Adresses de courriel dédiées par immeuble

Vous pouvez faire passer tout un portefeuille par une seule adresse de réception, et bien des entreprises le font. Vous pouvez aussi donner à chaque immeuble sa propre adresse, pour que l’adresse utilisée par un fournisseur indique déjà à inletAP à quel immeuble appartient la facture.

Cette page vous guide pour en créer une et vérifier qu’elle fonctionne. Elle se termine par les règles d’acheminement, pour que vous sachiez ce que l’adresse décide et ce qu’elle ne décide pas.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le rôle Administration. L’ajout d’une adresse de réception est une action réservée au rôle Administration. Tous les autres rôles voient la liste complète et un bouton Nouvelle adresse grisé, avec la raison imprimée à côté, et c’est voulu : une personne ayant le rôle Commis aux comptes fournisseurs doit pouvoir voir quoi demander.
• Vérifiez votre forfait. Le forfait gratuit comprend une adresse — celle que votre espace de travail a reçue à l’inscription — et une deuxième adresse exige un forfait payant. Quand la création est refusée, on vous indique votre forfait et ce qu’il comprend.
• Créez d’abord l’immeuble. Le champ Acheminer vers propose les immeubles qui existent déjà dans votre espace de travail; un immeuble qui ne figure pas encore sous Immeubles ne peut donc pas être choisi. Vous pouvez ajouter l’adresse maintenant et l’immeuble plus tard, mais alors rien ne les relie l’un à l’autre.
• Décidez de l’adresse avant d’appuyer sur quoi que ce soit. Une adresse de réception ne peut être ni renommée ni supprimée. Le produit n’offre aucune façon de la supprimer; relisez donc l’adresse avant de la créer.

1. Décider si cet immeuble a besoin de sa propre adresse

La question n’est pas de savoir combien d’immeubles vous avez. Elle est de savoir où se trouve l’information d’acheminement.

Donnez à un immeuble sa propre adresse quand l’adresse utilisée par le fournisseur répond déjà à la question — chaque immeuble a ses propres fournisseurs et sa propre adresse publiée, ou les livres d’une coentreprise ne doivent pas se mêler à ceux de qui que ce soit d’autre, ou un teneur ou une teneuse de livres externe s’occupe de deux de vos immeubles et de rien d’autre.

Restez sur une seule adresse commune quand les fournisseurs écrivent à une adresse centrale des comptes fournisseurs et que la facture elle-même nomme l’immeuble. Les alias de la page de chaque immeuble reconnaissent le nom qui figure sur la facture, peu importe l’adresse où elle est arrivée, et une liste d’alias demande moins d’entretien que cinquante transferts chez votre fournisseur de courriel — cinquante éléments qui peuvent être désactivés sans bruit. Le test honnête : si vous ne pouvez pas dire quel transfert cessera de fonctionner en premier, vous en avez trop.

2. Ouvrir l’onglet Adresses de réception et appuyer sur Nouvelle adresse

Allez à Paramètres → Adresses de réception. La carte porte le titre Adresses de réception, avec le nombre d’adresses configurées à côté, et Nouvelle adresse se trouve en haut à droite.

3. Taper l’adresse, le libellé et la destination

La boîte de dialogue s’appelle Nouvelle adresse de réception et a trois champs.

Adresse est seulement la partie avant le @; le sous-domaine est fixe et imprimé à côté de la case. Utilisez des lettres minuscules, des chiffres, des points, des tirets et des traits de soulignement, en commençant et en finissant par une lettre ou un chiffre. La boîte de dialogue n’accepte pas le signe plus, et la section suivante explique pourquoi ce n’est pas une perte.

Libellé sert à vous repérer et est obligatoire — le bouton Créer l’adresse reste désactivé tant que vous n’en avez pas tapé un. C’est ce que la liste affiche sous l’adresse : « Réception Lakeshore » vaut donc mieux que « adresse 2 ».

Acheminer vers est le champ qui fait le travail. Choisissez l’immeuble, et les factures qui arrivent à cette adresse sont imputées à cet immeuble quand la facture elle-même n’en nomme aucun que vos alias reconnaissent. Si vous laissez Tous les immeubles, vous créez une simple adresse de réception sans immeuble derrière.

4. Créer l’adresse

Appuyez sur Créer l’adresse. Le message de confirmation indique que l’adresse est prête à recevoir des courriels, et c’est vrai : ces adresses se trouvent sur un sous-domaine qu’inletAP contrôle, il n’y a donc aucun enregistrement DNS à ajouter et rien à attendre.

Si l’adresse est déjà utilisée ailleurs sur votre sous-domaine, la boîte de dialogue vous le dit et rien n’est créé.

Vous devriez maintenant voir la liste des adresses avec votre nouvelle adresse, qui affiche 0 message depuis sa création, et en dessous le libellé et l’immeuble que vous avez choisis.

5. Vérifier que l’acheminement fonctionne vraiment

Trois vérifications, dans l’ordre où elles valent la peine d’être faites.

