Comptabiliser les factures dans plusieurs entreprises
Commencez par le fait dont découle tout le reste de cette page :
Une facture fournisseur appartient à une seule comptabilité. Il n’existe aucune comptabilisation entre entreprises nulle part dans l’API de QuickBooks Online, ni dans celle de Xero. Chaque opération d’écriture vise un seul fichier d’entreprise ou une seule organisation, et aucun champ d’une facture fournisseur n’en nomme une autre. Intuit ne publie aucune opération intersociétés que des tiers pourraient appeler.
Une facture répartie entre des entités propriétaires qui tiennent des livres séparés ne peut donc pas devenir une seule facture fournisseur. Elle devient une facture fournisseur par entreprise, chacune avec la part de son entreprise. inletAP appelle cela une division en plusieurs factures (fan-out), et vous l’indique avant que vous appuyiez sur Exporter.
Le même calcul s’applique d’un type de logiciel comptable à l’autre : quand QuickBooks et Xero sont tous deux activés, une facture approuvée est comptabilisée une fois dans chacun. C’est aussi une division en plusieurs factures, et rien de ce qui est dit ici sur les valeurs par défaut et l’acheminement ne change.
Deux situations différentes, qui ne sont pas aussi difficiles l’une que l’autre
| Votre configuration | Ce que devient une facture répartie |
|---|---|
| Une seule comptabilité, immeubles suivis sur la ligne | Une facture fournisseur. Une ligne par part de répartition, chacune avec son propre immeuble. |
| Plusieurs entreprises d’un même type, une par entité propriétaire | Une facture fournisseur par entreprise. La division en plusieurs factures. |
Le premier cas est celui de la plupart des sociétés de gestion, et c’est le cas simple. Le second est celui des coentreprises, des placements syndiqués et de toute structure où le comptable d’un propriétaire exige des livres distincts.
La division se fait par entreprise, pas par entité
Cette distinction vaut un paragraphe, parce que c’est la différence entre une comptabilité juste et une comptabilité fausse.
Trois sociétés de personnes qui partagent une même comptabilité sont trois entités propriétaires et une seule entreprise. Leurs parts d’une même facture vont sur une seule facture fournisseur, distinguées par l’imputation par immeuble de chaque ligne : une classe dans QuickBooks, une option de suivi dans Xero. Comptabiliser trois factures fournisseurs dans une même entreprise doublerait ou triplerait le montant à payer pour une seule facture.
Les trois mêmes sociétés de personnes dans trois entreprises séparées font trois factures fournisseurs, parce qu’aucune facture fournisseur ne peut atteindre le grand livre d’une autre entreprise.
inletAP regroupe donc les parts de répartition selon le grand livre vers lequel pointe leur entité, pour chaque type de logiciel comptable. La question « combien de factures fournisseurs? » se règle toujours en comptant les grands livres distincts, jamais en comptant les entités.
Associer une entité à une entreprise
Chaque entité propriétaire peut nommer l’entreprise où ses factures fournisseurs sont comptabilisées. Connectez chaque entreprise comme une connexion distincte dans Paramètres → Connecteurs et activez pour elle Comptabiliser ici les factures fournisseurs approuvées. Ensuite, acheminez l’entité dans Paramètres → Imputation répartie, dans le tableau Entités propriétaires → grands livres.
Ce tableau a une colonne par système comptable connecté, donc une entité peut nommer une entreprise QuickBooks et une organisation Xero indépendamment. Laisser une colonne sur Le grand livre QuickBooks par défaut (ou Le grand livre Xero par défaut) veut dire « comptabiliser la part de cette entité dans la connexion de ce type qui est marquée comme valeur par défaut ».
| L’entité nomme | Ce qui se passe à l’exportation |
|---|---|
| Une entreprise connectée | Ses parts de répartition sont comptabilisées dans cette entreprise. |
| Rien | Ses parts de répartition sont comptabilisées dans l’entreprise par défaut pour ce type de logiciel comptable, celle qui porte la mention Les factures fournisseurs sans destination vont ici. Si aucune entreprise de ce type n’est marquée comme valeur par défaut, toute la facture est mise de côté avec unrouted_entity et rien n’est comptabilisé dans ce type de logiciel comptable. |
Le choix par défaut n’est donc pas décoratif. Avec deux entreprises QuickBooks connectées, toutes deux activées et aucune marquée, une entité que vous n’avez pas acheminée ne se rabat sur rien : sa facture attend une personne. Marquez la valeur par défaut dans Paramètres → Connecteurs. Une entreprise seule de son type est par définition la valeur par défaut et n’a besoin d’aucun réglage.
