Ce que vous pouvez envoyer
Réponse courte : un PDF, une photo, un fichier Word, une feuille de calcul ou du texte brut, jusqu’à 20 Mo, par téléversement ou par courriel. Le reste de cette page détaille cette phrase, parce que les cas intéressants sont ceux qui ne sont pas un beau PDF d’une page — la photo d’une facture papier, une numérisation de douze pages, une facture tapée dans le corps d’un message, un relevé de fournisseur.
Les trois façons d’entrer
Elles mènent toutes à la même chaîne de traitement. Un fichier téléversé est transformé en message, celui qu’une facture envoyée par courriel aurait produit, et à partir de là, rien en aval ne peut distinguer les deux.
| Façon d’entrer | Ce que c’est | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Téléversement | Le bouton Téléverser une facture de la Boîte de réception | Vous avez déjà le fichier. Rien n’a à être réglé d’avance, et c’est pourquoi c’est la façon la plus rapide de commencer |
| Adresse de réception | Une adresse sur votre propre sous-domaine de inlet-ap.com, comme ap@yourcompany.inlet-ap.com | C’est le régime normal. Le fournisseur envoie, et la facture est dans la liste sans que personne ait à faire quoi que ce soit |
| Transfert | Votre boîte de courriel des comptes fournisseurs existante, transférée automatiquement à une adresse de réception | Les fournisseurs qui n’ont jamais entendu parler d’inletAP continuent d’écrire à l’adresse qu’ils ont toujours utilisée |
La plupart des espaces de travail finissent par utiliser les trois. Voir adresses de réception et transfert de courriels pour les deux portes par courriel.
Une chose qu’un téléversement ne transporte pas : la boîte de dialogue ne demande pas à quelle adresse de réception le fichier appartient, donc un document téléversé est classé sous l’adresse de réception générale de votre espace de travail. Si vous utilisez des adresses de courriel dédiées par immeuble pour que l’immeuble soit déterminé par l’adresse où une facture est arrivée, un téléversement n’a pas cet indice, et vous imputez l’immeuble dans le document. Voir adresses de courriel dédiées par immeuble.
Les types de fichiers
Vingt extensions. C’est la liste à laquelle un téléversement est comparé, et c’est la liste de ce que la chaîne de traitement peut transformer en texte; c’est donc ce qu’il faut envoyer, quelle que soit la porte utilisée.
| Type | Extensions |
|---|---|
| Documents portables et images | .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .heic, .tif, .tiff |
| Traitement de texte | .doc, .docx, .odt, .rtf |
| Feuilles de calcul | .xls, .xlsx, .ods, .csv |
| Présentations | .ppt, .pptx, .odp |
| Autres | .epub, .txt |
Pour un téléversement, la décision se fonde sur l’extension, pas sur ce que votre navigateur dit du fichier. C’est voulu : les navigateurs indiquent application/octet-stream pour une photo .heic, pour un fichier OpenDocument et pour tout autre fichier qu’ils ne reconnaissent pas, donc se fier au type déclaré ferait refuser de vraies factures. Le courriel n’est pas filtré de la même façon — une pièce jointe arrive, est conservée et est lue si quelque chose peut la lire, ce que décrit la section suivante.
Aucune archive ne figure sur cette liste. Un .zip des factures du mois est refusé au téléversement et devient une entrée dans la file À examiner s’il arrive par courriel. Envoyez les factures sous forme de fichiers.
La taille maximale
20 Mo, et le même nombre aux deux portes, pour qu’un document trop gros pour nous être envoyé par courriel ne soit pas discrètement accepté par l’autre porte.
- Un téléversement de plus de 20 Mo est refusé, avec le nom du fichier et la limite indiquée. Le navigateur vérifie d’abord, donc la plupart du temps, vous êtes averti ou avertie avant que quoi que ce soit soit envoyé.
- Un courriel de plus de 20 Mo est refusé à l’entrée, de façon définitive, et l’expéditeur reçoit un message de non-livraison. Il n’y a rien à retrouver dans inletAP par la suite, donc le message de non-livraison reçu par l’expéditeur est la seule trace. Les causes habituelles sont un bail numérisé, une série de photos prises lors d’une visite de chantier et une longue chaîne de messages transférés avec toutes les pièces jointes encore attachées. Demandez la facture dans un message distinct.
La limite du courriel s’applique au message entier, pas à une seule pièce jointe : cinq numérisations de 5 Mo dans un courriel dépassent la limite, alors que cinq courriels distincts ne la dépassent pas.
Ce qui arrive à un fichier inutilisable
| Ce que vous avez envoyé | Ce qui arrive |
|---|---|
| Une extension absente de la liste, téléversée | Refusée sur-le-champ, avec la liste des extensions acceptées dans le message. Aucun document n’est créé |
| Une extension absente de la liste, envoyée par courriel | Le courriel est accepté et la pièce jointe est conservée. Si rien ne peut la lire, le document va dans la file À examiner avec la raison consignée |
| Un fichier vide, téléversé | Refusé. Un fichier de zéro octet deviendrait un document sans contenu, en attente d’examen pour toujours |
| Plus de 20 Mo | Refusé, comme ci-dessus |
| Le même fichier deux fois, téléversé | Refusé avec « Ce fichier a déjà été téléversé ». La vérification porte sur le contenu binaire, donc une copie renommée reste le même fichier |
| Un très grand nombre de téléversements en une heure | Refusés avec le message « Trop de documents ont été reçus au cours de la dernière heure. Réessayez dans quelques instants. » Le plafond est bien au-dessus du volume réel des comptes fournisseurs |
La deuxième ligne mérite d’être relue. Un fichier que rien n’a pu ouvrir n’est pas traité comme « ceci n’a jamais été une facture » — il va à une personne, avec la raison jointe, parce qu’un fichier que nous n’avons pas pu lire est une question plutôt qu’un jugement. Les documents jugés comme n’étant pas des factures du tout — infolettres, réponses automatiques, messages de non-livraison, invitations de calendrier — sont un autre cas et aboutissent dans l’onglet « Filtrés ». Voir Pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas?.
