Demander une facture corrigée

Certaines factures ne peuvent pas être imputées telles qu’elles sont arrivées. Les taxes ne concordent pas avec le total, l’immeuble est le mauvais, le numéro de facture manque, ou deux immeubles figurent sur une même page alors que votre entente prévoit une facture par immeuble. La solution n’est pas une modification de votre côté — c’est une copie corrigée envoyée par le fournisseur.

inletAP la demande pour vous, et l’intérêt de le faire ici plutôt que depuis votre propre logiciel de courriel, c’est l’endroit où arrive la réponse. Le courriel porte une adresse de réponse sur votre propre adresse de réception, étiquetée pour cette seule demande : la réponse du fournisseur et tout ce qu’il y joint reviennent donc dans cet espace de travail et sont liés à la facture visée par votre question. Vous n’avez pas à la chercher ensuite dans une boîte de réception.

Avant de commencer

• La facture doit être arrivée par courriel. L’adresse de réponse est construite à partir de l’adresse de réception par laquelle le message est entré; une facture téléversée n’en a donc pas, et la demande est refusée avec cette explication.
• Il vous faut une adresse que le fournisseur lit. Le champ est prérempli avec l’adresse d’où la facture est arrivée, qui est très souvent une adresse « ne pas répondre ». Ayez la vraie adresse sous la main.
• Tout membre interne peut en envoyer une. Les rôles Administration, Contrôle et approbation et Commis aux comptes fournisseurs le peuvent tous, sans autre permission que celle de lire la facture : la personne qui trouve un total erroné est celle qui l’a sous les yeux. Le rôle Lecture seule — celui de l’approbation externe — ne le peut pas. Ce sur quoi vous pouvez poser une question est limité comme tout le reste, par les immeubles qui vous sont accessibles. Voir rôles et permissions.
• La facture ne doit pas encore être exportée. Une fois la facture fournisseur dans votre logiciel comptable, le remède est une note de crédit, et le bouton n’est pas offert. Il ne l’est pas non plus sur un document en quarantaine, parce que rien de ce qui est retenu pour des raisons de sécurité n’est envoyé à qui que ce soit.

1. Ouvrez la facture et appuyez sur Demander des renseignements

Ouvrez le document depuis la Boîte de réception ou la file À examiner. Demander des renseignements se trouve dans la barre d’actions au bas de l’écran, à côté d’Enregistrer et de Marquer comme doublon. Sur un téléphone, le bouton est dans le menu Plus d’actions, sous le même nom.

Le bouton est absent sur une facture exportée, partiellement exportée ou en quarantaine. Il est désactivé, avec la raison dans son infobulle, quand cette facture a déjà une demande ouverte — une à la fois, pour que l’échange reste lisible. Un message mis de côté comme n’étant pas une facture s’affiche dans un tout autre écran et n’a pas ce bouton; restaurez-le d’abord s’il s’avère être une facture fournisseur.

2. Vérifiez l’adresse

Le champ Envoyer à est prérempli avec l’adresse d’où la facture est arrivée, et c’est à vous de la corriger. C’est le champ le plus important de la boîte de dialogue. Une facture venant de billing-bot@vendor.com, ou un relevé produit par un logiciel comptable, sera livrée dans une boîte que personne ne lit, et une question envoyée là n’est posée à personne.

Une adresse qui appartient à une personne de votre propre espace de travail est refusée. Une facture transférée ou téléversée porte l’adresse d’une ou d’un collègue plutôt que celle du fournisseur, et lui écrire « veuillez envoyer une facture corrigée » puis attendre est un échec sans aucun message d’erreur. Saisissez plutôt l’adresse du fournisseur lui-même.

Une adresse à laquelle nous n’écrivons plus échoue plus tard, pas ici. Si des courriels envoyés à cette adresse ont été retournés, ou si elle a déclaré nos messages comme pourriels, le formulaire l’accepte et l’envoi n’a pas lieu. Vous l’apprenez après avoir appuyé sur Envoyer — voir l’étape 4.

3. Dites ce qu’il vous faut

La note est facultative et peut contenir jusqu’à 1 000 caractères. Le champ les compte pour vous.

