Confiance de l’extraction
L’extraction lit une facture et inscrit des champs structurés sur le document : fournisseur, adresse du fournisseur, numéro de facture, dates, total, taxes, devise, numéro de bon de commande, indice d’immeuble, conditions de paiement et adresse de paiement, ainsi que les lignes de facture quand elle les trouve. Chaque champ est enregistré avec une valeur de confiance et une trace de sa provenance.
Cette page explique ce que ces nombres signifient, à quoi ils servent et à partir d’où on ne peut plus s’y fier. Toute personne qui examine des factures devrait lire la section sur les cas qui passent outre une note élevée; le reste s’adresse aux personnes qui décident jusqu’où automatiser.
Par champ, et une note de document qui en découle
La confiance est attachée à chaque champ, et une note unique pour le document en est tirée : la plus basse des quatre valeurs des champs exigés par le traitement — fournisseur, numéro de facture, date de facture et montant — plafonnée par le chiffre global du modèle lui-même. Les nombres par champ sont ceux que vous lisez; la note dérivée est celle qui achemine.
« Cette facture est exacte à 82 % » n’est pas une information sur laquelle on peut agir. « Le total est sûr et le numéro de facture est une supposition » dit exactement où regarder à la personne qui examine, et c’est la seule forme utile que cette information peut prendre. C’est pourquoi l’écran de la facture montre la note à côté de chaque champ.
Chaque champ enregistre aussi sa source, ce qui est une autre question que la confiance accordée à la lecture :
| Source | Signification |
|---|---|
ocr | Lu sur le document lui-même — la pièce jointe, plutôt que le corps du courriel. Le nom est historique : il n’y a pas de moteur ROC distinct; un modèle de vision lit la page. |
body | Tiré du texte du courriel plutôt que d’une pièce jointe. |
rule | Inscrit par l’une de vos règles, ou par une valeur par défaut du fournisseur ou de l’immeuble. |
user | Saisi ou corrigé par une personne. |
Un compte de grand livre appliqué à partir d’une valeur par défaut du fournisseur porte volontairement une note moyenne. C’est vous qui l’avez configuré; c’est donc une consigne permanente plutôt qu’une supposition, mais il n’a pas été vu sur la page — et la personne qui examine doit pouvoir distinguer les deux d’un coup d’œil.
Le seuil d’examen
La note globale du document décide où il va après l’extraction. À 0,7 ou plus, il passe à ready_for_approval. En dessous, il passe à needs_review.
Dans l’interface, les notes des champs sont regroupées en tranches pour qu’on puisse les lire sans calcul : 90 % et plus s’affiche comme bon, de 70 % à 90 % comme à regarder, et sous 70 % comme douteux.
Un seuil est un outil grossier; c’est pourquoi ce n’est pas la seule chose qui achemine une facture vers une personne.
Les cas qui passent outre une note élevée
Deux situations envoient une facture à une personne, quelle que soit la confiance que l’extraction affiche. Un modèle qui se trompe avec assurance est plus dangereux qu’un modèle qui admet être bloqué.
| Cas | Pourquoi |
|---|---|
| Le fichier est en quarantaine | Une règle que vous avez écrite a dit de le retenir. Cette décision l’emporte entièrement sur l’extraction. |
| L’immeuble n’a pas pu être établi avec confiance | La facture nommait un immeuble de façon trop vague, ou elle correspond à plus d’un immeuble. Une règle sur l’expéditeur de la facture ne dit rien de l’immeuble qui la paie; ce cas l’emporte donc aussi sur une approbation automatique. |
Un fournisseur sans correspondance n’envoie pas à lui seul une facture à l’examen. Le problème ressort plus tard, à l’exportation : une facture dont le fournisseur n’a pas d’équivalent dans votre logiciel comptable est mise de côté plutôt que comptabilisée. Si vous voulez qu’un nouveau fournisseur s’arrête chez une personne, écrivez une règle de quarantaine qui correspond à l’adresse de l’expéditeur ou au fournisseur.
