Approbations par immeuble
Quand une facture est répartie entre plusieurs immeubles, la question « qui l’approuve? » reçoit une deuxième réponse. Les paliers par tranche de montant s’appliquent toujours à la facture dans son ensemble; en plus, la personne qui approuve pour chaque immeuble signe la part de cet immeuble.
Cette page est la référence de cet acheminement. Pour concevoir les tranches de montant elles-mêmes, voyez les paliers d’approbation; pour faire la répartition, voyez répartir une facture.
Une facture qui n’est pas répartie est acheminée exactement comme avant. Rien sur cette page ne change une facture non répartie.
Qui est sollicité
Pour chaque immeuble distinct de la répartition, inletAP détermine la personne qui approuve dans cet ordre :
- La personne principale qui approuve pour l’immeuble.
- Sa personne de relève.
- Personne — la part devient une tâche sans destinataire que toute personne ayant le rôle Contrôle et approbation ou Administration peut prendre.
Ensuite, inletAP élimine les doublons par personne. Le cas 3 n’envoie aucun courriel : une part sans destinataire est suivie dans la file des approbations au lieu d’être envoyée à quelqu’un par courriel, donc un immeuble sans personne désignée pour approuver dépend de quelqu’un qui ouvre la file.
Une personne, une tâche
Si une personne approuve trois des immeubles d’une facture, elle reçoit une seule tâche, pas trois.
C’est le comportement le plus important de la page. Une ou un gestionnaire régional qui couvre onze immeubles ne devrait pas recevoir onze notifications pour une seule facture d’aménagement paysager, ni cliquer onze fois pour dire une seule chose. Sa tâche montre toutes les parts dont cette personne est responsable et se décide en une fois.
Chaque approbation enregistre le montant que cette personne approuve réellement, donc une notification peut dire 4 000,00 $ d’une facture de 12 480,00 $ au lieu de citer un total qu’on ne lui demande pas d’accepter. Les courriels d’approbation existent seulement pour une part qui a une personne désignée pour approuver l’immeuble. Une facture non répartie, et toute part sans personne désignée pour l’approuver, n’envoient aucun courriel — elles attendent plutôt dans la file des approbations. Les approbations par tranche de montant ne sont jamais envoyées par courriel.
Ce qui est demandé, et quand
| Étape | Ce qui s’exécute |
|---|---|
| Approbations par immeuble | Toutes en parallèle. Chaque personne qui approuve est sollicitée en même temps. |
| Paliers par tranche de montant | En même temps, sur le total du document, exactement comme aujourd’hui. |
Les deux contrôles s’ouvrent dès que la facture est envoyée pour approbation, et l’un ou l’autre peut recevoir une réponse en premier. Une personne du rôle Contrôle et approbation qui signe le total du document avant qu’un immeuble ait répondu attend simplement les immeubles.
Le document quitte ready_for_approval seulement quand chaque part d’immeuble a été tranchée et que l’échelle de paliers au-dessus est satisfaite. L’acheminement par immeuble ajoute une étape; il ne remplace pas l’échelle, et il ne laisse pas passer une grosse facture sur la signature d’un petit immeuble.
La séparation des tâches, quand un espace de travail l’a activée, s’applique aux deux contrôles de la même façon : une personne qui a modifié la facture ou l’a envoyée pour approbation ne peut signer ni une part d’immeuble ni la tranche de montant. Elle est désactivée tant qu’une personne du rôle Administration ne l’active pas, et elle ne bloque jamais un refus.
Tout refus refuse le document entier, et l’immeuble qui refuse est nommé. Il n’y a pas d’approbation partielle ni de comptabilisation partielle — la moitié d’une facture dans votre logiciel comptable n’est pas un état qui vaut la peine de pouvoir être atteint, et la facture retourne à l’examen en entier.
Le délai de traitement (SLA) est la plus proche des échéances en cause. Une facture qui touche un immeuble avec un SLA de huit heures et un autre de quarante-huit est due dans huit heures. L’autre option — présenter la facture comme dans les temps alors qu’une personne qui approuve est déjà en retard — rendrait inutile la liste des dépassements.
Deux paramètres
Les deux se trouvent dans Paramètres → Imputation répartie, et les deux sont volontairement prudents par défaut.
| Paramètre à l’écran | Nom du champ | Par défaut | L’autre valeur |
|---|---|---|---|
| Seuil d’approbation automatique | splitAutoApprove | document_total | per_slice |
| Ce que voit la personne qui approuve | splitApprovalVisibility | full | own_slice |
Approbation automatique d’une facture répartie — et pourquoi l’option par part est désactivée
Un immeuble peut avoir un seuil d’approbation automatique : les petites factures de cet immeuble passent sans signature. Comme ce chiffre décide quelles factures sautent complètement l’approbation, il est encadré. Le seuil, ainsi que les personnes principale et de relève qui approuvent pour un immeuble, se modifient dans Immeubles et entités, et ces champs — de même que le compte de grand livre et le centre de coûts par défaut — ne peuvent être changés que par une personne du rôle Administration ou Contrôle et approbation. Une personne du rôle Commis aux comptes fournisseurs les voit, mais ne peut pas les enregistrer. Chaque changement est inscrit dans la piste de vérification, donc « qui a relevé ce seuil, et quand? » a une réponse.