Écrivez la chose précise. Le fournisseur reçoit vos mots cités et séparés des nôtres : « les taxes de cette facture ne concordent pas avec le total, veuillez envoyer une copie corrigée » lui parvient donc comme une phrase écrite par une personne. La note n’est pas obligatoire, et une demande sans note identifie quand même la facture et demande une copie corrigée.

Voici ce qui part chez le fournisseur :

• Un objet qui nomme votre espace de travail et le numéro de facture, ou « une de vos factures » quand le document n’indique aucun numéro.
• Une phrase qui dit qui pose la question — votre nom, si votre compte en porte un, et votre espace de travail.
• La facture, assez bien identifiée pour qu’une personne qui ne vous connaît pas la retrouve dans son propre système : le nom commercial du fournisseur tel que vous l’avez enregistré, le numéro de facture, le montant et la date de la facture. Chaque ligne n’apparaît que si l’information est connue; rien n’est inventé pour remplir le bloc.
• Votre note, citée.
• La consigne, dans son propre paragraphe : répondre à ce courriel en joignant la facture corrigée. L’adresse de réponse est aussi écrite dans le corps du message, parce que l’en-tête Reply-To est invisible pour une personne et que certains logiciels de courriel répondent plutôt à l’adresse From.
• Un pied de page qui indique qu’une personne de votre espace de travail a envoyé ce message au moyen d’inletAP, et qu’il n’y a aucun abonnement à résilier.

Le message ne contient aucun lien vers l’application. Un fournisseur ne peut pas ouvrir une facture dans votre espace de travail, et un lien qui mène à une page de connexion ressemble à de l’hameçonnage.

4. Envoyez-la, et lisez la réponse affichée

Appuyez sur Envoyer la demande. Le message que vous voyez porte sur le courriel, pas sur l’enregistrement, et cette différence est toute la raison pour laquelle on peut se fier à cette page :

Une demande que personne n’a reçue est enregistrée comme non distribuable plutôt que comme ouverte, et la bannière de la facture le dit en ces termes. C’est plus important qu’il n’y paraît : afficher « en attente du fournisseur » au-dessus d’un message qui ne se trouve dans la boîte de réception de personne est précisément l’échec que cette fonction existe pour éliminer, et cela libère aussitôt la facture pour un nouvel essai à une autre adresse.

5. Pendant que vous attendez

Rien ne change dans la facture. Elle garde son statut, elle reste à sa place dans la file, et poser la question ne l’empêche pas d’être approuvée ou exportée. Une demande est une question, pas une étape d’un processus.

Ce que vous voyez sur la facture, c’est une bannière : Information demandée, l’adresse, la date et « En attente de sa réponse ». Elle porte un bouton Annuler la demande.

Annulez-la quand le fournisseur a répondu par téléphone, que l’adresse était fausse ou que la facture s’est révélée correcte. L’annulation n’apprend rien au fournisseur — elle retire seulement votre propre indication d’attente, et elle empêche qu’une réponse reçue plus tard à cette adresse soit liée à cette facture. C’est aussi ce qui libère la facture pour poser une nouvelle question, puisqu’une seule demande peut être ouverte à la fois.

6. Quand la réponse arrive

Le fournisseur appuie sur Répondre. Le message revient à votre adresse de réception, sur l’adresse étiquetée, et trois choses suivent.

Il n’est pas mis de côté comme « pas une facture ». Le filtre des messages qui ne sont pas des factures ne s’applique pas à une réponse reçue sur une adresse que nous avons créée. Un fournisseur qui répond « qu’est-ce qui ne va pas, exactement? » sans pièce jointe n’emploie aucun mot propre à une facture et serait autrement filtré, et vous attendriez une réponse déjà arrivée.

