L’automatisation des comptes fournisseurs qui vérifie la facture, au lieu de seulement la saisir.

Il vérifie chaque facture, puis il fait la saisie. Chaque facture est comparée à ce que ce fournisseur a facturé pour cet immeuble auparavant, à vos seuils d’approbation et à toutes les factures que vous avez déjà reçues de lui, sans rien à configurer. Il extrait aussi les champs de la facture avec un score de confiance par champ, rattache la facture au bon immeuble, applique vos règles pour définir le compte de grand livre, l’achemine pour approbation, puis comptabilise la facture approuvée dans votre logiciel comptable — QuickBooks Online et Xero par des connecteurs directs, ou un fichier CSV dont vous définissez vous-même les colonnes pour tout le reste. Les documents arrivent comme ils arrivent déjà : une adresse destinée aux fournisseurs sur votre propre domaine de réception, un téléversement, ou un transfert depuis la boîte de courriel que vous utilisez aujourd’hui.

Non. inletAP n’est volontairement ni un logiciel de gestion immobilière ni un grand livre. Il se place en amont du système que vous utilisez déjà et lui remet des factures finies, imputées et approuvées. C’est toute la raison d’être du produit — le traitement des factures fournisseurs entrantes est justement ce que la plupart des outils immobiliers font mal.

Pas directement, et aucun fournisseur ne le peut. Le courriel adressé à un domaine qui vous appartient est acheminé par votre propre DNS et votre propre fournisseur de messagerie. inletAP reçoit le courriel sur des domaines qu’il contrôle, sur le sous-domaine *.inlet-ap.com de votre organisation. Pour faire entrer le courriel d’une adresse que vous publiez déjà, configurez le transfert automatique chez votre propre fournisseur — Google Workspace, Microsoft 365 et les autres le permettent tous — vers l’adresse inletAP qui doit le traiter. Transférez une adresse propre à un immeuble vers l’adresse de cet immeuble, et l’acheminement suit l’adresse. Si vous préférez trier selon l’expéditeur de la facture, donnez à chaque immeuble sa propre adresse de courriel dédiée et transférez-y les factures; une règle sur l’expéditeur peut ensuite définir le compte de grand livre.

L’inscription crée l’espace de travail et fournit votre première adresse de réception dans la même session. Vous pouvez ensuite transférer une vraie facture de fournisseur et la voir ressortir à l’autre bout. Les correspondances de fournisseurs, les imputations par défaut et les paliers d’approbation s’ajoutent au fur et à mesure — rien n’attend qu’ils soient terminés. Un gros portefeuille n’a pas à être saisi à la main non plus : exportez vos listes d’immeubles, de logements, de fournisseurs et d’entités du logiciel que vous utilisez aujourd’hui, faites correspondre vos colonnes aux nôtres une seule fois, puis importez le fichier. L’aperçu n’enregistre rien — il montre chaque ligne qu’il créerait ou modifierait, et l’ancienne valeur à côté de la nouvelle, avant que vous importiez.

Le document va dans la file d’examen au lieu d’être deviné. La confiance est évaluée par champ, et non par document, pour que vous voyiez exactement quelle valeur est incertaine et d’où elle vient. Tout document dont le fournisseur, le numéro, la date ou le total obtient moins de 70 % va dans cette file plutôt que directement à l’approbation — c’est une barre fixe, pas un réglage à ajuster — et une valeur que le modèle a déduite plutôt que lue est plafonnée sous cette barre, pour qu’une supposition ne puisse pas être approuvée automatiquement.