Un PDF de plusieurs pages
Envoyé en entier, lu en entier. Une facture de douze pages dont le détail se trouve aux pages trois à onze est un seul document, pas douze, et les lignes des dernières pages sont lues avec le reste.
La seule limite concerne les numérisations. Quand un PDF ne contient aucun texte utilisable — c’est l’image d’une page plutôt qu’une page —, les pages elles-mêmes sont montrées au modèle d’extraction, et cela est plafonné à vingt pages. Un PDF numérisé plus long va dans la file À examiner avec la raison consignée, plutôt que d’être lu en partie. Un PDF texte, quelle que soit sa longueur, n’est pas touché par ce plafond.
Si un même message contient plusieurs factures en pièces jointes distinctes, vous obtenez un document par pièce jointe, tous rattachés au courriel dans lequel ils sont arrivés. Les petites images intégrées — les logos de signature et les pixels de suivi présents dans presque tous les courriels d’affaires — sont indexées, mais ne deviennent pas des documents.
La photo d’une facture papier
Prise en charge, et courante. JPEG, PNG, TIFF et HEIC figurent tous sur la liste, et HEIC compte parce que c’est ce que produit par défaut l’appareil photo d’un iPhone : il est converti en JPEG avant que quoi que ce soit l’examine, donc vous n’avez pas à le faire.
Une photo n’a pas de couche de texte, elle est donc lue visuellement plutôt qu’analysée. Deux choses peuvent l’envoyer à une personne à la place :
- Une conversion qui échoue — un fichier HEIC corrompu, habituellement.
- Une image trop grosse pour que le modèle l’accepte, en octets ou en pixels. Une photo de téléphone récent en est très loin, mais un panorama assemblé d’un bureau couvert de factures, non.
Dans les deux cas, la raison est consignée sur l’entrée de la file À examiner, au lieu que l’image devienne en silence une page de champs vides.
Pour une meilleure lecture : cadrez la facture pour qu’elle remplisse l’image, prenez la page entière et faites une photo par facture.
Une facture dans le corps d’un courriel
Prise en charge. Le corps de chaque message est lu et conservé avec ce qui y était joint, donc un fournisseur qui tape « Veuillez payer 412,50 $ pour l’appel de service de juin » au lieu de joindre quoi que ce soit produit quand même un document. Quand un message ne contient aucune pièce jointe qui vaille la peine d’être extraite, le corps est le document.
Le corps accompagne aussi chaque document extrait de ce message, donc une note d’accompagnement qui nomme l’immeuble aide une facture qui ne le nomme pas.
Une feuille de calcul
Acceptée — .xls, .xlsx, .ods et .csv figurent tous sur la liste, et une feuille de calcul est une façon normale pour un fournisseur d’envoyer une ventilation ligne par ligne ou un relevé.
Une distinction à garder en tête : une feuille de calcul de factures ne permet pas de charger des factures en lot. Chaque fichier devient un document, et inletAP essaiera d’en lire une seule facture. Si vous voulez charger vos immeubles, vos logements, vos fournisseurs et vos entités propriétaires à partir d’une feuille de calcul, c’est un autre travail — voir importer vos données.
Un relevé plutôt qu’une facture
Un relevé de fournisseur est une liste de factures que vous avez déjà, avec un total en bas. inletAP en reconnaît la forme et désactive pour lui toutes les règles de détection des doublons, pour ne pas vous signaler vos propres factures comme des copies.
Ce qu’il ne fait pas, c’est tenir un relevé à l’écart de votre file d’approbation. Rien n’empêche un relevé d’être approuvé et comptabilisé comme facture fournisseur, alors la prudence est de le refuser plutôt que de le laisser attendre que quelqu’un l’approuve par réflexe. La partie utile d’un relevé, c’est l’écart : s’il liste une facture que vous n’avez jamais reçue, cherchez le fournisseur, trouvez celle qui manque et demandez-lui de l’envoyer. Voir détection des doublons.
Ce qui compte dans votre forfait
L’unité facturée est un document qui atteint l’extraction, et il est compté à cette étape, quelle que soit la porte par laquelle le fichier est arrivé. Un document filtré comme n’étant pas une facture n’atteint jamais l’extraction et n’a jamais été compté. Avec le forfait gratuit, les documents au-delà du nombre mensuel inclus sont reçus et analysés, mais mis en suspens plutôt qu’extraits, puis libérés quand vous passez à un forfait supérieur ou quand la période se renouvelle. Voir forfaits et limites.
Pour aller plus loin
- Démarrage rapide — une vraie facture, d’un bout à l’autre, en une quinzaine de minutes.
- Adresses de réception — comment fonctionnent les adresses de votre sous-domaine.
- Transfert de courriels — rediriger votre boîte de courriel des comptes fournisseurs existante vers l’une d’elles.
- Pourquoi ma facture n’apparaît-elle pas? — quand quelque chose que vous avez envoyé ne figure pas dans la liste.