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title: Inviter votre équipe
description: Ajoutez une personne qui approuve, un ou une gestionnaire, un teneur ou une teneuse de livres ou un propriétaire externe, avec le bon des quatre rôles.
section: Getting started
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# Inviter votre équipe

Les comptes fournisseurs ne sont pas le travail d’une seule personne, et un produit dont le prix supposerait le contraire vous pousserait discrètement à mal faire ce travail. Cette page explique comment ajouter des personnes à un espace de travail, comment choisir un rôle, et quelles règles déterminent qui peut approuver une facture une fois ces personnes ajoutées.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le rôle **Administration**. Tout le monde dans l’espace de travail peut lire la liste des membres; seule une personne du rôle Administration peut inviter, changer un rôle ou retirer un accès, et seule une personne du rôle Administration peut voir les invitations en attente.
- Ayez sous la main l’**adresse courriel** de la personne. L’invitation ne peut être acceptée que par quelqu’un connecté avec cette adresse, donc une faute de frappe exige une nouvelle invitation, pas une correction.
- Choisissez son **rôle** avant d’ouvrir la fenêtre. Il y en a quatre, et le choix n’est pas qu’une question d’apparence — voyez le tableau plus bas.
- Si vous invitez une personne au rôle **Lecture seule**, votre espace de travail doit déjà compter au moins un immeuble. Une personne au rôle Lecture seule est limitée aux immeubles que vous cochez, et un espace de travail sans immeuble n’a rien à cocher.

## Aucuns frais par utilisateur

Chaque forfait compte un nombre illimité d’utilisateurs et d’utilisatrices, y compris le forfait gratuit. Les personnes qui approuvent, les gestionnaires d’immeubles, votre dirigeant ou dirigeante et votre teneur ou teneuse de livres externe n’apparaissent jamais sur la facture.

C’est une position délibérée, pas une offre de lancement. Le prix par utilisateur pousse les organisations à rationner les personnes qui approuvent, et c’est exactement en rationnant ces personnes qu’on se retrouve avec un identifiant de connexion partagé, un contrôleur ou une contrôleuse qui approuve des choses jamais vues, et une piste de vérification qui nomme la mauvaise personne. Facturer les documents à la place supprime la tentation de prendre des raccourcis sur le contrôle.

Ajoutez les personnes qui prennent réellement les décisions. C’est le volume que vous traitez qui détermine ce que vous payez.

## Les quatre rôles

Il y a quatre rôles, et il n’est pas possible d’en créer d’autres.

| Rôle | Affiché comme | À quoi il sert |
| --- | --- | --- |
| `admin` | Administration | Accès complet, y compris les paramètres de l’équipe, de la facturation et des connecteurs |
| `controller` | Contrôle et approbation | Approuve les factures à tous les paliers et gère les règles d’imputation |
| `ap_specialist` | Commis aux comptes fournisseurs | Examine et impute les factures. Peut trancher une approbation qui lui est adressée personnellement, quel que soit le montant |
| `viewer` | Lecture seule | Une personne de l’extérieur de votre entreprise. Ne voit que les immeubles que vous lui attribuez, et ne tranche que les approbations qui lui sont adressées |

Ces rôles ne forment pas une hiérarchie qu’on règle avec un curseur. Chaque action restreinte nomme les rôles qu’elle accepte, et un rôle figure dans cette liste ou n’y figure pas. C’est pourquoi les rôles personnalisés n’existent pas : un rôle dont aucune route n’a jamais entendu parler n’accorderait rien à la personne qui le détient, tout en ayant l’air, à l’écran, d’accorder quelque chose.

**Les trois premiers rôles sont pour votre personnel; le quatrième ne l’est pas.** Administration, Contrôle et approbation et Commis aux comptes fournisseurs diffèrent par ce qu’ils peuvent modifier, et voient par ailleurs le même espace de travail : la même boîte de réception, les mêmes fournisseurs, les mêmes règles, la même piste de vérification. Le rôle Lecture seule ne voit rien de tout cela. Il ne lit que les immeubles qu’une personne du rôle Administration lui a attribués, il ne peut ni imputer ni modifier une facture, et il ne peut pas du tout lire la piste de vérification. Il est conçu pour un propriétaire externe, un ou une bénévole d’un conseil d’administration de copropriété ou une personne externe qui approuve — la personne qui doit signer les dépenses d’un immeuble et qui n’a pas à lire le reste de votre portefeuille. Ne l’utilisez pas pour le personnel : il n’existe aujourd’hui aucun moyen de donner à quelqu’un de votre entreprise tout l’accès sauf la piste de vérification.

