Comment fonctionne inletAP

Cette page décrit le traitement étape par étape et indique quelles étapes sont automatiques et lesquelles ne le sont pas. Lisez-la si vous évaluez inletAP, si vous l’expliquez à un contrôleur ou à une contrôleuse, ou si vous vous demandez pourquoi une facture s’est retrouvée là où elle est.

En bref : le courriel arrive, le message est analysé, ce qui n’est pas une facture est écarté par le filtre, le reste est extrait avec un score de confiance sur chaque champ, l’immeuble est reconnu et les règles définissent le compte de grand livre, les doublons et les variations de prix sont comparés ensuite, une personne traite tout ce qui est incertain, une personne qui approuve décide, et le résultat arrive dans votre logiciel comptable.

Le traitement en un coup d’œil

Réception

Votre espace de travail reçoit son propre sous-domaine de inlet-ap.com, et les adresses de réception s’y trouvent. L’adresse à laquelle le serveur d’envoi a livré le message détermine à quel espace de travail et à quelle adresse de réception il appartient.

C’est aussi pourquoi inletAP ne peut pas recevoir de courriel adressé à un domaine qui vous appartient : votre DNS et votre fournisseur de courriel en décident, donc une adresse que vous publiez doit être transférée automatiquement vers inletAP. Voyez les adresses de réception et le transfert de courriels.

Une facture que vous téléversez à la main entre aussi ici. Le fichier devient le message qu’une facture envoyée par courriel aurait produit — un message, une pièce jointe, la personne qui l’a téléversé comme expéditeur — et tout ce qui suit cette étape est identique. Aucune étape suivante ne peut distinguer les deux.

Analyse

inletAP lit la structure MIME côté serveur : il en tire les pièces jointes, convertit les corps HTML en un seul format texte conservé, et traite le corps lui-même comme une facture possible. Un fournisseur qui tape la facture dans le courriel sans rien joindre est quand même traité.

Un courriel qui porte plusieurs pièces jointes devient plusieurs documents, chacun gardant sa position dans le message. Une facture traitée correspond à un document extrait, donc un courriel qui contient trois factures compte pour trois.

Filtre

Une adresse de réception que les fournisseurs connaissent reçoit aussi des infolettres, des réponses d’absence du bureau, des avis de non-livraison et des invitations de calendrier. Ces messages sont jugés ne pas être des factures et sont mis de côté dans un état filtered.

Cela se passe avant l’extraction, volontairement, parce que l’extraction est l’étape qui coûte un appel à l’IA et consomme votre quota. Une infolettre qui n’atteint jamais l’extraction n’apparaît jamais sur votre facture.

Le filtre échoue dans le sens le moins coûteux. Toute règle qui pourrait se tromper s’en remet à une recherche de preuves réelles de facturation — un mot de facture et un montant d’argent ensemble — donc une facture envoyée par la plateforme de marketing d’un fournisseur passe. Rien n’est supprimé : le document est conservé, affiché dans sa propre vue, et le restaurer le remet dans le traitement. Un mauvais filtrage coûte un clic, pas une demande d’assistance.

Deux types de messages sont filtrés sans consulter ces preuves, parce qu’aucun des deux ne peut être une facture, peu importe sa formulation : un avis d’état de livraison et une invitation de calendrier. La confirmation de transfert de votre fournisseur de courriel est filtrée elle aussi, et le transfert de courriels explique où la trouver, parce que c’est le seul message mis de côté auquel il faut répondre.

Extraction

Avant qu’un appel à l’IA soit fait, le document est compté dans votre forfait. Sur un forfait payant, les factures au-delà du quota sont facturées au tarif de dépassement et le traitement continue. Sur le forfait gratuit, la limite est stricte : le document attend dans held_quota, rien n’est facturé, et comme le texte analysé est déjà conservé, le libérer plus tard ne relance que l’extraction.

L’extraction lit ensuite les champs qui composent une facture — fournisseur, numéro de facture, date de facture et date d’échéance, total, taxes, devise, numéro de BC, conditions de paiement, coordonnées de paiement, un indice d’immeuble et les lignes de facture — et donne un score à chacun.

La confiance est enregistrée par champ, et un score de document en est tiré — le plus bas des quatre champs obligatoires, plafonné par le chiffre global du modèle lui-même. « Cette facture est exacte à 82 % » n’est pas une information sur laquelle on peut agir. « Le total est certain et le numéro de facture est une supposition » dit à la personne qui examine où regarder. Le seuil d’examen est fixé à 0,7 au lieu d’être un réglage dans vos paramètres, parce qu’un seuil que chaque espace de travail ajuste est un seuil sur lequel personne ne peut raisonner.

La précision est bonne sur les mises en page que vous voyez le plus souvent et plus faible sur les cas rares. C’est la position honnête, et c’est pourquoi l’étape d’examen existe.

Règles et imputation

L’imputation suit un ordre fixe, et c’est l’ordre qui est intéressant.

1. Le fournisseur est reconnu d’après le nom de fournisseur extrait, puis d’après le domaine de l’expéditeur, qui correspond souvent exactement à un alias de fournisseur.
2. L’immeuble est déterminé d’après ce que la facture dit d’elle-même.
3. Si la facture ne nomme rien que vos alias reconnaissent, l’immeuble associé à l’adresse de réception où elle est arrivée sert de solution de repli.
4. Vos règles s’exécutent par ordre de priorité.
5. L’imputation par défaut du fournisseur et de l’immeuble est appliquée en dernier, donc l’extraction et une règle explicite l’emportent toujours.

