Concevoir les paliers d’approbation

Un palier d’approbation répond à une seule question : pour une facture de cette taille, combien de personnes doivent l’approuver, et combien de temps cela peut-il prendre? Ce guide en crée un. L’explication de ce que les nombres imposent, et des endroits où une échelle tourne mal, se trouve sous la marche à suivre.

Avant de commencer

Vous devez avoir le rôle Administration. Seule une personne du rôle Administration peut ajouter, modifier ou supprimer un palier. Une personne du rôle Contrôle et approbation peut lire l’échelle, mais pas la modifier. C’est voulu, et non un oubli : quiconque peut modifier l’échelle peut réduire à un le nombre d’approbations requises, puis approuver seul; la personne qui détient ce droit détient donc tout le quorum. Si c’est vous qui, au contrôle, êtes responsable de la politique, concevez l’échelle ici et demandez à une personne du rôle Administration de la saisir.

Il vous faut le forfait Starter ou un forfait supérieur. Les paliers d’approbation font partie du moteur de règles, et les deux sont vendus et réservés comme une seule fonction. Lire l’échelle est gratuit dans tous les forfaits; la modifier ne l’est pas. S’il manque le rôle ou le forfait, le bouton Ajouter un palier est désactivé et la raison est affichée sous le titre de la carte.

Décidez des nombres avant d’ouvrir la boîte de dialogue. Un palier se compose d’un nom, du montant à partir duquel il s’applique, d’un nombre d’approbations et d’un nombre d’heures. L’exemple détaillé plus bas est une forme raisonnable pour commencer.

Vous avez déjà une échelle. Un nouvel espace de travail est créé avec un palier, « Standard approval » : aucun plancher, une approbation, 24 heures. Ce n’est pas un espace réservé — c’est ce que fait déjà le processus d’approbation, écrit là où vous pouvez le voir.

1. Ouvrir l’onglet de la politique d’approbation

Allez à Paramètres → Politique d’approbation. La première carte s’intitule Paliers d’approbation. Elle indique combien de paliers sont configurés, puis montre l’échelle elle-même : Palier, Plage de montants, Approbations requises, SLA.

Lisez l’échelle avant d’y ajouter quoi que ce soit. Un palier est défini par le montant à partir duquel il s’applique : une nouvelle ligne change donc aussi l’endroit où se termine la ligne du dessous.

2. Appuyer sur Ajouter un palier

Ajouter un palier est en haut à droite de cette carte. Le bouton ouvre une boîte de dialogue appelée Nouveau palier d’approbation.

3. Remplir les quatre champs

• Nom. Le nom du palier. Il apparaît dans l’échelle, dans la file des approbations et sur la facture elle-même quand elle est associée à ce palier.
• Commence à. Le montant à partir duquel ce palier s’applique. Laissez-le vide pour le palier du bas, afin que les notes de crédit et les factures à zéro aboutissent quand même quelque part. L’endroit où le palier se termine n’est pas demandé : il se termine là où commence le palier suivant.
• Approbations requises. Combien de personnes différentes doivent approuver. Entre 1 et 10. Un quorum supérieur à dix est refusé, car un 200 tapé par erreur bloquerait toutes les factures dans la file.
• SLA (heures). Un nombre entier d’heures, entre 1 et 8 760, soit un an. Zéro est refusé : un palier de 0 heure est en retard dès qu’une facture arrive.

Un champ Note les accompagne, et il est facultatif. La note n’est qu’une note : elle s’affiche sous le nombre d’approbations et ne change rien. Un palier décrit comme « contrôleur plus gestionnaire régional » qui demande une seule approbation est libéré par une seule signature.

4. L’enregistrer

Appuyez sur Ajouter un palier dans la boîte de dialogue. Tout problème est énuméré dans la boîte de dialogue sous forme de phrases — un nom manquant, un SLA fractionnaire, un nombre supérieur à dix, ou un autre palier qui commence déjà à ce montant. Deux paliers ne peuvent pas commencer au même montant : il n’existe aucun ordre honnête entre eux, alors l’enregistrement est refusé plutôt que tranché par l’ordre des lignes. Le navigateur vérifie ces points pendant que vous tapez et l’API les vérifie de nouveau, si bien qu’un onglet périmé ne peut pas en laisser passer un.