Dans tous les cas, c’est indiqué avant l’exportation : le plan d’exportation liste les entités qui ne nomment aucun grand livre qui leur est propre, parce que « comptabilisée en 1 facture » quand vous en attendiez trois est une surprise qui doit arriver avant le bouton Exporter plutôt qu’après.
Le nombre d’entreprises qui peuvent recevoir des factures fournisseurs en même temps est une limite du forfait, comptée sur QuickBooks et Xero ensemble; la référence des exportations donne les chiffres. La connexion n’est jamais plafonnée; l’activation de Comptabiliser ici les factures fournisseurs approuvées l’est.
Les données de référence (comptes, classes, fournisseurs, codes de taxe) sont associées par entreprise. Le même immeuble correspond à un identifiant de classe différent dans chaque entreprise, et c’est exactement ce qu’il faut : les deux entreprises sont deux grands livres qui partagent par hasard le nom d’un immeuble.
La bannière de division
Dès que les parts de répartition d’un document atteignent plus d’une entreprise, le panneau de répartition de la facture indique ce qui va se passer, à l’endroit même où vous faites encore l’imputation :
2 sociétés propriétaires → comptabilisée en 2 factures, une par grand livre
Maple Ct LP grand livre …9012 4 233,34 $
Elm/Oak JV grand livre …4471 8 246,66 $
C’est la facture GreenLeaf de 12 480,00 $ de la page répartir une facture : Maple Court appartient à Maple Ct LP, Elm Terrace et Oak Ridge appartiennent tous deux à Elm/Oak JV, et les parts des deux entreprises totalisent la facture.
Un document qui n’est pas divisé n’affiche aucune bannière : une seule entreprise est le cas ordinaire, et il n’a besoin d’aucun avertissement. La bannière n’apparaît qu’à partir de la deuxième entreprise.
La bannière porte aussi des avertissements quand l’entreprise cible ne peut pas faire ce que l’imputation demande. Les trois premiers ci-dessous ne concernent que QuickBooks : ils décrivent le suivi par classe et par emplacement de QuickBooks, que Xero n’a pas.
| Avertissement | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Le suivi des classes est désactivé dans QuickBooks | L’entreprise ne suit pas les classes par ligne de transaction, donc aucune imputation par immeuble ne peut atteindre la facture fournisseur. |
| Locations only (emplacements seulement) | Les immeubles sont modélisés comme des emplacements (Locations) QuickBooks, qui sont un champ d’en-tête de la facture fournisseur. Voir la section suivante. L’exportation n’est pas bloquée : la facture fournisseur est comptabilisée sans imputation par immeuble sur ses lignes. |
| Class limit near (limite de classes proche) | QuickBooks Plus plafonne les classes et les emplacements à 40 au total, et cette entreprise s’en approche. |
| Unrouted entity (entité sans destination) | Une entité propriétaire ne nomme aucune entreprise qui lui est propre. Sa part va à l’entreprise par défaut là où une entreprise est marquée, et la facture est mise de côté là où aucune ne l’est. |
Si vos immeubles sont des emplacements QuickBooks, la répartition par ligne ne peut pas fonctionner
Vous devez l’apprendre de nous, dans la documentation, plutôt que par une exportation échouée.
Sur une facture fournisseur QuickBooks, la classe et le client sont par ligne. L’emplacement (DepartmentRef, quel que soit le nom que lui donne votre entreprise) est un champ d’en-tête. Un seul emplacement pour toute la facture fournisseur, qui ne peut pas varier d’une ligne à l’autre.
Un espace de travail qui modélise les immeubles comme des emplacements ne peut donc pas du tout répartir une facture fournisseur entre des immeubles. Il n’y a aucun endroit sur la facture fournisseur pour le deuxième immeuble. Les options sont bien réelles :
- Modéliser les immeubles comme des classes. C’est le champ par ligne, et celui sur lequel cette fonction est bâtie.
- Modéliser les immeubles comme des sous-clients. Également par ligne. Un client parent peut contenir des sous-clients jusqu’à quatre niveaux de profondeur, donc entité → immeuble → logement y entre sans peine. Notez qu’un client qui est un Projet QuickBooks ne peut pas contenir de sous-clients.
- Garder les emplacements, et répartir seulement par entité : une facture fournisseur par entreprise, chacune avec un seul emplacement, et aucune imputation par immeuble à l’intérieur d’une entreprise.
inletAP le dit au lieu d’abandonner l’imputation en silence : l’avertissement est sur la bannière pendant que vous faites encore l’imputation, parce qu’une facture fournisseur comptabilisée sans deux de ses trois immeubles est bien plus difficile à repérer après coup qu’un avertissement n’est à lire maintenant.
