Adresses de réception

Une adresse de réception est l’endroit par où les factures entrent dans inletAP. Cette page porte sur ce qu’est une adresse : où elle se trouve, ce qu’elle détermine, ce qu’elle ne peut pas faire, et comment savoir qu’elle fonctionne. En créer une est une courte procédure qui a son propre écran — adresses de réception par immeuble la décrit — et elle n’est donc pas répétée ici.

Votre domaine de réception

Votre espace de travail reçoit son propre sous-domaine de inlet-ap.com au moment de sa création, et chaque adresse de réception s’y trouve :

invoices@yourcompany.inlet-ap.com
lakeshore@yourcompany.inlet-ap.com

L’adresse fonctionne dès sa création. Ces adresses se trouvent sur un domaine qu’inletAP contrôle : il n’y a donc aucun enregistrement DNS à ajouter, aucune vérification à réussir et aucune propagation à attendre avant qu’un fournisseur puisse y écrire.

La partie à gauche du @ est à votre choix, dans les limites des caractères qu’utilise un nom d’adresse raisonnable. La boîte de dialogue accepte les lettres minuscules, les chiffres, les points, les traits d’union et les traits de soulignement, et l’adresse doit commencer et se terminer par une lettre ou un chiffre; toute la partie locale peut compter jusqu’à 64 caractères. La partie à droite du @ n’est pas négociable — une adresse sur tout autre domaine est refusée, ce qui empêche un espace de travail de s’approprier le courriel d’un autre.

Choisissez l’adresse avec soin, car une adresse de réception est permanente. Elle ne peut être ni renommée, ni désactivée, ni supprimée : aucune fonction du produit n’en retire une. C’est voulu — une adresse qu’un fournisseur utilisait l’an dernier doit encore recevoir son courriel cette année — mais cela veut dire qu’une faute de frappe reste dans la liste pour de bon.

Qui peut en ajouter, et combien

Seul le rôle Administration peut ajouter une adresse de réception. Tous les autres membres peuvent lire la liste et voient la raison à côté d’un bouton désactivé, ce qui est aussi voulu : les adresses sont la première chose dont un ou une nouvelle commis aux comptes fournisseurs a besoin, et cette personne doit pouvoir voir quoi demander.

Le forfait gratuit comprend l’adresse unique attribuée à votre espace de travail à l’inscription. Une deuxième adresse exige un forfait payant, et les forfaits payants n’en limitent pas le nombre. Voyez forfaits et limites.

La procédure — la boîte de dialogue, ses trois champs et ce que chacun détermine — se trouve dans adresses de réception par immeuble.

Vérifier qu’une adresse est active

Une adresse de réception n’a pas de voyant d’état, parce qu’elle n’a pas d’état : elle accepte le courriel dès qu’elle existe. Ce que vous voulez vraiment savoir, c’est si quelque chose y arrive. Trois vérifications, dans l’ordre où elles valent la peine d’être faites.

1. Copiez l’adresse depuis la liste. Utilisez le bouton Copier de la ligne, sous Paramètres → Adresses de réception, plutôt que de la retaper. Une adresse qui ne reçoit jamais rien cache généralement une faute de frappe ailleurs.
2. Envoyez-y une vraie facture et ouvrez la Boîte de réception. Elle arrive sur sa propre ligne, sous le nom du fournisseur, habituellement en une minute ou deux. Sinon, pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas? passe en revue les causes dans l’ordre.
3. Relisez la ligne dans l’onglet Adresses de réception. Chaque adresse indique combien de messages elle a reçus depuis sa création et quand le dernier est arrivé. Les deux chiffres changent dès qu’un courriel est accepté.

Le nombre est un total depuis la création, et non une fenêtre glissante. La date à côté est la plus utile des deux : une adresse que vous avez donnée à douze fournisseurs il y a six mois et dont le dernier message date de mars vous dit que ces fournisseurs envoient encore ailleurs, une question qui vaut la peine d’être posée avant la fin du mois plutôt que pendant.

Une adresse, ou une par immeuble

La plupart des entreprises commencent avec une seule adresse générale et ajoutent des adresses d’immeuble quand l’acheminement vaut l’effort d’administration.

Vous pouvez combiner les deux. Une adresse générale pour les fournisseurs courants et des adresses dédiées pour les immeubles qui ont leur propre liste de fournisseurs : c’est une configuration courante et sensée.