La vérification arithmétique se fait à l’exportation plutôt qu’à l’examen. L’écran du document montre le total des lignes à côté du total de l’en-tête, et l’écart entre les deux, pendant que vous le lisez; et avant qu’une facture soit comptabilisée dans votre logiciel comptable, inletAP vérifie que les lignes plus les taxes donnent exactement le total indiqué, à un cent près pour l’arrondi. Sinon, le document est mis de côté avec les deux montants nommés plutôt que comptabilisé. Un mauvais nombre dans un logiciel comptable est silencieux, permanent, et c’est à quelqu’un d’autre de le trouver.
Une facture qui indique des taxes, mais qui n’a pas de code de taxe pour les porter, est mise de côté pour la même raison : envoyer le montant avant taxes ferait verser au fournisseur trop peu, de la valeur des taxes, en silence et en argent réel.
Ce que l’extraction rate
La précision est bonne sur les mises en page que vous voyez le plus souvent et imparfaite sur la longue traîne. Le modèle unique d’un fournisseur régional, un document photographié de biais, un total écrit à la main, une facture collée dans un courriel avec les colonnes écrasées — ce sont les cas où la note baisse et où l’on demande à une personne.
C’est la conception elle-même, et non une excuse. L’objectif réaliste est l’étalonnage : avoir raison la plupart du temps et être honnête pour le reste. Un extracteur qui serait discrètement sûr de lui sur les 5 % difficiles coûterait bien plus cher à utiliser qu’un extracteur qui vous les confie.
Deux conséquences à prévoir :
- Votre premier mois comptera plus d’examens que votre troisième. Les correspondances de fournisseurs, les alias d’immeubles et les règles s’accumulent à mesure que vous travaillez, et chacun élimine une catégorie de décisions.
- Un document que l’extracteur n’a pas pu lire du tout vous coûte quand même une facture traitée une fois qu’une personne a fini de le saisir. L’inverse — que les factures qui demandent le plus d’effort humain soient les seules gratuites — serait une drôle de chose à facturer.
Corriger un champ
Modifiez la valeur sur la facture, ouverte depuis À examiner. La source du champ devient user, sa confiance devient 1,0, et la piste de vérification consigne le champ, la nouvelle valeur, votre nom et l’heure.
Quatre champs doivent être présents avant qu’une facture puisse aller à l’approbation : fournisseur, numéro de facture, montant et date d’échéance. Remarquez la différence avec les quatre qui fixent la note de confiance du document plus haut — cet ensemble-là utilise la date de facture, celui-ci utilise la date d’échéance. Une facture sans date d’échéance peut avoir une note élevée et quand même refuser d’avancer, parce qu’une facture sans date d’échéance est une facture que personne ne peut planifier. Remplissez-la dans À examiner et renvoyez la facture.
Ce qui compte comme modification, et ce que le journal peut vous dire ensuite
Chacune de ces modifications est une entrée fields_updated écrite par une personne, et la page Rapports divise le nombre de factures qui en portent au moins une par le nombre de factures que l’extraction a réellement lues. Ce chiffre est le taux de modification de l’extraction de la référence des indicateurs : la part des factures où quelqu’un a changé ce qu’inletAP proposait.
Une limite mérite d’être connue avant d’en tirer trop de conclusions. Le journal enregistre la valeur telle qu’elle était juste avant cette modification, pas la valeur que l’extraction avait d’abord proposée. À la première modification d’un champ, c’est la même chose. À la deuxième modification du même champ, la valeur « avant » est celle de la première personne qui l’a modifié, pas celle de la machine — le journal répond donc exactement à « que disait ce champ avant cette modification », et à « qu’est-ce que l’extraction avait lu au départ » seulement pour la première modification. C’est pourquoi nous rapportons un taux par facture et non une note par champ.
Pour aller plus loin
- Statuts des factures — où une note basse ou un des cas ci-dessus envoie le document.
- Imputer des factures — quoi faire une fois la lecture exacte.
- Problèmes d’extraction — quand un champ est mal lu à répétition.
- Référence des règles — comment éviter de faire deux fois la même correction.