L’automatisation des comptes fournisseurs pour QuickBooks qui vérifie la facture avant sa comptabilisation
Le forfait gratuit traite 25 factures par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs, ne demande aucune carte de crédit et n’expire pas. Vous recevez votre propre adresse de réception à la fin de la configuration.
- Fournisseur
- GreenLeaf Landscaping
- Total
- 12 480,00 $
| Compte | Centre de coûts | Montant |
|---|---|---|
| Aménagement paysager | Harborview Apartments | 5 200,00 $ |
| Aménagement paysager | Cedar Point | 4 160,00 $ |
| Aménagement paysager | Elm Row Townhomes | 3 120,00 $ |
Centre de coûts défini sur chaque ligne à partir de l’immeuble · identifiant externe consigné
QuickBooks conserve la facture. Il ne la vérifie pas.
QuickBooks est un très bon logiciel comptable pour un portefeuille immobilier. Il ne lit pas la facture dans votre boîte de courriel, et rien dans QuickBooks ne vérifie si le montant correspond à ce que ce fournisseur facture habituellement pour cet immeuble.
inletAP compare chaque facture à ce que ce fournisseur a facturé auparavant pour cet immeuble, aux seuils d’approbation que vous avez déjà établis, et aux factures que vous avez déjà reçues de ce fournisseur, avant qu’elle devienne une facture dans votre logiciel comptable.
Un constat ne retient pas la facture
Il ne communique jamais non plus avec le fournisseur. Un doublon de premier niveau est la seule chose qui ne peut pas être exportée tant qu’une personne n’a pas décidé.
Le travail que QuickBooks ne voit jamais
Quelqu’un ouvre la boîte de courriel des comptes fournisseurs, lit le fournisseur, le numéro, la date et le total, choisit l’immeuble et donc la classe, choisit le compte de dépense, saisit le tout et relance l’approbation. Rien de cela ne se passe dans QuickBooks.
inletAP prend en charge tout cet intervalle
Les champs sont extraits avec un niveau de confiance par champ, l’immeuble est lu sur la facture, vos règles établissent le compte de grand livre, l’approbation suit vos paliers de montants, et la facture est comptabilisée avec la classe déjà établie.
Imputée avant l’exportation, pas après
La facture arrive donc terminée dans QuickBooks. Tout verser d’un coup et corriger les classes ensuite est la source de la plupart des difficultés de conciliation dans les comptes fournisseurs immobiliers.
La configuration QuickBooks habituelle pour un portefeuille immobilier
La configuration standard de la gestion immobilière dans QuickBooks Online utilise les classes pour les immeubles et le plan comptable pour les catégories de dépenses. Elle fonctionne assez bien pour que beaucoup d’entreprises ne la dépassent jamais.
Tout ce qui suit la facture (rapports par classe, relevés aux propriétaires, conciliation) fonctionne bien. Le travail manuel se situe en amont, répété plusieurs centaines de fois par mois.
Les factures arrivent comme elles arrivent déjà : une adresse destinée aux fournisseurs sur votre propre sous-domaine, un téléversement, ou un transfert depuis la boîte de courriel que vous utilisez aujourd’hui. Ce que vous deviez taper avant, vous n’avez plus qu’à le vérifier quand le système le relève.
Capacités
Le processus QuickBooks, du début à la fin
La facture est vérifiée avant de devenir une facture fournisseur
Huit vérifications par rapport à vos propres chiffres : un montant de contrat qui a changé, un prix supérieur à l’habitude pour ce fournisseur dans cet immeuble, une facture juste sous un seuil d’approbation, un doublon possible. Rien à configurer.
Connecter l’entreprise
Autorisez votre entreprise QuickBooks Online depuis les paramètres des connecteurs, puis associez les classes et les comptes de grand livre. L’état de la connexion et l’heure de la dernière lecture dans QuickBooks sont visibles dans l’application.
Les classes sont par ligne, donc une facture peut porter cinq immeubles
La classe est établie à partir de l’immeuble sur chaque ligne, et le compte de grand livre à partir de vos règles d’imputation et des valeurs par défaut du fournisseur. Comme la classe se trouve sur la ligne, une facture qui couvre cinq immeubles est comptabilisée en une seule facture fournisseur.
Comptabilisée en factures fournisseurs, une par entreprise
Les factures approuvées deviennent des factures fournisseurs avec le fournisseur, la classe et le compte de grand livre définis, et l’identifiant externe est enregistré avec le document. Quand des immeubles ont des livres distincts, la facture devient une facture fournisseur par entreprise connectée.