Tout cela est comparé aux données que vous avez : vos immeubles, vos logements, vos fournisseurs et leurs alias. Vous pouvez les saisir à mesure que les factures arrivent, ou les charger au départ à partir d’une feuille de calcul que vous exportez de votre propre logiciel — voyez l’importation de vos données.

L’adresse de repli est une solution de repli, pas une priorité absolue. Un fournisseur qui envoie une facture de Maple Street à l’adresse de Lakeshore a fait une erreur d’adresse, pas un choix d’imputation. Voyez les adresses de réception par immeuble.

Une facture qui couvre plusieurs immeubles est imputée à plusieurs d’entre eux : une ligne imprimée peut être répartie entre des immeubles à parts égales, selon le nombre de logements, selon la superficie, en pourcentage ou par montants saisis, et la répartition doit tomber juste au cent près avant d’être enregistrée. Voyez la répartition d’une facture.

Les règles portent sur l’adresse d’envoi, le fournisseur, le montant, un mot clé dans l’objet, un alias d’immeuble et l’adresse de réception. Les actions comprennent l’imputation, l’approbation automatique et la mise en quarantaine; la liste complète se trouve dans la référence des règles. Le moteur de règles et ses paliers d’approbation commencent au forfait Starter.

Second Look (deuxième lecture des factures)

Une fois imputée, une facture est comparée à celles que vous avez déjà, dans Second Look : l’empreinte de la pièce jointe, et un ensemble de règles fournisseur / numéro de facture / date / montant, évalué par rapport à votre historique. Les règles sur le numéro de facture remontent deux ans en arrière, et une facture est comparée à au plus 200 candidates retenues d’après le fournisseur ou d’après l’empreinte de la pièce jointe elle-même. Le résultat est une carte sur le document le plus récent qui nomme celui auquel il correspond.

Rien n’est supprimé, rien n’est caché, et rien n’est marqué duplicate sans qu’une personne appuie sur le bouton. La seule chose qu’une constatation peut faire d’elle-même est de retenir une facture : une facture qui porte une constatation ouverte du niveau le plus élevé ne part pas dans un lot d’exportation tant que quelqu’un n’y a pas répondu. Voyez la détection des doublons.

Le même courriel livré deux fois ne se rend jamais jusqu’ici. Il est fusionné dès l’arrivée grâce à une clé d’idempotence — l’espace de travail, le Message-ID et un hachage du message brut — donc un serveur de courriel qui fait une nouvelle tentative ne crée pas deux documents.

Examen

Un document passe à needs_review quand l’extraction n’est pas assez sûre, quand le fichier n’a pas pu être lu, ou quand une règle l’y a envoyé. Des lignes dont la somme ne donne pas le total indiqué ne changent pas l’acheminement, mais l’écran du document affiche le total des lignes, le total de l’en-tête et l’écart, et la facture est mise de côté à l’exportation au lieu d’être comptabilisée — un système qui se trompe avec assurance sur l’arithmétique est pire qu’un système qui admet qu’il est bloqué.

C’est ici qu’une personne a sa place. Les solutions de rechange sont de comptabiliser une supposition et de la corriger plus tard dans le logiciel comptable, ou de faire tout vérifier par quelqu’un — l’une produit des écritures de journal auxquelles personne ne se fie, l’autre est le travail que vous essayez de ne plus faire.

Chaque correction est enregistrée avec votre nom, l’heure, les champs que vous avez modifiés et leurs nouvelles valeurs, et la source du champ devient user. Voyez la piste de vérification.

Approbation

Les paliers d’approbation sont établis par tranches de montant. Un palier a un montant plancher, un délai de traitement (SLA) en heures et le nombre de personnes qui doivent approuver, donc « au-delà de cinq mille, il faut deux personnes et une décision en moins d’un jour » peut s’exprimer tel quel au lieu d’être approximé.

Le quorum est appliqué là où la décision est enregistrée. Une approbation qui vous est adressée vous revient; une approbation qui n’est adressée à personne peut être prise en charge par une personne du rôle Contrôle et approbation ou Administration. Une même personne ne peut pas signer deux fois pour satisfaire un palier à deux approbations. Voyez les paliers d’approbation.

Exportation

Les factures approuvées sont exportées par lots, qui passent par pending, processing, puis succeeded ou failed. QuickBooks Online et Xero ont chacun un connecteur direct : la facture est créée avec le fournisseur et le compte que vous avez imputés, et l’identifiant que le logiciel comptable renvoie est conservé sur le document, donc la question « où cette facture a-t-elle abouti? » a une réponse. Les deux connecteurs sont inclus dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit. Voyez la connexion de QuickBooks et la connexion de Xero.

Tout autre logiciel comptable reçoit un fichier CSV avec les colonnes que vous définissez — sept par défaut, jusqu’à 64 colonnes, au niveau du document ou de la répartition. Il n’existe ni connecteur ni jeu de colonnes tout prêt pour AppFolio, Buildium, Yardi ou Rent Manager. C’est moins magique qu’un connecteur direct et ça fonctionne partout, ce qui, tout bien considéré, est un compromis raisonnable.

inletAP ne déplace pas d’argent. Il n’y a aucun circuit de paiement, et le paiement se fait là où il se fait aujourd’hui.

Où interviennent les personnes, et pourquoi

Pour aller plus loin

• Démarrage rapide — faites passer une vraie facture par toutes ces étapes.
• États des factures — chaque état qu’un document peut avoir.
• Confiance de l’extraction — comment les scores sont produits et lus.
• Votre première règle d’imputation — transformez une décision d’imputation ponctuelle en décision permanente.