Le plafond de QuickBooks Plus : 40 classes et emplacements au total
QuickBooks Online Plus permet 40 classes et emplacements au total. Pas 40 de chaque : 40 en tout. Advanced supprime cette limite. (Plus plafonne aussi le plan comptable à 250 comptes, une limite que les portefeuilles atteignent pour une autre raison.)
La conséquence est brutale : un portefeuille de 41 immeubles ou plus ne peut pas modéliser les immeubles comme des classes avec Plus. C’est un fait propre au logiciel comptable, pas à inletAP, et il vaut mieux le savoir pendant que vous concevez votre comptabilité plutôt qu’au moment où la création d’une classe est refusée. Au-delà de 40, les options sont les sous-clients ou QuickBooks Advanced.
À quoi ressemble une facture répartie dans QuickBooks
Dans une même entreprise, une facture répartie est comptabilisée sous forme d’une seule facture fournisseur avec une ligne par part de répartition :
- Le compte de grand livre vient du code propre à la part.
- La classe est l’immeuble de la part.
- La description porte le nom de l’immeuble à côté du texte de ligne du fournisseur, pour que la facture fournisseur soit lisible par la personne qui l’ouvre dans QuickBooks, et pas seulement par celle qui l’a imputée ici.
- L’emplacement, si vous utilisez les emplacements, est un champ d’en-tête tiré de la cible de la facture fournisseur elle-même.
Chaque facture fournisseur comptabilisée conserve l’identifiant que QuickBooks renvoie, donc chaque part d’une facture divisée se trouve à un clic de la facture fournisseur qu’elle est devenue.
Une organisation Xero fait le même travail avec d’autres outils : une facture fournisseur ACCPAY, une ligne par part de répartition, et l’immeuble porté comme option de suivi sur la ligne. Voir connecter Xero.
partially_exported
La division en plusieurs factures introduit un état qu’une exportation à facture unique n’avait jamais : deux factures fournisseurs comptabilisées, une mise de côté.
Le statut de ce document est partially_exported. Il veut dire exactement ce qu’il dit (une partie de cette facture est dans votre logiciel comptable et une autre ne l’est pas), et il n’est volontairement ni exported ni failed_export, parce que l’un comme l’autre mentirait sur l’argent. Il n’est pas nécessaire de répartir une facture pour l’atteindre : deux logiciels comptables activés suffisent, parce que l’un d’eux peut refuser une facture fournisseur que l’autre a acceptée.
L’écran d’exportation affiche une rangée par destination, avec son propre statut, son propre montant et un lien vers la facture fournisseur quand elle existe. Relancer exécute de nouveau le lot, et une destination qui détient déjà l’identifiant du logiciel comptable est sautée plutôt que comptabilisée de nouveau : une nouvelle tentative sur un document partiellement comptabilisé ne vise donc que la destination manquée, et ne peut pas comptabiliser de nouveau celles qui ont réussi. Relancer toute l’exécution fait la même chose sur une exécution de plusieurs lots. Voir échecs d’exportation.
Ce qu’inletAP ne fait pas : la comptabilisation intersociétés
Clairement, pour que personne ne le découvre pendant une clôture :
inletAP ne crée pas d’écritures intersociétés à recevoir et à payer (due-to / due-from), et ne fait pas d’éliminations intersociétés. Il comptabilise la part de chaque entreprise dans les livres de cette entreprise, et s’arrête là.
Si une entité paie le fournisseur pour le compte des autres, la créance qui en résulte entre vos entités est une décision qui revient à votre comptable, et l’écriture de journal qui la constate a sa place dans votre logiciel comptable, pas dans un outil de comptes fournisseurs. Ce qu’inletAP vous donne, c’est la répartition exacte et vérifiable à partir de laquelle ces écritures sont établies, et une facture fournisseur comptabilisée par entreprise qui y correspond au cent près.
La réponse d’Intuit pour la comptabilité consolidée de plusieurs entités est un produit distinct de QuickBooks Online, et les outils de consolidation de ce domaine lisent en général plusieurs entreprises pour produire des rapports plutôt que de comptabiliser de l’une à l’autre.
Pour aller plus loin
- Répartir une facture : d’où viennent les parts de répartition.
- Référence des exportations : ce qui est écrit, et comment les nouvelles tentatives évitent une double comptabilisation.
- Échecs d’exportation : y compris un échec partiel entre entreprises.
- Connecter QuickBooks : connecter chaque entreprise, et l’activer.
- Connecter Xero : la même chose pour une organisation Xero.
- Statuts des factures : où se situe
partially_exported.