Traitement et extraction des factures

Un logiciel de traitement des factures qui vérifie la facture, pas seulement la lit

Chaque champ est lu avec son propre indice de confiance, et ce dont le logiciel n’est pas sûr va à une personne. Ensuite, le montant est comparé à ce que ce fournisseur a facturé auparavant pour cet immeuble.

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Le forfait gratuit traite 25 factures par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, ne demande aucune carte de crédit et n’expire pas. Vous recevez votre propre adresse de réception à la fin de la configuration.

Champs extraits

Fournisseur · Lu: Bright Green LandscapingLu; 98 %
Numéro de facture · Lu: BG-4417Lu; 97 %
Montant dû · Lu: 1 595,00 $Lu; 96 %
Immeuble · Déduit: Harborview ApartmentsDéduit; 40 %

Montant dû, lu dans : MONTANT DÛ 1 595,00 $

À examinerUne valeur devinée ne peut pas être approuvée automatiquement.

Second Look (notre deuxième lecture) : habituellement 1 450,00 $, celle-ci +145,00 $ (+10,0 %)

Un exemple. Le vôtre montre vos propres fournisseurs, immeubles et montants.

Lire la facture est la moitié facile. Le reste, c’est savoir quand demander.

Deux choses déterminent si le traitement automatisé des factures est rentable : s’il sait quand il ne sait pas, et si quelque chose examine le montant qu’il vient de lire.

Un logiciel de traitement des factures a trois tâches. Recevoir le document sous une forme que le système peut utiliser. Extraire les champs sans qu’une personne les saisisse. Et décider lesquelles de ces extractions une personne doit examiner.

La troisième tâche décide des deux autres

Avec une précision de 95 % par champ et aucun moyen de savoir quels 5 % sont faux, vous vérifiez les mille factures. Si le système vous remet les quatre-vingts dont il n’est pas sûr, vous en vérifiez quatre-vingts.

La confiance par champ, pas par document

Un document avec un total à 96 % et un numéro de bon de commande à 51 % n’est pas « confiant à 84 % ». Il est sûr d’une chose et pas sûr d’une autre, et un seul chiffre efface cette différence.

Certaines conditions passent outre l’indice

Un document en quarantaine attend une personne, et une pièce jointe illisible ou refusée va à l’examen quoi que le modèle ait renvoyé. Un total de lignes de facture qui ne concorde pas bloque l’exportation vers QuickBooks.

Puis le montant reçoit un second regard

Chaque facture extraite est comparée à l’historique de ce fournisseur pour cet immeuble, à vos seuils d’approbation et aux factures que vous avez déjà. Un constat ne retient jamais la facture et ne communique jamais avec le fournisseur.

Pourquoi le signal de confiance compte plus que le taux de précision

Faites le calcul. Si un système traite mille factures avec une précision de 95 % par champ et ne peut pas vous dire quels 5 % sont erronés, vous n’avez économisé que la frappe.

La mesure utile n’est pas la précision. C’est l’honnêteté du signal de confiance.

Réduire un total à 96 % et un numéro de bon de commande à 51 % en un « 84 % » efface exactement l’information dont vous avez besoin. Lorsque le document avait du texte lisible, chaque champ montre aussi la ligne d’où il a été lu, donc vérifier une valeur se fait d’un coup d’œil plutôt qu’en fouillant le PDF.

Le second regard repère un montant de contrat fixe qui a changé, un prix au-dessus de l’habitude, une facture juste sous un seuil, ou la copie d’une facture que vous avez déjà. Un doublon de premier niveau est la seule exception à « ne retient jamais la facture » : il ne peut pas être exporté avant qu’une personne décide.

Capacités

Ce qui s’exécute sur chaque document

Un second regard sur le montant

Huit vérifications par rapport à vos propres chiffres : un montant de contrat qui a changé, un prix au-dessus de l’habitude pour cet immeuble, une facture juste sous un seuil, et un doublon possible parmi jusqu’à 200 de vos factures récentes de ce fournisseur.

