Conciliation

Toutes les étapes en amont considèrent l’exportation réussie sur la seule foi d’une réponse 200 de votre logiciel comptable. Une facture fournisseur supprimée par votre comptable la semaine suivante, ou modifiée pour un autre total, ne laisse aucune trace dans inletAP — l’exportation a indiqué qu’elle avait été comptabilisée, et c’était vrai.

La conciliation est la seule fonction du produit qui revient en arrière pour regarder. Chaque nuit, elle relit dans votre logiciel comptable les factures fournisseurs que nous y avons comptabilisées et consigne ce qui s’y trouve réellement, pour que le mois que vous fermez soit bien celui que contiennent vos livres.

Rien n’est écrit en retour. Une exécution est en lecture seule dans votre logiciel comptable, dans tous les modes, y compris quand vous la lancez à la main.

Quels forfaits l’incluent

À partir du forfait Starter. Un espace de travail au forfait gratuit n’est jamais mis en file pour une exécution nocturne, et le bouton de l’écran des paramètres refuse en nommant le forfait que vous avez. Consultez forfaits et limites.

Elle exige aussi un logiciel comptable connecté. QuickBooks Online et Xero sont tous deux relus; une destination CSV ou SFTP livre un fichier et ne comptabilise rien dans les livres de qui que ce soit, il n’y a donc rien à concilier.

Quand elle s’exécute

Le passage nocturne démarre à 5 h 20 UTC et produit une exécution par logiciel comptable connecté dans l’espace de travail. Cette heure est assez tôt pour qu’un écart attende dans la boîte de réception de quelqu’un avant le début de la journée de travail, et assez tard pour que les lots d’exportation de la veille aient fini depuis longtemps d’être comptabilisés — une exécution qui les chevaucherait lirait une facture fournisseur que votre logiciel comptable a acceptée mais pas encore rendue disponible, et la déclarerait manquante.

Vous pouvez aussi en lancer une à la main. Ouvrez Paramètres → Connecteurs, trouvez la carte Conciliation et choisissez Concilier maintenant. C’est une action réservée aux rôles Administration et Contrôle et approbation; la consultation des exécutions est ouverte à tous. La réponse n’est pas immédiate : une exécution représente des minutes de requêtes auprès de votre logiciel comptable, c’est pourquoi le bouton indique que l’exécution apparaîtra dans la liste quand elle sera terminée plutôt que de prétendre afficher un résultat.

Ce qu’elle compare

Chaque facture fournisseur qu’inletAP croit avoir comptabilisée dans ce logiciel comptable au cours des trente derniers jours, ce qui couvre une fermeture mensuelle avec de la marge, jusqu’à un maximum des mille plus récentes. Pour chacune, elle demande au logiciel comptable la facture fournisseur qui porte l’identifiant enregistré au moment où la comptabilisation a réussi, puis compare.

La comparaison se fait par facture fournisseur et, pour une facture qui a été répartie en plusieurs factures fournisseurs, par facture aussi. Les deux sont nécessaires : chaque facture fournisseur d’une facture répartie peut correspondre à son propre montant cible alors qu’il manque à la facture dans son ensemble la part de toute une entreprise.

Les montants concordent quand ils sont à moins d’un cent l’un de l’autre. C’est la même tolérance que la couche d’exportation applique lors de la comptabilisation; la conciliation ne peut donc ni relever un écart que l’exportation a volontairement permis, ni en manquer un qu’elle surveillait.

Ce qui compte comme un écart

L’annulation est vérifiée avant les montants, parce qu’annuler une facture fournisseur met ses lignes à zéro : vérifiée sur le total, elle se lirait comme un écart de montant et cacherait la seule chose qu’une personne doit savoir.

À part, une facture répartie dont les factures fournisseurs ne totalisent pas le total de la facture est signalée dans la ligne de résumé de l’exécution, dans une phrase distincte. L’intégrer aux nombres de factures fournisseurs ferait dire « 4 factures sur 12 ne correspondent pas » au sujet d’une facture dont chaque facture fournisseur correspond.

Deux choses ne comptent volontairement pas :

• Une facture fournisseur dont inletAP n’a jamais lu le total correspond du seul fait qu’elle existe. Il n’y a aucun chiffre à comparer, la facture fournisseur existe bel et bien, et la présenter à une personne sans rien sur quoi agir lui ferait perdre son temps.
• Une facture fournisseur que le logiciel comptable a renvoyée mais dont le montant n’a pas pu être établi compte comme un écart, pas comme une correspondance. « Nous n’avons pas pu vérifier » ne doit jamais s’afficher comme « vérifié et correct ».

Et une chose qu’elle ne peut pas faire : elle ne regarde que ce qu’inletAP a comptabilisé. Une facture fournisseur que quelqu’un a saisie à la main dans votre logiciel comptable lui est invisible, parce qu’il n’existe aucun élément d’exportation à partir duquel commencer.

