Profils de récupération

Un profil retient comment une facture de services publics se partage entre les logements, et fait la répartition chaque mois.

Le propriétaire paie la facture d’eau, d’égouts, d’ordures ou de gaz d’un immeuble entier, et une partie est souvent due par les personnes occupantes. Un profil de récupération est la répartition que vous définissez une seule fois pour un immeuble : la part que garde le propriétaire, la façon dont le reste se partage entre les logements et ce qui arrive à la part d’un logement vacant. Chaque mois, vous confirmez qui habite où, vous regardez la répartition, et inletAP propose une part par logement.

Rien n’est dû tant qu’une personne ne l’a pas confirmé. Un profil ne fait que proposer. Chaque part est une somme à récupérer qui commence à l’état proposée, et chacune est confirmée ou abandonnée comme toute autre. La facture dans votre logiciel comptable reste au montant complet du fournisseur.

Les profils de récupération sont offerts dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.

Avant de commencer

• Votre rôle. Une personne du rôle Administration ou Contrôle et approbation crée et modifie les profils. Une personne du rôle Commis aux comptes fournisseurs peut les voir et en appliquer un à une facture. Une personne en Lecture seule ne peut pas les voir.
• L’immeuble a ses logements. Un profil répartit une facture entre les logements actifs de l’immeuble. Ajoutez-les sous Logements et locaux, ou chargez-les en suivant importer vos données.
• Les chiffres dont la répartition a besoin sont sur les logements. Une répartition selon la superficie exige les pieds carrés de chaque logement, et une répartition selon le nombre de chambres exige le nombre de chambres de chaque logement. Un logement sans ce chiffre n’est jamais lu comme zéro : la répartition est refusée, et le refus nomme le logement.

1. Créer un profil

Allez à Paramètres → Sommes à récupérer et ajoutez un profil de récupération. Vous remplissez :

• Un nom, par exemple « Eau Harborview ».
• L’immeuble.
• Le fournisseur, ou « Tout fournisseur ». Une même société de distribution d’eau envoie souvent une facture pour chaque immeuble que vous gérez; le fournisseur et l’immeuble ensemble indiquent donc de quelle facture il s’agit.
• Le numéro de compte imprimé sur la facture, facultatif. S’il est inscrit, une facture du même fournisseur pour un autre compte ne se voit jamais offrir ce profil.
• Le motif. Le plus souvent, des services publics. Un montant dû par un copropriétaire n’est offert que pour un immeuble dont le type est « Copropriété ».
• La part du propriétaire. La partie que le propriétaire garde avant toute répartition : aires communes, arrosage, buanderie. Il n’y a pas de valeur par défaut. Tapez le chiffre que vous utilisez, ou 0.
• Comment le reste est partagé. Une de ces options :
  • À parts égales, une part par logement.
  • Selon la superficie, lue sur chaque logement.
  • Selon le nombre de chambres, au moyen d’un tableau que vous tapez : une pondération pour chaque nombre de chambres, par exemple 1 chambre = 1, 2 chambres = 1,6, 3 chambres = 2,2, et une pondération facultative « Par élément additionnel » ajoutée pour chaque chambre au-delà du plus grand nombre du tableau.
  • Selon le nombre de personnes occupantes, au moyen du même genre de tableau, appliqué au nombre de personnes que vous confirmez pour chaque logement sur chaque facture.
  • Une pondération que vous fixez par logement, tapée sur le profil. Un logement sans pondération est refusé au moment de répartir la facture, et 0 est permis.
  • Une combinaison, par exemple moitié selon la superficie et moitié selon le nombre de personnes occupantes. La somme des critères doit être de 100 %. Chaque critère est calculé séparément, puis les résultats sont combinés.
• Les logements jamais visés, comme le logement du gestionnaire ou un logement témoin.
• Ce qui arrive à un logement vacant. Soit le propriétaire garde la part d’un logement vacant (le choix par défaut), soit la part des logements vacants est répartie entre les logements occupés. Quand vous choisissez de la répartir, l’éditeur vous prévient que certains endroits ne permettent pas de reporter la part d’un logement vacant sur les logements occupés pour certains frais. Vérifiez les règles qui s’appliquent à l’immeuble.
• Des frais, seulement si votre espace de travail en utilise. Les frais sont désactivés à moins qu’une personne du rôle Administration ne les active dans les paramètres de récupération des coûts. Des frais sont un montant fixe par logement ou un pourcentage de chaque part, et ils restent distincts de la part.
• Un code de montant dû, le code sous lequel votre logiciel de gestion immobilière inscrit le montant.
• « Proposer les parts à l’arrivée d’une facture », désactivé par défaut. Voir l’étape 3 ci-dessous.

inletAP n’a aucun préréglage pour un endroit, et il ne vérifie pas votre répartition par rapport aux lois locales. Les chiffres d’un profil sont ceux que vous tapez.