Une valeur devinée ne peut jamais être approuvée automatiquement

Chaque champ indique s’il était imprimé sur la page, écrit à la main, déduit du contexte ou absent. Une valeur déduite est plafonnée sous l’indice qui laisse passer un document sans personne, ce qu’impose une constante dans le traitement.

Lit ce que les fournisseurs envoient vraiment

Les PDF, les photos et images de factures papier, les documents Office et les factures tapées dans le corps du courriel sans pièce jointe. Les pièces jointes sont extraites de la structure MIME sur le serveur.

La confiance par champ

Le fournisseur, le numéro, les dates, les totaux, les taxes et les lignes de facture ont chacun leur propre indice. Un document dont le fournisseur, le numéro, la date ou le total passe sous 70 % va à l’examen au lieu de passer à une personne qui approuve.

Preuves d’extraction

« Preuves d’extraction » montre d’où vient une valeur et, lorsque le document avait du texte lisible, la ligne d’où elle a été lue : vérifier une valeur se fait donc d’un coup d’œil plutôt qu’en fouillant le PDF.

Vérifications de cohérence interne

Les lignes de facture sont additionnées et comparées au total indiqué. Un écart est nommé sur le document plutôt que découvert à la fermeture.

Un examen conçu pour corriger vite

Le document affiché et les champs modifiables sur un seul écran, avec zoom, navigation entre les pages, une barre d’actions fixe et des boutons document précédent / suivant qui font avancer une longue file.

Courriels à plusieurs factures

Un courriel qui contient plusieurs pièces jointes produit un document par pièce jointe, chacun extrait et compté séparément. Plusieurs factures dans un même PDF restent un seul document : nous ne séparons pas les pages.

Comment le second regard établit ses références

Les références sont tenues par fournisseur ET par immeuble, et rien n’est à configurer. Il repère aussi plusieurs factures en une semaine qui franchissent ensemble un seuil.

Le plafond d’une valeur déduite est une constante dans le traitement, pas une politique que quelqu’un peut assouplir. Une valeur que le modèle a déduite plutôt que lue ne peut donc pas franchir le contrôle seule.

Pourquoi celui-ci

Ce qu’il faut vraiment vérifier en comparant des outils de traitement des factures

Quelque chose examine-t-il le montant une fois lu, par rapport à l’historique de ce fournisseur pour cet immeuble, ou l’outil s’arrête-t-il à l’extraction?
La confiance est-elle indiquée par champ, ou par un seul indice pour tout le document?
Une valeur que le modèle a déduite plutôt que lue peut-elle quand même être approuvée automatiquement?
Pouvez-vous voir d’où une valeur a été lue, sans quitter l’écran?
Les extractions incohérentes entre elles sont-elles détectées, ou seulement celles qui sont invraisemblables une à une?
Qu’est-ce qui va à une personne quel que soit l’indice : fournisseurs non associés, fichiers en quarantaine, totaux qui ne concordent pas?
Vos corrections sont-elles suivies par rapport à la proposition du modèle, pour voir quels fournisseurs ont besoin d’une règle?
Un courriel qui contient plusieurs factures est-il traité comme plusieurs documents?
Pouvez-vous l’essayer sur les documents de vos propres fournisseurs avant de payer, ou seulement sur des données de démonstration?

Tarifs

Essayez-le d’abord sur vos propres fournisseurs

The price is published, users are unlimited on every plan including the free one, you pay per document rather than per seat, and the free plan repeats: 25 processed invoices every month, forever, with no card.

Transférez vingt-cinq factures vraiment difficiles de vos fournisseurs aux mises en page les plus mauvaises : c’est une bien meilleure évaluation que n’importe quelle promesse de précision, y compris la nôtre.

Pour un seul document et sans aucun compte, envoyez une facture par courriel à l’Invoice Inbox Test et lisez les champs extraits dans la réponse.

