Comment répartir une facture entre plusieurs immeubles dans Xero

Oui, une facture fournisseur dans Xero peut être imputée à plusieurs immeubles. Dans Xero, la dimension qui porte un immeuble est une option de suivi; le suivi se trouve sur chaque ligne d’une facture fournisseur plutôt que sur la facture dans son ensemble, et une facture fournisseur peut contenir autant de lignes que la facture compte de parts. La limite vient de Xero, pas de votre logiciel : une organisation Xero définit au plus deux catégories de suivi en tout, donc vos immeubles doivent occuper l’une des deux que vous utilisez déjà. Le travail vraiment difficile n’est pas la saisie — c’est de faire en sorte que les parts donnent exactement le total de la facture, chaque mois, et de pouvoir expliquer un an plus tard pourquoi un immeuble a reçu un cent de plus qu’un autre.

Cette page porte sur l’imputation d’une facture fournisseur à plusieurs immeubles. Elle ne porte pas sur la répartition d’un paiement entre deux comptes bancaires, ni sur le paiement partiel d’une facture fournisseur pendant la conciliation bancaire. Ce sont des tâches différentes, et la plupart des résultats que donnent les moteurs de recherche pour cette question répondent plutôt à l’une d’elles.

Où un immeuble peut se trouver sur une facture fournisseur Xero

Une facture fournisseur Xero (une facture ACCPAY, dans le vocabulaire de Xero) place certains éléments dans l’en-tête et d’autres sur chaque ligne, et cette différence décide si une répartition est possible ou non.

Cette dernière rangée est toute la réponse. Comme le suivi est un champ de ligne, une même facture fournisseur peut porter Maple Court sur la ligne 1 et Elm Terrace sur la ligne 2, sans contournement, sans écriture de journal et sans deuxième facture fournisseur.

Il vaut la peine de savoir ce que fait l’autre logiciel comptable ici, parce que les conseils donnés pour l’un sont souvent répétés pour l’autre et qu’ils ne s’appliquent pas tels quels. Dans QuickBooks Online, une classe est aussi un champ de ligne, donc une répartition par immeuble fondée sur les classes se comporte à peu près comme celle de Xero. Un emplacement (Location), par contre, est un champ de l’en-tête de la facture fournisseur — un par facture fournisseur, jamais un par ligne —, alors une société qui représente ses immeubles par des emplacements ne peut pas du tout répartir une facture fournisseur entre eux au niveau des lignes. Et imputer une ligne à un logement en tant que sous-client est une idée propre à QuickBooks; Xero n’a pas d’équivalent, et en inventer un dépenserait discrètement une catégorie de suivi alors que vous n’en avez que deux.

La limite de deux catégories, et le choix qu’elle impose

Xero permet deux catégories de suivi par organisation. Pas deux options — deux catégories, qui peuvent chacune contenir de nombreuses options. Une organisation qui suit déjà, par exemple, la région et le service n’a donc plus de place pour l’immeuble, et il faut renoncer à quelque chose.

Les trois façons honnêtes d’en sortir, dont aucune n’est une astuce :

1. Consacrer l’une des deux catégories à l’immeuble. La réponse la plus courante pour une personne qui gère des immeubles, parce que l’immeuble est la dimension selon laquelle chaque rapport est découpé.
2. Utiliser le code de compte comme deuxième dimension. Un plan comptable qui sépare déjà les types de travaux (réparations, terrains, services publics) n’a pas besoin d’une catégorie de suivi pour dire deux fois la même chose.
3. Tenir des livres distincts pour chaque entité propriétaire. Quand les propriétaires exigent vraiment des livres distincts, la répartition par immeuble disparaît en partie dans la séparation des organisations — et une facture devient alors une facture fournisseur dans chaque jeu de livres plutôt qu’une facture fournisseur à plusieurs lignes.

Ce que vous ne pouvez pas faire, c’est avoir trois catégories de suivi. Toute page qui vous offre un moyen de contourner ce nombre décrit autre chose que Xero.

Le calcul, là où se trouvent les vraies erreurs

Répartir 1 000,00 $ en trois donne à chaque part 333,3333… $, ce qui n’est pas un nombre de cents. Quelqu’un doit décider qui reçoit le cent en trop, et « la feuille de calcul l’a arrondi » n’est pas une réponse que vous pouvez donner à un propriétaire.

