Rôles et permissions

Chaque personne d’un espace de travail a un seul rôle. Pour les trois rôles internes, le rôle décide de ce que la personne peut modifier, pas de ce qu’elle peut voir; le quatrième, Lecture seule, est limité à certains immeubles et décide des deux. Cette page présente les quatre rôles, les capacités rattachées à chacun et les deux règles appliquées indépendamment de tout cela.

Lisez-la avant d’inviter votre équipe, puis de nouveau la première fois que quelqu’un demande pourquoi un bouton est grisé.

Les quatre rôles

Il y en a quatre, sans hiérarchie entre eux, et vous ne pouvez pas définir les vôtres. C’est une limite réfléchie plutôt qu’un manque dans la feuille de route : chaque route restreinte du produit nomme les rôles qu’elle accepte, alors un rôle personnalisé serait un rôle dont rien n’a entendu parler. Il ne donnerait rien à la personne qui le détient et passerait, avec raison, pour un bogue.

Le rôle Lecture seule est l’exception à tout le reste de cette page. Les trois premiers rôles diffèrent par ce qu’ils peuvent modifier et, pour le reste, voient le même espace de travail. Pas le rôle Lecture seule. Il lit seulement les immeubles qu’une personne du rôle Administration lui a attribués, il ne peut ni imputer ni modifier une facture, et il ne peut pas du tout lire la piste de vérification. Une personne en Lecture seule à qui aucun immeuble n’est encore attribué ne voit rien, et un message lui demande de s’adresser à un administrateur ou une administratrice. Utilisez ce rôle pour un propriétaire externe, un membre bénévole d’un conseil de copropriété ou une personne tierce qui approuve; ne l’utilisez pas pour le personnel.

Chaque forfait offre un nombre illimité d’utilisateurs. Les personnes qui approuvent, les gestionnaires immobiliers et votre teneur de livres externe n’apparaissent jamais sur la facture du forfait, alors il n’y a aucune raison de partager un identifiant de connexion.

Ce que chaque rôle peut modifier

Trois de ces lignes méritent une deuxième lecture, parce qu’il s’agit de contrôles sur l’argent que le produit ne restreint pas encore : les entités juridiques, les répartitions d’une facture et les modèles enregistrés qui les sous-tendent. Répartir de nouveau une facture déjà signée la renvoie à l’examen et annule les signatures recueillies jusque-là, ce qui est le comportement sûr, mais n’importe lequel des trois rôles internes peut le déclencher. Si cela compte dans votre espace de travail, le contrôle actuel est l’examen plutôt que la permission.

La ligne au-dessus est allée dans l’autre sens. L’approbation principale, l’approbation de remplacement, le seuil d’approbation automatique, le compte de grand livre par défaut et le centre de coûts d’un immeuble décident de qui signe pour un immeuble et de la façon dont ses dépenses sont imputées; seules les personnes du rôle Administration ou Contrôle et approbation peuvent maintenant les modifier. Le reste de la fiche de l’immeuble — nom, adresse, nombre de logements, alias, photo — reste ouvert à tous les rôles internes.

L’importation en lot revient aux trois rôles internes pour la même raison : mettre en place les données de référence fait partie du travail du ou de la commis aux comptes fournisseurs. Une chose qu’elle ne peut volontairement pas faire : définir l’approbation principale, l’approbation de remplacement, le seuil d’approbation automatique, le compte de grand livre par défaut ou le centre de coûts d’un immeuble. Ces cinq champs sont refusés dans une importation et vous sont nommés en retour, quel que soit votre rôle; ils se modifient sur la page de l’immeuble lui-même, où le garde-fou qui les protège peut voir le changement. Voir importer vos données.

Parmi les trois rôles internes, une seule lecture est restreinte, et une seule : la liste des invitations en attente est réservée au rôle Administration, parce qu’elle va avec l’invitation et le retrait des personnes. Tout le reste est ouvert aux trois. Une personne du rôle Commis aux comptes fournisseurs peut voir la liste des membres, les règles, les connecteurs et toute la piste de vérification — chacune de ses entrées, pour chaque facture et chaque personne, pas seulement les siennes — et elle a une raison légitime de le faire : savoir qui est responsable du contrôle avant d’envoyer une facture pour approbation fait partie du travail, et les mêmes noms paraissent de toute façon sur chaque approbation.

