Transférer votre boîte de réception actuelle

Vos fournisseurs ont déjà une adresse pour vous. Elle est imprimée sur leurs modèles d’avis de paiement, enregistrée dans leurs systèmes de facturation et tapée de mémoire par le teneur de livres de l’entreprise de plomberie. Vous ne changerez pas tout cela en envoyant un seul courriel, et vous ne devriez pas essayer.

Cette page s’adresse à la personne qui administre cette boîte courriel. Elle explique pourquoi le transfert est la voie d’entrée dans inletAP, décrit la configuration chez les trois fournisseurs que la plupart des gestionnaires immobiliers utilisent, et se termine par les deux vérifications qui prouvent que le courriel arrive.

Pourquoi inletAP ne peut pas recevoir le courriel de votre propre domaine

Le courriel destiné à yourcompany.com va là où les enregistrements MX de votre DNS l’indiquent, et ces enregistrements vous appartiennent. Celui qui les détient — Google, Microsoft, votre fournisseur de services informatiques — décide du sort de chaque message qui vous est adressé.

inletAP reçoit le courriel sur des domaines qu’il contrôle. Votre espace de travail obtient son propre sous-domaine de inlet-ap.com, et chaque adresse de réception s’y trouve :

ap@yourcompany.inlet-ap.com

Aucun fournisseur de logiciel ne peut prendre livraison du courriel adressé à un domaine qu’il ne gère pas, et celui qui prétend le contraire décrit en fait une modification DNS que vous auriez à faire de toute façon. Le transfert est la version honnête de la même chose : votre fournisseur garde le contrôle de votre domaine et remet à inletAP une copie de ce qui arrive.

Ce qui arrive quand vous transférez

Un message transféré parvient à inletAP avec votre adresse de réception comme destinataire de l’enveloppe. C’est elle qui détermine à quel espace de travail et à quelle adresse de réception le message appartient.

L’en-tête From est une autre affaire, et il vaut la peine de le comprendre, car vos règles le lisent.

inletAP lit l’expéditeur comme une adresse analysée : une règle qui vérifie contains "@bluepointhvac.com" porte donc sur l’adresse elle-même, et non sur le nom affiché qui l’entoure. Si votre équipe transfère les factures à la main, écrivez vos règles sur un élément qui survit au transfert — le fournisseur, le montant, un alias d’immeuble — plutôt que sur l’expéditeur.

Les pièces jointes et le texte du message sont extraits de la structure MIME côté serveur : une chaîne transférée où la facture se trouve trois réponses plus bas est donc quand même lue.

Avant de commencer

• Vous devez administrer la boîte courriel À PARTIR de laquelle vous transférez. Chaque étape ci-dessous se passe chez votre propre fournisseur de courriel, connecté avec cette boîte ou comme administrateur ou administratrice de celle-ci. Personne chez inletAP ne peut configurer un transfert à votre place.
• Il vous faut l’adresse de réception VERS laquelle transférer. Elle figure sous Paramètres → Adresses de réception, avec un bouton Copier à côté. Seul le rôle Administration peut en ajouter une nouvelle; tous les autres membres peuvent lire la liste.
• Sur Microsoft 365, vérifiez d’abord la politique sortante. Le transfert automatique vers une adresse externe y est bloqué par défaut, et le message de non-remise va au fournisseur plutôt qu’à vous. La section Microsoft 365 ci-dessous indique quoi changer.
• Prévoyez l’étape de confirmation de votre fournisseur. Google vérifie la destination avant de laisser passer le moindre courriel. Prévoyez de terminer la configuration dans inletAP, pas seulement dans Gmail.

1. Choisir l’adresse de réception de destination

Transférez la boîte ap@ de tout le portefeuille vers votre adresse de réception générale. Si vous avez créé une adresse propre à un immeuble, transférez-y l’adresse de cet immeuble.

ap@yourcompany.com          ->  ap@yourcompany.inlet-ap.com
lakeshore@yourcompany.com   ->  lakeshore@yourcompany.inlet-ap.com

Cette deuxième ligne est l’argument en faveur des adresses de réception par immeuble. Le courriel qui arrive à l’adresse d’un immeuble est imputé à cet immeuble quand la facture elle-même ne nomme rien de reconnaissable, ce qui couvre le nombre désolant de factures qui n’identifient l’immeuble que par un numéro de travail inventé par le fournisseur.

Copiez l’adresse depuis Paramètres → Adresses de réception plutôt que de la retaper. Une adresse de réception qui ne reçoit jamais rien cache généralement une faute de frappe dans une règle de transfert ailleurs.

2. Configurer le transfert chez votre fournisseur

Ces écrans appartiennent à Google et à Microsoft, pas à nous, et ils changent sans préavis. Les chemins ci-dessous sont ceux que chaque fournisseur documente aujourd’hui, et chacun renvoie à la page d’aide du fournisseur. Si ce que vous voyez ne correspond pas, fiez-vous à la page du fournisseur plutôt qu’à celle-ci.