Où consulter le résultat

La carte Conciliation dans Paramètres → Connecteurs liste les exécutions récentes, de la plus récente à la plus ancienne. Chaque ligne affiche l’heure, le logiciel comptable vérifié, un résumé d’une ligne, les nombres et un badge :

• Concordante — chaque facture fournisseur comptabilisée correspond.
• Écarts — au moins une ne correspond pas. Voir les écarts ouvre la liste.
• Échec — le logiciel comptable n’a pas pu être lu, donc rien n’a été vérifié.

Une exécution en échec n’affiche aucun nombre, et c’est justement pour cela qu’on la distingue. Ses compteurs n’ont jamais été écrits par quoi que ce soit qui ait lu votre logiciel comptable; afficher « 0 correspondance, 0 écart » dirait à un contrôleur ou à une contrôleuse que ses livres concordent alors que personne n’a regardé. La note de la ligne est la raison pour laquelle la lecture a échoué, et c’est la seule chose vraie qu’elle contient.

Voir les écarts liste les factures fournisseurs qui ne correspondent pas — la facture, l’identifiant propre au logiciel comptable, ce que nous attendions, ce que le logiciel comptable contient et le motif. Les factures fournisseurs qui correspondent ne figurent pas dans cette liste : cent lignes concordantes enterreraient les trois qui demandent du travail. Une réserve à garder en tête : la colonne des motifs est formulée pour QuickBooks; une exécution sur Xero affiche donc « Introuvable dans QuickBooks » alors qu’elle veut dire Xero.

Le courriel

Une exécution qui trouve des écarts en envoie un à toutes les personnes de l’espace de travail qui ont activé Une conciliation trouve des écarts. Une exécution sans écart n’envoie rien, et une exécution en échec non plus.

L’objet nomme le nombre et le logiciel comptable — « La vérification a trouvé 3 écarts dans QuickBooks Online ». Le corps présente l’exécution, combien de factures fournisseurs correspondent, combien ne correspondent pas, la ligne de résumé de l’exécution et jusqu’à cinq exemples, chacun avec un lien vers la facture concernée. La liste complète reste dans l’exécution elle-même. Consultez notifications par courriel.

Quoi faire d’un écart

Rien n’est relancé pour vous, et c’est une décision plutôt qu’une fonction manquante. Ce qui protège inletAP contre la double comptabilisation d’une facture fournisseur est un identifiant créé avant la première tentative et réutilisé seulement pour cette même tentative; une nouvelle comptabilisation d’un document dont nous ne voyons pas la facture fournisseur en créerait un nouveau. Donc, si la facture fournisseur existe bel et bien et que notre lecture n’a simplement pas réussi à la renvoyer, une nouvelle tentative automatique comptabiliserait la facture fournisseur une deuxième fois. Payer deux fois la même facture fournisseur est pire qu’une ligne dans un rapport : une exécution rapporte, et une personne décide.

Commencez dans votre logiciel comptable plutôt qu’ici, parce que c’est là que le changement a été fait :

• Montant différent. Quelqu’un a modifié la facture fournisseur après sa comptabilisation. Décidez quel chiffre est le bon. Si c’est celui du logiciel comptable, la facture dans inletAP est la copie périmée; si c’est celui de la facture, corrigez la facture fournisseur là où elle se trouve.
• Annulée dans QuickBooks. Quelqu’un a annulé la facture fournisseur volontairement. La facture dans inletAP indique toujours qu’elle est exportée, parce qu’elle l’a été.
• Introuvable dans QuickBooks. Vérifiez d’abord qu’elle a vraiment disparu, plutôt que d’avoir été déplacée dans une autre entreprise ou cachée par un filtre. inletAP ne la recréera pas : un élément d’exportation qui porte l’identifiant propre au logiciel comptable réserve ce document à ce logiciel comptable de façon permanente, il n’est donc jamais prévu dans un autre lot, et une nouvelle tentative n’est offerte que pour un lot qui a échoué — ce qui n’est pas le cas de celui-ci. Remettre la facture fournisseur en place est une tâche à faire dans votre logiciel comptable.
• Une facture répartie dont le total ne concorde pas. Examinez tour à tour la facture fournisseur de chaque entreprise. Les causes habituelles sont une cible qui n’a jamais été comptabilisée, un document réparti de nouveau entre deux lots, et une connexion désactivée qui a fait aller sa part ailleurs.

Quand l’exécution a échoué plutôt que de trouver quelque chose, la note indique pourquoi le logiciel comptable n’a pas pu être lu. C’est habituellement une connexion qu’il faut rétablir sous Paramètres → Connecteurs — et tant qu’elle ne l’est pas, l’exécution nocturne n’a rien à vous dire.

Voir aussi

• Exportation de fin de mois — où une conciliation s’inscrit dans une fermeture.
• Échecs d’exportation — un lot qui n’a jamais été comptabilisé, l’autre moitié de ce sujet.
• Notifications par courriel — le réglage du courriel des écarts.
• Forfaits et limites — le forfait à partir duquel cette fonction est offerte.
• Rôles et autorisations — qui peut lancer une exécution à la main.