Une personne en Lecture seule n’en lit rien. La piste de vérification est ouverte aux trois premiers rôles et fermée au rôle Lecture seule, tout comme la liste des fournisseurs, les règles, les connecteurs, les exportations et les rapports. S’il vous faut quelqu’un dans votre entreprise qui ne peut pas lire la piste, le produit n’offre pas cela aujourd’hui : le rôle Lecture seule est conçu pour une personne de l’extérieur.

Les paliers d’approbation se modifient dans Paramètres → Politique d’approbation, et ils sont réservés au rôle Administration, de façon stricte. Quiconque peut modifier l’échelle peut ramener à une le nombre de personnes qui doivent approuver, puis approuver sans personne d’autre, ce qui veut dire que la personne qui détient l’échelle détient tout le quorum. Cet accès a été élargi un temps au rôle Contrôle et approbation, puis restreint de nouveau, volontairement : c’est un contrôle sur l’argent et non une préférence des personnes les plus haut placées. Une réserve franche : les modifications de paliers ne sont pas encore inscrites dans la piste de vérification.

Pouvoir d’approbation

L’approbation ne figure pas dans le tableau ci-dessus, parce qu’elle ne dépend pas seulement du rôle.

• Une facture qui vous est adressée peut être approuvée par vous, quel que soit votre rôle.
• Une facture qui attend dans la file sans personne de nommé — le cas habituel, puisque l’envoi pour approbation n’oblige pas à nommer quelqu’un — peut être prise en charge par une personne du rôle Contrôle et approbation ou Administration.
• Personne ne peut approuver deux fois la même facture. À un palier qui exige deux approbations, les deux signatures doivent venir de deux personnes.
• Les rôles ne séparent pas la modification de l’approbation. Les trois rôles internes peuvent examiner, corriger et imputer les factures, et la modification d’une facture n’est pas du tout restreinte entre eux; à un palier qui exige une seule approbation, la personne qui a corrigé le total peut donc être celle qui l’approuve. Le paramètre ci-dessous est le contrôle qui change cela. (Une personne en Lecture seule ne peut jamais modifier une facture; elle ne peut donc jamais être celle qui l’a préparée.)

Le nombre d’approbations exigé vient du palier d’approbation dans lequel tombe le montant de la facture, et il est appliqué au moment où chaque décision est enregistrée. Tant que le quorum n’est pas atteint, la facture reste dans la file d’approbation avec une nouvelle place, adressée à personne, ouverte pour la personne suivante.

Refuser une facture exige un commentaire et la renvoie à l’examen. Le commentaire fait partie de la piste de vérification, parce qu’un « refusée » sans raison ne fait que déplacer le problème.

Séparation des tâches

La séparation des tâches est un paramètre de l’espace de travail, et elle est désactivée tant qu’une personne du rôle Administration ne l’active pas dans Paramètres → Politique d’approbation, dans le même onglet que les paliers. Seul le rôle Administration peut la changer — modifier un paramètre de l’espace de travail est réservé au rôle Administration, et une personne du rôle Contrôle et approbation ou Commis aux comptes fournisseurs peut lire l’interrupteur sans pouvoir le changer. Laissez-la désactivée et l’approbation fonctionne exactement comme décrit ci-dessus.

Quand elle est activée, une personne qui a modifié une facture de façon importante — le montant, le sous-total, les taxes, la devise, la date de facture, la date d’échéance, le numéro de facture, le fournisseur, l’immeuble auquel elle est imputée ou sa répartition —, ou qui a modifié une ligne imprimée, ou qui l’a envoyée pour approbation, ne peut pas enregistrer de décision d’approbation sur cette facture. Quelqu’un d’autre doit le faire. Il n’y a aucun contournement et aucune exception pour le rôle Administration; un espace de travail d’une seule personne qui l’active ne peut donc plus du tout approuver ses propres factures. C’est le contrôle qui fonctionne et non une défaillance, et il suffit d’un paramètre pour le désactiver.