Gmail et Google Workspace

Une boîte à la fois, par la personne qui peut s’y connecter (instructions de Google) :

1. Ouvrez Gmail sur un ordinateur, dans le compte où le courriel arrive aujourd’hui.
2. En haut à droite, ouvrez Paramètres, puis Voir tous les paramètres.
3. Ouvrez l’onglet Transfert et POP/IMAP.
4. Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert, entrez votre adresse de réception inletAP et confirmez.
5. Google envoie un courriel de vérification à cette adresse. Ouvrez-le dans inletAP — étape 3 ci-dessous — et suivez-le.
6. De retour dans le même onglet Gmail, actualisez la page, choisissez l’option qui transfère une copie du courriel entrant, puis décidez du sort de la copie conservée par Gmail. La plupart des équipes de finances la gardent, pour que l’original reste là où leur politique de conservation s’attend à le trouver.
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Un administrateur ou une administratrice de Google Workspace a deux autres choix. Le réglage de transfert automatique, dans les paramètres d’accès des utilisateurs de Gmail, détermine si les utilisateurs peuvent faire ce qui précède; ce réglage est activé par défaut, et quand il est désactivé, l’option n’apparaît dans Gmail pour personne. Par ailleurs, l’administration peut transférer une boîte de façon centralisée avec une table de correspondance des adresses de destinataires, que l’utilisateur ne peut alors pas désactiver, et qui peut aussi continuer de livrer à la boîte d’origine. Les deux sont documentés dans l’aide aux administrateurs de Google.

Avec Outlook.com

Connecté avec la boîte concernée (instructions de Microsoft) :

1. Ouvrez Paramètres, puis Courrier, puis Transfert. Selon la version de l’écran, l’intitulé de l’élément peut aussi mentionner IMAP.
2. Sélectionnez Activer le transfert et entrez votre adresse de réception inletAP.
3. Cochez Conserver une copie des messages transférés, sauf si vous avez une raison de ne pas le faire.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Outlook.com peut vous demander d’activer la vérification en deux étapes, ou de confirmer votre identité, avant d’accepter le changement. Aucun courriel de confirmation n’est envoyé à la destination.

Avec Microsoft 365

Lisez cette partie avant de toucher aux menus. Dans Exchange Online, le transfert automatique vers une adresse externe est désactivé par défaut par la politique anti-pourriel sortante. Un message bloqué ne reste pas dans votre boîte et n’apparaît pas dans inletAP : il est renvoyé à la personne qui l’a envoyé, avec 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Votre fournisseur voit l’échec et vous ne le voyez pas : voilà pourquoi c’est la première chose à vérifier plutôt que la dernière.

Un administrateur ou une administratrice corrige cela dans le portail Microsoft Defender, sous les politiques anti-pourriel, en activant les règles de transfert automatique dans une politique sortante limitée à la seule boîte ou au seul groupe qui en a besoin. Microsoft documente ce comportement et ce réglage sur sa page consacrée au transfert externe. Les paramètres de domaine distant doivent aussi permettre le transfert automatique; tout blocage l’emporte sur toute autorisation.

Cela fait, l’administration configure le transfert lui-même depuis le centre d’administration Microsoft 365 (instructions de Microsoft) :

1. Ouvrez Utilisateurs, puis Utilisateurs actifs, et sélectionnez la boîte.
2. Ouvrez l’onglet Courrier, puis le lien de gestion du transfert de courriel.
3. Sélectionnez l’option qui transfère tous les courriels envoyés à cette boîte et entrez votre adresse de réception inletAP.
4. Choisissez de garder ou non une copie dans la boîte.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Une boîte partagée n’a pas besoin de licence pour cela; une boîte d’utilisateur, oui. Une seule adresse de transfert est permise par boîte. La personne propriétaire de la boîte peut configurer la même chose pour elle-même depuis Outlook sur le web, sous Paramètres, Courrier, Transfert — mais la politique sortante ci-dessus détermine toujours si cela fonctionne.

Tout autre fournisseur

Tout hébergeur de courriel sérieux offre un réglage de transfert ou de redirection dans la configuration de la boîte elle-même. Ce qu’il vous faut, c’est un simple transfert de tout le courriel entrant vers l’adresse inletAP. Évitez les règles qui ne transfèrent que les messages correspondant à un objet ou à un type de pièce jointe : les factures arrivent avec des objets que personne n’avait prévus, et un filtre juste à 95 % perd discrètement les 5 % restants.

3. Terminer la confirmation de Google, dans inletAP

Google n’enverra pas un seul message tant que sa vérification n’a pas reçu de réponse, et cette vérification est envoyée à l’adresse inletAP plutôt qu’à vous. C’est là que la plupart des configurations restent bloquées.