Nouvelles tentatives idempotentes
Un lot en échec nomme la cause (compte inactif, fournisseur manquant) et peut être relancé sans risque. Grâce aux identifiants externes, une nouvelle tentative ne peut pas créer une facture en double.
L’approbation avant la comptabilisation
Rien n’arrive dans QuickBooks avant d’avoir franchi vos paliers d’approbation : le logiciel comptable contient donc des dépenses autorisées plutôt qu’une file de brouillons.
Le CSV pour le reste
Les livres propres à un propriétaire, tenus hors de votre fichier QuickBooks principal, sont traités par l’exportation CSV configurable, offerte dans tous les forfaits.
Répartitions, entreprises multiples et doublons en détail
Une répartition se calcule par montant, par pourcentage, à parts égales, par nombre de logements ou par superficie, et s’équilibre au cent près.
Une facture fournisseur appartient à un seul fichier d’entreprise : la facture de chaque entreprise ne porte donc que sa part et renvoie au même courriel d’origine. Comptabiliser dans plusieurs entreprises explique comment diriger une entité propriétaire vers une entreprise, et l’aperçu qui compte les factures avant que vous cliquiez sur Exporter.
La détection des doublons compare la facture à un maximum de 200 de vos factures récentes de ce fournisseur, et un doublon de premier niveau ne peut pas arriver dans QuickBooks tant qu’une personne n’a pas décidé.
Pourquoi celui-ci
Pourquoi ne pas simplement utiliser la boîte de réception des reçus de QuickBooks
- Elle reçoit un document; elle n’achemine pas d’approbation au gestionnaire responsable de cet immeuble.
- Elle ne peut pas répartir une facture entre cinq classes d’immeubles, et encore moins entre deux entreprises QuickBooks.
- Il n’y a pas de niveau de confiance par champ : vous ne pouvez donc pas savoir quelles extractions vérifier.
- Il n’y a pas de moteur de règles pour définir un compte de grand livre, une personne responsable de l’examen ou une personne qui approuve à partir du fournisseur ou du courriel d’origine.
- Rien ne compare le montant de la facture à ce que ce fournisseur a facturé pour cet immeuble la dernière fois.
- Il n’y a pas d’adresse de réception distincte par immeuble, donc l’imputation repart de zéro pour chaque document.
- Il n’y a pas de politique d’approbation, pas de délai de traitement suivi, ni de transmission au niveau supérieur en cas de faible confiance.
- Il n’y a pas de piste de vérification avec les valeurs avant et après pour les décisions d’imputation.
- La détection des doublons parmi les factures renvoyées et transférées n’en fait pas partie.
Tarifs
Le connecteur QuickBooks Online fait partie du forfait gratuit
Le connecteur direct QuickBooks n’est pas une option payante. Il fait partie de tous les forfaits, y compris le forfait gratuit : 25 factures par mois, pour toujours, sans carte de crédit, avec des factures comptabilisées dans votre entreprise QuickBooks.
Réserver la partie qui élimine la saisie à un forfait payant voudrait seulement dire que vous ne pourriez jamais voir si elle fonctionne.
Les forfaits payants commencent à 39 $ US par mois pour 150 factures et ajoutent le moteur de règles et les paliers d’approbation. Tous les forfaits comprennent un nombre illimité d’utilisateurs : les gestionnaires immobiliers qui approuvent les factures ne coûtent donc rien.
Prices are in US dollars and exclude sales tax, which is added where it applies.
Paid plans renew automatically at the price shown — every month, or every 12 months on annual billing — until you cancel. Cancel any time in billing settings: the next renewal stops and you keep the period you have already paid for.
Automatisation des comptes fournisseurs pour QuickBooks : questions fréquentes
Comment connecter inletAP à QuickBooks Online?
Que crée-t-il dans QuickBooks : une facture fournisseur ou une dépense?
Peut-il utiliser les classes QuickBooks pour les immeubles?
Que se passe-t-il si une exportation vers QuickBooks échoue?
Fonctionne-t-il avec QuickBooks Desktop?
Pouvez-vous répartir une facture entre deux entreprises QuickBooks?
Et si nous suivons les immeubles comme emplacements QuickBooks plutôt que comme classes?
Nous avons plusieurs entreprises QuickBooks pour différents propriétaires. Est-ce que cela fonctionne?
Ai-je encore besoin de mon logiciel de gestion immobilière?
À lire aussi
Commencez gratuitement et faites-y passer vos propres factures
25 factures par mois, utilisateurs illimités, aucune carte de crédit. Envoyez les factures fournisseurs de ce mois-ci et regardez chacune être vérifiée, imputée et comptabilisée dans vos livres.