La matrice complète de qui peut faire quoi — connecteurs, correspondances, adresses de réception, paliers, facturation, règles, exportations — se trouve dans [les rôles et autorisations](/docs/roles-and-permissions). Elle vaut la peine d’être lue une fois avant d’attribuer quoi que ce soit, parce que deux des attributions qui semblent raisonnables sont mauvaises : un teneur ou une teneuse de livres externe a rarement besoin du rôle Administration, et un ou une gestionnaire d’immeubles qui ne fait qu’approuver n’a pas besoin d’imputer.

La lecture de la liste des membres est ouverte à tout l’espace de travail. Sa modification est réservée au rôle Administration. Cacher la liste à une personne au rôle Commis aux comptes fournisseurs n’apporterait aucune sécurité — les mêmes noms figurent déjà sur chaque approbation de sa file — et l’empêcherait de savoir à qui envoyer une facture.

## 1. Choisir le rôle

Partez de ce que la personne fait réellement, pas de son titre.

- Elle gère l’espace de travail, le paie et connecte le logiciel comptable — **Administration**.
- Elle est responsable du plan comptable, ferme les livres et peut tout signer — **Contrôle et approbation**.
- Elle lit, corrige, impute et achemine les factures — **Commis aux comptes fournisseurs**.
- Elle ne fait pas partie de votre entreprise et approuve pour un ou deux immeubles — **Lecture seule**.

Si deux rôles conviennent, choisissez le plus restreint. Changer un rôle plus tard se fait dans une seule fenêtre, et c’est enregistré.

## 2. Ouvrir l’onglet Équipe

Allez dans [Paramètres → Équipe](/app/settings?tab=team). La liste des membres se trouve sous un titre qui indique **Personnes**, avec le bouton **Inviter** dans le même en-tête. Une carte **Invitations en attente** apparaît en dessous dès qu’une invitation est en attente; elle est masquée quand elle est vide.

## 3. Remplir l’invitation

Appuyez sur **Inviter**. La fenêtre demande une adresse courriel et un rôle, et elle vous indique à quoi sert le rôle choisi au moment où vous le choisissez.

Si vous choisissez Lecture seule, une liste de vos immeubles apparaît, avec une case à cocher pour chacun. Cochez-en au moins un. La fenêtre ne vous laissera pas enregistrer sans en cocher un, et le serveur non plus : partout ailleurs dans cette fenêtre, une liste vide signifie « tous les immeubles », donc une personne externe qui approuve sans aucun immeuble serait une personne externe qui approuve avec tous les immeubles. C’est le seul refus qu’on rencontre ici, et il est voulu.

Appuyez sur le bouton pour l’envoyer. L’invitation est envoyée par courriel à l’adresse que vous avez tapée.

## 4. Vérifier que ça a fonctionné

Trois endroits, dans l’ordre où ils sont utiles :

- La **liste des invitations en attente**, dans le même onglet, contient maintenant l’invitation, avec la personne qui l’a envoyée et sa date d’expiration.
- Si le courriel n’a pas pu être livré — une adresse qui a rebondi ou qui s’est désabonnée — la fenêtre reste ouverte et affiche plutôt le lien à usage unique, avec un bouton de copie. Envoyez-le vous-même à la personne. Ce n’est pas un état d’échec que vous devez nous signaler.
- Le [Journal d’activité](/app/audit) enregistre une entrée `invitation_created` qui vous nomme, avec l’adresse et le rôle. Quand la personne accepte, une entrée `invitation_accepted` la nomme.

C’est terminé quand la personne apparaît dans la liste des membres avec le rôle que vous avez choisi. Tant qu’elle n’a pas accepté, elle est une invitation et pas un membre.

## Ce que le lien d’invitation peut et ne peut pas faire

| Propriété | Comportement |
| --- | --- |
| Validité | Le lien expire sept jours après son émission |
| Utilisations | Une seule. Un lien déjà utilisé ne peut pas l’être de nouveau |
| Qui peut l’utiliser | Seulement une personne connectée avec l’adresse à laquelle il a été envoyé |
| Liste des invitations en attente | Les invitations en attente sont affichées, avec la personne qui les a envoyées et leur date d’expiration |
| Retrait | Une personne du rôle Administration peut révoquer une invitation avant qu’elle soit acceptée |
| Renvoi | Il n’y a pas de renvoi. Inviter de nouveau la même adresse révoque le lien en attente et en émet un nouveau |

L’exigence d’adresse est la partie qui compte. Un lien transféré à un collègue, ou retrouvé des années plus tard dans une sauvegarde de boîte de courriel, ne peut toujours pas être utilisé par la personne qui l’a en main — elle devrait être connectée en tant que la personne qu’il nomme. Une invitation expirée disparaît d’elle-même de la liste des invitations en attente; émettez-en une nouvelle plutôt que d’essayer de la réactiver.

Inviter une personne qui fait déjà partie de l’espace de travail est refusé, et rien n’est créé en double. Si elle a besoin d’un autre accès, changez plutôt son rôle.