Ce que vous devriez voir maintenant : la carte Paliers d’approbation avec votre palier dans le tableau, une confirmation qui indique « Palier d’approbation ajouté », et une colonne Plage de montants que vous n’avez jamais saisie. La plage est calculée. Chaque écriture recoud toute l’échelle à partir des montants de départ : les numéros de palier et les tranches des lignes autour de la vôtre sont donc redessinés dans le même enregistrement.

5. Prouver que c’est l’échelle en vigueur

Deux vérifications. La deuxième est celle qui vaut la peine.

Ouvrez Approbations. La carte Pourquoi elles ont besoin de vous énumère l’échelle échelon par échelon — nom, tranche, approbations requises, heures pour décider — et elle est construite à partir des politiques enregistrées de l’espace de travail plutôt que de quoi que ce soit saisi à l’écran. Si elle indique que l’espace de travail n’a aucun palier d’approbation, rien n’a été enregistré.

Ouvrez ensuite, depuis la Boîte de réception, une facture dont le total tombe dans votre nouvelle tranche. Sous Acheminement et approbation, le panneau nomme le palier — « La politique Capital s’applique à 28 400,00 $ — 2 approbations requises dans un délai de 8 h. » Le panneau n’a le droit de nommer le palier que si son nombre d’approbations concorde avec le quorum que le serveur impose sur ce document; quand les deux divergent, le nom est retiré et seul le nombre imposé est indiqué. Un palier nommé prouve donc que les deux côtés lisent l’échelle que vous venez d’enregistrer.

Modifier une échelle plus tard touche les factures déjà en attente. Le nombre de signatures est recalculé chaque fois que la facture est lue : une modification apparaît donc au prochain rechargement. Une échéance, elle, ne bouge pas : elle est fixée une seule fois, quand la facture entre dans la file des approbations.

Un palier se définit par un seul nombre

Un palier, c’est le montant à partir duquel il s’applique. L’endroit où il se termine n’est pas demandé, parce que c’est le montant de départ du palier suivant, et le palier du haut n’a pas de plafond.

C’est un choix de conception, et non un champ manquant. Si vous pouviez fixer les deux bornes, vous pourriez laisser un trou entre deux paliers, ou un chevauchement — et aucune de ces deux erreurs ne se voit. Un montant qui tombe dans un trou reçoit la valeur par défaut d’une approbation et d’une journée; un chevauchement se règle par le palier correspondant le plus bas. Dans les deux cas, vos plus grosses factures se mettraient sans bruit à passer avec une seule signature, et rien à l’écran ne paraîtrait anormal. Calculer les tranches à partir des seuils rend ces deux formes impossibles.

Un exemple détaillé

Une société de gestion qui exploite trente immeubles, avec une personne aux comptes fournisseurs, deux personnes au contrôle et un propriétaire qui veut voir tout ce qui est important :

Trois paliers, trois nombres, et chaque montant appartient à exactement un d’entre eux. Une facture de 24 999 exige une approbation en moins d’une journée; une facture de 25 000 en exige deux en moins de huit heures.

Le SLA raccourcit à mesure que les montants augmentent, ce qui semble à l’envers jusqu’à ce qu’on y réfléchisse. Une grosse facture est celle qui comporte un escompte pour paiement rapide, un délai d’hypothèque légale ou un propriétaire qui pose des questions : c’est donc celle sur laquelle vous voulez une décision aujourd’hui.

Deux approbations, c’est deux personnes

Le nombre requis est imposé là où la décision est enregistrée, et non là où il est affiché.

• La première approbation est enregistrée et la facture reste dans la file, en attente d’une autre personne.
• La même personne qui approuve deux fois est refusée. Un palier à deux approbations ne peut pas être satisfait par une seule souris obstinée.
• Un refus renvoie la facture à l’examen, et les signatures recueillies avant lui ne comptent pas pour la ronde suivante. Sans cela, refuser une facture la rendrait plus facile à approuver.

