Importer vos données

Personne ne saisit trois cents immeubles, et personne ne saisit deux fois la liste des fournisseurs. inletAP lit donc un fichier que vous exportez de ce que vous utilisez aujourd’hui (un logiciel de gestion immobilière, un logiciel comptable, ou la feuille de calcul qui a toujours été la vraie source de référence) et le transforme en immeubles, logements, fournisseurs et entités propriétaires.

Cette page suit une importation, de votre propre exportation jusqu’à un ensemble de fiches que vous pouvez voir. Les colonnes, les règles de correspondance, les limites et les messages d’erreur se trouvent dans la référence de l’importation; revenez à cette page quand vous voulez l’ordre des étapes.

Deux faits encadrent tout ce qui suit, parce qu’ils décident de ce qu’est cette fonction.

Elle lit un fichier que vous avez exporté. Il n’existe aucun lien avec votre autre système. Vous produisez le fichier, vous le téléversez, et c’est tout. Rien n’est récupéré d’un autre produit, rien ne lui est renvoyé, et rien ne continue de tourner ensuite. C’est une tâche de configuration que vous faites une fois, et que vous refaites plus tard si votre liste change.

L’aperçu n’enregistre rien. Téléverser un fichier crée une trace de la demande et un rapport ligne par ligne de ce que ferait le fichier. Aucun immeuble, logement, fournisseur ou entité n’est touché. L’importation est la seule phase qui enregistre, et la dernière étape de cette page décrit ce qu’elle fait quand quelque chose tourne mal.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le rôle Administration, Contrôle et approbation ou Commis aux comptes fournisseurs. Configurer les données de référence fait partie du travail du commis aux comptes fournisseurs, donc ce n’est pas réservé au rôle Administration. Le rôle Lecture seule ne peut rien importer, et un membre qui n’a accès qu’à certains immeubles peut importer des logements pour un immeuble auquel il a accès, mais pas d’immeubles ni d’entités.
• Il vous faut un fichier que vous avez exporté vous-même, en .csv ou en .xlsx. Un classeur est converti en CSV dans votre navigateur avant l’envoi, parce que l’importation lit le format CSV.
• Importez un seul type de fiche par fichier, et respectez l’ordre. Si vos immeubles appartiennent à plus d’une entité juridique, importez d’abord les entités : le fichier d’immeubles ne peut nommer qu’une entité qui existe déjà.
• Pour les logements, créez d’abord l’immeuble. Un fichier de logements contient les logements d’un seul immeuble, et vous choisissez l’immeuble avant de choisir le fichier.
• Vérifiez la taille. 5 000 lignes de données et 2 Mio par fichier. En pratique, c’est la limite de lignes que vous atteignez, et la solution est de diviser le fichier. La liste complète des limites se trouve dans la référence de l’importation.

Rien de tout cela n’est déduit de votre forfait. Le volume inclus dans le forfait compte les factures à l’extraction; les immeubles, logements, fournisseurs et entités sont illimités dans chaque forfait, y compris le forfait gratuit.

1. Exportez la liste de votre propre système

Exportez ce que votre système vous donne, sans le mettre en ordre d’abord. Dix des douze logiciels de gestion immobilière que nous avons examinés exportent au moyen d’un générateur de rapports, si bien que deux clients d’un même produit produisent deux fichiers différents : des colonnes différentes, un ordre différent, une ligne de titre au-dessus des en-têtes, des colonnes vides servant de séparateurs. L’étape de correspondance, un peu plus loin, est conçue exactement pour ça, alors une exportation brute est un meilleur point de départ qu’une feuille de calcul que vous avez passé une soirée à réorganiser.

Une liste des loyers qui énumère chaque logement de chaque immeuble est un fichier de logements pour un immeuble à la fois, ou un fichier d’immeubles, si ce que vous voulez en tirer, ce sont les immeubles.

Les factures ne peuvent pas être importées, l’historique non plus. Il s’agit de données de référence : les fiches auxquelles vos factures sont imputées.

2. Ouvrez Importer et indiquez ce que vous importez

Importer se trouve dans la navigation de gauche. Il y a aussi un bouton Importer dans l’en-tête des écrans Immeubles et Fournisseurs, ainsi qu’un bouton Importer des immeubles ou Importer des fournisseurs quand l’un de ces écrans est encore vide.

Le parcours compte six étapes, nommées par la barre du haut : Quoi, Source, Fichier, Colonnes, Aperçu, Rapport.