## Le teneur ou la teneuse de livres externe

Faire appel à un teneur ou une teneuse de livres externe ou à un contrôleur ou une contrôleuse à temps partiel est un cas normal, pas un cas limite, et ça ne coûte rien.

Invitez cette personne comme n’importe qui d’autre, avec le rôle qui correspond à ce qu’elle fait réellement. Si elle ferme vos livres et comptabilise les écritures dans le logiciel comptable, le rôle Contrôle et approbation convient. Si elle impute les factures pour vous et que quelqu’un à l’interne signe, le rôle Commis aux comptes fournisseurs convient. Réservez le rôle Administration aux personnes qui doivent pouvoir modifier votre facturation et votre connexion au logiciel comptable.

Lecture seule est le mauvais rôle pour un teneur ou une teneuse de livres qui travaille sur vos livres, et le bon pour un propriétaire qui veut seulement approuver les dépenses de son propre immeuble : ce rôle ne peut ni imputer, ni modifier, ni exporter, ni lire la piste.

Une limite à connaître avant d’envoyer l’invitation : un compte inletAP ne peut appartenir qu’à un seul espace de travail à la fois. Si votre teneur ou teneuse de livres utilise déjà inletAP pour un autre client, l’acceptation de votre invitation est refusée avec le message « This account already belongs to another workspace » — cette personne a besoin d’un identifiant de connexion distinct pour votre espace de travail. Les comptes à plusieurs espaces de travail ne sont pas pris en charge aujourd’hui.

Quand le mandat se termine, retirez cette personne. Son accès cesse; la piste de vérification garde chacune de ses décisions, avec son nom, parce que la piste ne fait qu’ajouter des entrées et que rien dans le produit n’en supprime.

## Qui peut approuver quoi

Le pouvoir d’approbation n’est pas une autorisation générale qu’un rôle transporte partout. Il est lié à une approbation précise sur une facture précise.

![La file des approbations regroupée selon le temps qui reste : En retard d’abord, puis Dans les délais, puis Sans date limite.](/screens/approvals.png "Ce qu’ouvre une personne qui approuve et que vous avez invitée. Une approbation adressée à quelqu’un revient à cette personne, quel que soit son rôle.")

- Une approbation **qui vous est adressée** vous revient, quel que soit votre rôle.
- Une approbation qui ne nomme personne peut être prise en charge par une personne du rôle Contrôle et approbation ou Administration. Ce n’est pas une porte ouverte à tout l’espace de travail, et une personne au rôle Lecture seule ne peut jamais en prendre une en charge — une personne externe qui approuve ne peut trancher qu’une approbation qui lui est adressée nommément.
- Une même personne ne peut pas signer deux fois. Un palier qui exige deux approbations exige deux personnes, et c’est la seule chose qui donne un sens à ce nombre.

Les paliers eux-mêmes — les tranches de montant, le délai de traitement (SLA) en heures et le nombre de signatures que chaque tranche exige — sont définis par une personne du rôle Administration et sont décrits dans [les paliers d’approbation](/docs/approval-tiers). Le moteur de règles et ses paliers d’approbation commencent au forfait Starter.

## Changer les rôles et retirer des personnes

Ce sont deux actions réservées au rôle Administration, et les deux sont enregistrées.

Vous pourriez rencontrer un refus : l’espace de travail ne vous laissera pas rétrograder ni retirer sa dernière personne au rôle Administration, que vous le fassiez pour quelqu’un d’autre ou pour vous-même. Un espace de travail sans personne au rôle Administration n’a personne qui puisse connecter un logiciel comptable, changer de forfait ou réinviter qui que ce soit, et il ne peut pas se réparer de l’intérieur. Donnez d’abord le rôle Administration à une deuxième personne, puis faites le changement.

Il y a un deuxième refus, et c’est l’image inversée du premier : vous ne pouvez pas retirer le dernier immeuble d’une personne au rôle Lecture seule. Une liste d’immeubles vide signifie « tous les immeubles » pour les trois rôles internes, donc retirer le dernier immeuble d’une personne externe qui approuve élargirait son accès au lieu de le restreindre. Cochez un autre immeuble, ou changez son rôle, puis faites le changement.

Deux personnes au rôle Administration, c’est un bon équilibre pour la plupart des organisations. Une seule, c’est un point de défaillance unique qui dépend des projets de vacances d’une personne.

## Pour aller plus loin

- [Rôles et autorisations](/docs/roles-and-permissions) — la matrice complète, action par action.
- [Paliers d’approbation](/docs/approval-tiers) — définissez qui signe pour quoi, et dans quel délai.
- [Piste de vérification](/docs/audit-trail) — ce qui est enregistré sur chaque personne de l’espace de travail.
- [Forfaits et limites](/docs/plans-and-limits) — ce que chaque forfait comprend, et ce qu’il ne comprend pas.