Échecs d’exportation
Une exportation qui échoue est agaçante, mais c’est aussi le résultat sûr. L’autre possibilité, dans un produit qui envoie des factures à un grand livre général, c’est une facture fournisseur qui apparaît deux fois ou dans le mauvais compte, et la défaire coûte beaucoup plus cher qu’une ligne rouge à l’écran. Un lot en échec n’est toutefois pas un lot vide : il signifie qu’au moins une facture demande l’intervention d’une personne, et que toute facture fournisseur du lot qui a été comptabilisée est déjà dans votre logiciel comptable.
Cette page explique ce qui fait échouer une exportation, comment savoir quelle cause s’applique et comment relancer sans rien envoyer deux fois. Elle suppose que vous pouvez lancer une exportation, ce qui demande le rôle Administration ou Contrôle et approbation. Les corrections qui touchent une connexion — reconnecter, relire les données de référence, associer un fournisseur — sont réservées au rôle Administration, donc une personne ayant le rôle Contrôle et approbation devra peut-être les confier à quelqu’un d’autre.
Les deux logiciels comptables échouent différemment
La plupart des causes ci-dessous sont les mêmes, peu importe où allait la facture fournisseur. Quelques-unes ne le sont pas, et savoir dans quel logiciel comptable vous êtes évite de lire la mauvaise section.
- QuickBooks Online. Si une facture fournisseur avec le même numéro de document existe déjà dans l’entreprise visée, QuickBooks refuse de la créer, et cette vérification est celle du logiciel comptable lui-même. Par ailleurs, ce ne sont pas toutes les éditions de QuickBooks Online qui comprennent les comptes fournisseurs, donc une entreprise connectée qui ne peut pas du tout contenir de factures fournisseurs n’est pas un problème qu’une relance peut régler. Hors des États-Unis, une facture qui indique une taxe sans code de taxe d’achat associé attend avant d’être envoyée.
- Xero. Le numéro de facture d’une facture fournisseur n’est pas unique dans Xero, donc Xero crée une deuxième facture fournisseur sans protester, et ce qui empêche une double comptabilisation y relève de nous plutôt que du logiciel comptable. Une taxe indiquée sans taux de taxe correspondant attend aussi, et ce, dans tous les pays, parce qu’une ligne Xero exprime la taxe uniquement par son taux de taxe.
Où regarder d’abord
L’écran Exportations liste les exécutions et leurs lots, chacun avec son état et, pour un lot en échec, la raison enregistrée. Au-dessus de la liste, un résumé « À traiter » regroupe les factures en attente dans les lots récents en échec, chacune avec sa propre raison.
Lisez les raisons au niveau des éléments avant celle du lot. Un lot qui indique que certaines de ses factures fournisseurs demandent votre attention n’est qu’un résumé; les lignes de factures en dessous disent ce qui ne va vraiment pas, et différentes factures d’un même lot peuvent échouer pour des raisons différentes.
Cause 1 : inletAP ne savait pas quel logiciel comptable utiliser
Celle-ci arrête la facture avant que quoi que ce soit soit comptabilisé. Aucun logiciel comptable n’a été sollicité, la facture n’a aucun problème, et il n’y a rien à relancer tant que vous ne changez pas un paramètre. La ligne commence par l’un de trois mots.
| Vous voyez | Ce qui s’est passé | Correction |
|---|---|---|
no_default_ledger | Deux connexions ou plus du même type sont activées et aucune n’est désignée comme celle où vont les factures fournisseurs sans destination. Comptabiliser dans les deux enregistrerait deux fois la même dépense, donc la facture attend. | Dans Paramètres → Connecteurs, activez Les factures fournisseurs sans destination vont ici pour une seule d’entre elles. Relancez ensuite le lot. |
unrouted_entity | Une part d’une facture répartie appartient à une entité propriétaire qui ne désigne aucun logiciel comptable de ce type, et il n’y a aucune valeur par défaut sur laquelle se rabattre. Toute la facture attend pour ce type de logiciel comptable, pas seulement la part. | Dans Paramètres → Imputation répartie, sous Entités propriétaires → grands livres, choisissez le logiciel comptable de cette entité. Ou désignez une valeur par défaut comme ci-dessus. |
not_entitled | Votre forfait ne comprend pas ce type de logiciel comptable. La ligne existe pour que vous voyiez que le logiciel comptable n’a pas reçu la facture fournisseur. | Passez à un forfait supérieur, ou désactivez cette connexion dans Paramètres → Connecteurs pour qu’elle cesse de produire des lignes. |
Aucun des trois n’est un refus d’un logiciel comptable, donc « Open the invoice » n’est pas la correction ici — la facture est correcte. Chaque correction est un paramètre : deux d’entre elles sur une carte de connexion, et unrouted_entity sur la ligne de l’entité elle-même, dans Entités propriétaires → grands livres. Une fois le paramètre corrigé, la même facture part dans le prochain lot. Rien de cela ne peut arriver à un espace de travail où un seul logiciel comptable est activé; cela devient possible dès qu’un deuxième l’est.
