix par défaut.
• Déduire du dépôt de garantie au départ — seulement pour une personne occupante. Un copropriétaire n’a pas de dépôt de garantie, donc ce choix est refusé pour lui.

inletAP ne tient aucune comptabilité des dépôts, dans un cas comme dans l’autre. Le choix est simplement une colonne de plus sur le relevé que vous transmettez.

6. Transmettre un relevé des montants dus

Une personne du rôle Administration ou Contrôle et approbation crée un relevé des montants dus à partir des sommes confirmées : choisissez-les une à une, ou par immeuble, par motif ou par date de confirmation. La création du relevé fait passer chaque somme qui y figure à l’état transmise.

Le relevé des montants dus est un fichier CSV que votre logiciel de gestion peut importer ou que vous pouvez saisir. Les colonnes par défaut sont :

Property, Unit, Party, Party reference, Charge date, Service from, Service to, Charge code, Amount, Fee, Tax included, Settle from, Memo, Vendor, Invoice number, inletAP recovery id, Invoice in inletAP.

• La date du montant dû est la date fixée sur la somme à récupérer, sinon la date de la facture.
• La dernière colonne mène à la facture dans inletAP. Elle ne s’ouvre que pour une personne qui se connecte. Ce n’est pas un lien public, car un fichier CSV finit par être transféré.
• Les lignes de copropriétaire commencent leur mémo par « PROPOSÉ - sous réserve du processus du syndicat de copropriétaires. » Un montant dû par un copropriétaire reste proposé tant que le conseil d’administration n’a pas suivi son propre processus.
• La note n’est pas une colonne, sauf si une personne du rôle Administration l’ajoute au format. Les paramètres vous préviennent quand vous le faites, car la note quitte alors inletAP.
• Vous pouvez modifier la disposition. Dans Paramètres → Sommes à récupérer, une personne du rôle Administration peut réordonner les colonnes et renommer les en-têtes pour qu’ils correspondent à ce qu’attend l’importation de votre logiciel de gestion. La colonne de l’identifiant de la somme à récupérer ne peut pas être retirée.
• Une cellule qu’un tableur lirait comme une formule est écrite avec une apostrophe au début, pour qu’une référence tapée ne puisse pas s’exécuter comme une formule.

Chaque somme à récupérer figure sur un seul relevé. L’identifiant de la somme à récupérer en est la clé. Télécharger un relevé de nouveau vous donne le même fichier, octet pour octet.

Les sommes à régler à partir d’un dépôt vont sur un relevé de départ distinct. Les étapes et les colonnes sont les mêmes.

7. Les marquer comme inscrites

Quand les montants dus sont dans votre logiciel de gestion, marquez les sommes comme inscrites : une à la fois, ou tout un relevé d’un coup. Une personne du rôle Administration ou Contrôle et approbation s’en charge. inletAP ne peut pas voir votre logiciel de gestion, donc c’est la seule façon pour une somme à récupérer de devenir inscrite.

Une somme inscrite ne peut pas être abandonnée dans inletAP. Annulez le montant dans votre logiciel de gestion. inletAP conserve la trace de ce qui a été envoyé.

États

Une somme à récupérer passe de proposée à confirmée, puis transmise, puis inscrite. Elle peut être abandonnée à tout moment avant d’être inscrite, et l’abandon exige une raison. Aucun état n’indique que l’argent est arrivé. inletAP ne le sait pas, et il ne suit pas les paiements.

Modifier une somme après sa transmission

• Le montant et le mémo sont figés dès qu’une somme est transmise. Le relevé que vous avez envoyé ne doit pas être contredit sans laisser de trace. Pour en corriger une, abandonnez-la et ajoutez-en une nouvelle.
• La note reste modifiable à chaque état, car elle n’a jamais été envoyée. Chaque modification de la note est consignée dans la piste de vérification avec l’ancien et le nouveau texte, pour que la raison d’un montant dû ne puisse pas être réécrite en silence.

Chaque étape écrit une ligne dans la piste de vérification : proposée, confirmée, modifiée, note modifiée, abandonnée, transmise et inscrite.

Le dossier de preuves

Chaque somme à récupérer a un dossier de preuves : un fichier ZIP avec la facture, le mémo, la note, la façon dont le montant a été calculé, et la piste de vérification de la somme. C’est ce qu’il vous faut quand un locataire ou un conseil d’administration conteste un montant dû. Il contient la note interne, alors traitez-le comme un fichier interne.

Qui peut faire quoi

La liste Sommes à récupérer montre toutes les sommes à récupérer de l’espace de travail, avec des filtres par état, immeuble, logement, motif et date. Elle respecte les mêmes immeubles accessibles que le reste de l’espace de travail.

Ce qu’inletAP ne fait jamais

inletAP décide, consigne et transmet. Il s’arrête là.

• Il ne tient aucun grand livre des locataires, aucun bail, aucun état locatif et aucun solde dû par un locataire.
• Il n’envoie rien à un locataire ni à un copropriétaire.
• Il ne recueille pas d’argent, et il ne vérifie pas si un montant dû a été payé.
• Il ne fait aucun ajustement de fin d’année des frais d’exploitation, aucune vérification d’une répartition des services publics par rapport aux lois locales, aucune comptabilité des dépôts, et aucune démarche juridique contre la partie privative d’un copropriétaire.
• Il ne réduit jamais le montant à payer au fournisseur. La facture dans votre logiciel comptable reste au montant total du fournisseur.

Limites

Consultez forfaits et limites pour le reste.

Pour aller plus loin

• La récupération des coûts pour les gestionnaires immobiliers — la page produit, avec une vidéo de 78 secondes qui montre tout le processus.
• Regroupements de frais d’exploitation — classez les dépenses commerciales comme récupérables et totalisez-les par regroupement.
• Profils de récupération — partagez une facture de services publics entre les logements d’un immeuble, et voyez les suggestions qu’inletAP lit dans les lignes d’une facture.
• Répartir une facture entre plusieurs immeubles — l’imputation dont une somme à récupérer est tirée.
• Rôles et autorisations — ce que chaque rôle peut faire dans l’espace de travail.
• Piste de vérification — l’endroit où chaque étape d’une somme à récupérer est consignée.