La question n’est pas le nombre d’immeubles que vous avez; c’est l’endroit où se trouve l’information d’acheminement. Si l’adresse utilisée par un fournisseur répond déjà à la question « De quel immeuble s’agit-il? », une adresse par immeuble se justifie. Si la facture nomme l’immeuble et que vos alias d’immeuble le reconnaissent, une seule adresse demande moins d’entretien que cinquante transferts chez votre fournisseur de courriel.

Ce qu’une adresse détermine, et ce qu’elle ne détermine pas

Une adresse de réception peut fournir l’immeuble. Quand une adresse est associée à un immeuble, le courriel qui y arrive est imputé à cet immeuble si la facture elle-même ne nomme rien que vos alias reconnaissent. C’est une solution de repli et non une substitution : ce que la facture dit d’elle-même l’emporte toujours. Un fournisseur qui envoie une facture de Maple Street à l’adresse de Lakeshore a fait une erreur d’adressage, pas une décision d’imputation, et traiter l’adresse comme le dernier mot transformerait discrètement une erreur en une écriture de journal erronée.

Le moteur de règles voit l’adresse. Intake mailbox est un champ de condition avec les opérateurs is et contains : une règle peut donc agir selon l’endroit où le courriel est arrivé, et pas seulement selon son expéditeur :

Intake mailbox contains "lakeshore@"

Écrite avec la seule partie locale, la règle résiste à tout changement ultérieur de vos conventions de nommage. Le vocabulaire complet se trouve dans la référence des règles. Le moteur de règles commence au forfait Starter.

Une étiquette plus ne crée pas d’adresse de réception. Le courriel envoyé à l’une ou l’autre de ces adresses arrive au même endroit :

ap+lakeshore@yourcompany.inlet-ap.com
ap@yourcompany.inlet-ap.com

Le courriel entrant est résolu par adresse : l’adresse exacte est essayée d’abord et, si rien ne correspond, l’étiquette +tag est retirée et l’adresse de base est essayée. C’est le comportement standard du courriel plutôt qu’une décision de notre part, et il vaut la peine de le connaître, parce qu’une étiquette plus ressemble à de l’acheminement sans en être. Si vous voulez que le courriel de Lakeshore soit traité séparément, créez une adresse lakeshore@. Si vous voulez seulement qu’il soit marqué, écrivez une règle.

Courriel envoyé à un domaine qui vous appartient

inletAP ne peut pas recevoir le courriel adressé à ap@yourcompany.com, et aucun autre fournisseur de ce type de logiciel ne le peut non plus. L’acheminement d’un domaine qui vous appartient est déterminé par vos enregistrements DNS et votre fournisseur de courriel, et inletAP ne reçoit le courriel que sur des domaines qu’il contrôle.

La voie d’entrée est le transfert automatique. Configurez chez votre propre fournisseur une règle de transfert de l’adresse que vous publiez déjà vers l’adresse de réception inletAP qui doit s’en occuper. Les fournisseurs continuent d’utiliser l’adresse qu’ils ont, le courriel arrive ici, et rien ne doit être annoncé à qui que ce soit.

L’adresse de destination détermine l’acheminement par défaut, ce qui fonctionne donc aussi par immeuble : transférez lakeshore-ap@yourcompany.com vers lakeshore@yourcompany.inlet-ap.com et le courriel de cet immeuble arrive là où il doit. Le courriel transféré arrive avec l’adresse inletAP comme destinataire de l’enveloppe : pour le traiter différemment une fois ici, écrivez une règle sur l’adresse de l’expéditeur plutôt que sur l’adresse à laquelle il a été envoyé à l’origine.

La procédure complète, fournisseur par fournisseur, se trouve dans transférer votre boîte de réception actuelle.

Quoi publier

Deux vagues, menées en même temps, vous mènent à une couverture complète sans projet de migration.

Relancer chaque fournisseur pour qu’il modifie ses dossiers est la partie de ce travail qui ne finit jamais : mieux vaut ne pas en dépendre. Le transfert couvre ceux qui n’y arrivent jamais, et les deux voies aboutissent à une adresse de réception inletAP : les deux sont donc traitées de façon identique.

Une remarque pratique : mettez l’adresse sur le document que les fournisseurs lisent vraiment. Une adresse dans le pied de page d’un contrat n’est pas celle qu’utilisera leur commis aux comptes clients.

Pour aller plus loin

• Adresses de réception par immeuble — créer une adresse, étape par étape, et quand une adresse par immeuble se rentabilise.
• Transfert de courriel — faire entrer votre boîte actuelle de comptes fournisseurs sans prévenir personne.
• Référence des règles — y compris la condition sur l’adresse de réception.
• Forfaits et limites — le nombre d’adresses de réception et ce que comprend chaque forfait.