Connecter QuickBooks Online

Connecter QuickBooks Online transforme une facture approuvée en facture fournisseur dans le fichier de votre entreprise, imputée au fournisseur, au compte et à l’immeuble que vous avez choisis, et l’identifiant QuickBooks est enregistré sur le document.

Vous utilisez plutôt Xero? Il existe aussi un connecteur direct pour Xero : voyez connecter Xero. Avec tout autre logiciel comptable, rien de ceci n’est nécessaire : l’exportation produit un fichier CSV dont vous définissez vous-même les colonnes, ce que décrit la référence des exportations.

Avant de commencer

• Ayez le rôle Administration. La connexion, les interrupteurs de destination, les correspondances et la déconnexion sont tous réservés au rôle Administration, et l’API les refuse quoi que l’écran propose. Une personne du rôle Contrôle et approbation ou Commis aux comptes fournisseurs voit la commande grisée, avec la raison affichée dessus. Lancer ensuite l’exportation revient au rôle Administration ou Contrôle et approbation.
• Ayez l’identifiant de connexion QuickBooks du fichier d’entreprise où vont les factures fournisseurs. inletAP ne voit jamais votre mot de passe QuickBooks.
• Vérifiez l’édition de ce fichier d’entreprise. C’est la seule vérification qui vaut la peine d’être faite avant tout le reste, car elle décide de ce qui est possible plutôt que de la propreté du résultat :
  • EasyStart au Canada, Simple Start aux États-Unis. Pas de comptes fournisseurs : le fichier ne peut contenir aucune facture fournisseur et rien ne peut être comptabilisé. Exportez en CSV et importez le fichier dans vos livres de cette façon jusqu’à ce que l’entreprise passe à une édition supérieure.
  • Essentials. Les factures fournisseurs sont comptabilisées avec le fournisseur, le compte, le montant et la taxe. Les lignes ne peuvent pas porter de classe, donc l’immeuble ne suit pas le coût.
  • Plus et Advanced. Les factures fournisseurs sont comptabilisées et chaque ligne peut porter son immeuble comme classe, à condition que le suivi des classes soit activé dans le fichier d’entreprise.
• Ayez déjà vos fournisseurs et vos codes de grand livre dans inletAP. L’étape 4 associe ce que vous avez à ce que QuickBooks a; elle n’invente ni l’un ni l’autre. Importer vos données les charge à partir d’une feuille de calcul.

inletAP lit ces capacités dans le fichier d’entreprise lui-même plutôt que dans le nom du forfait, et l’indique sur la connexion quand il manque quelque chose. Une entreprise sur Plus avec le suivi des classes désactivé paraît identique à Essentials dans les données, donc c’est l’édition qui décide laquelle des deux explications vous recevez : l’explication la moins coûteuse n’est jamais présumée.

1. Lancer la connexion

Ouvrez Paramètres → Connecteurs. La carte QuickBooks Online affiche « Pas encore connecté » et dit ce que fait le bouton avant que vous appuyiez dessus. Appuyez sur Connecter QuickBooks Online.

Le même bouton se trouve dans Exportations → Configuration comptable tant qu’aucun logiciel comptable n’est connecté. Les deux fonctionnent, et vous revenez à l’écran d’où vous êtes parti.

2. Autoriser, puis choisir le fichier d’entreprise

inletAP vous envoie vers QuickBooks. Vous vous y connectez et choisissez l’entreprise où comptabiliser les factures fournisseurs. inletAP ne voit jamais votre mot de passe; ce qui revient est un jeton d’autorisation pour l’entreprise choisie.

Un aller-retour porte une seule entreprise. Une deuxième entreprise est une deuxième connexion — et dès qu’une connexion QuickBooks existe, la grande carte disparaît, alors cherchez la rangée Connecter d’autres livres comptables sous les cartes et appuyez sur QuickBooks Online à cet endroit.

Où vous arrivez. De retour sur l’écran d’où vous êtes parti, avec un message QuickBooks Online connected et une carte qui nomme l’entreprise, son pays et son édition. La carte indique aussi l’état de la connexion : Connecté, Action requise quand l’autorisation doit être renouvelée, ou Déconnecté quand elle a été révoquée ou a expiré. Si l’aller-retour a échoué — annulé dans QuickBooks, lien expiré, entreprise sur un forfait sans comptes fournisseurs — la raison est donnée en mots plutôt que sous forme de code, et rien n’a changé dans votre espace de travail.