Ce message n’est pas une facture : inletAP le met donc de côté avant l’extraction, dans l’état qu’il appelle filtered. Rien n’est supprimé et rien n’est facturé : le quota compte les factures à l’extraction, et un message filtré ne l’atteint jamais.

Pour le trouver, ouvrez la Boîte de réception et l’onglet Filtrés. Le tableau indique quand chaque message est arrivé, qui l’a envoyé, son objet et pourquoi il a été mis de côté, et la zone de recherche lit les trois — forwarding-noreply@google.com le trouve. Ouvrez l’objet.

Un message provenant de l’adresse de transfert de Google est reconnu sur cet écran. Il porte un badge Confirmation de transfert, une ligne indiquant que Gmail vous demande de confirmer — avec le nom de la boîte transférée quand le message le précise — et un bouton Confirmer le transfert quand le lien de confirmation de Google se trouve dans le message. Le bouton ouvre Google dans un nouvel onglet; vous devrez peut-être être connecté à la boîte qui transfère. Le courriel complet est affiché en dessous : si votre fournisseur a envoyé un code court au lieu d’un lien, vous pouvez le lire là et le taper dans l’écran du fournisseur.

Deux choses à savoir. inletAP ne cliquera pas sur ce lien à votre place — confirmer un transfert est la décision de la personne propriétaire de la boîte, et un produit qui accepterait en silence des redirections de courriel à partir d’un message qu’il vient de refuser de lire ferait quelque chose que personne n’a demandé. Et C’est une facture, le bouton de restauration de cet écran, n’est pas la bonne commande ici : il sert à une vraie facture mise de côté par erreur.

Les confirmations de Microsoft ne portent pas de badge, parce qu’aucun vrai message de confirmation de Microsoft n’a été capté pour servir de modèle, et en deviner un ferait soit apparaître le badge sur des avis ordinaires, soit mettre en avant le mauvais lien. Si Microsoft vous demande de confirmer quoi que ce soit à la destination, la demande sera dans le même onglet Filtrés, et se lira de la même façon.

4. Vérifier que le courriel arrive

Vous devriez maintenant voir l’onglet Filtrés, avec la confirmation réglée, et plus rien à faire chez votre fournisseur.

Prouvez-le maintenant, avec un vrai message plutôt qu’un message d’essai.

1. Envoyez une facture à votre ancienne adresse — ou demandez à un collègue de le faire — et ouvrez la Boîte de réception. Elle devrait apparaître sur sa propre ligne, sous le nom du fournisseur, en une minute ou deux. Une grosse numérisation prend plus de temps qu’une courte facture en texte.
2. Lisez les compteurs des adresses. Chaque adresse sous Paramètres → Adresses de réception indique combien de messages elle a reçus depuis sa création et quand le dernier est arrivé. Ces deux chiffres sont le moyen le plus rapide de distinguer un transfert muet d’une semaine tranquille, et c’est la date qu’il faut lire : une adresse que vous avez donnée à douze fournisseurs et dont le dernier message date de six semaines vous dit quelque chose.

Si rien n’apparaît du tout, pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas? passe en revue les causes dans l’ordre où elles s’avèrent habituellement être la réponse.

Le même message livré deux fois est stocké une seule fois : la réception se fonde sur l’espace de travail, le Message-ID et une empreinte du message brut, et une répétition est écartée dès l’arrivée. Une deuxième copie — un collègue qui clique de nouveau sur Transférer, ou un fournisseur qui envoie un nouveau courriel aux deux adresses — est un message différent : elle arrive donc comme un document distinct, et Second Look (la deuxième lecture des factures) crée sur celui-ci un constat de doublon qu’une personne doit confirmer. Voyez la détection des doublons.

Le déploiement en deux vagues

Personne ne migre une boîte de comptes fournisseurs d’un seul coup. La plupart des entreprises mènent deux vagues en même temps, ce qui semble plus de travail et en est en fait moins.

Les deux voies aboutissent à une adresse de réception inletAP : les deux acheminent donc correctement dès le premier jour. Il n’y a ni date de bascule, ni gel, ni semaine où les factures sont à deux endroits.

Laissez le transfert actif longtemps après avoir cru que c’était terminé. Un fournisseur qui vous facture une fois par année utilisera l’ancienne adresse au printemps prochain, peu importe ce que vous lui avez dit ce mois-ci.

Pour aller plus loin

• Adresses de réception — ce qu’est votre sous-domaine et comment les adresses sont attribuées.
• Adresses de réception par immeuble — créer une adresse par immeuble, étape par étape.
• Votre première règle d’imputation — y compris les règles sur l’adresse de l’expéditeur.
• Pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas? — quand le transfert ne fait pas ce que vous pensez.