La routine d’exportation de fin de mois

Cette page est faite pour 18 h le dernier jour du mois. Elle présente une routine à suivre dans l’ordre, avec ses parties délicates nommées, pour que rien ne soit découvert à 9 h le lendemain matin par quelqu’un d’autre.

Sa forme est la même, que vous comptabilisiez vos factures dans QuickBooks Online, dans Xero, dans les deux, ou que vous exportiez un CSV. Les cinq questions que pose la routine sont les suivantes : est-ce que quelque chose attend encore qu’une personne le lise, est-ce que quelque chose attend une décision qu’il aurait déjà dû recevoir, est-ce que tout ce qui est approuvé a été envoyé, est-ce que tout ce qui a été envoyé est réellement arrivé, et est-ce que je peux répondre aux questions qu’on me posera à ce sujet.

Avant de commencer

• Rôles. Lancer une exportation est une action réservée aux rôles Administration et Contrôle et approbation, tout comme relancer un lot qui a échoué. Tout le monde peut consulter l’écran Exportations et la piste de vérification.
• Une destination. Soit un logiciel comptable connecté avec Comptabiliser ici les factures fournisseurs approuvées activé, soit une correspondance CSV qui vous convient. Un logiciel comptable connecté mais non activé ne reçoit rien, et l’écran l’indique au-dessus du bouton.
• Du temps avant votre propre échéance. Rien dans cette routine n’est immédiat, et l’étape 4 peut vous renvoyer à l’étape 1 pour corriger une facture.
• Sachez ce qui ne se produira pas. inletAP ne déplace pas d’argent et ne clôture pas de période. Lisez la dernière section avant de promettre le contraire à qui que ce soit.

1. Vider la file d’examen

Commencez par les factures qui ont besoin d’une personne. Tout ce qui est lu sous le seuil d’examen est acheminé vers À examiner, tout comme une facture dont l’indice d’immeuble était trop faible pour l’imputer, et un fichier que nous n’avons pas pu convertir ni lire du tout. Les fichiers en quarantaine ont leur propre état plutôt que d’être dans cette file, et un fournisseur non associé ou des postes dont la somme ne concorde pas sont repérés plus tard, à l’exportation.

Deux autres piles sont faciles à oublier, parce qu’aucune n’est dans la file d’examen.

• Messages filtrés. Tout ce qui est jugé ne pas être une facture — infolettres, réponses automatiques, messages de non-livraison, invitations d’agenda — est mis de côté avant l’extraction : cela ne consomme donc jamais de quota. Ce n’est pas supprimé : c’est rangé sous l’onglet Filtrés de la Boîte de réception, avec un compte à côté et une action de restauration sur chaque ligne. Parcourez-le une fois par mois et restaurez tout ce qui était une vraie facture accompagnée d’un message inhabituel.
• Factures en suspens. Avec un forfait payant, les factures au-delà du volume inclus dans votre forfait sont traitées et facturées au tarif de dépassement. Avec le forfait gratuit, le plafond est strict : les documents en trop sont mis en suspens, analysés mais non extraits, et libérés quand vous passez à un forfait supérieur ou que la période se renouvelle. C’est en fin de mois qu’un mois chargé devient visible : vérifiez donc le compte avant de supposer que la file est vide.

2. Relancer les approbations en retard

Ouvrez Approbations. La file est groupée selon le temps qui reste, dans cet ordre : En retard, Échéance dans moins de 4 h, Dans les délais, et Sans date limite pour les factures qui n’ont aucune échéance. Travaillez de haut en bas.

Une facture qui attend un palier à deux personnes indique combien de signatures elle a reçues, et la personne qui a donné la première ne peut pas donner la deuxième. Si la personne qui a le rôle Contrôle et approbation est injoignable, un membre Administration peut trancher une approbation non attribuée — c’est la soupape de sécurité prévue, et elle est enregistrée exactement comme telle dans la piste de vérification.

Deux choses que cette étape ne fera pas pour vous. Rien ne s’approuve tout seul quand une échéance passe, et rien n’est transmis à un autre palier. Une approbation en retard est une mesure, pas un mécanisme. Si vous videz le même palier en retard chaque mois, c’est le palier qui est mal réglé plutôt que votre équipe, et la page paliers d’approbation explique comment le changer.

3. Exporter le lot

Ouvrez Exportations. Le bouton en haut nomme ce qu’il s’apprête à faire — Envoyer les approuvées à 2 logiciels comptables, ou Comptabiliser les factures approuvées quand il n’y en a qu’un — et le presser prend chaque facture approuvée qui n’est pas déjà réservée par un lot pour cette destination. Vous ne sélectionnez pas de lignes : vous ne pouvez donc pas en manquer une arrivée pendant que vous lisiez la liste. Une exception : une facture approuvée que Second Look a reconnue comme doublon ferme est retenue jusqu’à ce que quelqu’un réponde à la carte qui s’y trouve, et elle part dans le lot suivant.

Un CSV est un geste distinct : appuyez sur Exporter en CSV. Ce n’est pas ce qui se produit automatiquement quand aucun logiciel comptable n’est connecté. Le même document peut aller dans un lot CSV et dans un lot pour le logiciel comptable, parce que ce sont des destinations différentes; il ne peut pas aller deux fois à la même.

Presser le bouton deux fois crée un seul lot — la deuxième demande attend, relit et ne trouve plus rien à réserver. C’est plus important qu’il n’y paraît, puisque l’autre possibilité est un fournisseur payé deux fois.