Cause 2 : le connecteur n’est pas connecté
Un connecteur se trouve dans l’un de trois états.
| État | Signifie | Correction |
|---|---|---|
connected | Fonctionne | — |
action_required | L’autorisation n’est plus valide — en général une autorisation expirée ou révoquée | Reconnecter le logiciel comptable |
disconnected | Aucune connexion | Le connecter |
Un lot que vous dirigez vers un logiciel comptable précis est refusé avant d’être mis en file d’attente quand cette connexion n’est pas connected, donc vous obtenez une phrase claire au moment du clic plutôt qu’un lot en échec; une exécution ordinaire l’exclut complètement. Quand une facture est comptabilisée dans plusieurs logiciels comptables, une destination qui ne peut pas accepter de factures fournisseurs met en attente cette seule facture fournisseur — les autres reçoivent quand même la leur. Les autorisations expirent, quelqu’un change le mot de passe du logiciel comptable, ou un collègue déconnecte l’application en faisant du ménage.
La reconnexion est une action réservée au rôle Administration, dans Paramètres → Connecteurs. Chaque carte offre un test de connexion qui appelle le logiciel comptable avec les identifiants enregistrés et rapporte la réponse, ce qui est la façon la plus rapide de confirmer que vous avez réglé le problème avant de relancer quarante factures fournisseurs. Voir connecter QuickBooks et connecter Xero.
Un cas propre à l’édition a sa place ici plutôt que parmi les validations : ce ne sont pas toutes les éditions de QuickBooks Online qui comprennent les comptes fournisseurs. Si l’entreprise connectée ne peut pas du tout contenir de factures fournisseurs, la connexion est enregistrée comme telle et aucune relance n’y changera rien. La correction se fait du côté de QuickBooks.
Cause 3 : un fournisseur ou un compte que le logiciel comptable n’a pas
inletAP fait correspondre vos fiches locales à leurs équivalents dans le logiciel comptable — fournisseurs et contacts, comptes et codes de compte, centres de coûts (classes), services, options de suivi, codes de taxe et taux de taxe. Si une facture est imputée à quelque chose sans équivalent, cette facture est mise en attente.
Cela arrive pour trois raisons :
- Le fournisseur est nouveau et n’a jamais existé dans ce logiciel comptable.
- Quelqu’un y a renommé ou fusionné un compte, et la correspondance ne pointe plus vers rien.
- Les données de référence ont été lues avant que le compte existe.
La correction se fait dans Exportations → Configuration comptable, un panneau par logiciel comptable connecté : relisez les données de référence avec Lire les listes de QuickBooks Online ou Lire les listes de Xero, puis associez la fiche à la main là où la correspondance automatique ne la trouve pas. Ces deux actions sont réservées au rôle Administration. La correspondance se fait par logiciel comptable, donc un fournisseur associé dans une entreprise reste non associé dans la suivante. Un fournisseur non associé est le seul échec d’exportation qu’un client peut régler entièrement sans nous, donc il a sa propre notification plutôt que d’être une ligne parmi d’autres dans « six factures fournisseurs demandent votre attention » — et elle est liée au fournisseur, donc dix factures du même fournisseur manquant donnent un seul courriel et une seule correction.
Cause 4 : la facture fournisseur est déjà dans votre logiciel comptable
Si une facture fournisseur avec le même numéro de document existe déjà dans l’entreprise visée, QuickBooks refuse de la créer. C’est généralement correct : soit la facture a déjà été envoyée depuis inletAP, soit quelqu’un l’a saisie à la main. inletAP cherche alors la facture fournisseur qui existe déjà plutôt que d’en forcer une deuxième — et l’adopte seulement si le fournisseur correspond aussi, parce que le même numéro de document sous un autre fournisseur est une autre facture fournisseur. Si le fournisseur ne correspond pas, la facture est mise en attente pour une personne.