La règle à adopter — celle qu’applique inletAP, et celle à reproduire à la main si vous faites ce travail dans une feuille de calcul — est la méthode du plus fort reste, aussi appelée méthode de Hamilton :

1. Calculez la part exacte de chaque rangée.
2. Donnez à chaque rangée ses cents entiers.
3. Distribuez les cents restants un à la fois, en commençant par la plus grande partie fractionnaire.

Trois parts égales de 1 000,00 $ :

Et un cas où les fractions ne sont pas à égalité — 9 600,00 $ répartis selon le nombre de logements entre des immeubles de 48, 40 et 30 logements :

Il restait deux cents, et ils sont allés aux deux rangées dont la part exacte dépassait le plus un cent entier. La solution rejetée est celle qu’utilisent la plupart des feuilles de calcul : tout arrondir à la baisse et verser tout le reste sur une seule rangée. Elle est visiblement injuste pour une facture qui revient chaque mois, parce que le même immeuble porte toute l’erreur d’arrondi douze fois par année.

Trois règles l’accompagnent, et elles méritent d’être écrites dans votre propre procédure, quel que soit le logiciel que vous utilisez :

• Travaillez en cents entiers, jamais avec des pourcentages qu’on remultiplie. Un pourcentage décrit la répartition. Les cents sont la répartition. Si vous affichez le pourcentage, affichez-le avec quatre décimales — 33,33 % trois fois ne donne pas cent.
• Équilibrez exactement, pas « à un cent près ». Douze rangées décalées chacune d’un demi-cent, c’est six cents de vrai argent, et une tolérance assez large pour l’absorber est assez large pour absorber une véritable erreur d’imputation.
• Consignez la rangée qui a reçu le cent de plus. Le recalculer plus tard donne la même réponse que l’original jusqu’au jour où quelqu’un modifie un nombre de logements, et alors, sans que personne s’en aperçoive, ce n’est plus le cas.

Le faire à la main, et ce que cela coûte

Saisir la répartition directement dans Xero, c’est une facture fournisseur avec une ligne par immeuble, chaque ligne portant le montant de cet immeuble, son code de compte et son option de suivi, et les lignes donnant le total de la facture. Pour une répartition en deux d’une facture de toiture, cinq minutes suffisent, ce qui est tout à fait raisonnable.

Le coût n’est pas la première facture. C’est l’entreprise d’aménagement paysager qui facture les cinq mêmes immeubles sur une seule page chaque mois, selon une répartition que les propriétaires ont approuvée par écrit il y a deux ans — et la personne qui la saisit refait cette répartition à la main, de mémoire, douze fois par année, en décidant l’arrondi de nouveau à chaque fois. C’est de là que viennent les erreurs qui survivent à une vérification, et c’est le cas qui vaut la peine d’être automatisé.

Ce qu’inletAP fait de la même facture

inletAP lit la facture, la répartit et comptabilise la facture fournisseur terminée dans Xero. Voici le mécanisme, dit simplement :

• Cinq façons de répartir l’argent : par pourcentage, en parts égales, selon le nombre de logements, selon la superficie, ou par montants saisis. Les bases par logements et par superficie lisent le chiffre dans la fiche de chaque immeuble, et un immeuble sans superficie rend ce bouton non disponible et nomme l’immeuble, plutôt que de traiter le chiffre manquant comme un zéro.
• La répartition ne s’enregistre qu’une fois équilibrée. Une pastille au-dessus de la grille affiche « Équilibrée », « Reste : X $ » ou « Dépassement : X $ », et le contrôle se fait sans aucun écart. Les montants saisis sont conservés tels quels et jamais arrondis de nouveau; chaque base calculée applique la règle du plus fort reste décrite plus haut et marque la rangée qui a reçu le cent de plus.
• Une répartition enregistrée est un modèle. Enregistrez la répartition une fois, et la prochaine facture de ce fournisseur vous la propose sous forme de bouton à un clic, avec ses parts affichées dessus. Les modèles contiennent des pourcentages fixes, donc les 9 742,15 $ du mois prochain se répartissent selon les mêmes parts que les 9 600,00 $ de ce mois-ci.
• Elle est comptabilisée comme une seule facture fournisseur Xero. Une ligne par part, chaque ligne portant son code de compte, son taux de taxe et l’immeuble comme option de suivi, avec le numéro de facture du fournisseur comme référence et le PDF source joint quand la facture est arrivée avec un PDF.
• Chaque enregistrement figure dans la piste de vérification, avec la personne qui l’a fait, l’heure, et les totaux avant et après — y compris le modèle appliqué et les poids qu’il a calculés. La question « d’où vient ce 40 / 30 / 30? » a une réponse écrite.