Prices are in US dollars and exclude sales tax, which is added where it applies.

Paid plans renew automatically at the price shown — every month, or every 12 months on annual billing — until you cancel. Cancel any time in billing settings: the next renewal stops and you keep the period you have already paid for.

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Traitement des factures : questions fréquentes

Vous cherchez un logiciel d’OCR pour vos factures?

inletAP lit les factures avec un modèle d’IA, pas avec un moteur d’OCR. Il lit le texte que contient déjà un PDF, et un modèle de vision lit les photos et les PDF qui ne contiennent que des images. Chaque champ reçoit son propre indice de confiance : vous vérifiez donc les champs dont le logiciel n’est pas sûr.

Est-ce de la reconnaissance de texte ou du traitement des factures par IA?

Les deux descriptions sont en partie justes, et aucune n’est la partie intéressante. Lire des caractères sur une image est un problème réglé; comprendre qu’un chiffre précis est la taxe et qu’un autre est un supplément pour un appel d’urgence dans un immeuble précis ne l’est pas. Deux choses distinguent un système utilisable. Il sait quand il ne sait pas : inletAP attribue un indice de confiance à chaque champ et confie l’incertitude à une personne plutôt que de deviner, et une valeur déduite plutôt que lue est plafonnée sous l’indice qui la laisserait passer seule. Et il vérifie le montant lu par rapport à ce que ce fournisseur a facturé auparavant pour cet immeuble.

Quels formats de fichiers peut-il traiter?

Les PDF, les photos et images de factures papier et les documents Office courants, ainsi que les factures tapées dans le corps d’un courriel sans aucune pièce jointe. Les pièces jointes sont extraites de la structure MIME côté serveur, donc personne ne télécharge ni ne téléverse quoi que ce soit de nouveau. Les documents arrivent comme ils arrivent déjà : une adresse de réception destinée aux fournisseurs, un téléversement ou un transfert depuis la boîte de courriel que vous utilisez aujourd’hui.

Quels champs extrait-il?

Le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date de facture, la date d’échéance, le montant total, le montant des taxes, la devise et les lignes de facture lorsque le document en a, ainsi que des indices de lieu qui aident à reconnaître l’immeuble. L’immeuble est ensuite reconnu à partir de ces indices, de vos alias d’immeubles et de l’adresse de réception, l’entité suit l’immeuble, le compte de grand livre est défini par vos règles, ce qui est incertain est corrigé à l’examen, et la classe QuickBooks est déduite de l’immeuble à l’exportation.

Comment savoir si une valeur extraite est juste?

Chaque champ porte son propre indice de confiance et une vue « Preuves d’extraction » qui montre d’où vient la valeur et, lorsque le document avait du texte lisible, la ligne d’où elle a été lue, avec le document d’origine affiché à côté des champs plutôt que dans un autre onglet. Les totaux des lignes de facture sont aussi comparés au total indiqué, et tout écart est nommé explicitement.

Qu’arrive-t-il avec un fournisseur dont il lit toujours mal la mise en page?

Vos corrections sont suivies par rapport à ce que l’extraction proposait, ce qui rend la tendance visible. La solution est habituellement un compte de grand livre par défaut sur la fiche du fournisseur, ou une règle d’imputation fondée sur l’expéditeur : un changement ponctuel plutôt qu’un coût récurrent. Une faible confiance persistante sur un fournisseur associé continue d’être envoyée à l’examen au lieu de se dégrader en silence.

Peut-il détecter les factures en double?

Oui, après l’extraction, et de nouveau pendant l’examen. Chaque facture qui arrive est évaluée par rapport aux factures que vous avez déjà selon neuf règles et six garde-fous, dont l’empreinte de la pièce jointe et une correspondance fournisseur / numéro de facture / date / montant, donc la même facture arrivée deux fois par deux chemins différents est reliée. Une correspondance de premier niveau est retenue de l’exportation jusqu’à ce qu’une personne décide; tout le reste est une carte sur le document.

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