Cette vérification est propre à QuickBooks, et Xero n’en a pas. Le numéro de facture d’une facture fournisseur n’est pas unique dans Xero, donc Xero crée une deuxième facture fournisseur sans protester. Ce qui empêche une double comptabilisation y relève de nous, en trois couches : une facture fournisseur comptabilisée par facture et par logiciel comptable est enregistrée et n’est jamais comptabilisée de nouveau; chaque relance réutilise la même clé d’idempotence; et après toute réponse que nous ne pouvons pas lire — un délai dépassé, une erreur 5xx, une clé que Xero dit avoir déjà vue avec un contenu différent — inletAP demande à Xero si la facture fournisseur s’y trouve déjà avant de créer quoi que ce soit, en faisant correspondre à la fois le numéro de facture, le total et la date.
Il adopte seulement une facture fournisseur créée par inletAP lui-même. Une facture fournisseur saisie à la main dans Xero n’est volontairement pas associée, parce que rattacher votre document à la fiche de quelqu’un d’autre est la pire erreur. Donc, si vous l’avez saisie manuellement, marquez la facture comme exportée plutôt que de la relancer.
Chaque élément d’exportation enregistre l’identifiant que le logiciel comptable a attribué à la facture fournisseur produite, donc la question « est-ce que ça a vraiment été comptabilisé? » trouve sa réponse sur le document au lieu d’être une affaire d’opinion.
Si le doublon est légitime — deux factures vraiment différentes qui portent le même numéro, ce que certains fournisseurs réussissent à faire — le numéro de facture doit être différent avant que la facture puisse être envoyée.
Cause 5 : le logiciel comptable a rejeté les données
Un logiciel comptable valide ce qu’on lui donne et rejette ce qu’il n’accepte pas. Formes courantes :
- Une valeur requise par les paramètres de l’entreprise, que la facture ne porte pas — par exemple un code de taxe dans une entreprise qui fait le suivi de la taxe de vente.
- Un centre de coûts (classe) ou un service dans une entreprise qui n’en fait pas le suivi.
- Une date de comptabilisation dans une période fermée.
- Une valeur hors d’une limite que le logiciel comptable impose.
Nous n’inventons pas de codes d’erreur ici, parce que le texte et le code exacts viennent du logiciel comptable et changent avec sa plateforme. Ce qu’inletAP enregistre, c’est la raison donnée par le logiciel comptable, sur l’élément qui a échoué, ainsi que l’identifiant de corrélation que le soutien du logiciel comptable demande si le problème se trouve finalement de son côté.
La correction se fait sur la facture : corrigez l’imputation, la date ou la valeur manquante, puis relancez. Un rejet de validation ne se règle pas tout seul, donc inletAP met l’élément en attente plutôt que de le relancer sans fin et de consommer la limite de débit de votre logiciel comptable.
Cause 6 : un logiciel comptable l’a reçue et un autre non
Une facture approuvée est comptabilisée dans chaque logiciel comptable que vous avez activé, une facture fournisseur dans chacun, et une facture répartie est comptabilisée en une facture fournisseur par entreprise quand ses entités propriétaires tiennent des livres distincts. Ces comptabilisations sont indépendantes, donc elles peuvent aussi échouer indépendamment : deux factures fournisseurs comptabilisées, une en attente. L’état du document est alors partially_exported. Aucune répartition n’est nécessaire pour arriver à cet état — QuickBooks et Xero activés tous les deux suffisent.
L’écran d’exportation affiche une ligne par destination, chacune avec son propre montant, son propre résultat et, quand la comptabilisation a réussi, un lien vers la facture fournisseur. Lisez ces lignes plutôt que le résumé du lot; la destination qui a échoué a généralement échoué pour l’une des raisons ordinaires ci-dessus, et le détail intéressant est de savoir laquelle.
La cause la plus fréquente vaut la peine d’être connue d’avance : les données de référence sont associées par logiciel comptable. Un fournisseur, un compte ou un centre de coûts qui existe dans votre entreprise principale n’existe pas dans la deuxième tant qu’il n’y a pas été associé. Donc un envoi vers plusieurs logiciels comptables échoue souvent d’abord dans le plus récent, pour un fournisseur non associé, et la correction se fait dans le panneau de ce logiciel comptable.
Une relance exécute de nouveau le lot, et une facture fournisseur qui porte déjà l’identifiant propre du logiciel comptable est sautée plutôt que comptabilisée de nouveau — donc, en pratique, seule la destination qui a échoué est tentée. Relancer toute l’exécution fait la même chose pour une exécution de plusieurs lots : seuls les lots en échec sont remis en file d’attente. Chaque facture fournisseur porte aussi sa propre clé d’idempotence, donc une relance ne peut pas dupliquer une comptabilisation qui a déjà réussi. Quand la destination en attente passe, le document passe à exported.