3. Activer l’entreprise comme destination

Connecter une entreprise autorise inletAP à y écrire. Qu’elle reçoive vraiment des factures fournisseurs dépend d’un interrupteur distinct : Comptabiliser ici les factures fournisseurs approuvées, sur la carte de la connexion. Les factures approuvées sont comptabilisées dans chaque logiciel comptable activé — une facture fournisseur dans chacun.

Votre première entreprise QuickBooks est activée pour vous, car la question « vouliez-vous vraiment comptabiliser ici? » n’a alors qu’une seule réponse sensée. Une deuxième ne l’est pas. Connectez-la, puis activez-la délibérément. Xero est compté séparément et se comporte de la même façon.

Avec deux entreprises QuickBooks activées, marquez aussi l’une d’elles Les factures fournisseurs sans destination vont ici. Une facture qui ne nomme aucune entité propriétaire doit aboutir dans un seul ensemble de livres, et sans valeur par défaut marquée, inletAP ne devine pas : la facture est mise de côté avec no_default_ledger plutôt que de comptabiliser la même dépense dans les deux entreprises. L’envoi d’une entité propriétaire vers une entreprise précise se règle dans Paramètres → Imputation répartie, dans le tableau Entités propriétaires → grands livres — voyez comptabiliser dans plusieurs entreprises.

Le nombre de logiciels comptables activables en même temps est une limite du forfait, comptée pour QuickBooks et Xero ensemble. La connexion n’est jamais limitée; l’activation l’est. La référence des exportations donne les chiffres.

4. Lire et associer les fournisseurs, les comptes et les classes

Une facture fournisseur ne peut pas être comptabilisée sans fournisseur ni compte, donc un fournisseur sans correspondance est une facture bloquée, et non une liste mal rangée.

Ouvrez Exportations → Configuration comptable. Si vous avez plus d’une connexion, choisissez celle-ci dans la barre Vous modifiez en haut : tout ce qui se trouve dessous appartient au logiciel comptable qui y est nommé. Appuyez sur Lire les listes de QuickBooks Online pour charger les fournisseurs, comptes, classes, emplacements, clients, codes de taxe et conditions de paiement de l’entreprise. Les rangées dont le nom correspond sont associées pour vous; les égalités sont laissées à une personne, car deviner entre deux comptes aux noms semblables est exactement le genre d’aide dont personne ne veut. Afficher les écarts seulement limite les tableaux à ce qui reste à régler.

Quatre valeurs par défaut se trouvent au-dessus de cette liste, car elles répondent à des questions que la facture ne règle pas :

• Compte de charges par défaut — ce qu’utilise une ligne de facture fournisseur quand la facture ne porte aucun code de grand livre. Sans lui, une facture sans imputation ne peut pas être comptabilisée du tout; il compte donc comme un écart bloquant.
• Compte fournisseurs — le compte fournisseurs (C/F) sur lequel la facture fournisseur est due. Facultatif. Si l’entreprise a exactement un compte fournisseurs, la lecture des listes le prend pour vous; s’il y en a deux ou plus, il est laissé à une personne, et sans valeur, QuickBooks utilise celui de l’entreprise.
• Compte de charges pour la taxe de vente — fichiers d’entreprise américains seulement. Le compte où passe en charge la taxe de vente qu’un fournisseur vous a facturée. Facultatif : sans valeur, la taxe est imputée au même compte que la plus grande ligne de la facture fournisseur.
• Code de taxe d’achat par défaut — tout fichier d’entreprise hors des États-Unis. Le code que reçoit une facture quand elle indique une taxe sans nommer de code propre. En dessous, Par province ou État donne un code propre à chaque province ou État où vous avez des immeubles. Le code de la province ou de l’État d’un immeuble passe en premier. La valeur par défaut de l’espace de travail couvre le reste seulement tant que tous vos immeubles sont dans une seule province ou un seul État. Avec des immeubles dans plusieurs, une province ou un État sans code propre n’a aucune valeur par défaut, et une personne choisit le code de taxe à l’écran de la facture. Un code choisi par une personne ne change jamais. Sans code de taxe, une facture taxée attend; Choisir un code de taxe dans l’écran Exportations l’ouvre.