À l’étape Quoi, choisissez des immeubles, des logements, des fournisseurs ou des entités. Pour des logements, l’immeuble vous est demandé ici, avant toute autre chose.

3. Choisissez le modèle, ou apportez votre propre fichier

L’étape Source propose deux points de départ.

Télécharger le modèle crée un classeur .xlsx de deux feuilles. Données contient les en-têtes, avec les colonnes obligatoires marquées et une ligne d’exemple remplie. Instructions reprend la même liste de colonnes sous forme de texte, pour quiconque ouvre le fichier sur un téléphone ou dans Google Sheets et ne voit jamais les notes de cellule. Le classeur est créé à partir de la même liste de colonnes que lit l’importation, récupérée au moment où vous appuyez sur le bouton, donc il ne peut pas s’écarter de ce que l’importation accepte. Supprimez la ligne d’exemple ou laissez-la : une ligne encore identique octet pour octet à l’exemple du modèle est écartée de l’importation, et on vous le signale.

Ou dites-nous quel système l’a exporté. Quatre dispositions sont reconnues d’emblée : le modèle inletAP, et les modèles d’importation publiés par DoorLoop, Rentec Direct et TenantCloud. Tout le reste passe par « Mon propre fichier », qui lit votre ligne d’en-têtes et vous fait confirmer les colonnes à l’écran suivant. C’est le chemin ordinaire, pas un pis-aller : AppFolio, Yardi, RealPage, Entrata, MRI, Rent Manager, Propertyware et ResMan passent tous par lui, parce qu’aucun d’eux ne publie une disposition qui pourrait être fixée. Une feuille de calcul que quelqu’un tient à la main fonctionne tout aussi bien.

Lire une exportation ne crée aucun lien avec le système qui l’a produite. Rien ne lui est renvoyé et rien n’y change.

Choisissez ensuite le fichier à l’étape Fichier. Cette étape n’enregistre rien.

4. Vérifiez les colonnes

C’est la partie qui compte, parce que la plupart des exportations ne ressemblent pas à notre modèle.

• inletAP trouve lui-même la ligne d’en-têtes, en parcourant les quinze premières lignes du fichier à la recherche de la première qui ressemble à des en-têtes. Quand ils ne sont pas à la ligne 1, l’écran indique à quelle ligne ils ont été trouvés et combien de lignes au-dessus ont été traitées comme un bloc de titre.
• Il propose une colonne pour chacun de nos champs, et il vous montre toujours ce qu’il a proposé. Rien n’est associé en silence.
• À côté de chacune de vos colonnes, vous voyez jusqu’à trois vraies valeurs tirées de votre propre fichier. C’est ce qui vous apprend que la colonne appelée Descr est le nom de l’immeuble et que celle appelée Prop Cd est le code.
• Vos colonnes que nous ne lisons pas sont énumérées. C’est une information plutôt qu’une erreur : une exportation contient bien des choses pour lesquelles nous n’avons pas de champ.
• Un champ obligatoire peut pointer vers n’importe quelle colonne de votre fichier. Un code court peut venir de votre propre identifiant d’immeuble, ou du nom de l’immeuble. Ce qu’il ne peut pas être, c’est vide : un code que personne n’a choisi est un code que personne ne peut retrouver.
• Si aucune colonne n’alimente un champ obligatoire, chaque ligne s’affiche comme une erreur qui nomme ce champ. Le fichier n’est pas refusé; vous corrigez à l’écran.

Appuyez sur Appliquer ces colonnes et l’aperçu est refait à partir des mêmes octets téléversés. Vous n’avez pas à téléverser de nouveau le fichier pour changer une correspondance.

Si chaque colonne obligatoire a trouvé sa correspondance du premier coup (et c’est toujours le cas avec notre propre modèle), l’assistant vous amène directement à l’aperçu. L’étape Colonnes reste dans la barre, et vous pouvez l’ouvrir pour contester ce que nous avons associé.

5. Lisez l’aperçu

Chaque ligne de données du fichier, dans l’ordre du fichier, avec le numéro de la ligne d’où elle vient. Pas un échantillon, et les lignes en erreur ne sont pas filtrées.

Quatre choses à lire ici.

Les totaux au-dessus du tableau : combien de lignes seraient créées, mises à jour, laissées sans changement et refusées, sur combien de lignes dans le fichier. Les avertissements s’y trouvent aussi.

Le résultat sur chaque ligne. create veut dire que rien dans votre espace de travail ne lui correspond. update veut dire qu’elle correspond à une fiche existante et qu’au moins un champ diffère. skip veut dire qu’elle correspond et ne change rien, ou qu’elle répète une fiche nommée plus haut dans le même fichier. error veut dire qu’elle ne peut pas être importée, et la ligne dit pourquoi, en nommant la colonne et en citant la cellule.