Vous devriez maintenant voir une nouvelle exécution en haut de l’historique des exportations, qui contient un lot par destination, chacun passant par pending, processing, puis succeeded ou failed, indépendamment des autres.

4. Vérifier ce qui a été comptabilisé, et ce qui ne l’a pas été

Ouvrez le lot. Les éléments qui demandent votre attention sont triés en haut, chacun avec la raison et la prochaine étape.

Relancez une fois la cause corrigée. Relancer tout le lot agit sur tout le lot qui a échoué plutôt que sur une seule ligne, et Relancer toute l’exécution remet en file seulement les lots qui ont échoué dans une exécution — un logiciel comptable qui a déjà accepté la facture fournisseur n’est pas sollicité de nouveau. Les deux rejouent les mêmes comptabilisations logiques plutôt que de créer des deuxièmes factures fournisseurs, et tout ce qui est déjà dans votre logiciel comptable est sauté : les deux sont donc sûrs, même quand vous ne savez pas exactement ce qui est passé.

Une cause n’est pas du tout un refus du logiciel comptable : une ligne qui commence par no_default_ledger, unrouted_entity ou not_entitled n’a jamais atteint un logiciel comptable. Elle attend un interrupteur dans les paramètres plutôt que quoi que ce soit au sujet de la facture. La page échecs d’exportation présente les trois et leurs corrections.

Les exportations qui se terminent dans un état qu’une personne devrait examiner envoient aussi un courriel aux membres qui ont activé cette notification, ce qui est utile si votre clôture se prolonge au-delà du moment où quelqu’un regarde encore un écran.

5. Concilier, l’étape qui le prouve

Avec un forfait payant, la conciliation relit ce que vous avez comptabilisé et le compare à ce que le logiciel comptable contient réellement — sur une fenêtre de trente jours, ce qui couvre largement une clôture mensuelle. C’est la seule étape qui vérifie une exportation au lieu de faire confiance à une réponse de réussite, et c’est là que vous trouvez la facture fournisseur qu’un ou une comptable a supprimée ou modifiée il y a deux semaines.

Lancez-la depuis Paramètres → Connecteurs, après votre dernière exportation plutôt qu’avant. Elle est en lecture seule : rien n’est réécrit dans votre logiciel comptable.

Si votre forfait ne la comprend pas, le substitut honnête est plus étroit : chaque document exporté enregistre l’identifiant externe que le logiciel comptable a renvoyé, alors vous pouvez ouvrir n’importe quelle facture et répondre à « où cela a-t-il abouti » un document à la fois.

6. Répondre aux questions à partir de la piste de vérification

Les questions arrivent plus tard, et ce sont toujours les trois mêmes : qui a approuvé ceci, que disait-il avant que quelqu’un le modifie, et pourquoi celui-ci est-il passé automatiquement.

Le Journal d’activité répond aux trois. Chaque changement d’état est enregistré avec son auteur — une personne, le système ou une règle —, un horodatage et la valeur actuelle; une modification de champ enregistre aussi la valeur précédente, si bien qu’un total corrigé se lit comme 3 500,00 $ devenu 4 000,00 $ plutôt que comme 4 000,00 $ sans aucun historique. Les modifications de champs, les correspondances de règles, les décisions d’acheminement, les approbations avec leurs commentaires, les refus avec leurs raisons et l’exportation réussie de chaque document y figurent tous.

Les échecs d’exportation et les relances y figurent aussi : une facture fournisseur qui s’arrête sans atteindre votre logiciel comptable enregistre export.failed, avec le lot, la destination et la raison donnée par le logiciel comptable, et appuyer sur Relancer enregistre export.retried au nom de la personne qui a appuyé. Une exception voulue : une facture fournisseur que votre logiciel comptable a déjà n’enregistre aucun événement d’échec, parce qu’elle a été comptabilisée. C’est toujours l’écran Exportations qui permet d’agir sur un échec — les raisons par facture et les boutons de relance s’y trouvent —, et la piste de vérification est l’endroit où lire après coup ce qui s’est passé et qui a agi. Elle est en ajout seulement : aucun rôle n’a de moyen de modifier ou de supprimer, y compris le vôtre.

Vous pouvez filtrer la piste par auteur, par action et selon que le changement a été fait par une personne ou par l’automatisation, et exporter ce que vous regardez en CSV pour le joindre à un dossier de clôture. La source du champ est aussi enregistrée : « ce code de grand livre vient d’une règle » et « ce code de grand livre vient de la page » sont donc deux réponses différentes plutôt que la même.

Ce que la fin de mois ne comprend pas

inletAP ne déplace pas d’argent. Il n’y a aucun circuit de paiement ACH ni de chèque; les factures fournisseurs approuvées arrivent dans votre logiciel comptable, et le paiement se fait là où il se fait aujourd’hui.

Il n’y a pas non plus de clôture de période. Rien n’est verrouillé, rien n’est reporté et aucune écriture de journal n’est passée à votre place. La clôture appartient à votre logiciel comptable; inletAP s’occupe de faire entrer les factures fournisseurs, imputées et approuvées, avant que vous commenciez.

Pour aller plus loin

• Référence des exportations — exécutions et lots, statuts, colonnes CSV et relances.
• Échecs d’exportation — les causes, dans l’ordre où il vaut la peine de les vérifier.
• Piste de vérification — ce qui est enregistré et comment le lire.
• Paliers d’approbation — pour quand l’étape deux est toujours la plus lente.