Un enregistrement créé dans QuickBooks depuis la dernière lecture des listes ne peut pas encore être associé — une correspondance ne peut viser qu’un enregistrement déjà chargé, donc une faute de frappe ne peut jamais devenir un identifiant sur lequel aucune facture fournisseur ne peut être comptabilisée. Lisez de nouveau les listes de QuickBooks Online et le nouvel enregistrement apparaît dans le sélecteur.

5. Vérifier que cela fonctionne

Quatre vérifications, dans l’ordre du temps qu’elles vous demandent.

Tester la connexion, sur la carte que vous venez de connecter, demande à QuickBooks de s’identifier et répond avec l’entreprise, le pays et l’édition indiqués. C’est ce qui distingue un jeton expiré d’un mauvais après-midi chez Intuit.

La liste de contrôle dans Exportations → Configuration comptable compte cinq étapes lues sur la connexion elle-même : application autorisée, avec la portée accordée; entreprise choisie, par son nom; plan comptable lu, avec le nombre de comptes et l’heure de la dernière lecture; correspondances des fournisseurs passées en revue; et facture fournisseur de test comptabilisée. Cette dernière étape se ferme seulement quand un lot a vraiment réussi — la comptabilisation d’une facture fournisseur de test à partir de ce bouton arrive dans une version ultérieure, donc la façon de la fermer est une vraie exportation.

Le panneau des correspondances, quand rien ne reste à régler, affiche « Tout ce qui est utilisé est associé. Les factures approuvées peuvent être comptabilisées dans votre logiciel comptable. » Tout autre élément est compté en haut du panneau, avec un lien vers la rangée qui le règle.

La piste de vérification. Le Journal d’activité contient une entrée Connector Connected qui nomme l’entreprise, enregistrée au nom de Système plutôt que d’une personne. C’est voulu : le retour est une redirection du navigateur qui ne porte aucune session, et nommer quelqu’un que nous ne pouvons pas identifier serait pire que d’admettre que nous ne le pouvons pas.

Ensuite, envoyez quelque chose de réel. Approuvez une facture, ouvrez Exportations et appuyez sur Comptabiliser les factures approuvées. Un lot réussi nomme le logiciel comptable et la facture fournisseur; un lot échoué nomme la cause pour chaque facture et propose la correction à côté.

Ce que contient une facture fournisseur comptabilisée

La facture fournisseur est créée au nom du fournisseur associé, avec une ligne par ligne de facture, ou une seule ligne quand la facture n’en a aucune.

La date de la facture et la date d’échéance lues sur le document deviennent la date de l’opération et la date d’échéance, et le numéro de facture devient la référence, tronqué aux 21 caractères que QuickBooks permet. Chaque ligne porte le compte associé à son code de grand livre — ou votre compte de charges par défaut — et son immeuble comme classe quand le fichier fait le suivi des classes. Une note privée inscrit un marqueur inletAP avec la référence du document et le nom de l’immeuble. L’en-tête de la facture fournisseur porte l’emplacement de l’entité propriétaire quand l’entreprise fait le suivi des emplacements, et votre Compte fournisseurs associé quand il est défini. La devise est envoyée seulement quand elle diffère de la devise de base de l’entreprise.

Le document source est aussi téléversé, quand la facture est arrivée avec un document, et ce téléversement se fait au mieux, par conception : un échec est consigné et la facture fournisseur reste exactement telle qu’elle a été comptabilisée.

La taxe dépend du pays. Hors des États-Unis, la taxe indiquée est portée par un code de taxe d’achat associé. Aux États-Unis, il n’y a pas de moteur de taxe d’achat pour la calculer, donc la taxe indiquée est inscrite comme une ligne supplémentaire de la facture fournisseur, décrite « Sales tax » — imputée à votre compte de charges de taxe de vente si vous en avez défini un, et sinon au compte de la plus grande ligne de cette facture fournisseur.