Elle devient son propre document, et l’original vous dit où. Une réponse avec une pièce jointe est lue comme toute autre facture : la copie corrigée est donc une nouvelle ligne dans la Boîte de réception, avec sa propre extraction et son propre niveau de confiance. Ce n’est pas une modification de la facture visée par votre question. La bannière de l’original devient Le fournisseur a répondu, avec un lien « Ouvrir la facture envoyée ». Quand plusieurs réponses sont arrivées, la bannière en indique le nombre, et le lien mène à la plus récente qui a produit un document — parce qu’un vrai échange commence souvent par un accusé de réception, et que la facture corrigée arrive quelques heures plus tard.

La correction ne produit aucune carte de doublon contre la facture qu’elle remplace. Elle en produirait autrement une très visible : un fournisseur qui corrige un numéro de bon de commande et appuie sur Répondre envoie le même montant, le même numéro de facture et souvent les mêmes octets. Les règles de doublons écartent nommément cette paire, au motif que vous avez demandé ce document et ne l’aviez jamais reçu auparavant. L’exemption couvre exactement cette paire et aucune autre. La correction est quand même comparée à toutes les autres factures fournisseurs de l’espace de travail, parce que facturer deux fois au moyen d’un échange de correction est précisément ce que ces règles existent pour détecter. Voir détection des doublons.

Le lien continue de fonctionner pour les réponses suivantes jusqu’à ce que vous annuliez la demande ou que l’adresse expire, soit 60 jours après l’envoi. Après ce délai, une réponse est encore livrée et lue — elle arrive comme une facture ordinaire, sans rien qui la relie à l’original.

Ce que vous devriez voir

La facture d’origine, dans le statut qu’elle avait déjà, avec une bannière qui indique soit « Information demandée… En attente de sa réponse », soit « Le fournisseur a répondu » avec un lien vers la copie corrigée. Rien n’a bougé, et rien n’a été modifié à votre place.

Vérifier que cela a fonctionné

La bannière donne la réponse rapide. Le Journal d’activité donne celle qui tient encore six mois plus tard, parce que les trois événements y sont consignés pour la facture visée par votre question :

• info_requested — qui a posé la question, l’adresse, si le courriel est réellement parti, la raison quand il ne l’est pas, et s’il y avait une note. Votre note elle-même n’est volontairement pas copiée dans la piste de vérification; elle se trouve déjà sur la demande, et répandre un texte libre que vous avez écrit au sujet d’un fournisseur n’ajoute aucun fait.
• info_request_cancelled — qui l’a retirée.
• vendor_replied — consigné pour la facture d’origine, avec la réponse et les documents qu’elle a produits. L’acteur est le système, pas vous : c’est le serveur de courriel du fournisseur qui a déclenché l’événement.

Filtrez le journal sur l’identifiant d’enregistrement de la facture, et vous avez l’échange dans l’ordre. Si info_requested indique que le courriel n’est pas parti, le fournisseur n’a rien vu, quelle que soit la date inscrite sur la ligne.

Limites à connaître

• Une demande ouverte par facture. Annulez celle qui est ouverte avant d’en envoyer une autre.
• Cinq demandes par facture, au total. Au cinquième courriel sans réponse, le fournisseur ne répondra pas par ce moyen, et un sixième courriel venant d’un logiciel auquel il ne s’est jamais inscrit est ce qui transforme un fournisseur en plainte pour pourriel — ce qui bloque ensuite cette adresse pour toutes les autres factures que vous avez.
• Soixante jours. Après ce délai, l’adresse de réponse ne correspond plus et une réponse est classée comme une facture ordinaire.
• Factures reçues par courriel seulement. Un téléversement n’a pas d’adresse à laquelle répondre.
• Pas après l’exportation. Demandez plutôt une note de crédit.
• Une adresse bloquée n’est jamais débloquée de force. La seule partie à l’échange qui nous a demandé de cesser de lui écrire est le fournisseur, et nous ne faisons pas d’exception parce que c’est votre côté qui a lancé la conversation.

Pour aller plus loin

• Problèmes d’extraction — quand le document est exact mais que sa lecture est fausse, ce qui demande une modification plutôt qu’un courriel.
• Détection des doublons — ce qui arrive à la paire que crée la correction.
• Piste de vérification — les trois événements ci-dessus, et comment les extraire.
• Statuts des factures — les statuts qui refusent une demande, et pourquoi.