Avec document_total — la valeur par défaut — ce seuil est comparé à la facture entière. Une facture de 12 480,00 $ n’est pas approuvée automatiquement sur un immeuble dont le seuil est de 5 000,00 $, quelle que soit la taille de la part de cet immeuble.
Avec per_slice, le seuil est comparé à chaque part. C’est la réponse à laquelle la clientèle s’attend habituellement : une facture répartie en 4 000,00 $ / 3 200,00 $ / 2 400,00 $ / 2 880,00 $, où chaque immeuble approuve automatiquement sous 5 000,00 $, passerait sans aller à quatre personnes pour des montants qu’aucune d’elles n’aurait remis en question.
Cette option est quand même désactivée par défaut, et voici la raison franche :
Une facture de 50 000,00 $ répartie également en douze parts donne douze parts d’environ 4 166,67 $. Si chaque immeuble approuve automatiquement sous 5 000,00 $, cette facture est comptabilisée sans que personne ne signe quoi que ce soit.
Ce n’est pas une forme hypothétique. C’est ce que construirait une personne qui commet une fraude de facturation à l’intérieur d’une entreprise, et c’est une forme qu’une facture légitime ne prend presque jamais. Activer l’approbation automatique par part est une vraie commodité et une vraie exposition, donc c’est votre décision explicite plutôt que notre valeur par défaut.
Si vous l’activez, gardez cette forme en tête plutôt que de compter sur les paramètres pour la repérer. Une facture dont le total franchirait un palier d’approbation alors que chacune de ses parts se situe juste sous le seuil d’un immeuble mérite le regard d’une personne, et la répartition est visible sur le document précisément pour cette raison.
Visibilité de l’approbation d’une facture répartie
full — la valeur par défaut — montre à chaque personne qui approuve la facture entière : chaque immeuble, chaque montant.
own_slice montre à la personne qui approuve l’image de la facture et ses propres parts, et décrit le reste seulement par un total : « partie d’une facture de 12 480,00 $ », sans les montants des autres immeubles.
La plupart des espaces de travail sont une seule société de gestion, où full est le bon choix et où tout le reste ajoute de la friction. own_slice existe pour les coentreprises : trois sociétés de personnes sur une même facture n’ont pas forcément le droit de voir les chiffres des autres, et il ne devrait pas falloir une demande d’assistance pour l’obtenir.
La visibilité ne touche que l’affichage. Elle ne change rien à ce qui est comptabilisé, à ce qui est consigné ni à ce qu’une personne du rôle Administration peut lire dans la piste de vérification.
Le respect du SLA d’approbation, ventilé par immeuble
La page des rapports ventile le respect du SLA d’approbation par immeuble, et sur une facture répartie, une règle décide à quel immeuble appartient une décision.
Un immeuble est dans les temps quand sa propre personne qui approuve a signé à temps. La décision est classée sous l’immeuble sur lequel cette personne a été sollicitée — la signature limitée à cet immeuble — et non sous les immeubles entre lesquels l’argent a été réparti. Ainsi, une facture répartie entre trois immeubles fournit jusqu’à trois décisions, une par personne qui approuve pour un immeuble, chacune mesurée par rapport à l’échéance que portait cette facture.
C’est le niveau de détail sur lequel une ou un gestionnaire immobilier peut agir. L’autre option, classer la facture entière sous chaque immeuble qui en a payé une part, présenterait un immeuble comme en retard parce que quelqu’un d’un autre immeuble n’a pas encore signé — et le premier immeuble n’y pourrait rien.
Deux conséquences à connaître :
- Les approbations par tranche de montant sur le total du document sont aussi comptées, et elles n’ont pas d’immeuble propre : elles sont donc classées sous l’immeuble du document quand il en a un, et sous une ligne non attribuée quand il n’en a pas. Cette ligne est affichée plutôt qu’omise, donc les totaux des colonnes restent justes.
- L’échéance en jeu est la plus proche de celles en cause, comme partout ailleurs sur cette page. Un immeuble dont le propre palier accorde quarante-huit heures est mesuré sur huit quand la facture touche aussi un immeuble avec un palier de huit heures.
Une facture répartie rend le chiffre approximatif. Envoyer de nouveau une facture répartie pour approbation réécrit son échéance avec un nouveau délai, donc une facture répartie qui est revenue en arrière puis a été renvoyée peut être enregistrée comme dans les temps alors qu’elle ne l’était pas. L’écran indique que la période est approximative, dit combien de décisions portaient sur des factures réparties et montre le taux sans ces décisions, pour que l’écart soit visible plutôt que décrit.
Il s’agit de notre propre échéance d’approbation, pas des conditions de paiement du fournisseur : inletAP ne déplace pas d’argent et ne détient aucune condition de paiement, donc inletAP n’indique pas si un fournisseur a été payé à temps.
Ce qui est consigné
Chaque décision limitée à un immeuble est inscrite dans la piste de vérification avec la personne qui approuve, l’immeuble, le montant de cette part et l’heure. Avec l’historique des répartitions, c’est la réponse complète à « qui a convenu que cet immeuble paierait ce montant? » — la question que pose vraiment, des mois plus tard, une personne qui n’était pas dans la pièce.
Pour aller plus loin
- Paliers d’approbation — les tranches de montant qui s’appliquent en parallèle.
- Répartir une facture — comment les parts sont faites.
- Rôles et autorisations — qui a le droit d’approuver.
- Piste de vérification — relire une décision limitée à un immeuble.