Par document de facture traité, en forfaits par paliers, avec les prix publiés sur la page des tarifs — jamais par utilisateur. Chaque forfait comprend un nombre illimité d’utilisateurs, donc les personnes qui approuvent ne coûtent rien. Le forfait Gratuit couvre 25 factures par mois, sans carte de crédit, et comprend les connecteurs QuickBooks Online et Xero. Les forfaits payants coûtent 39 $ US, 99 $ US et 249 $ US par mois, et les factures au-delà de l’allocation sont facturées 0,35 $ US par facture avec Starter, un tarif qui descend à 0,18 $ US avec Pro. Les prix sont en dollars américains et excluent les taxes de vente, qui s’ajoutent là où elles s’appliquent. Les forfaits payants se renouvellent automatiquement au prix affiché — chaque mois, ou tous les 12 mois en facturation annuelle — jusqu’à ce que vous les annuliez. Annulez en tout temps dans les paramètres de facturation : le prochain renouvellement n’a pas lieu et vous gardez la période déjà payée.

Trois, et seulement trois. QuickBooks Online et Xero ont chacun un connecteur direct : les factures approuvées y sont comptabilisées comme factures fournisseurs, avec le fournisseur ou le contact, le compte de grand livre et la taxe établis à partir de l’imputation faite dans inletAP, et le PDF d’origine joint à la facture lorsque la facture est arrivée avec un. Connectez les deux, et une facture approuvée est comptabilisée dans les deux, une facture dans chacun; si un logiciel comptable l’accepte et que l’autre la refuse, le document indique « partiellement exportée » plutôt que « comptabilisée ». Le troisième est l’exportation CSV, un fichier générique que vous configurez vous-même — sept colonnes par défaut, jusqu’à 64, au niveau du document ou de la répartition, avec le texte de l’en-tête et le champ derrière chaque colonne sous votre contrôle. Ce n’est pas un modèle propre à un produit : prévoyez de l’ajuster une fois au format d’importation de votre logiciel comptable. Rien d’autre n’existe : AppFolio, Buildium, Yardi et Rent Manager n’ont pas de connecteur aujourd’hui, et aucune date n’est fixée. Les lots d’exportation enregistrent les identifiants externes, pour qu’une facture comptabilisée puisse être retracée jusqu’au document d’origine, et les nouvelles tentatives sont idempotentes, pour qu’une nouvelle tentative ne puisse pas comptabiliser une facture deux fois.

Oui. Juste après l’extraction, par rapport à toutes les factures que vous avez déjà reçues de ce fournisseur, selon neuf règles de correspondance et six garde-fous qui évitent qu’une facture mensuelle ordinaire ou un relevé de fournisseur soit présenté comme une copie — y compris quand la même facture est arrivée deux fois par deux chemins différents. Un doublon confirmé retient ensuite cette facture hors de toute exportation jusqu’à ce qu’une personne décide : elle reste approuvée et part dans l’exportation suivante dès qu’on répond à la carte, et le reste de l’exportation part normalement. Cette retenue est la seule chose dans le produit qui bloque quoi que ce soit.

Oui, dès qu’il y a de quoi comparer. L’historique de chaque fournisseur est conservé par immeuble, et une facture supérieure d’au moins 10 % et d’au moins 50 $ US au montant habituel est notée — elle devient un constat quand une deuxième facture le confirme, parce qu’une facture élevée est un événement, et deux, un nouveau prix. Un fournisseur qui a facturé un montant identique chaque mois est traité comme un contrat, où tout écart de plus de 25 $ US ou de 1 % mérite une ligne. Il faut environ cinq factures d’un fournisseur pour un immeuble avant de pouvoir comparer les prix, et la carte le dit au lieu de rester muette. Il ne retient jamais la facture, ne communique jamais avec le fournisseur et n’affiche aucun score ni aucune cote.

Les deux. Une répartition se calcule par montant, pourcentage, parts égales, nombre de logements ou superficie, en cents entiers pour que les lignes égalent exactement le total de la facture, et elle s’enregistre comme modèle à appliquer à la facture du mois suivant du même fournisseur. Quand les immeubles tiennent des livres comptables distincts, la facture est comptabilisée comme une facture par entreprise QuickBooks ou par organisation Xero — une facture appartient à un seul ensemble de livres dans les deux logiciels comptables, et aucune des deux API ne permet de comptabiliser une facture entre sociétés, donc la répartition en plusieurs factures est la seule forme correcte. L’imputation répartie est comprise dans chaque forfait, y compris le forfait Gratuit.