Si vous préférez ne pas relancer, la solution de repli honnête est de saisir à la main la facture fournisseur manquante dans ce logiciel comptable et de le noter — mais vérifiez le montant par rapport à la ligne de l’écran d’exportation, parce que ce montant est la part exacte de la répartition qui revient à ce logiciel comptable, au cent près. Voir comptabiliser dans plusieurs entreprises.
Ce qui est relancé automatiquement et ce qui ne l’est pas
Les problèmes passagers — un délai dépassé, une limite de débit, une erreur temporaire du serveur du logiciel comptable — sont relancés après un délai croissant, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. La limitation du débit, en particulier, est attendue plutôt que bombardée de requêtes.
Tout le reste est mis en attente pour une personne, parce qu’il faut un changement avant que cela puisse réussir. C’est la distinction qui vaut la peine d’être comprise : un lot que vous voyez à l’état failed a déjà fini d’essayer.
Relancer sans risque
La relance est offerte pour un lot en échec, et Relancer toute l’exécution pour une exécution qui en contient plusieurs. Dans les deux cas, c’est une reprise de la même comptabilisation logique, pas une nouvelle comptabilisation — la clé d’idempotence est conservée, donc une comptabilisation qui a réellement atteint le logiciel comptable renvoie la facture fournisseur d’origine au lieu d’en créer une deuxième.
Quelques règles en découlent :
- Un lot encore à l’état
pendingouprocessingne peut pas être relancé, parce qu’une exécution est soit en file d’attente, soit en cours, et qu’une deuxième traiterait les mêmes éléments en même temps que la première. - Un lot
succeededne peut pas être rejoué. Il n’y a rien à gagner et une chose évidente à perdre. - Relancer deux fois coup sur coup met une seule relance en file d’attente. Le deuxième clic est informé que le lot a déjà été remis en file d’attente.
Corrigez d’abord la cause, puis relancez. Une relance devant un échec de validation inchangé produit le même échec, plus lentement.
Exportations CSV et SFTP
Une exportation CSV a beaucoup moins de raisons d’échouer : il n’y a aucun logiciel comptable distant pour rejeter quoi que ce soit. Il reste un échec de production du fichier ou de stockage et — là où nous avons configuré pour vous un dépôt SFTP, ce qui se fait avec nous sur demande plutôt qu’à partir d’un écran — une destination qui refuse la connexion ou les identifiants.
Le fichier lui-même reste téléchargeable depuis le lot, donc un échec de livraison ne signifie jamais une clôture de mois perdue. Vous pouvez prendre le fichier et l’importer à la main pendant que vous réglez la destination. Si ce sont les colonnes qui posent problème plutôt que la livraison, modifiez-les dans Exportations → Correspondance CSV plutôt que de retoucher les fichiers après coup. Voir la référence des exportations.
Ce qui est enregistré dans tous les cas
Chaque lot conserve son propre historique de tentatives : chaque exécution enregistre une heure de début, une heure de fin et les données d’erreur sur lesquelles elle s’est terminée, et chaque facture en attente conserve la raison sur sa ligne. La piste de vérification enregistre les mêmes événements sous une forme que vous pouvez filtrer et exporter : exported quand un document est comptabilisé, export.failed quand une comptabilisation s’arrête — avec le lot, la destination et le code d’erreur ou le message donné par le logiciel comptable — et export.retried, qui nomme la personne qui a cliqué sur Relancer. Un lot qui se termine avec des factures fournisseurs qui demandent l’intervention d’une personne écrit son propre export.failed, pour le lot dans son ensemble. Un cas n’écrit volontairement aucun événement d’échec : une facture fournisseur que votre logiciel comptable contient déjà. Elle a été comptabilisée, donc enregistrer un échec à côté décrirait une facture fournisseur présente dans votre logiciel comptable comme une facture fournisseur qui n’y est jamais arrivée. Lisez le lot pour savoir « quoi corriger et où est le bouton Relancer », et la piste de vérification pour savoir « ce qui est arrivé à cette facture, et qui a agi ». Voir la piste de vérification.
Le problème persiste?
Écrivez à support@inlet-ap.com en indiquant la référence du lot et la facture qui a échoué. Si le logiciel comptable a renvoyé un identifiant de corrélation, nous l’aurons sur l’élément, et c’est la voie la plus rapide vers une réponse quand le problème se trouve vraiment du côté du logiciel comptable.