Le calcul est vérifié avant tout envoi. Les lignes sont avant taxes et le montant de la facture est le total général, donc les lignes doivent donner le total moins la taxe, à un cent près. Sinon, l’élément est retenu avec les deux montants nommés, plutôt que de comptabiliser une facture fournisseur qui se règle au mauvais montant. Hors des États-Unis, la même règle s’applique à une taxe indiquée sans code de taxe associé : votre logiciel comptable calcule la taxe à partir du code, donc sans code, la comptabilisation sous-estimerait ce que vous devez au fournisseur, et la facture attend.

Les éléments retenus apparaissent dans le lot avec la raison et la prochaine action — associer ce fournisseur, associer le code de grand livre, ouvrir la facture — et l’exportation elle-même n’est pas traitée comme un échec pour les factures qui ont été envoyées.

Classes, emplacements et clients

inletAP envoie l’immeuble comme classe sur chaque ligne de la facture fournisseur. Dans une facture fournisseur QuickBooks, la classe est un champ propre à chaque ligne, ce qui permet à une même facture fournisseur de porter plusieurs immeubles.

Un emplacement (DepartmentRef) est aussi envoyé quand l’entreprise fait le suivi des emplacements — mais un emplacement est un champ d’en-tête de la facture fournisseur, un seul par facture, donc il vient de l’entité propriétaire visée par cette facture et ne peut pas varier selon l’immeuble dans une même facture fournisseur. Une référence client est envoyée sur une ligne seulement quand une répartition en nomme une. Imputer une ligne à un logement comme sous-client est une forme propre à QuickBooks, sans équivalent dans aucun autre logiciel comptable dans lequel nous comptabilisons. Rien n’est jamais imputé à un projet QuickBooks.

Donc, si vos livres imputent les immeubles comme emplacements plutôt que comme classes, l’imputation par immeuble ne peut pas atteindre une facture fournisseur répartie. Représentez les immeubles comme classes ou comme sous-clients, répartissez au niveau de l’entité, ou continuez d’exporter un CSV en parallèle. Voyez comptabiliser dans plusieurs entreprises.

Une facture ne peut pas s’étendre sur plusieurs entreprises QuickBooks. Quand elle appartient à deux ensembles de livres, elle se divise — une facture fournisseur dans chacun — et le document l’indique.

L’identifiant externe qui revient

Quand une facture fournisseur est créée, inletAP enregistre sur le document l’identifiant QuickBooks qu’elle a reçu, avec le jeton de concurrence et l’identifiant de requête utilisés pour l’envoyer.

Cet identifiant de requête est créé avant la première tentative et réutilisé à chaque nouvelle tentative de la même comptabilisation, donc une connexion interrompue rejoue la comptabilisation plutôt que de créer une deuxième facture fournisseur. C’est la différence entre une connexion que vous pouvez relancer en toute confiance et une connexion où un délai expiré signifie un appel au fournisseur au sujet d’un double paiement.

L’effet concret : pour toute facture, vous pouvez répondre à « où a-t-elle abouti? » avec un identifiant plutôt qu’avec une recherche.

Quand la connexion indique « Action requise »

L’état n’est pas un message d’erreur, c’est une description. Reconnectez à partir de Paramètres → Connecteurs, ce qui refait le même aller-retour d’autorisation et conserve vos correspondances existantes.

Tant que la connexion n’est pas connectée, une tentative d’envoi est refusée avec une phrase qui dit pourquoi, plutôt que de créer un lot rempli de factures retenues que vous devriez trier ensuite. Les factures approuvées ne sont pas perdues entre-temps; elles restent approuvées et partent dans le lot suivant.

Revérifier les fonctions du forfait, à côté de Tester la connexion, relit les capacités de l’entreprise. C’est ce que vous utilisez après avoir activé le suivi des classes ou être passé à une édition supérieure, et le bouton est offert tant qu’il reste un constat à régler ou tant que les capacités n’ont jamais été lues.

Pour aller plus loin

• Référence des exportations — exécutions, lots, états et correspondance CSV.
• Comptabiliser dans plusieurs entreprises — acheminement des entités, valeurs par défaut et partially_exported.
• La routine d’exportation de fin de mois — comment cela s’intègre à une clôture.
• Échecs d’exportation — quand une facture fournisseur ne peut pas être comptabilisée.
• Imputer les factures — l’imputation qui devient le compte et la classe.