La différence champ par champ sur une ligne de mise à jour. Ouvrez la ligne et le panneau énumère les champs qui diffèrent vraiment, chacun avec la valeur enregistrée à côté de la nouvelle. Un champ que votre fichier laisse vide n’est pas dans cette liste, parce qu’une cellule vide veut dire « ne touchez pas à ce champ » et jamais « videz-le ».

Les lignes à corriger. Le filtre au-dessus du tableau s’ouvre sur elles, ce qui compte quand douze lignes sur neuf cents sont celles que vous devez examiner.

Les erreurs n’arrêtent pas l’aperçu, et elles n’arrêtent pas l’importation. Ce sont les lignes qui ne sont pas enregistrées. Vous pouvez importer le reste maintenant et les corriger ensuite, ou les corriger d’abord et téléverser de nouveau.

Un aperçu est conservé sept jours. Ensuite, le fichier doit être téléversé de nouveau, parce que le fichier sur votre disque a peut-être changé entre-temps et qu’importer une comparaison périmée enregistrerait de mauvaises valeurs.

6. Lancez l’importation et lisez le rapport

Le bouton indique Importer 42 lignes, avec votre propre nombre de créations et de mises à jour. Il vous demande de confirmer, en reprenant les mêmes nombres, et Les importer lance l’enregistrement.

Vous devriez maintenant voir l’étape Rapport : un titre qui dit ce qui a été enregistré, des pastilles qui indiquent créées, mises à jour, sans changement, non importées et lignes dans le fichier, et une ligne qui compare ce que l’aperçu prévoyait à ce qui s’est réellement passé. Un espace de travail qui a changé entre les deux phases y apparaît comme une différence plutôt que comme une surprise.

Deux protections encadrent cette étape. L’importation refuse un aperçu qu’elle ne peut pas rattacher aux octets que vous avez examinés : si le fichier a changé, téléversez-le de nouveau et lisez le nouvel aperçu. Et l’importation exécute le même code de correspondance que l’aperçu, ce qui fait que les deux concordent.

Vérifiez que tout a fonctionné

1. Ouvrez l’écran où se trouvent les fiches. Immeubles, Fournisseurs ou les logements de l’immeuble. Le nombre dans l’en-tête est la vérification la plus rapide, et un nom que vous reconnaissez au bas de votre fichier est la suivante.
2. Ouvrez une fiche que vous savez mise à jour par l’importation et confirmez le champ que l’aperçu disait qu’il changerait. Le panneau des différences de l’aperçu et la fiche enregistrée devraient maintenant concorder.
3. Lisez le Journal d’activité. Chaque importation inscrit une entrée import.committed à votre nom, avec le nom du fichier, le type d’objet et les totaux. Un seul événement par importation, jamais un par ligne : ainsi, « d’où viennent ces trois cents immeubles? » trouve une réponse des mois plus tard.

Si l’importation s’arrête en chemin

L’importation enregistre ligne par ligne et fait un point de reprise toutes les 100 lignes. Une ligne qui échoue n’arrête pas l’importation : elle est consignée avec sa raison, et le reste continue. L’importation peut donc n’appliquer qu’une partie d’un fichier, et quand c’est le cas, le rapport le dit : L’importation s’est arrêtée. N lignes avaient été enregistrées avant l’arrêt.

Rien n’est à moitié enregistré et rien n’est perdu. La solution est de téléverser de nouveau le même fichier. La correspondance s’exécute à l’importation exactement comme à l’aperçu, donc les lignes déjà enregistrées sont trouvées et mises à jour plutôt qu’ajoutées une deuxième fois, et les lignes qui ne sont jamais arrivées sont créées. C’est ce qui rend l’importation idempotente : le même fichier deux fois donne le même résultat, et c’est pourquoi « téléversez-le de nouveau » est une vraie consigne plutôt qu’un vœu pieux.

Pour aller plus loin

• Référence de l’importation : chaque colonne et les graphies qu’elle reconnaît, les règles de correspondance, les limites et le sens de chaque erreur.
• Rôles et permissions : qui peut lancer une importation.
• Répartir une facture entre plusieurs immeubles : à quoi servent le nombre de logements et la superficie en pieds carrés que vous venez d’importer.
• Démarrage rapide : le parcours de quinze minutes, du courriel d’un fournisseur à une facture fournisseur comptabilisée.