La répartition de l’imputation, les cinq bases et les modèles enregistrés sont inclus dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit, qui donne 25 documents par mois sans carte.

Les limites, dites clairement

• inletAP associe un immeuble à une option de suivi qui existe déjà dans votre organisation Xero. Il ne crée ni catégories ni options de suivi dans Xero, et il ne peut pas relever la limite de deux catégories de Xero.
• inletAP n’est pas une application certifiée par Xero et ne figure pas dans le Xero App Store. Vous établissez la connexion depuis inletAP. Les factures fournisseurs circulent dans un seul sens, vers vos livres; rien dans Xero n’est modifié ni écrasé, et il n’y a ici aucun échange de données dans les deux sens.
• Il ne paie rien. Le produit n’a aucun circuit de paiement ACH ni par chèque, donc rien sur cette page n’arrête, ne libère ni ne planifie un paiement.
• Une ligne imprimée peut être répartie en 150 parts au plus, une facture peut porter 200 répartitions, et un espace de travail peut contenir 200 modèles. Ce sont des garde-fous contre une feuille de calcul collée en bloc, et ce sont les mêmes pour tous les forfaits.
• Une fois qu’une facture fournisseur a été comptabilisée, l’imputation ne peut pas être refaite dans inletAP. Modifiez la facture fournisseur dans Xero, ou annulez-la et exportez de nouveau.
• QuickBooks Online est l’autre connecteur offert, et ce n’est pas le même mécanisme : une classe se trouve sur chaque ligne, un emplacement est un champ de l’en-tête et ne peut pas être réparti au niveau des lignes, et une facture ne peut pas couvrir deux sociétés QuickBooks — elle se divise en une facture fournisseur dans chacune.

Questions fréquentes

Une facture fournisseur Xero peut-elle être imputée à plus d’un immeuble?

Oui. Xero place le suivi sur chaque ligne d’une facture fournisseur plutôt que dans son en-tête, donc une même facture fournisseur peut porter un immeuble différent sur chaque ligne, avec son propre code de compte et son propre taux de taxe.

Combien de catégories de suivi une organisation Xero peut-elle avoir?

Deux en tout. C’est la limite de Xero lui-même, et non une limite imposée par un produit tiers, donc une personne qui gère des immeubles et veut faire le suivi par immeuble doit faire de l’immeuble l’une des deux.

Répartir une facture entre des immeubles, est-ce la même chose que répartir un paiement?

Non. Répartir une facture, c’est imputer une facture fournisseur à plusieurs immeubles avant son approbation. Répartir un paiement, c’est régler une facture fournisseur à partir de plus d’une source, ce qui se fait plus tard et constitue une tâche distincte.

Que se passe-t-il quand les parts ne se divisent pas également?

Utilisez la méthode du plus fort reste : donnez à chaque rangée ses cents entiers, puis distribuez les cents restants un à la fois, en commençant par la plus grande partie fractionnaire. La répartition donne alors exactement le total de la facture, et la rangée qui a reçu le cent de plus est un fait consigné plutôt qu’un hasard d’arrondi.

inletAP peut-il créer une catégorie de suivi dans Xero pour moi?

Non. inletAP associe un immeuble à une option de suivi qui existe déjà dans l’organisation, et il ne crée ni ne renomme jamais rien dans votre plan comptable ni dans vos catégories de suivi.

Est-ce que cela fonctionne de la même façon dans QuickBooks Online?

En partie seulement. Une classe QuickBooks se trouve sur la ligne et se comporte à peu près comme le suivi de Xero, mais un emplacement est un champ de l’en-tête de la facture fournisseur et ne peut pas être réparti au niveau des lignes, l’imputation d’une ligne à un logement en tant que sous-client est propre à QuickBooks, et une facture ne peut pas couvrir deux sociétés QuickBooks — elle devient une facture fournisseur dans chacune.

Pour aller plus loin

• Connecter Xero — l’association des comptes, ce que contient une facture fournisseur comptabilisée, et ce qui arrive quand Xero en refuse une.
• Répartir une facture entre des immeubles — la procédure complète, écran par écran.
• Arrondi des répartitions — la règle exacte pour le cent en trop, et qui le reçoit.
• Modèles de répartition — enregistrer une répartition pour que le mois suivant ne coûte qu’un clic.
• Xero — ce que fait le connecteur, en une page.
• Répartir une facture entre plusieurs immeubles — la page du produit, y compris ce qui arrive quand les immeubles tiennent des livres distincts.