Travailler dans la liste des factures

Si vous ouvrez un seul écran chaque matin, c’est celui-ci. La Boîte de réception et la file À examiner affichent le même tableau avec la même barre d’outils, donc tout ce qui est décrit ici fonctionne dans les deux — avec une différence qui détermine à quel point vous pouvez vous fier à ce que vous voyez, et c’est la première chose à apprendre.

Dans la boîte de réception, les filtres sont envoyés au serveur et couvrent toutes les factures de l’espace de travail. Dans la file À examiner, ils réduisent les lignes déjà chargées à l’écran. La file À examiner répond à une seule question fixe — tout ce qui est en needs_review — et la barre d’outils réduit ensuite ce qui est revenu. L’écran l’indique dans une ligne sous les commandes dès qu’un filtre est actif, pour que vous n’ayez jamais à vous rappeler dans quel écran vous êtes.

Avant de commencer

• Quelques factures dans l’espace de travail. Une boîte de réception entièrement vide affiche un panneau de premier démarrage au lieu du tableau, et une file À examiner vide l’indique au lieu d’en afficher un.
• Tous les rôles qui ont accès à ces deux écrans peuvent utiliser tout ce qui est décrit ici. Les vues, les filtres, l’ordre, le lien et le CSV ne font que lire les factures; ils ne changent rien. (Une personne au rôle Lecture seule — le rôle d’approbation externe — voit une interface différente, à un seul écran, et n’atteint jamais ces listes. Voir rôles et autorisations.)
• Deux éléments ici modifient bel et bien une facture : Envoyer pour approbation et la touche A. Les deux refusent tout ce qui n’est pas à l’état Nouvelle ou À examiner, et les deux indiquent combien de lignes ont été ignorées.
• Vos vues enregistrées n’appartiennent qu’à vous. Personne d’autre dans l’espace de travail ne les voit, donc rien dans cette page n’est un paramètre partagé que vous pourriez dérégler pour un ou une collègue.

1. Partir d’une vue intégrée

Les puces au-dessus du tableau sont les six vues intégrées de la liste. Une puce est un filtre, pas une liste enregistrée : appuyer dessus inscrit le filtre dans la barre d’adresse, appuyer de nouveau l’efface, et le bouton Précédent du navigateur l’annule.

La dernière fait exception, et la raison mérite d’être connue. « Vérifiée » signifie qu’une personne a modifié un champ important ou touché aux répartitions, et seul le serveur peut répondre à cette question — une ligne du tableau ne garde aucune trace de qui a parcouru la facture. La puce est donc offerte dans la boîte de réception, où la barre d’outils atteint le serveur, et elle est masquée dans la file À examiner plutôt qu’affichée comme une commande qui ne filtrerait rien.

Ce n’est pas non plus une file d’exceptions. Rien de ce qu’elle contient n’est reconnu comme erroné. C’est le travail que l’automatisation a fait sans supervision, regroupé pour que vous puissiez en lire un échantillon tôt et décider jusqu’à quel point vous fier aux règles que vous avez écrites.

2. Affiner avec les filtres

La rangée de filtres compte huit commandes dans la boîte de réception et sept dans la file À examiner, où Statut est omis parce que le statut de cette file est déjà fixé.

Deux points de la période sont faciles à mal comprendre. Les raccourcis inscrivent les deux jours absolus qu’ils désignent, si bien qu’un lien que vous envoyez dit ce qu’il disait au moment de l’envoi, au lieu de se décaler pendant la nuit. Et les jours sont comparés au moment où le document est arrivé dans inletAP, pas à l’horodatage propre au courriel dans la colonne Réception. Pour une facture reçue par courriel, l’écart est de quelques minutes; pour un téléversement, c’est le même moment.

Chaque filtre se trouve dans la barre d’adresse, dans la forme que lit l’API. C’est ce qui rend possibles les étapes 5 et 6 : ici, une liste est une URL, jamais un paramètre caché.

3. Choisir l’ordre

La commande Trier offre six ordres, et le serveur les applique à toutes les factures qui correspondent plutôt qu’aux seules lignes à l’écran :

• Dernière activité, la plus récente ou la plus ancienne d’abord. La plus ancienne d’abord veut dire « personne n’a regardé celle-ci depuis le plus longtemps », car l’horodatage change chaque fois que quelqu’un touche à la facture.
• Date d’ajout, la plus récente ou la plus ancienne d’abord — le moment où inletAP a créé le document, soit la même horloge que celle du filtre de période.
• Étape du traitement, les premières ou les dernières étapes d’abord. C’est l’ordre des statuts eux-mêmes, pas l’ordre alphabétique.