Chaque approbation est inscrite dans la piste de vérification avec le décompte du moment : une approbation partielle se lit donc « 1 of 2 » plutôt que comme un bouton qui semblait ne rien faire. Un refus est enregistré avec son commentaire et, pour une facture répartie, l’immeuble qui a refusé; il ne porte pas de décompte, parce qu’un refus termine la ronde au lieu de la faire avancer.

Qui peut approuver est une question distincte de combien de personnes. Une approbation doit venir de la personne à qui la facture a été adressée, ou d’une personne du rôle Contrôle et approbation ou Administration qui prend en charge une facture non adressée. Consultez rôles et autorisations pour le portrait complet.

Ce qui se passe quand personne n’approuve à temps

Rien ne bouge. Cela vaut la peine d’être dit clairement, parce que « SLA » désigne parfois, dans d’autres produits, une transmission automatique au niveau supérieur.

L’échéance est fixée quand la facture entre dans la file, à partir du même palier que celui qui fixe son quorum : le délai et l’exigence de signatures ne peuvent donc jamais venir de paliers différents. Quand l’échéance est passée :

• La facture monte en haut de la file des approbations, qui groupe les factures selon le temps qui reste : En retard, Échéance dans moins de 4 h, Dans les délais, Sans date limite. Rien n’est écrit sur la facture elle-même — le groupement est calculé à partir de l’échéance chaque fois que la file est affichée.
• Un seul courriel part vers les membres qui ont activé cette notification. La vérification s’exécute toutes les quinze minutes, et un seul courriel couvre toutes les factures qui ont dépassé leur échéance au cours du même passage : le nombre dans l’objet, jusqu’à vingt d’entre elles nommées de la plus ancienne à la plus récente, le reste compté. Chaque facture n’est nommée qu’une seule fois, pour toujours — un rappel répété chaque heure finit filtré par ses destinataires en moins d’une semaine.
• La facture ne s’approuve pas d’elle-même, n’est pas transmise à un autre palier et ne change pas de statut.

Ici, un SLA est une mesure, pas un déclencheur. Il vous dit quelles factures sont en retard; les régler reste le travail d’une personne.

Comment le retard est présenté

Le respect du SLA d’approbation est une seule comparaison : le moment où une décision a été enregistrée, par rapport à l’échéance que portait la facture. À l’échéance ou avant, c’est à temps; après, c’est en retard. Ce taux mesure notre propre échéance d’approbation, et non les conditions de paiement du fournisseur — inletAP ne déplace pas d’argent et ne détient pas ces conditions; il ne peut donc pas présenter ce chiffre-là, et celui-ci ne le remplace pas.

Trois propriétés de ce chiffre, pour qu’on puisse le lire plutôt que lui faire confiance :

• Une facture sans échéance n’est dans aucune des deux colonnes. Un document qui n’est jamais entré dans la file des approbations, ou qui est arrivé avant que votre espace de travail ait des paliers, ne porte aucune échéance. Ces décisions sont présentées à part, sous « Sans date limite », ni au numérateur ni au dénominateur.
• Le pourcentage n’est pas affiché sous vingt décisions, alors que les décomptes le sont toujours. « 3 sur 5 décidées dans le délai » est vrai à toute taille; « 60 % » ne l’est pas, car une décision de plus le déplace de vingt points.
• Un décompte de factures en retard est écrit « au moins ». La vérification qui les enregistre s’exécute toutes les quinze minutes et ne voit que les factures encore ouvertes : une facture qui a dépassé son échéance et a été approuvée onze minutes plus tard n’a donc jamais produit de ligne. C’est une borne inférieure plutôt qu’un recensement.

L’échéance d’une facture répartie est réécrite chaque fois qu’elle est de nouveau envoyée pour approbation, si bien que son délai peut repartir de zéro; Rapports marque une telle période comme approximative et montre le taux sans ces décisions. La référence des indicateurs définit précisément chaque chiffre de cette page.

La séparation des tâches, en toute honnêteté

Ce que les paliers imposent, c’est qu’un quorum de deux soit formé de deux personnes distinctes, et qu’une approbation qui ne nomme personne ne puisse être prise en charge que par une personne du rôle Contrôle et approbation ou Administration. Une approbation adressée à une personne nommée lui revient, quels que soient son rôle et le montant.