2. Répartir une facture

Ouvrez la facture. Quand un profil lui correspond, le panneau Montants dus l’offre sous Profils de récupération pour cette facture. Un profil correspond quand :

• la facture est imputée à l’immeuble du profil, sur la facture ou sur une tranche de sa répartition;
• le fournisseur est celui du profil, ou le profil vaut pour tout fournisseur; et
• le numéro de compte sur la facture est celui du profil. Un numéro de compte différent n’est jamais offert. Quand aucun numéro de compte n’a été lu, le profil est quand même offert, avec une note qui demande de vérifier le compte avant de l’appliquer.

Appuyez sur Répartir entre les logements. La boîte de dialogue demande trois choses :

1. Qui habite chaque logement aujourd’hui. Cochez les logements occupés. La liste est remplie à partir de la dernière utilisation du profil. Un logement ajouté depuis reste sans réponse, et la boîte de dialogue le dit, par exemple « Le logement 13 est nouveau depuis la dernière application du 2026-08-31; est-il occupé? ». Rien n’est supposé sur un logement. Quand la répartition se fait selon le nombre de personnes occupantes, tapez combien de personnes habitent chaque logement.
2. Les taxes payées par le propriétaire. Les récupérer, ne pas les récupérer, ou suivre le paramètre de l’immeuble ou de l’espace de travail. Voir récupération des coûts.
3. Ce qui est réparti. Toute la facture, ou seulement les lignes que vous cochez.

Appuyez ensuite sur Prévisualiser la répartition. L’aperçu montre la facture, ce que le propriétaire garde d’abord, la part des logements vacants qui reste au propriétaire, le total du propriétaire et la part de chaque logement. Il vérifie que les parts et le total du propriétaire redonnent la facture entière. Un aperçu n’enregistre rien.

Quand l’aperçu est juste, appuyez sur Proposer ces parts. inletAP propose une part par logement occupé, et le profil retient l’occupation pour la prochaine fois. Le bouton ne fonctionne que pour les données que vous avez prévisualisées : changez une case cochée et vous prévisualisez de nouveau.

Si la répartition ne peut pas être calculée, la boîte de dialogue dit pourquoi, avec des mots qui nomment le logement. Par exemple : « Indiquez si le logement 102 est occupé avant de répartir la facture. » Rien n’est proposé.

Confirmer les parts

Chaque part est une somme à récupérer proposée. Confirmez-les une à la fois, ou appuyez sur Confirmer les N parts de suivi du nom du profil, au-dessus de la liste, pour confirmer d’un coup chaque part proposée qu’il a créée sur cette facture. Confirmer plusieurs sommes… fait la même chose pour les sommes proposées que vous cochez, et la liste Sommes à récupérer offre Confirmer la sélection pour plusieurs factures à la fois.

Chaque part est quand même vérifiée séparément, exactement comme si vous aviez appuyé sur son propre bouton Confirmer : un montant pour des dommages ou un montant dû par un copropriétaire exige sa note, et à partir de votre montant de deuxième personne, quelqu’un d’autre la confirme. Une part refusée n’arrête pas les autres. Une phrase comme « Confirmées : 9 sur 11. Refusées : 2. » dit ce qui s’est passé, et chaque part refusée indique pourquoi dans sa propre ligne.

L’appliquer de nouveau

Appliquez de nouveau un profil à la même facture, et il remplace les parts que personne n’a encore confirmées ni modifiées, pour que vous n’ayez jamais deux séries. Dès qu’une personne a confirmé ou modifié une de ses parts, une nouvelle application est refusée. Abandonnez d’abord ces parts si la répartition doit changer.

Comment les cents sont calculés

La part du propriétaire est calculée en premier et arrondie au cent, la demie vers le haut. Le reste est réparti selon les pondérations. Les cents restants vont un à la fois aux logements qui ont les plus grands restes, pour que les parts totalisent toujours le montant au cent près. Les mêmes données donnent toujours les mêmes cents, et l’aperçu marque les logements qui ont reçu un cent d’arrondi.

Par exemple : Harborview compte 12 logements, la facture d’eau est de 2 400,00 $, et le propriétaire garde 10 %. La répartition se fait à parts égales et le propriétaire garde la part d’un logement vacant. Le logement 7 est vacant.

• Le propriétaire garde 240,00 $, et 2 160,00 $ sont répartis : 180,00 $ par logement.
• Les 180,00 $ du logement 7 restent au propriétaire, dont le total est donc de 420,00 $.
• 11 parts de 180,00 $ sont proposées, soit 1 980,00 $ en tout. 1 980,00 $ + 420,00 $ = 2 400,00 $.
• Si la part des logements vacants est plutôt répartie, 2 160,00 $ sont partagés entre 11 logements : sept parts de 196,36 $ et quatre de 196,37 $.

Chaque part conserve toutes les données qui ont servi à la calculer : la facture, la part du propriétaire, les pondérations, l’occupation et sa date, et la règle pour les logements vacants. C’est ce qui répond, un an plus tard, à la question « pourquoi a-t-on demandé 187,42 $ au logement 4B? ».

3. À l’arrivée de la facture

Par défaut, un profil est offert. Activez Proposer les parts à l’arrivée d’une facture, et inletAP propose les parts dès que la prochaine facture de ce fournisseur pour cet immeuble est lue, avec l’occupation de la dernière fois que vous l’avez appliqué vous-même.