Seul l’en-tête Statut est cliquable. Les huit autres en-têtes ne sont pas des boutons, et une ligne sous les commandes explique pourquoi : le fournisseur, l’immeuble et la personne responsable se trouvent dans d’autres tables, et le montant, le numéro de facture et la date d’échéance sont des champs extraits plutôt que des colonnes, donc aucun d’eux ne peut servir à la pagination.

La liste charge 100 lignes à la fois. Le bouton Charger … de plus allonge la liste au lieu de la remplacer, et c’est voulu — votre sélection, le curseur du clavier et votre position dans la page sont tous conservés. Sous le bouton, l’écran indique combien de lignes sont chargées sur le total, et une fois que vous avez chargé au moins une page de plus, il vous dit quand la liste est complète.

4. Lire un document sans quitter la liste

Sur un écran pleine largeur, survolez une ligne et un bouton Aperçu apparaît à son extrémité droite. Il ouvre un panneau latéral qui affiche la première page du document, le statut, la confiance, le nombre de pages, les montants et les dates extraits, l’immeuble avec sa photo et les lignes de facture qui ont été lues.

Le panneau offre Envoyer pour approbation, et ce bouton reste désactivé tant que la première page n’est pas réellement à l’écran. C’est tout son intérêt : certains documents n’ont aucune page que nous pouvons afficher ici — un classeur, une conversion pas encore terminée — et une commande d’approbation au-dessus d’une boîte vide, c’est ainsi qu’une facture avance dans le traitement grâce à quelqu’un qui croit l’avoir regardée. Quand la page ne peut pas être affichée, le panneau vous dirige plutôt vers l’examen complet.

Il n’y a pas de bouton Aperçu sur un téléphone. Sous la largeur d’un ordinateur de bureau, la liste devient une liste de cartes, et le nom du fournisseur sur chaque carte ouvre la facture elle-même.

5. Enregistrer la liste comme votre propre vue

Une fois que les filtres et l’ordre correspondent à ce que vous voulez voir chaque matin, appuyez sur Enregistrer la vue actuelle. La boîte de dialogue propose un nom tiré des filtres, décrit en mots ce qui va être enregistré et vous avertit si une de vos vues contient déjà exactement la même chose.

Ce qui est conservé, c’est la chaîne de requête — les filtres et l’ordre, rien d’autre. Une vue enregistrée est donc le même lien que vous auriez pu coller, conservé sous un nom. Elle est rattachée à votre compte plutôt qu’à ce navigateur, donc vous la retrouvez sur votre prochain ordinateur et après vous être déconnecté ou déconnectée.

Quatre limites, énoncées d’avance plutôt que découvertes en chemin :

• Une vue enregistrée n’appartient qu’à vous. Personne d’autre dans l’espace de travail ne la voit. Aucune route ne permet de modifier les vues de quelqu’un d’autre.
• Vingt vues, et des noms d’au plus 60 caractères. La boîte de dialogue le dit avant qu’un enregistrement échoue, pas après.
• Une vue est un signet, pas une autorisation. En ouvrir une reste une requête ordinaire, limitée aux immeubles auxquels vous avez accès, donc une vue qui désigne un immeuble que vous n’avez pas le droit de voir ne vous renvoie rien.
• Une vue qui filtre sur « vérifiées par personne » ne fonctionne que dans la boîte de réception. Dans la file À examiner, elle est retirée de la rangée de puces, et l’écran la nomme et indique où elle fonctionne.

Gérer les vues enregistrées permet de renommer, de réordonner et de supprimer. Cette fenêtre modifie un brouillon et enregistre une seule fois, donc Annuler annule vraiment, et le pied de la fenêtre le précise : vos changements ne sont enregistrés qu’au moment où vous appuyez sur Enregistrer les modifications. L’ordre dans cette fenêtre est l’ordre dans lequel les puces apparaissent.

6. Confier la liste à quelqu’un d’autre

Copier le lien vers cette liste copie la barre d’adresse. Ce bouton n’est actif qu’une fois un filtre défini, parce que l’URL de la liste sans filtre est celle de la barre latérale, et la copier promettrait quelque chose qu’elle ne contient pas.