Ce que les paliers ne font pas à eux seuls, c’est empêcher la personne qui a imputé une facture de l’approuver sur un palier à une seule approbation, et les rôles ne le font pas non plus. Le contrôle prévu pour cela est la séparation des tâches, un paramètre de l’espace de travail qu’une personne du rôle Administration active dans Paramètres → Politique d’approbation, dans le même onglet que les paliers; il reste désactivé tant qu’elle ne l’a pas fait. Une fois activé, la personne qui a modifié les montants ou l’imputation de la facture, ou qui l’a envoyée pour approbation, ne peut pas l’approuver — quels que soient son rôle et le palier, y compris les personnes du rôle Administration. Consultez rôles et autorisations pour savoir ce qui compte comme une modification.

Fixer le quorum à deux sur les paliers où cela compte vaut quand même la peine, et les deux contrôles répondent à des questions différentes : le palier demande un deuxième jugement sur le montant, le paramètre retire la personne qui a préparé la facture de la liste des personnes qui peuvent le donner.

Une faible confiance d’extraction ne change pas non plus le palier. Une lecture douteuse passe d’abord à l’examen, puis est associée à un palier selon son total corrigé quand quelqu’un l’envoie pour approbation. Le palier suit le nombre que vous avez arrêté, pas celui que le modèle a deviné.

Factures réparties : approbations par immeuble et tranches de montants ensemble

Une facture répartie entre plusieurs immeubles est approuvée deux fois plutôt qu’une : une fois par part d’immeuble, et une fois selon la tranche de montants de la facture entière. Les deux sont demandées au même moment, l’une ou l’autre peut recevoir une réponse en premier, et la facture n’est libérée que lorsque les deux sont satisfaites. La personne qui approuve pour chaque immeuble signe pour la part de cet immeuble, et ces approbations se déroulent en parallèle — une personne qui couvre trois des immeubles reçoit une seule tâche, pas trois.

L’échelle de cette page s’applique au total du document. Une facture de 12 480,00 $ répartie en quatre reste une facture de 12 480,00 $ : elle est associée au palier dans lequel tombe 12 480,00 $, et elle exige le quorum de ce palier en plus de la signature de chaque immeuble. Une grosse facture ne peut donc pas échapper à l’échelle en étant répartie — douze petites parts ne font pas une petite facture. Son échéance est la plus proche de celles en jeu : si le palier d’un immeuble accorde huit heures et celui d’un autre quarante-huit, la facture est due dans huit heures.

L’approbation automatique par immeuble, où le seuil propre à un immeuble est comparé à sa part plutôt qu’à la facture entière, est un paramètre distinct, et il est désactivé par défaut pour une raison qui vaut la peine d’être lue avant de l’activer. Consultez approbations par immeuble.

Combien de paliers, c’est trop

Trois, c’est généralement juste. Cinq, c’est un document de politique. Sept, c’est une file que personne ne vide pendant la dernière semaine du mois. Chaque palier de plus ajoute des factures qui exigent une deuxième personne, qui est sur le terrain, en voiture ou en congé annuel, et ce coût se paie à la fin du mois, au moment où vous pouvez le moins vous le permettre.

Deux questions avant d’en ajouter un :

• Une autre personne déciderait-elle vraiment autrement à ce seuil? Si les deux personnes qui approuvent signeraient tout ce qui leur parvient, le palier n’est qu’une formalité.
• Ce SLA, les personnes qui approuvent peuvent-elles le respecter pendant une mauvaise semaine? Une échéance dépassée régulièrement habitue tout le monde à ignorer le courriel, ce qui vous fait perdre le seul signal qui fonctionnait.

Pour aller plus loin

• Imputer les factures — obtenir le bon montant et le bon immeuble avant que l’échelle ne les voie.
• Votre première règle d’imputation — y compris l’approbation automatique des petites factures à confiance élevée.
• Approbations par immeuble — acheminer une facture répartie vers les personnes responsables de chaque immeuble.
• Rôles et autorisations — qui peut approuver quoi.
• La routine d’exportation de fin de mois — là où une longue échelle se fait le plus sentir.