Cinq détails à connaître avant de l’activer :

• C’est décidé facture par facture, à partir de la piste de vérification, au moment où une approbation est enregistrée — pas à partir d’un rôle ou d’une colonne. Cela couvre toute la vie du document; une personne qui a modifié un total, dont la facture a été refusée et qui l’a renvoyée compte donc encore comme la personne qui l’a préparée.
• Seule une personne compte. L’extraction par le modèle et une règle qui envoie une facture pour approbation sont enregistrées avec le système comme auteur; ni l’une ni l’autre ne bloque donc jamais un être humain.
• Les modifications sans importance ne comptent pas, et une ligne imprimée n’est jamais sans importance. Corriger le mémo du document vous laisse libre d’approuver. Corriger l’argent, les dates, le fournisseur, le numéro de facture, l’immeuble ou la répartition ne vous laisse pas libre — pas plus que modifier une ligne imprimée, quoi que vous y ayez changé, y compris sa description. Rien n’est sans importance sur une ligne : réécrire « Aménagement paysager, 600 $ » en « Aménagement paysager, 6 000 $ » change ce que l’espace de travail s’apprête à payer.
• Changer seulement le compte de grand livre ne compte pas. La liste des champs importants couvre l’argent, les dates, l’identité de la facture, l’immeuble qui paie et le fournisseur qui est payé. Choisir un autre compte de dépenses ne fait pas de vous la personne qui a préparé la facture.
• Le refus n’est jamais bloqué. La personne qui a préparé une facture peut toujours la renvoyer à l’examen avec un commentaire.

Elle s’ajoute aux paliers d’approbation au lieu de les remplacer : un palier qui exige deux approbations exige toujours deux personnes distinctes, et avec ce paramètre activé, aucune des deux ne peut être la personne qui a préparé la facture. Ni la confiance, ni le montant, ni le risque ne changent qui est bloqué — la règle est la même pour une facture de 50 $ et pour une de 50 000 $.

Les règles qui s’appliquent quel que soit le rôle

Deux choses sont appliquées sous le niveau des rôles, et aucun rôle ne peut en être exempté par configuration.

Le cloisonnement par espace de travail. Chaque lecture et chaque écriture sont liées à l’espace de travail qui fait la demande, au niveau des requêtes, plutôt que par un filtre dans l’interface. Une règle qui attribue l’examen à une personne nommée cherche seulement parmi les membres de cet espace de travail; une règle qui dit « attribuer à Dana » ne peut donc pas remettre votre facture à une Dana qui travaille ailleurs.

La dernière personne du rôle Administration. Un espace de travail doit garder au moins une personne du rôle Administration. Rétrograder ou retirer la dernière est refusé, que vous le fassiez pour vous-même ou pour quelqu’un d’autre. Un espace de travail sans personne du rôle Administration n’a aucun moyen de revenir en arrière — personne ne peut inviter, promouvoir ni accéder à la facturation — et le récupérer passe par une demande d’assistance plutôt que par un clic.

Sinon, se rétrograder soi-même est permis. Promouvoir un ou une collègue, puis se retirer, est une passation normale, et c’est la deuxième personne du rôle Administration qui permet de revenir en arrière.

Où la vérification se fait vraiment

C’est le serveur qui contrôle. Il relit votre appartenance à chaque requête; une personne dont le rôle a changé il y a une minute est donc refusée avant même que le navigateur en sache quoi que ce soit.

L’interface reproduit les mêmes règles, seulement pour le message : vous lisez « seul le rôle Administration peut connecter un logiciel comptable » sur un bouton désactivé au lieu de rédiger quelque chose pendant dix minutes et de recevoir un refus à la fin. Si les deux sont un jour en désaccord, le serveur l’emporte.

Les droits du forfait sont un axe distinct, qu’il vaut mieux ne pas confondre avec les rôles. Une personne du rôle Administration au forfait gratuit a tous les droits par son rôle et aucun par son forfait. Voir forfaits et limites.

Pour aller plus loin

• Inviter votre équipe — envoyer l’invitation et choisir le rôle.
• Paliers d’approbation — comment le quorum et le délai de traitement (SLA) sont définis.
• Piste de vérification — ce qui est consigné pour chaque personne.
• Sécurité et données — séparation, conservation, et ce qu’inletAP n’a pas.