La personne à qui vous l’envoyez ouvre les mêmes filtres, le même ordre et la même liste, et la barre d’outils montre ce qui a été appliqué. Un lien sert à confier une liste à un ou une collègue; une vue enregistrée n’appartient jamais qu’à vous. C’est pourquoi les deux commandes existent côte à côte.

Si un lien désigne un immeuble ou un fournisseur que cet espace de travail n’a pas — un immeuble supprimé depuis, par exemple —, la liste déroulante le dit en mots au lieu de réduire le tableau à rien tout en affichant « Tous les immeubles ».

7. Emporter les lignes dans une feuille de calcul

Exporter produit un CSV des lignes à l’écran avec neuf colonnes, dont les en-têtes restent en anglais : Received, Vendor, Invoice #, Due, Amount, Property, Status, Confidence, Assignee. Le fichier est nommé inletap-invoices- suivi de la date du jour.

Deux limites, dites franchement. Ce sont les lignes à l’écran, pas toutes les factures qui correspondent aux filtres : si le compte à côté du bouton indique 100 chargées sur 380, vous obtenez les 100 — appuyez d’abord sur le bouton pour en charger davantage. Et une ligne dont rien n’a encore été lu, y compris une ligne en suspens à cause de la limite du forfait gratuit, a un montant vide et une confiance vide plutôt que 0.00 et 0%. Une feuille de calcul additionne et fait la moyenne de ce qu’on lui donne, et un zéro à cet endroit serait une affirmation sur de l’argent que personne n’a mesuré.

8. Travailler au clavier

Appuyez sur J ou cliquez sur une ligne pour commencer. La ligne prend le focus, et à partir de là, la liste reçoit les touches.

Trois règles rendent ces raccourcis sûrs, au lieu d’être une chose à désactiver. Aucune touche seule n’agit pendant que vous tapez dans une zone de texte ou une liste déroulante. Aucune touche enfoncée avec Commande, Contrôle ou Alt n’est interceptée, donc les raccourcis de votre navigateur fonctionnent toujours. Et chaque touche a son bouton : X est la case à cocher, Enter est le lien du fournisseur, A est le bouton Envoyer pour approbation au-dessus du tableau.

Esc compte plus qu’il n’y paraît dans la file À examiner, parce que les cartes Second Look de cet écran utilisent aussi la touche A. La liste ne prend la touche que pendant que vous la parcourez réellement, et Esc est la façon de la rendre.

La légende est affichée à côté des commandes sur un grand écran et masquée sur un téléphone, où il n’y a pas de touche J à enfoncer. Les touches restent actives à cette largeur, donc un téléphone muni d’un clavier se comporte comme un ordinateur portable.

Ce que vous devriez voir

Une puce allumée, des filtres qui montrent exactement ce que cette puce a défini, une phrase sous les commandes qui vous dit si ces filtres ont atteint tout l’espace de travail ou seulement les lignes chargées, et un compte du genre 42 lignes · 61 204 $. Si vous avez enregistré la vue, son nom est une puce accompagnée d’un crochet.

Vérifier que ça a fonctionné

Quatre vérifications, et aucune n’exige quoi que ce soit en dehors de cet écran :

• L’URL, c’est la liste. Chaque filtre et l’ordre se trouvent dans la barre d’adresse. Si la barre d’outils montre un filtre que l’URL ne contient pas, ou l’inverse, vous êtes devant un défaut, pas une fonction.
• Le compte nomme sa propre population. 42 lignes · 61 204 $ signifie que l’argent est additionné sur les 42 lignes à l’écran. Quand les lignes chargées et les lignes qui correspondent diffèrent, la phrase précise lesquelles sont lesquelles, et elle ne fait jamais en douce le total d’une page en nommant tout l’espace de travail.
• Une vue enregistrée résiste à un rechargement. Actualisez la page ou connectez-vous sur un autre ordinateur : la puce est toujours là, avec les mêmes filtres derrière. Sinon, elle n’a pas été enregistrée.
• Un lien copié ouvre la même liste. Collez-le dans un nouvel onglet. Les puces, les filtres et l’ordre reviennent tous de l’URL, donc ce que voit votre collègue est ce que vous décriviez.

Pour aller plus loin

• Statuts des factures — ce que signifie chaque statut du filtre Statut.
• Confiance de l’extraction — le seuil de 0,7 sur lequel repose la vue Faible confiance.
• Second Look — les cartes de la file À examiner et les touches qu’elles utilisent.
• Pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas? — quand la ligne que vous cherchez ne se trouve dans aucune de ces listes.