• Une personne vérifie et confirme quand même chaque part. Les parts sont proposées, jamais confirmées à votre place.
• La facture ne peut pas être approuvée tant qu’elles ne sont pas traitées. Tant que chaque part proposée à l’arrivée par le profil n’est pas confirmée ou abandonnée, l’approbation de la facture est refusée avec une phrase comme « 11 parts de cette facture issues d’un profil de récupération sont encore proposées. Confirmez-les ou abandonnez-les avant d’approuver la facture. » Un profil que vous appliquez vous-même ne retient pas la facture.
• Quand il s’exécute. Les profils réglés pour s’appliquer à l’arrivée s’exécutent quand une nouvelle facture a été lue et imputée, puis de nouveau chaque fois qu’une personne définit ou change l’immeuble de la facture (ou les immeubles de sa répartition), son fournisseur ou son numéro de compte, tant qu’elle est encore à examiner ou en attente d’approbation.
• Il exige un fournisseur, et le numéro de compte doit correspondre quand le profil en a un.
• Il vous attend quand quelque chose a changé. Rien n’est proposé à l’arrivée quand le profil n’a jamais été appliqué à la main, quand un logement est nouveau depuis la dernière fois, ou quand la répartition ne peut pas être calculée. Le profil est quand même offert sur la facture.
• L’immeuble vient de l’imputation de la facture. Une facture imputée à un autre immeuble ne se voit pas offrir le profil.

Comme un profil qui s’applique à l’arrivée propose des parts avant que quiconque ouvre la facture, seule une personne du rôle Administration ou Contrôle et approbation peut en créer ou en modifier un.

La période de service et le numéro de compte

À l’écran de la facture, l’En-tête de la facture montre le Début du service, la Fin du service et le Numéro de compte qu’inletAP a lus sur la facture, avec son degré de certitude. Vous pouvez les corriger là comme tout autre champ. C’est un numéro de compte corrigé qui permet au bon profil de correspondre.

La période de service est copiée sur chaque part qu’un profil propose, et elle remplit Service du et Service au quand vous ajoutez vous-même une somme à récupérer. Le relevé des montants dus l’indique, pour que votre logiciel de gestion immobilière puisse calculer au prorata une arrivée ou un départ. inletAP ne calcule pas au prorata.

Ce que suggèrent les mots de la facture

Quand une ligne de la facture dit qu’une autre personne a causé le coût, par exemple « tenant locked out » ou « damage beyond normal wear », inletAP le montre sous Ce que suggèrent les mots de la facture : « Semble être des dommages locatifs » avec les mots qu’il a lus, entre guillemets, et son degré de certitude.

• C’est une suggestion. Elle cite les mots de la ligne et n’invente rien. Une ligne qui ne le dit pas ne reçoit aucune suggestion.
• Quand la ligne nomme le logement, une somme à récupérer pour la ligne entière est proposée, marquée Suggestion de l’IA. Confirmez-la ou abandonnez-la comme toute autre.
• Quand aucun logement n’est connu, rien n’est proposé et la suggestion demande Quel logement?. Appuyez sur Choisir le logement : la boîte de dialogue d’ajout s’ouvre avec la ligne et le motif déjà remplis, et vous choisissez le logement.
• Quand une suggestion n’est pas proposée, la liste dit pourquoi dans une phrase, par exemple que la ligne porterait les montants dus au-delà du coût de la facture, ou qu’une personne l’a déjà abandonnée sur cette ligne.
• Elle ne choisit jamais qui doit le montant au-delà de ce que dit la ligne, et elle ne retient jamais la facture.

Les règles qui marquent une somme à récupérer

Une règle avec l’action Marquer comme montant à récupérer fait la même chose pour les factures auxquelles elle correspond, par exemple « les factures du serrurier sont un appel de service dû par la personne occupante ». Elle propose une somme à récupérer pour chaque ligne dont le logement est connu et, pour une ligne sans logement connu, montre le nom de la règle avec Quel logement? dans la même liste. Une règle ne confirme jamais une somme à récupérer et ne retient jamais la facture. Les règles font partie du moteur de règles des forfaits payants; voir la référence des règles.

Qui peut faire quoi

Supprimer un profil conserve les sommes à récupérer qu’il a déjà proposées, avec leurs montants.

Ce qu’un profil ne fait pas

• Il ne sait pas qui habite où. Vous confirmez l’occupation sur chaque facture; le profil retient seulement votre dernière réponse et la date que vous avez donnée.
• Il ne calcule pas au prorata une arrivée ou un départ pendant la période de service.
• Il n’a aucun préréglage pour un endroit et ne vérifie pas une répartition par rapport aux lois locales.
• Il n’envoie rien à une personne occupante, et il ne réduit jamais le montant à payer au fournisseur.

Limites

Pour aller plus loin

• Récupération des coûts — une somme à récupérer, de proposée à inscrite, et le relevé des montants dus.
• Logements et locaux — les logements entre lesquels un profil répartit une facture.
• Piste de vérification — chaque modification d’un profil et chaque application sont consignées.