1. Copiez l’adresse depuis la liste avec le bouton Copier plutôt que de la retaper. Une adresse qui ne reçoit aucun courriel est habituellement due à une faute de frappe dans une règle de transfert ailleurs.
2. Envoyez-lui une facture qui ne nomme aucun immeuble — ou transférez-en une qui vient de l’immeuble. Ouvrez la Boîte de réception et ouvrez le document à son arrivée. L’immeuble devrait être celui que vous avez choisi, sans qu’aucune règle intervienne.
3. Lisez la piste de vérification. La création d’une adresse écrit un événement mailbox.created dans le Journal d’activité, avec votre nom, l’adresse, le libellé et l’immeuble. L’acheminement du courriel entrant est une décision sur les factures qui atteignent votre espace de travail; il est donc consigné comme tel.

Le nombre de messages sur la ligne de la liste est un total depuis la création, pas une fenêtre mobile, et la date à côté est celle du dernier message arrivé.

Comment l’acheminement est ensuite décidé

Une adresse associée à un immeuble est une solution de repli, pas une priorité absolue :

La facture l’emporte, parce qu’un fournisseur qui envoie une facture de la rue Maple à l’adresse de Lakeshore a fait une erreur d’adresse, pas un choix d’imputation. L’adresse comble un vide; elle ne contredit pas la page.

Les règles peuvent lire l’adresse directement. Adresse de courriel dédiée est un champ de règle, donc « si l’adresse de courriel dédiée contient lakeshore@, imputer au compte 6120 et attribuer à Priya » est une règle que vous pouvez écrire. Utilisez contient avec la partie locale plutôt qu’avec tout votre sous-domaine de réception. Tournez-vous vers la règle quand l’adresse doit aussi définir un compte de grand livre, attribuer l’examen à une personne, ou ne s’appliquer qu’à une partie des courriels qui y arrivent — consultez votre première règle d’imputation.

L’adressage avec signe plus ne crée pas d’adresse

Une adresse comme ap+lakeshore@yourcompany.inlet-ap.com est livrée à ap@yourcompany.inlet-ap.com. Le courriel entrant est résolu par adresse : l’adresse exacte est essayée en premier, et si rien ne correspond, le +tag est retiré et l’adresse de base est essayée. Le courriel arrive donc à l’adresse de base, et aucune nouvelle adresse n’apparaît.

C’est le comportement normal du courriel plutôt qu’une décision de notre part, et il vaut la peine de le savoir avant de distribuer quarante adresses étiquetées en vous attendant à quarante acheminements. Si l’étiquette doit vouloir dire quelque chose, créez l’adresse ou écrivez une règle.

Transférer vers une adresse de courriel dédiée

Si vous publiez déjà des adresses par immeuble sur votre propre domaine, transférez chacune vers son équivalent inletAP :

lakeshore@yourcompany.com  ->  lakeshore@yourcompany.inlet-ap.com

inletAP ne peut pas recevoir de courriel adressé à un domaine qui vous appartient; c’est donc par là que le courriel entre. Transférer votre boîte de réception actuelle explique la configuration et l’étape de confirmation qu’exigent Google et Microsoft.

Une mise en garde sur les règles dans cette configuration. Le transfert chez votre fournisseur conserve habituellement l’expéditeur d’origine, donc les règles sur Adresse d’envoi continuent de fonctionner. Ce n’est pas le cas quand une personne appuie sur Transférer à la main : le message vient alors de votre collègue, et une règle d’expéditeur écrite pour le fournisseur ne le reconnaîtra pas.

Entretien

Une adresse de courriel dédiée par immeuble est un petit engagement permanent, et deux habitudes la gardent fiable.

Revoyez les dates de dernière arrivée une fois par trimestre. Un immeuble qui a changé de gestionnaire, ou un transfert qui a expiré au départ de quelqu’un, apparaît comme une adresse dont le dernier message date de plusieurs mois alors que l’immeuble vous envoie encore des factures par l’adresse de quelqu’un d’autre.

Gardez l’immeuble de l’adresse et les alias en accord. Ce sont deux énoncés sur le même immeuble, et un immeuble qui est passé d’une entité à une autre est la raison habituelle de leur décalage. Des deux, les alias sont le meilleur investissement : « Lakeshore », « Lakeshore Ct » et « 123 Lake Shore Drive » qui renvoient tous au même immeuble aident chaque facture, y compris celles qui arrivent à l’adresse commune.

Rien n’a à être retiré, et rien ne peut l’être : une adresse, une fois créée, continue d’accepter les courriels. C’est le bon comportement par défaut ici. Un fournisseur utilisera l’adresse de l’an dernier au printemps prochain, et une adresse qui existe encore, c’est un message qui arrive plutôt qu’un message renvoyé à un fournisseur qui téléphone ensuite à votre bureau.

Pour aller plus loin

• Adresses de réception — comment votre sous-domaine et votre première adresse sont attribués.
• Transférer votre boîte de réception actuelle — faire entrer vos adresses publiées.
• Votre première règle d’imputation — préciser ce qu’une adresse a acheminé.
• Forfaits et limites — combien d’adresses chaque forfait comprend.